Autor: Dominique Bara

Como a integração dos colaboradores pode alavancar os resultados da sua empresa

O processo de integração dos colaboradores, também chamado de socialização organizacional, é essencial para o sucesso das organizações.

Indiscutivelmente uma empresa é constituída por pessoas, sendo delas a principal missão de obter os resultados esperados. Nessa visão, já não se pode mais considerar apenas os resultados em escala comercial e administrativa. É preciso atenção especial para o desenvolvimento dos recursos humanos e da integração dos colaboradores na organização.

O setor de Recursos Humanos está se tornando mais estratégico, principalmente se considerarmos o avanço e importância da gestão de desempenho.

A área busca deixar o ambiente de trabalho mais humanizado e, por reconhecer a importância dos colaboradores, mostra a eles que não estão ali apenas para preencher uma posição, mas sim, para agregar valor ao negócio.

Essa valorização deve acontecer desde o dia em que o profissional dá início às atividades na empresa. Para isso, é essencial realizar a integração dos colaboradores e inseri-lo na cultura organizacional.

Dessa forma, ele se torna parte integral do grupo e está alinhado aos valores e objetivos do negócio.

Mas, o que é Cultura Organizacional?

A Cultura Organizacional é um conjunto de valores, crenças, princípios, comportamentos e políticas que distinguem uma organização da outra e a torna única.

Será essa cultura que irá servir como diretriz para guiar o modo de pensar e de agir de seus colaboradores. Dessa forma, busca padronizar a forma de se comunicar e das práticas que devem ser seguidas.

A cultura organizacional deve ser compartilhada e moldada por todos os membros da organização. No entanto, são os gestores e as pessoas com maior influência que irão ditar para onde a empresa deve ir.

Por isso, é importante que eles tenham conhecimento claro sobre a realidade do negócio. Bem como, a cultura predominante, suas características e normas, metas e objetivos, visando uma sinergia em busca dos resultados esperados.

A cultura organizacional não é apreendida de uma hora para a outra. Por isso, é essencial deixá-la explícita desde o início para todos os colaboradores. Afinal, é difícil alcançar bons resultados quando o time não está falando a mesma “língua”.

Uma maneira de começar divulgando a cultura organizacional é por meio do processo de integração dos colaboradores.

A importância da integração dos colaboradores

Uma pesquisa realizada pela Onboardia, empresa especializada em integração e treinamentos de funcionários, mostrou que 91% dos gestores consideram que suas organizações não possuem um bom programa de integração dos colaboradores.

Por sua vez, essa mesma pesquisa identificou que 75% dos funcionários que saem satisfeitos do programa de integração se tornam leais às empresas em que trabalham.

Com isso, podemos identificar a tamanha importância que uma boa socialização organizacional possui para o comprometimento e produtividade dos indivíduos.

Muitas vezes, o processo de admissão dos novos colaboradores é apenas voltado para a parte burocrática. Ou possui, no máximo, uma apresentação educacional.

Porém, esse processo não irá estreitar o relacionamento com o profissional. Da mesma forma, não irá diminuir a sua inquietação inicial e o receio por estar começando em uma nova empresa, com novas pessoas, regras e cultura.

Afinal, quem nunca passou por aquele momento de ansiedade antes de começar um novo emprego?

Um verdadeiro processo de integração dos colaboradores tem por objetivo facilitar a adaptação deles no ambiente de trabalho. Também deve divulgar a cultura da empresa, sua missão, valores, e os comportamentos adequados e aceitos por ela.

Esse procedimento proporciona alinhar as expectativas da empresa e o desempenho de seus membros.

As vantagens de implementar a integração dos colaboradores

Chiavenato (1999) afirma que as principais vantagens da implantação de um bom programa de integração, além de reduzir a insegurança inicial do colaborador, são:

A diminuição da rotatividade, uma vez que o colaborador passa a desenvolver um sentimento de pertencimento à organização;

Economia de tempo ao explicar as tarefas, já que o colaborador estará melhor ambientado e treinado;

Adequação das expectativas à realidade da empresa. Uma vez que o processo de integração dos colaboradores irá explanar as metas e objetivos desta.

