Neomind

Autor: Farley Niehues

  • A importância da gestão da mudança na implementação de novas tecnologias

    A importância da gestão da mudança na implementação de novas tecnologias

    Negócios são organizações em constante modificação. Por esse motivo, a gestão da mudança é fundamental para que a transformação ocorra de maneira tranquila, sem grandes impactos ou resistência.

    A implementação de tecnologias é a força motriz das empresas atualmente. Indiscutivelmente, traz uma série de benefícios, como maior produtividade, eficiência e alto desempenho para os processos de negócio. 

    No entanto, são soluções que modificam a forma como os colaboradores trabalham atualmente. Isso significa que, como seres humanos normais, haverá resistência. É natural que as pessoas tenham receio ao encarar qualquer mudança que envolva novas formas de trabalho ou aprendizado.

    Para que a implementação de novas tecnologias seja bem sucedida implemente a gestão da mudança. Entenda mais sobre esse assunto e faça sua equipe abraçar a evolução tecnológica em prol do crescimento do seu negócio.

    O que é a Gestão da Mudança?

    A gestão da mudança consiste em uma estratégia usada para preparar, apoiar e orientar os colaboradores no enfrentamento de transformações significativas. Tem como objetivo humanizar o processo de transição, colocando as pessoas em primeiro lugar.

    Dentro do ambiente corporativo as transformações são muitas, como a implementação de novas tecnologias, reestruturação organizacional, mudanças culturais, melhoria nos processos, entre outros.

    Assim, é um método sistematizado que usa ferramentas e técnicas para dar suporte contínuo durante as transições, evitando riscos e maximizando os benefícios. 

    Visa reduzir as barreiras para a adoção de novas tecnologias, facilitando a adaptação das equipes. Aborda aspectos psicológicos, emocionais e operacionais da mudança.

    Por que é tão importante para a implementação de novas tecnologias?

    Há uma série de fatores que justificam a adoção da gestão da mudança como uma prática para antever e facilitar a implementação de novas tecnologias. Com destaque para:

    Minimizar a resistência

    Novos recursos mudam a maneira como as pessoas trabalham atualmente. Isso significa que haverá certo grau de resistência, afinal, as pessoas estão habituadas a executar suas atividades no modelo já estabelecido. É preciso reconhecer as preocupações e desconforto dos colaboradores.

    A gestão da mudança identifica pontos de atenção e emprega estratégias que antecipam as oposições reduzindo sua incidência.

    Amplia a adoção do usuário

    O sucesso no uso de novos recursos consiste na adoção plena pelos usuários. Assim, o gerenciamento garante adesão oferecendo treinamentos, suporte e transição tranquila e facilitada. 

    É preciso que as pessoas entendam os benefícios e não tenham dúvidas em relação aos novos recursos adotados;

    Contribui para uma comunicação clara e aberta

    Um dos pontos centrais da gestão da mudança é a comunicação. Para uma boa transição é essencial que haja compartilhamento de informações claras e consistentes sobre a nova tecnologia. 

    Não basta apenas treinar, é preciso transparência para comunicar objetivos, benefícios e impactos da mudança. A abertura contribui com a redução de incertezas e aumento da confiança dos colaboradores. 

    Da mesma forma, permite definir expectativas realista, comunicar desafios e contratempos que evitam a desilusão e frustração dos envolvidos.

    Maximização do ROI

    Todo investimento, especialmente em tecnologia, deve gerar resultados tangíveis. Gerenciar a mudança ajuda a organizar e otimizar o uso das ferramentas para que a organização tenha o máximo proveito e retorno de seu investimento.

    Além disso, cada implementação tem como objetivo alcançar resultados específicos, como aprimorar a eficiência ou otimizar o atendimento. Por isso, é fundamental estabelecer metas claras, para que a organização direcione seus investimentos para soluções que realmente ajudem a alcançar seus objetivos estratégicos.

    Redução de interrupções

    A implementação de novas ferramentas tecnológicas pode ocasionar a interrupção do fluxo de trabalho. Por exemplo, a troca de sistemas pode impossibilitar o setor de compras de enviar suas solicitações.

    Adote estratégias para antever essas interrupções e reduzir os impactos, assim, a produtividade não fica comprometida. E, também, para garantir que as operações continuem acontecendo durante a transição.

    Mitigação de riscos

    Além das questões emocionais, a gestão da mudança também contribui para amenizar riscos comuns. Desenvolve estratégias para reduzir as probabilidades de falhas, como problemas de segurança de dados,  desafios de integração ou problemas técnicos previstos.

    Esse modelo de gestão não termina quando o software é instalado. O gerenciamento perdura e inclui mecanismos de avaliação em busca da melhoria contínua. O retorno dessas percepções contribui para que a tecnologia continue atuando para atender as necessidades da organização.

    Implementando novas tecnologias com o gerenciamento de mudanças

    Para ser bem sucedido ao implementar novos recursos, adote as seguintes estratégias:

    Alinhar a base de implementação com principais líderes e gestores para que toda a organização entenda que a tecnologia é uma prioridade;

    Estipular um escopo do projeto de implementação abordando envolvidos, objetivos e cronograma. Também designe líderes para conduzir a implementação. É importante que essas pessoas sejam entusiastas da tecnologia;

    Treine e desenvolva as habilidades, conhecimentos e competências dos colaboradores para usar a nova tecnologia. A capacitação, com base nas funções e responsabilidades, aumenta a confiança e reduzir a resistência;

    Teste as soluções em um ambiente controlado, permitindo que as equipes experimentem a usabilidade em pequena escala antes de escalar para o resto da organização. Analise e remova problemas, empecilhos ou itens que geram dificuldade de uso;

    Avalie o impacto da mudança sobre vários aspectos diferentes como processos, funções e na cultura empresarial. A análise aprofundada favorece o desenvolvimento de estratégias que ampliam a aceitação;

    Ofereça um ambiente para que os colaboradores possam enviar feedbacks, dúvidas e preocupações recorrentes. Agir dessa forma mostra a eles que suas opiniões são valorizadas e que a organização está atenta às suas necessidades.

