O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

Mostrar informações relevantes de como os processos são executados, realizar melhorias, fazer com que processos possam ser gerenciados, além de possibilitar uma melhor tomada de decisão e visão do negócio. Essas são algumas das características do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

• O que envolve a Gestão de Processos (BPM)?
• Benefícios ao utilizar o BPM
• O que é BPMS e por que automatizar com BPMS?

O BPM se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

O intuito deste tipo de solução é alcançar os objetivos das empresas, independente do tamanho, seja pequeno, médio ou grande porte. Isso ocorre por meio da otimização na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar processos envolvendo todos os setores.

Entre as principais vantagens que podemos mencionar em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

O que envolve a Gestão de Processos (BPM)?

• Organizar em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
• Corrigir e melhorar processos antes da automação;
• Padronizar processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, tenham seus erros e riscos reduzidos;
• Habilitar a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
• Melhorar os processos existentes, em vez de criar novos.

Observe que a Gestão de Processos não deve ser uma ação única. Muito além disso, deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar o fluxo de processos.

As etapas que podem ser reconhecidas no BPM são:

• Analisar;
• Design e modelo (Saiba mais aqui!);
• Implementar;
• Monitorar;
• Gerir;
• Automatizar.

Quais os benefícios ao utilizar o BPM?

Abaixo listamos os principais benefícios da adesão do BPM nas organizações, uma vez que esta promove melhoria contínua e facilita o acompanhamento das atividades.

Veja também:

Entre as melhorias que podemos citar quando o BPM é implantado com eficácia, estão:

• Aumento da transparência: com a adesão do BPM, todos os funcionários ficam cientes dos processos com a cultura de “empurrar” os processos (ao invés de puxar), permitindo realizar suas atividades com mais eficiência e rastreabilidade do negócio.
• Controle de performance: o BPM permite definir indicadores de desempenho que facilitam a visualização do avanço da empresa com relação aos seus processos, melhorando o controle sobre a qualidade.
• Mais produtividade: a eliminação de barreiras facilita os fluxos de trabalho e a conscientização dos funcionários. Isso faz com que ocorra o aumento da produtividade da equipe.
• Aumento de agilidade e eficiência: com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa ficam ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado.
  Isso ocorre porque uma solução de BPM permite automatizar os processos, eliminando a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com a redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho (Saiba mais sobre os benefícios da automatização dos processos).

Além disso, a informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz eficiência à equipe de trabalho, e, consequentemente, a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.

• Menos custos: conforme os processos se tornam mais eficientes, os resultados passam a ser mais frequentes, reduzindo os custos operacionais.

E o que é BPMS? Por que automatizar com BPMS?

No momento em que a Gestão de Processos estiver amadurecida em uma organização, pode-se partir para o próximo passo: a automação, a qual é realizada por ferramentas e aplicações conhecidas como BPMS (em inglês Business Process Management System e em português Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio).

Explicando o termo, BPMS ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.

Uma grande vantagem da automatização é pelo cumprimento exato do processo, na maneira que foi estipulado, de forma a acabar com a possibilidade de desacordos com as regras de negócios. No entanto, a automação não se limita simplesmente à execução das atividades automáticas por computadores, mas também com a participação de diferentes usuários relacionados, como os colaboradores, clientes e parceiros. Assim, economizando no tempo de execução, diminuindo os problemas de distância e permitindo realizar tarefas de diversos locais de trabalho.

Outro motivo para a automatização é a gestão dos indicadores apontados pelo BPMS. Esses indicadores permitem saber, por exemplo, o tempo total que um processo está levando e qualquer interferência que tenha resultado em alguma paralização parcial.

Um BPMS pode incluir os seguintes itens:

• Desenho dos fluxos
• Automatização de workflow
• Regras de negócio
• Indicadores
• Monitoramento em tempo real
• ECM – Enterprise Content Management (Gestão de Documentos Eletrônicos)

A partir desses itens um BPMS consegue emitir grandes informações devido ao controle que se obtém, auxiliando os gestores com o acompanhamento dos processos em tempo real. A noção desses processos em execução permite ajustes rápidos quando necessários, resultando em agilidade no controle e reduções de custos.

Concluindo

Para Muehlen (2005), a tarefa central no BPM é criar um alinhamento entre os elementos individuais dos processos:

• Entradas (informação e recursos),
• Saídas,
• Estrutura e
• Objetivos.

Se o alinhamento entre estes componentes for conseguido, o desempenho total de todos os processos poderia ser aumentado em termos qualitativos (por exemplo, rapidez de adequação a mudanças ambientais) e fatores quantitativos (como menores ciclos, menor desperdício, menores tempos ociosos e eliminação de retrabalho).

Assim podemos dizer que a gestão de processos é um mapeamento das atividades do dia a dia de uma empresa. Contudo, a verdade é que seu objetivo é bem maior que isso e envolve proporcionar uma melhora significativa em todos os setores, incluindo e privilegiando as áreas operacional e financeira. Quando implantada com eficácia são obtidos grandes benefícios como: transparência nos processos, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.

Que tal se aprofundar mais no assunto? Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização

E vale lembrar que um BPMS não visa a substituição de sistemas. Ao invés disso, o BPMS fornece um ambiente de integração de sistemas de informação, permitindo definir fluxo de execução, regras, eventos e outras especificações necessárias à operação e gerenciamento de processos de negócio.

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Referências:
AIIM, WFMC,Techopedia, Centricconsulting

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