Vale ressaltar também que a integração é um processo contínuo e não deve acontecer apenas na admissão do colaborador.

A empresa deve estar sempre reforçando os elementos da sua cultura organizacional, suas metas, missão e valores. Dessa forma, os colaboradores não apenas se motivam e se

comprometem a entregar o que se espera deles. Mas, principalmente, faz com que se sintam parte importante do negócio.

Como a Neomind realiza a integração dos colaboradores

Um programa de integração dos colaboradores que dê resultado deve ter início antes mesmo do colaborador chegar na empresa. É importante que já haja contato com a maneira em que a empresa se comunica e com seus processos.

Aqui na Neomind, o novo colaborador começa a ter contato com a nossa plataforma a partir do fluxo de admissão. Esse fluxo é enviado para que ele possa inserir toda a documentação pessoal necessária para efetivar a contratação.

Dessa forma, todo o processo é agilizado e o novo profissional já tem uma noção de como utilizar a ferramenta interna. Ou seja, quando iniciar suas atividades já terá usuário de acesso pronto. E também, não terá problemas em aprender como utilizar o sistema.

Por falar em usuário de acesso, também faz parte do processo de integração dos colaboradores providenciar a infraestrutura necessária. Nessa etapa, os responsáveis devem prover itens como computador, e-mail, senhas de acesso e recursos de telefonia.

Tudo isso pronto fará com que o profissional se sinta bem recebido. E, evita que perca tempo correndo atrás desses quesitos. Dessa forma, já inicia podendo focar mais rapidamente nas suas atividades principais.

O Fluxo de admissão da Neomind

Um dos exemplos de integração na empresa pode ser observado no fluxo de admissão da Neomind. Na descrição das atividades é possível observar que ao final do fluxo o colaborador terá acesso ao e-learning e ao material de integração.

Esse material de integração é o pontapé do conhecimento organizacional, e contém informações sobre a empresa, como: organograma, missão, visão e valores. Além de trazer informações úteis ao colaborador, como regulamento interno e política de viagem.

No primeiro dia, como um dos métodos de socialização organizacional, esse material também é apresentado ao colaborador.

Mas, é importante que ele tenha acesso ao conteúdo sempre que necessário. Por isso, essa apresentação fica disponível no fluxo para download. Desse modo, o colaborador estará sempre alinhado à cultura da empresa e trabalhando para alcançar os objetivos em comum.

Fluxo de integração dos colaboradores na Neomind

Por fim, na integração dos colaboradores a Neomind realiza a ambientação do novo profissional, apresentando a empresa e os diversos departamentos.

A tecnologia para integração dos colaboradores

Com tudo isso, os resultados passam a surgir. Quando um colaborador se sente acolhido e orientado, entende a organização e sente orgulho em fazer parte daquele todo, torna-se mais engajado nas ações da empresa.

Além disso, entende a razão por estar desempenhando determinada função e focará todos os esforços a fim de alcançar as metas estabelecidas.

E, agora, conte para nós: sua empresa tem um processo de integração dos colaboradores definido? Ou você está precisando de uma forcinha na integração e socialização?

Sabia que manter os processos padronizados e a comunicação clara são pontos chaves da integração dos colaboradores? Além do que, adotar a automação de processos proporciona aos colaboradores maior produtividade e desempenho. Converse com nossos consultores e entenda como o Fusion Platform facilita o processo de integração dos colaboradores.

Assista também ao webinar que também já produzimos sobre o assunto:

08/10/2018
Gestão de Desempenho: o que é e como utilizá-la na otimização de resultados da sua empresa

A Gestão de Desempenho é um tema que vem sendo constantemente abordado pelas organizações que, diante do cenário altamente competitivo do mundo atual, buscam cada vez mais melhorar os seus resultados.

De acordo com Herman Aguinis (2009), um dos maiores estudiosos da psicologia empresarial, Gestão de Desempenho é “o processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização”.

