Mostrar informações relevantes de como os processos são executados, realizar melhorias, fazer com que processos possam ser gerenciados, além de possibilitar uma melhor tomada de decisão e visão do negócio. Essas são algumas das características do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio.
- O que envolve a Gestão de Processos (BPM)?
- Benefícios ao utilizar o BPM
- O que é BPMS e por que automatizar com BPMS?
O BPM se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.
O intuito deste tipo de solução é alcançar os objetivos das empresas, independente do tamanho, seja pequeno, médio ou grande porte. Isso ocorre por meio da otimização na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar processos envolvendo todos os setores.
Entre as principais vantagens que podemos mencionar em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.
O que envolve a Gestão de Processos (BPM)?
- Organizar em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
- Corrigir e melhorar processos antes da automação;
- Padronizar processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, tenham seus erros e riscos reduzidos;
- Habilitar a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
- Melhorar os processos existentes, em vez de criar novos.
Observe que a Gestão de Processos não deve ser uma ação única. Muito além disso, deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar o fluxo de processos.
As etapas que podem ser reconhecidas no BPM são:
- Analisar;
- Design e modelo (Saiba mais aqui!);
- Implementar;
- Monitorar;
- Gerir;
- Automatizar.
Quais os benefícios ao utilizar o BPM?
Abaixo listamos os principais benefícios da adesão do BPM nas organizações, uma vez que esta promove melhoria contínua e facilita o acompanhamento das atividades.
Veja também:
Entre as melhorias que podemos citar quando o BPM é implantado com eficácia, estão:
- Aumento da transparência: com a adesão do BPM, todos os funcionários ficam cientes dos processos com a cultura de “empurrar” os processos (ao invés de puxar), permitindo realizar suas atividades com mais eficiência e rastreabilidade do negócio.
- Controle de performance: o BPM permite definir indicadores de desempenho que facilitam a visualização do avanço da empresa com relação aos seus processos, melhorando o controle sobre a qualidade.
- Mais produtividade: a eliminação de barreiras facilita os fluxos de trabalho e a conscientização dos funcionários. Isso faz com que ocorra o aumento da produtividade da equipe.
- Aumento de agilidade e eficiência: com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa ficam ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado.
Isso ocorre porque uma solução de BPM permite automatizar os processos, eliminando a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com a redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho (Saiba mais sobre os benefícios da automatização dos processos).
Além disso, a informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz eficiência à equipe de trabalho, e, consequentemente, a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.
- Menos custos: conforme os processos se tornam mais eficientes, os resultados passam a ser mais frequentes, reduzindo os custos operacionais.
E o que é BPMS? Por que automatizar com BPMS?
No momento em que a Gestão de Processos estiver amadurecida em uma organização, pode-se partir para o próximo passo: a automação, a qual é realizada por ferramentas e aplicações conhecidas como BPMS (em inglês Business Process Management System e em português Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio).
Explicando o termo, BPMS ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.
Uma grande vantagem da automatização é pelo cumprimento exato do processo, na maneira que foi estipulado, de forma a acabar com a possibilidade de desacordos com as regras de negócios. No entanto, a automação não se limita simplesmente à execução das atividades automáticas por computadores, mas também com a participação de diferentes usuários relacionados, como os colaboradores, clientes e parceiros. Assim, economizando no tempo de execução, diminuindo os problemas de distância e permitindo realizar tarefas de diversos locais de trabalho.
Outro motivo para a automatização é a gestão dos indicadores apontados pelo BPMS. Esses indicadores permitem saber, por exemplo, o tempo total que um processo está levando e qualquer interferência que tenha resultado em alguma paralização parcial.
Um BPMS pode incluir os seguintes itens:
- Desenho dos fluxos
- Automatização de workflow
- Regras de negócio
- Indicadores
- Monitoramento em tempo real
- ECM – Enterprise Content Management (Gestão de Documentos Eletrônicos)
A partir desses itens um BPMS consegue emitir grandes informações devido ao controle que se obtém, auxiliando os gestores com o acompanhamento dos processos em tempo real. A noção desses processos em execução permite ajustes rápidos quando necessários, resultando em agilidade no controle e reduções de custos.
![[Checklist] Adoção BPMS](https://www.neomind.com.br/wp-content/uploads/2021/06/banners-divulgação-blog.png)
Concluindo
Para Muehlen (2005), a tarefa central no BPM é criar um alinhamento entre os elementos individuais dos processos:
- Entradas (informação e recursos),
- Saídas,
- Estrutura e
- Objetivos.
Se o alinhamento entre estes componentes for conseguido, o desempenho total de todos os processos poderia ser aumentado em termos qualitativos (por exemplo, rapidez de adequação a mudanças ambientais) e fatores quantitativos (como menores ciclos, menor desperdício, menores tempos ociosos e eliminação de retrabalho).
Assim podemos dizer que a gestão de processos é um mapeamento das atividades do dia a dia de uma empresa. Contudo, a verdade é que seu objetivo é bem maior que isso e envolve proporcionar uma melhora significativa em todos os setores, incluindo e privilegiando as áreas operacional e financeira. Quando implantada com eficácia são obtidos grandes benefícios como: transparência nos processos, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.
Que tal se aprofundar mais no assunto? Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização
E vale lembrar que um BPMS não visa a substituição de sistemas. Ao invés disso, o BPMS fornece um ambiente de integração de sistemas de informação, permitindo definir fluxo de execução, regras, eventos e outras especificações necessárias à operação e gerenciamento de processos de negócio.
Conheça o Fusion Platform! Nossa solução que conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Teste agora mesmo nossa solução e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa.
Referências:
AIIM, WFMC,Techopedia, Centricconsulting
Acompanhe nossos conteúdos:
Visitante
novembro 23, 2018Show de bola! Gostei.
Isabel Serrano
março 14, 2019Excelente y muy comprensible. Me gusta mucho.
Osvaldo Rivello
maio 12, 2019Conteúdo muito bom, gostei muito do seu post.
Vou acompanhar, pois sempre aprendo mais.
São dicas muito úteis, principalmente para um iniciante como eu.
Bom trabalho!!