{"id":4828,"date":"2018-10-30T09:21:22","date_gmt":"2018-10-30T12:21:22","guid":{"rendered":"http:\/\/www.neomind.com.br:81\/blog\/?p=4828"},"modified":"2023-06-20T10:01:00","modified_gmt":"2023-06-20T13:01:00","slug":"por-que-automatizar-procesos-con-software-bpm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.neomind.com.br\/es\/blog\/por-que-automatizar-procesos-con-software-bpm\/","title":{"rendered":"\u00bfPor qu\u00e9 automatizar procesos con software BPM?"},"content":{"rendered":"\n
Para empezar, el proceso de automatizaci\u00f3n de procesos con software BPM es el siguiente paso a ser dado por las organizaciones que implementaron la Gesti\u00f3n por Procesos. Esto es porque, para poder automatizar procesos en una empresa, la cultura de Gesti\u00f3n por Procesos debe ser madura.<\/p>\n\n\n\n
En un primer momento, las empresas no automatizan los procesos en un 100%. Muchas veces, algunas actividades que podr\u00edan ser automatizadas acaban quedando en rutinas parcialmente manuales por cuestiones de conflicto entre reglas de negocio. Luego de un per\u00edodo de ajuste e implementaci\u00f3n de la cultura de Gesti\u00f3n por Procesos es que vemos la automatizaci\u00f3n de estas actividades.<\/p>\n\n\n\n
El objetivo principal de la implantaci\u00f3n del BPM es definir, ejecutar, medir, analizar, evaluar, optimizar y monitorear procedimientos organizacionales generando m\u00e9tricas de todos los procesos. Por lo tanto, automatizar los procesos de su empresa con BPM significa que algunas informaciones importantes para tomar decisiones estrat\u00e9gicas se generan m\u00e1s precisamente.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Algunos casos comunes de implementaci\u00f3n de automatizaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n
Automatizaci\u00f3n de un centro de atendimiento al cliente<\/strong> \nMuchas empresas tienen un correo electr\u00f3nico que recibe reclamaciones, fiscalizaci\u00f3n, u otro tipo de correo electr\u00f3nico de recepci\u00f3n masiva. Para automatizar basta colocar una inteligencia tan simple como “leer esta bandeja de correo electr\u00f3nico” sobre la base de reglas informadas por el usuario. Esta automatizaci\u00f3n pasa a clasificar los e-mails y, as\u00ed, el antiguo responsable podr\u00e1 realizar tareas m\u00e1s productivas que simplemente clasificar un e-mail.<\/p>\n\n\n\n
Industria 4.0<\/strong> \nOtro ejemplo es en el \u00e1rea de la industria. Ya estamos viviendo la cuarta revoluci\u00f3n industrial, llamada Industria 4.0, en la cual los equipos est\u00e1n integrados a los sistemas de gesti\u00f3n de la empresa. Es muy com\u00fan que las organizaciones realicen inspecciones de su producto en el suelo de f\u00e1brica en papeles que contengan listas de verificaci\u00f3n con los elementos a verificar. Una vez que se ha llenado el checklist, el mismo se deposita en una caja y sigue su proceso de digitalizaci\u00f3n \/ almacenamiento. Sin embargo, si tenemos que realizar una auditor\u00eda, o rastrear un d\u00eda y hora espec\u00edficos, la tarea ser\u00e1 bastante onerosa. Ahora, si implementamos un proceso de control con el BPM y acoplado a eso proporcionamos un dispositivo m\u00f3vil a los operadores que realizan este checklist, ya estar\u00edamos recogiendo en tiempo real las informaciones de los equipos.<\/p>\n\n\n\n
Vamos un poco m\u00e1s lejos. Imagine la siguiente inteligencia: cuando el operador informe que la materia prima est\u00e1 por debajo de un % determinado, un proceso se inicia al sector de compras. \u00bfCu\u00e1nto tiempo no habr\u00edamos ganado? S\u00f3lo el hecho del operador tener que llenar una solicitud de compra por falta de material iba a ser un buen tiempo perdido en actividades que pod\u00edan agregar valor.<\/p>\n\n\n\n
Automatizando cuentas a pagar y almacenando de forma autom\u00e1tica los cupones<\/strong> \nEn el \u00e1rea de recibimiento, cada d\u00eda, al final del expediente, necesitamos imputar los cupones recibidos y enviados. Aqu\u00ed podemos hacer uso de tecnolog\u00edas de mercado, como OCR, para realizar la lectura de cupones digitalizados y procesados autom\u00e1ticamente. O, a\u00fan, si recibimos los XML de los cupones fiscales automatizar su recepci\u00f3n y validar en el SEFAZ, algo que muchos ERPs ya ofrecen.<\/p>\n\n\n\n
Ahora podemos integrar esto al BPM y disparar actividades de verificaci\u00f3n de mercanc\u00edas recibidas de las notas que se procesan. Adem\u00e1s, el sistema puede notificar las \u00e1reas afectadas y las notas, separadas por proveedores \/ clientes \/ mes \/ a\u00f1o, pueden ser organizadas autom\u00e1ticamente en el sistema de Gesti\u00f3n Electr\u00f3nica de Documentos (GED).<\/p>\n\n\n\n
Los ejemplos citados son una peque\u00f1a parte del mundo de procesos automatizados con BPM. Cada d\u00eda m\u00e1s el BPM forma parte de las organizaciones. Como usted puede ver, el BPM no s\u00f3lo proporciona un proceso estructurado, transparente y organizado, pero tambi\u00e9n es una herramienta de ayuda para la gesti\u00f3n del conocimiento.<\/p>\n\n\n\n
5 Pasos para automatizar procesos<\/h2>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n enumeramos el paso a paso para la automatizaci\u00f3n de procesos con un software de BPM:<\/p>\n\n\n\n
1 – Hable con los due\u00f1os de los procesos<\/strong> \nAntes de automatizar procesos ya existentes debemos entender el negocio detr\u00e1s, sus reglas y motivos de que sea de la manera que es.<\/p>\n\n\n\n
2 – Identifique los cuellos de botella<\/strong> \nDespu\u00e9s de la implementaci\u00f3n de procesos muchas actividades que antiguamente eran manuales pasan a ser m\u00e1s eficientes, pero aun as\u00ed siempre hay espacio para mejorar. Por ejemplo, si un funcionario falta, el proceso se detiene?<\/p>\n\n\n\n
3 – Planifique la automatizaci\u00f3n<\/strong> \n\u00bfQu\u00e9 necesitamos para automatizar procesos? \u00bfSer\u00e1 necesario el desarrollo? Adquisici\u00f3n de nuevos sistemas? El sistema con el que necesito integrar permite este tipo de integraci\u00f3n?<\/p>\n\n\n\n
4 – Implantaci\u00f3n<\/strong> \nHora de implementar la automatizaci\u00f3n. Realice entrenamientos con los usuarios afectados, explique el cambio y c\u00f3mo mejorar\u00e1 en su d\u00eda a d\u00eda. Es muy importante que los usuarios afectados entiendan el motivo y los beneficios. \u00a1Recuerde que el peor enemigo es la falta de entendimiento!<\/p>\n\n\n\n
5 – Supervisi\u00f3n<\/strong> \nEs muy importante monitorear el comportamiento de las tareas autom\u00e1ticas creadas. Con el monitoreo conseguiremos las m\u00e9tricas necesarias para justificar los posibles gastos generados y mostrar a los stakeholders la importancia de estas automatizaciones.<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n
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