    Quanto mais envolvidos estiverem os colaboradores, maior será o comprometimento e identificação de desafios e suas soluções. Busque incluir os envolvidos desde o início da implementação das novas tecnologias.

    Adote o Fusion Platform

    De maneira geral, a gestão da mudança oportuniza uma transição suave e adoção eficaz de novas tecnologias. Obviamente, para que tudo isso aconteça é preciso adotar uma solução simples e amigável ao usuário.

    O Fusion Platform é uma ferramenta completa para a gestão de documentos, processos, indicadores, riscos e assinatura eletrônica. Com foco em trazer maiores benefícios para a organização,  é personalizável para atender as necessidades específicas do negócio.

    Além disso, a Neomind disponibiliza profissionais altamente treinados para que a transição seja tranquila, oferecendo conhecimento, informações e suporte. 

    Sabemos que a transformação digital é mais do que o uso da tecnologia. O sucesso de qualquer tipo de solução requer usuários realmente engajados, confiantes e comprometidos.

    Tenha maiores ganhos de eficiência e produtividade ao usar a gestão da mudança como oportunidade e apoio à transformação. Incentive os colaboradores a verem a tecnologia como um meio para aperfeiçoar o trabalho e crescer profissionalmente.

    Conte com a Neomind para oferecer toda a estrutura necessária para a transformação da sua empresa. Experimente o Fusion Platform, uma solução com interface intuitiva perfeita para sua equipe e para o seu negócio.

  • Estratégias para redução de custos na gestão por processos

    Estratégias para redução de custos na gestão por processos

    Uma unanimidade no ambiente empresarial é a preocupação com a redução de custos, sejam eles fixos ou variáveis. Independentemente do tamanho, segmento, ou nível de complexidade, a saúde financeira é uma prioridade estratégica.

    Quando uma companhia não realiza a gestão de seus processos, sofre com desperdícios e uso inadequado dos recursos. O que, como consequência, tem impactos diretos na rentabilidade.

    Conferindo uma visão holística de toda companhia, a gestão por processos não apenas reduz os custos, mas, aumenta a produtividade, a qualidade dos produtos e serviços, a satisfação dos clientes e a posição da empresa perante o mercado.

    Para que seu negócio trilhe um caminho eficiente e sustentável financeiramente, confira 5 estratégias para redução de custos na gestão por processos.

    1. Planejar detalhadamente a redução de custos

    Reduzir os custos demanda de uma análise aprofundada de todos os processos e do fluxo de trabalho da organização. 

    A primeira dica para gerar mais economia é implementar um programa de gestão de custos fazendo com que entradas e saídas sejam devidamente monitoradas.

    A partir do momento em que a organização conta com registros detalhados, pode classificá-los e  avaliar para onde os recursos estão indo e onde pode haver cortes.

    É importante que haja uma estipulação de metas claras e mensuráveis para reduzir os custos. Assim como, prazos para que esses objetivos sejam alcançados.

    Adote um plano de ação com medidas específicas, responsáveis, recursos, cronogramas e indicadores para monitoramento.

    2. Otimizar o uso dos recursos 

    Por mais que se queira reduzir tudo que for possível, há gastos necessários para o bom funcionamento do negócio. Nesse sentido, os recursos obtidos precisam ser bem utilizados.

    Como estratégia para redução de custos, é importante estabelecer um teto de gastos para que as despesas essenciais sejam priorizadas.

    Os recursos precisam ser destinados para áreas estratégicas, que têm maior impacto e estão diretamente associadas à razão de ser do negócio.

    Esse modelo de gestão pode ser implementado em toda a companhia, desde a área produtiva até a gerencial. Em relação a operação, a redução de custos pode ser implementada na gestão de ativos, área de compras, estoque e produção. 

    Um dos grandes impactantes dos custos são as compras. É preciso realizar um levantamento sobre as vendas e suas provisões para delimitar a quantidade e frequência que os insumos devem ser adquiridos. Esse tipo de abordagem contribui para negociar preços, prazos de entrega e contratos mais favoráveis.

    Junto com as compras, o gerenciamento eficiente dos estoques reduz os custos de armazenamento, seja de produtos prontos ou de matéria prima.

    Paralelo a isso, a otimização dos processos elimina gargalos, desperdícios e períodos de inatividade. A gestão por processos traz detalhes sobre os procedimentos para que áreas de ineficiência sejam melhoradas, gerando maior economia.

    3. Negociar contratos e condições de pagamento

    Ao perceber que os custos estão muito altos, mas são insumos que precisam ser comprados, uma resolução para redução de custos é renegociar os contratos.

    Entre em contato com fornecedores e parceiros para avaliar a possibilidade de reaver os termos e preços dos contratos firmados anteriormente. Avalie a situação e busque meios para que o pagamento seja mais favorável, como descontos em volume ou prazos maiores.

    Aproveite o momento para considerar a troca de fornecedor caso encontre no mercado opções melhores ou mais vantajosas.

    4. Analisar os processos e aumentar a produtividade

    Processos ineficientes, sem dúvidas, são um dos grandes causadores de desperdícios dentro de uma organização. A otimização dos processos é a melhor estratégia para redução de custos.