Em resumo, esse tipo de gestão tem como finalidade propor ações que irão medir, analisar e avaliar os processos e tarefas da organização, comparando os resultados obtidos com os resultados esperados (determinados previamente pela definição estratégica de metas e objetivos).

Estudos mostram que no passado o desempenho de uma empresa era medido apenas pelos seus resultados financeiros e pela sua produção. Hoje, vêm sendo consideradas não apenas as perspectivas financeiras, mas também a satisfação dos clientes, a participação da empresa no mercado (market share), os processos internos, melhorias, inovação e sustentabilidade, além da satisfação dos funcionários, habilidades e capacidades destes.

O conceito de Gestão de Desempenho, atualmente, tem sido vinculado principalmente ao desenvolvimento profissional dos colaboradores e serve como base para uma série de práticas que auxiliarão na gestão de pessoas, como o estabelecimento de planos de carreira, política de cargos e salários, treinamentos e capacitações, que irão resultar em alta performance, trazendo resultados positivos para a organização. Sendo assim, nesse artigo abordo como utilizar esta ferramenta para melhor alinhar as expectativas da organização e de seus colaboradores.

O Ciclo da Gestão de Desempenho

Especialistas no assunto dividem o desempenho profissional em duas vertentes. A primeira seria a dos resultados, ou seja, o que o colaborador produz, envolvendo os fatores quantitativos. E a segunda são os comportamentos, que é como ele produz, suas atitudes e valores, focando mais nos fatores qualitativos.
Essas duas dimensões são partes fundamentais do ciclo da gestão de desempenho, que deve ser sempre contínuo.

A seguir, veremos as etapas que compõem este ciclo:
1- Alinhamento das expectativas: a empresa deve apresentar ao seu colaborador o que ela espera dele, quais devem ser seus objetivos e metas.

Existem algumas formas de comunicar essas expectativas, seja através do job description, mencionando as funções do cargo, por meio de indicadores e projetos, que são formas de medir e acompanhar o desenvolvimento das atividades, ou até mesmo expondo quais são os comportamentos esperados.

2- Avaliação do desempenho: essa etapa tem como objetivo mensurar o desempenho do colaborador e também fornecer ferramentas (cursos, treinamento, etc) para que ele se desenvolva ainda mais. Essa avaliação pode ser feita por meio de questionários ou critérios previamente estabelecidos.

Representação visual do ciclo da gestão de desempenho.

3- Feedback e tomada de decisões: após avaliados os resultados, eles devem ser comunicados ao colaborador, expondo os pontos positivos e negativos, comportamentos observados e desempenho atingido. Logo após, essa análise servirá para definir quais serão as próximas metas e desafios, além de auxiliar nas tomadas de decisões relacionadas à promoção e remuneração.

Assim, o fluxo se inicia novamente e, diante do feedback recebido, o colaborador tem a oportunidade de corrigir eventuais falhas e investir na sua capacitação para atingir as novas expectativas da empresa. Por outro lado, é importante que as organizações reconheçam devidamente aqueles que tiveram um desempenho satisfatório.

Mas qual a melhor ferramenta de gestão de desempenho para minha empresa?

Uma gestão de desempenho de uma organização deve ser feita de maneira muito particular, dependendo do tipo e cultura da empresa. Isso porque estamos falando de pessoas, e seus comportamentos e resultados podem ser muito distintos.

Ao estabelecer instrumentos de gestão de desempenho, a empresa deve levar em consideração, além das atividades do trabalho em si, quais são suas metas e objetivos, uma vez que o desempenho deve estar sempre associado aos objetivos estratégicos da organização.

Algumas ferramentas que podemos listar aqui são: definição de indicadores de desempenho, estabelecimentos de metas individuais, avaliações periódicas, método do Balanced Scorecard (BSC), Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), entre outras.