    O mapeamento de processos favorece o total entendimento de como as atividades acontecem para que determinado objetivo seja cumprido. Além disso, auxilia na identificação e eliminação de fatores que geram improdutividade, como tarefas desnecessárias e repetitivas.

    É importante entender as rotinas internas e identificar para que um processo é executado, quais são suas atividades principais, equipes envolvidas, recursos necessários, entre outras informações.

    Essa representação visual detalhada é um catalisador para a inovação. Ao mapear os processos, os gestores podem identificar oportunidades para automatizar tarefas, implementar novas tecnologias e otimizar as rotinas, tornando a empresa mais competitiva

    Uma companhia que tem como foco a produtividade, deve identificar quais são os processos prioritários, e quais as melhores práticas para alocar os recursos nessas atividades.

    Além da produtividade, ao otimizar os processos o negócio ganha vantagens como maior qualidade e satisfação dos clientes. Como consequência, há redução de custos associados às trocas, devoluções ou reparos.

    5. Adotar uma ferramenta de gestão de processos integrada

    É inquestionável que a soma de todas essas estratégias seria a melhor opção para a redução dos custos. Felizmente, isso pode ser feito ao adotar uma ferramenta de gestão de processos integrada, como o Fusion Platform.

    Sendo uma solução completa para a gestão de processos, documentos, riscos, assinaturas digitais e indicadores, o Fusion Platform é seu parceiro para reduzir os custos.

    Com módulos específicos, é possível mapear, analisar, monitorar e automatizar os processos do seu negócio. 

    Especificamente com a automatização, há realocação de recursos, inclusive humano. Tendo suas atividades facilitadas, os colaboradores podem se concentrar em tarefas estratégicas e que agregam valor ao negócio.

    Diretamente para aperfeiçoar as operações, o Fusion conta templates para:

    • Gestão de compras e orçamento;
    • Gestão de demanda; 
    • Contratação de serviços;
    • Gestão de riscos;
    • Liberação de pagamentos;
    • Solicitação de cotação;
    • Gestão de contratos;
    • Gestão de ordem de serviço; e muito mais.

    Uma plataforma de gestão integrada é a melhor alternativa para o seu negócio porque oferece todas as ferramentas necessárias para a gestão e redução de custos. Processos de qualquer nível de complexidade podem ser automatizados e melhorados.

    Além disso, a solução é totalmente personalizável às suas demandas. É low code, tem integração com outros sistemas, favorece a mobilidade corporativa e está disponível em diferentes idiomas.

    É válido destacar que a prática de redução de custos é muito benéfica e vantajosa. Mas, deve ser realizada com precaução para que não haja impacto nas operações ou na qualidade do que é disponibilizado aos clientes.

    Implementar a gestão por processos é a chave para encontrar o equilíbrio entre o uso adequado dos recursos e o aumento da produtividade.

    Quer ver na prática como uma ferramenta de gestão de processos integrada funciona, sem precisar pagar por isso? Então não perca mais tempo e experimente o Fusion Platform gratuitamente.

  • Orquestração de processos em 5 passos

    Orquestração de processos em 5 passos

    Assim como um maestro coordena os músicos para que cada instrumento seja tocado com perfeição no momento certo, a orquestração de processos coordena e gerencia a execução de atividades e tarefas dentro da organização.

    Em outras palavras, há total controle das atividades, desde a criação de uma solicitação, até sua conclusão. A orquestração de processos permite automatizar e integrar atividades para criar um fluxo de trabalho otimizado, coordenado e eficiente. 

    Para aumentar e melhorar a produtividade, reduzir erros e garantir maior agilidade na execução das atividades, confira 5 passos para implementar a orquestração de processos.

    O que é a orquestração de processos?

    A orquestração de processos consiste na prática de integrar e coordenar diversos sistemas e plataformas, visando automatizar fluxos de trabalho complexos e otimizar as operações de uma empresa.

    No entanto, não deve ser confundida com a automação de processos. Essa é uma prática mais específica, que se encarrega de executar tarefas repetitivas.

    A orquestração é ampla e tem o objetivo de aperfeiçoar processos inteiros, sendo que, a automatização e controle de processos são partes da sua funcionalidade.

    Esse método surgiu como uma alternativa eficiente para garantir a sincronia entre sistemas isolados e desarticulados.

    Dessa forma, pode-se dizer que a centralização e coordenação da execução é um impulsionador da transformação digital.

    Empresas que implementam estratégias para ter maior controle sobre as atividades e ferramentas, possuem maior colaboração e agilidade. Outras vantagens que destacamos é a melhora na eficiência e produtividade, eliminação de gargalos, segurança, conformidade, redução de custos, maior satisfação do cliente, entre outros.

    Passo a passo para a orquestração de processos

    Quem busca transformar positivamente as operações da empresa, encontra na orquestração de processos a melhor alternativa. Para obter todos os benefícios dessa transformação, é preciso:

    1. Mapear etapas e identificar gargalos

    A etapa inicial é reconhecer como o fluxo de atividade é realizado atualmente. O mapeamento AS IS deve ser simples e apresentar o fluxo de atividade, áreas e papeis envolvidos, conexões com integrantes externos, documentos necessários, entre outros.

    Essa prática consiste em criar uma representação real do cenário atual da companhia. Tenha como intuito diagnosticar pontos falhos, gargalos e ineficiências. Considere as exceções que acontecem com frequência ou têm maior impacto no processo. 

    Há uma série de técnicas e ferramentas para analisar e identificar a raiz dos problemas. Como, por exemplo, análise de tempo, matriz swot, jornada do cliente, entre outras.

    O método de análise a ser escolhido considera qual perspectiva trará contribuições significativas para solucionar o problema identificado.

    2. Modelagem dos processos com definição de responsáveis e regras claras de transição

    A partir do diagnóstico das ineficiências do processo, será preciso encontrar alternativas para excluir ou reduzir os impactos dessas falhas. Ou seja, criar um novo desenho para o fluxo de atividade que deverá ser o modelo ideal para que esse processo atinja seu objetivo final.

    Muitas vezes não é possível resolver todos os problemas conjuntamente. Por isso, inicie resolvendo as falhas que são mais críticas e, aos poucos, avance na transformação dos processos.

    É importante que esse novo desenho seja simples e resolva as situações encontradas. Arriscamos dizer que o novo modelo de fluxo será muito mais enxuto.

    Uma boa prática é aplicar conceitos do modelo TO BE para automatização. Pensar nessa solução para resolver alguns dos problemas identificados aumenta o desempenho e torna a empresa mais eficiente.

    Destaque quais são os responsáveis por cada atividade, como setores ou quais áreas estão relacionados e quais ferramentas serão usadas.

    Especifique como a orquestração irá acontecer. Principalmente, se houver realocação, terceirização ou eliminação de atividades, ou paralelização de etapas.

    3. Automatizar tarefas repetitivas

    Tanto para a modelagem quanto para a automatização em si, o Fusion Platform é um aliado e facilitador da orquestração de processos.

    Quando se redesenha um processo com foco na otimização, é comum a exigência por novas ferramentas. Por isso, o novo desenho deve considerá-las.

    Para cada problema identificado que será solucionado, é importante estipular quais serão os impactos positivos das mudanças. Por exemplo, ao automatizar um processo de fluxo de compras, é possível implementar notificações para os gestores, evitando que a etapa de aprovação continuem sendo um gargalo.

    Por ser uma solução completa, o Fusion Platform oportuniza automatizar processos com o BPMS. Esse módulo garante controle, agilidade e orquestração das rotinas da empresa tornando o processo padronizado e transparente. 

    Tenha em mente que um processo, como toda a companhia, é um organismo vivo. Assim, a cada ineficiência solucionada é possível planejar novas mudanças para que ganhos incrementais sejam conquistados.

    Além disso, a solução da Neomind é totalmente personalizável para o seu negócio, permitindo readequar o fluxo de atividades e a automatização. Outro ponto importante é que cada modificação pode ser testada antes de ser implementada, comprovando que essa otimização trará resultados expressivos.

    4. Integração de Sistemas

    A orquestração só pode acontecer adequadamente se diferentes sistemas, aplicativos e serviços forem conectados e coordenados. O Fusion Platform possui integração com outros sistemas para que todas as informações fiquem centralizadas em apenas uma solução.

    A integração permite que diferentes tecnologias se comuniquem, como sistemas, aplicativos em nuvens, banco de dados, entre outros. Essa conexão garante que informações relevantes sejam acessadas e compartilhadas tornando a tomada de decisão mais rápida e precisa.

    Além disso, a integração é fundamental para que o fluxo de trabalho automatizado aconteça com agilidade e produtividade.

    5. Monitoramento em tempo real com análises contínuas de desempenho

    A orquestração é sinônimo de controle. Dessa forma, é necessário medir e analisar os resultados obtidos ao longo dos projetos de transformação.

    O monitoramento em tempo real garante que os processos orquestrados continuem sendo eficientes e possam ser otimizados com a melhoria contínua.

    A Central de Indicadores do Fusion Platform oportuniza aos gestores acompanhar o desempenho das atividades e facilita a identificação de novos pontos de atenção, como anomalias e gargalos. A funcionalidade coleta e analisa dados para gerar gráficos e relatórios de fácil visualização e análise.

    Algumas métricas que podem ser analisadas incluem o tempo de execução das atividades, consumo de erros, índice de erros e retrabalho, tarefas em atraso, entre outros.

    A orquestração de processos contribui com que haja confiabilidade já que problemas são identificados e corrigidos de forma proativa. Além, é claro, de potencializar a visibilidade, proporcionar a escalabilidade para atender novas demandas e manter a conformidade com normas e regulamentações.

    Fique longe de fluxos ineficientes, de má qualidade e com alto custo. Experimente o Fusion Platform, para automatizar, integrar e orquestrar os processos do seu negócio.  

  • PCF: Process Classification Framework e a automatização de processos

    PCF: Process Classification Framework e a automatização de processos

    Sendo bem sincero, você consegue classificar os processos da sua empresa? Mantém eles de maneira organizada e padronizada? Se não, é hora de conhecer o PCF.

    É comum que muitas empresas tenham dificuldade para descrever e classificar as atividades realizadas pela falta de termos e categorias. Esse é um problema que o Process Classification Framework, se propõe a resolver. 

    Entender os processos de negócio é essencial para atingir a eficiência e agilidade no atual cenário dos negócios. E, foi justamente para facilitar sua compreensão e gestão que esse modelo de estrutura de classificação foi criado.

    Além disso, a ferramenta facilita a implementação de soluções automatizadas, que, por sua vez, trazem incontáveis benefícios, como aumento da produtividade e redução de erros.

    Então, se você quer transformar suas operações promovendo um ambiente ágil e eficaz, entenda as aplicações do PCF na automatização de processos.

    O que é PCF?

    PCF ou Process Classification Framework é uma metodologia que visa identificar, classificar, organizar e padronizar os processos de negócio. 

    Essa estrutura de classificação de processos favorece a compreensão do funcionamento interno de uma organização do ponto de vista horizontal. 