Aqui na Neomind, o método mais utilizado de gestão de desempenho é o PDI. Por meio do nosso software de gestão, o Fusion Platform, conseguimos fazer a avaliação do colaborador, abordando questões como pró-atividade, agilidade, auto-gestão, comunicação, experiência, liderança, etc. O sistema permite criar um plano de ação para que o colaborador evolua profissionalmente e lembra ao gestor de realizar esta avaliação de tempo em tempo.

Por meio do Fusion, nossa empresa realiza também o cadastramento das metas trimestrais, definidas pelos gestores de cada equipe. Isso permite um melhor acompanhamento destas e fica ainda mais fácil de atingir os objetivos traçados.

Assista ao webinar que fizemos sobre o assunto:

Conclusão

Como vimos, uma gestão de desempenho bem estruturada e com auxílio de um software de qualidade contribui para a melhoria da performance da organização, através do desempenho individual ou em equipe de seus colaboradores.

O setor de Recursos Humanos vem passando por transformações nos últimos anos, e está cada vez mais estratégico, não apenas cuidando de questões burocráticas e operacionais, assim passa a ser essencial buscar ferramentas que alinhem as expectativas da empresa e de seus colaboradores.

Um sistema de gestão de desempenho bem estruturado permite acompanhar em tempo real os resultados da empresa, trazendo agilidade nas decisões, e possibilitando uma visão macro dos possíveis ajustes que precisam ser feitos nas estratégias e objetivos traçados, sempre com foco na melhoria contínua.

Você poderá ler mais sobre o assunto em nosso artigo sobre Como trabalhar a Gestão de Metas & Estratégia.

Assista ao nosso webinar sobre Business Intelligence e Business e saiba o que são, as diferenças entre Business Intelligence e Business Analytics, os benefícios e como colocar em prática com o Fusion Platform.

Referência
Aguinis, Herman. Performance management / Herman Aguinis. — 3rd ed.

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11/07/2018
A importância do compliance no gerenciamento de riscos
Você tranca a porta ao sair de casa? Coloca o cinto de segurança ao entrar no carro? Confere a notinha antes de pagar a conta do restaurante? Se você respondeu sim a uma dessas perguntas, você está utilizando ferramentas para gerenciar os riscos. Se na vida pessoal tomamos algumas atitudes para evitar riscos, por que não aplicá-las no trabalho também?

O conteúdo deste artigo também está disponível em nosso canal do Youtube. Assista!

No ambiente competitivo em que se encontra o mundo corporativo atual, a gestão de riscos vem se tornando cada vez mais importante. Com a lei nº 12.846/2013, também conhecida como Lei Anticorrupção, as empresas estão cada vez mais preocupadas com as regulamentações, uma vez que esta pune as organizações por atos de corrupção contra a administração pública, podendo pagar uma multa de até 20% de seu faturamento.

Diante disso, o tema compliance está sendo discutido nas organizações como forma de diminuir os riscos aos quais estas estão expostas.

Mas o que significa o termo compliance?

Compliance vem do inglês “to comply”, que significa estar em conformidade. O termo pode ser entendido como a realização de atividades e processos que estejam de acordo com normas e procedimentos legais, tanto externos quanto internos à organização. Isto é, a empresa deve seguir o que a legislação exige e também deve estabelecer políticas internas e uma cultura organizacional que evitará fraudes, multas, possíveis danos à reputação da organização e demais riscos.

Estes riscos podem ser de diversas naturezas, como por exemplo:
- Risco Legal, não estando de acordo com a legislação e códigos de conduta que regem as operações do negócio;
- Risco Operacional, em que a empresa utiliza de recursos (humanos e operacionais) não eficientes e que podem trazer prejuízos a ela;
- Risco de Imagem, onde por um descuido de conduta a empresa pode queimar a sua reputação perante os clientes, fornecedores e sociedade em geral.
Existem alguns aspectos do ambiente externo que podem de certa forma afetar as organizações e aumentar os riscos do negócio. Pode-se citar como exemplo os eventos políticos (ano de votação, impeachment, instabilidade política), econômicos (desvalorização da moeda, concorrência, inflação), eventos sociais (classe social em expansão, comportamento do consumidor), e também tecnológicos (segurança da informação, desenvolvimento de novos produtos e processos). Por isso deve-se estar sempre analisando o ambiente externo, mapeando as forças e fraquezas da organização para detectar os riscos e, de preferência, preveni-los.