    Para fácil compreensão, consiste em uma lista hierárquica da composição dos processos, começando do nível mais alto até o mais básico ou simples. 

    Em resumo, é como se fosse uma linguagem universal que empresas de todos os portes e segmentos podem utilizar para otimizar seus processos.

    De maneira geral, o PCF divide os processos em categorias amplas como processos primários, de suporte e de gestão. 

    Seus principais componentes são:

    • Categorias: representam os níveis mais altos de classificação. Agrupa processos com características e objetivos semelhantes. São exemplos de categorias: processos de produção, processos de gestão, processos financeiros;
    • Grupos de processos: é uma subdivisão das categorias. Agrupa processos mais específicos, como processos de montagem ou processo de fabricação;
    • Processos: são unidades de trabalho detalhadas. Possui a definição das tarefas e sequências necessárias para atingir um objetivo específico. Aqui se encontra classificações específicas como: “processo de fabricação do produto X”;
    • Atividades: compreende as tarefas, de diferentes níveis de complexidade, que compõem um processo.  

    Identificar e categorizar os processos oferece uma visão holística, oportunizando melhor compreensão sobre a forma como se conectam e contribuem para os objetivos do negócios.

    É importante esclarecer que essa não é uma representação visual do fluxo de trabalho. PCF não é uma ferramenta similar ao BPMN, mas serve como base para a modelagem de processos.

    Por que as empresas devem usar o process classification framework?

    Ao utilizar o PCF, as organizações conseguem uma visão clara de seus fluxos de trabalho, identificando áreas para melhorias. Como ponto de destaque, facilita a visualização de processos cuja automatização deve ser priorizada.   

    Essa metodologia serve como base para que as organizações possam desenvolver as definições e modelagem dos processos internos. Além disso, oferece uma linguagem consistente para mapear as formas de trabalho realizadas atualmente.

    O uso para modelagem permite desenvolver e gerenciar uma variedade de modelos empresariais, ajudando os colaboradores a racionalizar o impacto ou mudanças nos modelos adotados.

    As razões específicas para adotar o PCF envolvem:

    • visão holística dos processos: observar o panorama completo de todos os processos, sejam eles estratégicos ou operacionais;
    • entendimento de interdependências: compreender como as atividades se relacionam, facilitando a descoberta de gargalos e pontos falhos;
    • alinhar processos com a estratégia: garante que todas as atividades estejam direcionadas para os objetivos da empresa;
    • comunicação unificada: padronização da linguagem para facilitar a troca de informações entre os setores;
    • identificação de oportunidades de melhorias em processos ineficientes, redundantes ou que geram retrabalho;
    • ter uma base sólida para uso de outras metodologias como BPMN, Lean e Six Sigma;
    • favorece a gestão de risco e criação de planos de contingência para mitigar proativamente as ameaças. 

    De maneira geral, o PCF é uma ferramenta fundamental para que empresas de diferentes portes e níveis de complexidade possam aumentar a eficiência dos negócios. Isso, muitas vezes, é obtido otimizando as atividades com a automatização dos processos.

    PCF e a automatização de processos com o Fusion Platform

    Com base na classificação proporcionada pelo PCF se define a ordem de prioridade para automatização. Considerando, principalmente, os que possuem mais atividades muito manuais, burocráticas, com gargalos ou alto índice de erros.

    O Fusion Platform é uma solução completa, amigável, de baixo código e personalizável para atender as demandas específicas da sua organização. 

    Após a classificação e organização com o PCF, o Fusion entra em ação, oferecendo recursos para mapear, automatizar e monitorar os processos identificados, facilitando a transformação digital de ponta a ponta.

    O mapeamento cria fluxos de trabalho mais enxutos, intuitivos e práticos. Ao invés de se concentrar em pequenas tarefas, o foco está em alcançar um objetivo específico. 

    A otimização dos processos envolve simplificar o fluxo como um todo, eliminando atividades desnecessárias e sem valor agregado, e deve ser realizada voltada para automatização. Sendo consideradas as atividades correlatas e paralelas, e a integração com outros sistemas já usados pela companhia.

    Por ser uma plataforma para a gestão de processos, riscos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica, usando o Fusion Platform na execução dos processos, os colaboradores podem se concentrar em atividades estratégicas e diretamente relacionadas à razão de ser da empresa.

    Os processos são executados com o auxílio do BPMS, oportunizando a coleta de dados que são apresentados em métricas e relatórios de acompanhamento do desempenho das atividades automatizadas. 

    Essas análises criam um ciclo constante de melhoria contínua, e com o Fusion Platform, os envolvidos podem realizar a gestão e acompanhamento em tempo real, pelo sistema ou aplicativo. 

    Adote ferramentas e metodologias para analisar, monitorar e gerenciar seus processos de forma rápida, intuitiva e precisa.  Classifique os processos existentes na organização com PCF. 

    Não perca mais tempo, experimente o Fusion Platform e realize a verdadeira transformação digital do seu negócio.

  • O papel da gestão por processos na melhoria contínua

    O papel da gestão por processos na melhoria contínua

    Se você está por aqui já sabe o quanto é importante adotar e manter estratégias capazes de oportunizar vantagens competitivas em um ambiente altamente mutável, como o mercado empresarial.

    Não basta que a empresa esteja funcionando bem, é preciso buscar aperfeiçoamento e evolução constante. Para isso, uma visão holística oferece informações para que seja possível identificar pontos que devem ser aperfeiçoados.

    Associar a gestão por processos com a melhoria contínua faz com que o negócio avance em passos largos rumo ao sucesso e crescimento. Essa abordagem transforma toda a operação da companhia, principalmente pela implementação de uma cultura que visa o aprimoramento constante de todas as áreas.

    A gestão por processos é um estímulo para a inovação, eficiência e adaptação às dinâmicas do mercado. Quando bem implementada, traz inúmeros benefícios para a organização como um todo.

    Para que você fique por dentro do assunto e aproveite todas as vantagens oferecidas, preparamos esse material que irá apresentar uma visão clara e prática sobre a conexão entre a gestão por processos e a melhoria contínua. 

    Apresentaremos o Fusion Platform, uma solução completa e inovadora que contribui para uma gestão mais ágil, eficiente, produtiva e de excelência.

    A definição de processos

    Toda empresa possui processos que são executados diariamente, com maior ou menor grau de complexidade.

    Um processo, em poucas palavras, é um conjunto de atividades estruturadas e interligadas que são realizadas para chegar a um objetivo estratégico específico da organização. Como a entrega de um produto ou serviço ao cliente, por exemplo.

    Em outras palavras, todo trabalho realizado dentro de uma empresa é uma importante etapa do fluxo de um processo. 

    É como se cada atividade de um processo fosse uma parte fragmentada de um todo que, quando somadas, formarão o produto final. Você pode pensar em um quebra-cabeça onde cada peça é uma tarefa, que quando são agrupadas adequadamente, formarão a imagem final, ou, a conclusão do processo.

    Outra definição válida é que todo processo tem como objetivo adicionar valor à insumos, por meio de procedimentos, para que sejam transformados em bens ou serviços que atenderão as necessidades dos clientes.

    À medida que a tecnologia avança, muitas dessas atividades podem ser desenvolvidas ou melhoradas com o uso de softwares e plataformas.

    Isso explica o porquê dos processos se tornarem mais enxutos, práticos e rápidos. Atividades interdependentes e paralelas acontecem de maneira simultânea com total acesso e compreensão das partes.

    Quer continuar a leitura para descobrir como aplicar a gestão por processos na melhoria contínua? Baixe o ebook completo agora mesmo:

  • Transformação digital no setor público: Case de sucesso no Município do Rio de Janeiro

    Transformação digital no setor público: Case de sucesso no Município do Rio de Janeiro

    A transformação digital no setor público do Brasil, embora enfrente alguns desafios, trilha um caminho bastante promissor.

    Cada vez mais o país tem investido e incentivado a modernização tecnológica de suas entidades promovendo um ambiente de desenvolvimento constante.

    As perspectivas para o setor são bastante animadoras. As iniciativas percorrem os mais diversos campos e tem como foco melhorar a prestação dos serviços para quem é o elo mais importante do setor público: o cidadão.

    A partir dessa introdução, gostaríamos de te convidar a entender o cenário atual do país e o caminho que será trilhado para um futuro ainda mais benéfico. 

    Trazemos um grande caso de sucesso da parceria Neomind com o Município do Rio de Janeiro onde o Fusion Platform foi o responsável por transformar e modernizar os pagamentos da Consulta Prévia de Eventos e de Localização via PIX, diminuindo o tempo de pagamento de 48 horas para poucos minutos.

    Siga em frente e conheça as iniciativas para tornar o setor público muito mais eficiente, eficaz, produtivo, digital e desburocratizado. E como a Neomind é o principal parceiro dessa modernização.

    Como está o panorama atual da transformação digital no setor público brasileiros?

    Quando se trata especificamente do setor público, o Brasil tem se tornado referência mundial em transformação digital.

    Em 2023 o país foi classificado como a economia mais inovadora da América Latina e Caribe. O desempenho é considerado acima da média dos países da OCDE – Organização para a Cooperação e o Desenvolvimento Econômico.

    Para o GTMI, Índice de Maturidade GovTech, o Brasil é um dos líderes em governo digital no mundo. Inclusive, o país foi vencedor, em 2020, do Prêmio de Excelência em Governo Eletrônico.  

    Todos os entes da federação estão ampliando o orçamento para investir em tecnologia com o compromisso de modernizar e digitalizar os serviços oferecidos.

    A transformação digital no setor público consiste na adoção de uma cultura digital que garanta agilidade, automação de processos, utilização eficaz dos dados, aprimoramento da experiência do usuário, entre outros elementos. 

    Tudo isso em prol de modificar a forma como instituições governamentais trabalham e interagem com a população.

    Toda essa busca tem como base a tecnologia, proporcionando que as decisões sejam mais informatizadas, garantindo eficiência na prestação de serviços, transparência e participação dos cidadãos.

    Case de sucesso: O Fusion Platform auxiliando a transformação digital do Município do Rio de Janeiro

    A abrangência da transformação digital no setor público envolve todas as esferas: Municipal, Estadual e Federal.

    Muitas cidades brasileiras têm investido na modernização e digitalização das prefeituras. Afinal, essa é a primeira e mais próxima conexão entre o cidadão e um órgão do governo.

    Ao transformar seus processos em atividades digitais, evita-se que a população precise se deslocar para resolver seus problemas, além, é claro, de tornar o processo mais rápido.

    Esse tipo de benefício já é usufruído pelo cidadão carioca, pela Procuradoria do Município do Rio de Janeiro e pela Procuradoria da Câmara Municipal do Rio de Janeiro, que, com o auxílio do Fusion Platform integrou e automatizou os processos de Consulta Prévia de Eventos (CPE) e a Consulta Prévia de Local (CPL), além de agregar facilitadores diretos ao cidadão como o uso do PIX para pagamentos, dentre tantos outros.