Sendo assim, o objetivo do compliance, juntamente com a gestão de riscos, é mapear e analisar as ameaças para estabelecer condutas que auxiliarão a organização a atingir seus objetivos sem ser afetada negativamente por não estar em conformidade com as normas impostas.

Para estabelecer uma política interna de compliance e gestão de riscos, é importante entender não só do negócio, mas também de todos os processos e áreas que estarão sob direção dessas normas. Não adianta impor regras genéricas sem antes compreender se estas fazem sentido ao negócio e se realmente serão eficazes. De acordo com o setor da empresa, se torna relevante avaliar alguns dados como informações contábeis, comportamento do cliente e indicadores de desempenho para, então, delimitar as diretrizes a serem seguidas, sempre considerando a legislação externa.

Benefícios do Compliance

Para ficar ainda mais claro, elencamos aqui alguns benefícios que sua empresa pode ganhar estabelecendo um programa de compliance eficaz:
- Aumento da credibilidade por parte dos clientes, fornecedores, investidores e parceiros;
- Evitar fraudes e corrupção;
- Redução de custos;
- Aumento da rentabilidade;
- Aumento da qualidade e da produtividade dos produtos/serviços;
- Ajuda a difundir os valores e a cultura organizacional da empresa.
Quer implementar um programa de compliance na sua empresa e não sabe por onde começar?

Aqui vão algumas dicas:
1. Comece identificando os principais riscos aos quais sua empresa está exposta: pesquise a fundo sobre eles, procure entender suas características e como podem afetar a organização negativamente.
2. Faça uma análise qualitativa e quantitativa: mensure o impacto do risco e a probabilidade de interferir na produtividade e nos resultados financeiros da empresa.
3. Planeje ações a serem tomadas para prevenir cada tipo de risco.
4. Treine sua equipe: seus colaboradores só estarão engajados na “operação gestão de riscos” se entenderem a verdadeira importância do compliance e o papel que exercem diante disso. É importante também educá-los a respeito das leis e regulamentos que regem o setor.
5. Ofereça as ferramentas necessárias: a segurança dos dados é primordial contra fraudes e para garantir que as negociações saiam nos conformes. Um exemplo é o Fusion Platform, sistema de gestão da Neomind que garante a segurança dos documentos confidencias, dando acesso apenas a quem tem autorização, permitindo o controle mais próximo dos processos internos, assegurando que estes serão realizados de acordo com o que está imposto na legislação e diminuindo os riscos da organização.
6. Estabeleça punições para quem não cumprir com as normas: você também pode disponibilizar um canal de denúncias confidencial para assegurar que todos estarão seguindo ocompliance.
7. Monitore o resultado do seu programa de compliance: avalie se suas ações ajudaram a diminuir os impactos negativos dos riscos e aproveite para identificar novos modelos de correções. Já que as leis estão em constante atualização, seu programa também deve estar.
Conclusão

Os pilares do compliance são: pessoas, processos e tecnologia. É fundamental criar uma consciência coletiva, por meio de programas de compliance e gestão de risco eficazes, alinhando a importância de seguir as regulamentações. Essa conscientização deve partir de cima, da alta gerência, para então se difundir como uma cultura organizacional. A empresa deve possuir não apenas diretrizes, ferramentas e processos devidamente mapeados, como também pessoas capacitadas que irão saber utilizar desses métodos para uma boa gestão de riscos. Tudo isso em busca de uma empresa mais segura e saudável, trazendo, assim uma melhora na produtividade e rentabilidade.

Quer conhecer ainda mais sobre o tema? Assista ao webinar que fizemos com o convidado especial, Dr. Miguel Teixeira Filho, presidente da associação Sul Brasileira de Compliance.

Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas! Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos posts!
08/03/2018

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