    Benefícios do Pagamento via Pix integrado ao Fusion

    • Redução do tempo de pagamento: O uso do Pix permite que os pagamentos sejam feitos de forma quase instantânea, eliminando atrasos e tornando o processo mais eficiente;
    • Aumento no percentual de arrecadação: A facilidade de pagamento via Pix resulta em maior adesão e pontualidade no pagamento das taxas;
    • Facilidade e agilidade: A implementação do Pix simplifica o processo de pagamento, tornando-o mais acessível e rápido para os usuários, basta apontar a câmera do celular pelo aplicativo do banco, e realizar o pagamento;
    • Transformação digital: A adoção do Pix e a integração com o Fusion e módulos de processos e GED destacam o avanço tecnológico do Município do Rio de Janeiro.

    De modo geral, a população tem como benefícios a redução no tempo de processamento do pagamento. Enquanto que o órgão público viu aumentar o percentual de arrecadação. 

    Quer conhecer os outros benefícios e melhorias na gestão do Município do Rio de Janeiro com o Fusion Platform? Baixe agora mesmo o ebook completo!

  • ISO 27001: tudo que você precisa saber

    ISO 27001: tudo que você precisa saber

    A ISO 27001 é uma norma regulatória que contribui para que as empresas possam manter as informações seguras. Com o mundo se tornando interconectado, as informações são classificadas como um dos bens mais valiosos de uma empresa.

    Incontestavelmente, a segurança dos dados é uma preocupação recorrente, principalmente para garantir a confiança do consumidor e continuidade dos negócios.

    As normas e diretrizes trazidas pela ISO 27001 tem como foco a proteção de dados confidenciais. Isso abrange não apenas os dados de pessoas físicas, mas informações financeiras, de propriedade intelectual e qualquer outro dado sensível.

    Saiba como manter os  dados sigilosos da sua companhia em segurança. Entenda tudo sobre a ISO 27001.

    O que é a ISO 27001 e o que ela regulamenta?

    A ISO 27001 é um padrão internacionalmente reconhecido para a gestão da segurança da informação, oferecendo um conjunto de práticas e diretrizes para garantir a proteção de dados confidenciais. 

    Publicada pela ISO em parceria com a IEC, se trata de um padrão adequado para estabelecer, implementar, operar, monitorar, revisar, manter e melhorar continuamente um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI).

    Esse sistema garante uma visão abrangente e ampliada sobre a segurança trazida pela tecnologia na questão de proteção de dados.

    A SGSI oportuniza conhecer melhor sobre as práticas relativas às telecomunicações, proteção do meio físico, continuidade de negócio, licenciamento, entre outros.

    Assim, se destina a estabelecer processos e procedimentos para mitigar e gerenciar os riscos da organização. 

    As diretrizes devem ser adaptadas a cada organização e suas especificidades. Considerando, principalmente, o ambiente tecnológico e organizacional.

    Os principais tópicos abordados pela ISO 27001 estão relacionados: 

    • análises de risco;
    • políticas de segurança da informação;
    • controles de segurança (identificação de acesso, segurança de rede e criptografia);
    • auditorias e revisões periódicas para garantir eficiência e eficácia. 

    Quais os benefícios da ISO 27001?

    Adotar as recomendações da ISO proporciona aos negócios preparação para atuar e mitigar possíveis ameaças aos dados.

    Empresas de diferentes portes e tamanhos que adotam a ISO 27001, tem como benefícios: 

    • identificação e mitigação de riscos de segurança da informação com a Gestão de Risco;
    • proteção de dados sensíveis;
    • conformidade regulatória;
    • maior confiança de clientes, fornecedores, parceiros e investidores;
    • aumento da confidencialidade, disponibilidade e integridade dos dados;
    • tomada de decisão melhorada e coerente;
    • implementação de controles de gestão para otimização de processos;
    • ganhos de eficiência e desempenho operacional.

    Implementando a norma da minha empresa

    A implementação da ISO 27001 é uma iniciativa valiosa para garantir a proteção dos dados e conquistar o selo de certificação.

    Para isso, será necessário cumprir algumas etapas: 

    Definição da equipe de implementação

    Primeiramente será preciso definir quais colaboradores formarão a equipe de implementação, e quem será o responsável pelo projeto. Uma pessoa deve ser nomeada líder e responsável pela supervisão e implementação do SGSI. 

    As pessoas selecionadas para compor essa equipe devem ter aprofundado conhecimento em segurança da informação. Bem como, das diretrizes e exigências que compõem a ISO 27001.

    Será preciso elaborar o plano do projeto definindo o que se espera alcançar, o tempo necessário e os investimentos. A gerência e os níveis estratégicos da companhia devem ser envolvidos.

    Escopo do SGSI

    Antes da elaboração do escopo, determine que tipo de informação precisará proteger. Essa abordagem é particular de cada companhia e envolve identificar seus ativos, locais de armazenamentos, sejam físicos, digitais ou portáteis. 

    A definição do escopo deve ser abrangente ao ponto de proteger e garantir segurança às informações. Ao mesmo tempo em que não pode ter um gerenciamento complexo. 

    Em relação a abrangência, a norma permite que seja feita na empresa inteira ou em um departamento ou sistema específico.

    Tenha atenção às cláusulas 4.1 e 4.2 da norma. A primeira exige a identificação de condições internas e externas que podem influenciar o sistema de segurança de informação.

    A segunda abrange a definição das partes interessadas relevantes e seus requisitos: necessidades e expectativas em relação à organização. Esses requisitos deverão ser avaliados, atendidos e monitorados.

    Mapeamento e identificação de riscos

    Agora é a hora de avaliar os riscos formais da organização, esse processo envolve dados, análises e resultados, que devem ser documentados. 

    A identificação e avaliação dos riscos pode ser baseada em cenários, como possíveis eventos e suas consequências. Ou, na vulnerabilidade relativa ao local onde os dados estão armazenados.

    Estipulação da Gestão de Riscos

    Nessa etapa, o foco deve ser a mitigação e controle dos riscos. Para isso, as ameaças devem ser pontuadas e atualizadas na política de segurança.

    A empresa deverá elaborar a Declaração de Aplicabilidade e um Plano de Tratamento de Risco para que o auditor possa revisar durante a auditoria de certificação. Basicamente os documentos devem compor as respostas ou decisões que deverão ser tomadas para cada risco identificado no mapeamento.

    Nessa fase é extremamente importante estabelecer respostas aos riscos identificados. Assim, será necessário implementar novos procedimentos e incluir tecnologias que garantem a segurança, como bloqueios de dispositivos e uso de autenticação de usuário.

    Como irá alterar a maneira como as atividades e procedimentos são executados na companhia, adote programas de treinamento e conscientização para reduzir a resistência e incidência de não conformidades.

    Monitoramento e auditoria

    Com os riscos identificados e os planos de ação estipulados, será preciso verificar se as políticas e controles são eficazes e funcionam conforme o padrão e diretrizes da norma.

    O monitoramento deve ser parte da rotina diária, documentando o que aconteceu, os incidentes que ocorreram e os procedimentos realizados. Esse estudo oportuniza adotar novas ações corretivas ou preventivas caso os resultados obtidos não tenham sido condizentes com os objetivos estipulados.

    As auditorias internas são etapas obrigatórias para monitoramento e revisão de procedimentos. Devem ser planejadas para que ocorram periodicamente, em busca de mudanças e melhorias.

    Qualquer processo de implementação de uma ISO tem como item obrigatório a auditoria de certificação. Essa auditoria abrange a avaliação documental dos procedimentos e para auditar o sistema, entrevistas com colaboradores, avaliação de processos e infraestrutura, entre outros.

    Melhoria contínua

    É importante esclarecer que a certificação da ISO 27001 possui validade e que a segurança deve ser avaliada constantemente.

    Mesmo após a obtenção do certificado, continue monitorando e melhorando o SGSI. O crescimento e evolução do negócio trazem novas oportunidades e novos riscos à saúde do negócio.

    Por isso a melhoria contínua é tão importante. Implemente um sistema de gestão de processos para garantir que o fluxo de atividade seja otimizado e controlado adequadamente.

    A relação entre a ISO 27001 e a Gestão de Processos

    Empresas de diferentes portes e setores podem aplicar a ISO 27001.  Afinal, todo tipo de negócio possui dados que precisam ser protegidos.

    A ISO e a Gestão de Processos estão interligados, uma vez que, para que as normas e diretrizes sejam plenamente implementadas, é preciso total entendimento dos processos de negócios. 

    Uma plataforma de gestão de processos oportuniza a centralização de informações permitindo que as atividades, acessos e uso dos dados aconteçam de modo seguro.

    O Fusion Platform é uma plataforma completa para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. É uma solução que auxilia as empresas a alcançar seus objetivos otimizando os processos para que o fluxo de atividades seja eficiente, eficaz e com conformidade legal.

    Dessa forma, o software permite identificação, análise, modelagem, documentação, monitoramento e aprimoramento do fluxo de atividades de toda a organização.

    Alinhado às normas da ISO 27001, ao acessar o Fusion Platform, cada usuário é devidamente autenticado, sendo possível delimitar e controlar o acesso. Essas especificações são incorporadas aos processos, onde alguns usuários terão autorização para modificar dados, enquanto outros podem apenas visualizá-los, e outros, nem isso.

    Além disso, a plataforma possui rastreabilidade, isso significa que todo acesso ou edição fica registrada, permitindo saber quando aconteceu e quem foi o responsável.

    A solução da Neomind possui um módulo completo para a Gestão de Riscos, com a possibilidade de descrever um plano de ação para mitigar os impactos. 

    Adotar uma abordagem integrada entre Fusion Platform e a ISO 27001 garante segurança para os dados e informações, ao mesmo tempo que torna a organização mais eficiente.

    Experimente o Fusion Platform e tenha total controle e monitoramento dos dados sensíveis do seu negócio.

  • Calculadora de ROI 2.0 para automatização de processos

    Calculadora de ROI 2.0 para automatização de processos

    A adoção de soluções automatizadas é uma tendência crescente entre as empresas que buscam maximizar seu retorno financeiro e aumentar a eficiência operacional. No entanto, para garantir que a implementação dessas soluções seja vantajosa, é fundamental realizar uma análise detalhada e precisa do retorno sobre o investimento (ROI). É nesse contexto que a Calculadora de ROI 2.0 se destaca como uma ferramenta indispensável.

    Análise Abrangente em Todas as Fases

    A Calculadora de ROI 2.0 foi projetada para fornecer uma visão abrangente e detalhada das diversas fases envolvidas na adoção de uma nova solução de automatização. Essas fases incluem:

    1. Aquisição: Esta fase envolve a compra e implementação inicial da solução. A calculadora considera todos os custos associados, desde o preço de compra até os custos de instalação e configuração.
    2. Setup: Nesta fase, são avaliados os custos e recursos necessários para preparar a solução para operação plena, incluindo treinamento de equipe, customizações necessárias e testes iniciais.
    3. Operação: Aqui, são considerados os custos operacionais contínuos, como manutenção, suporte técnico e upgrades de software. A calculadora também avalia os benefícios operacionais, como a redução de tempo e custos em processos automatizados.
    4. Pós-Operação: Esta fase abrange a análise dos impactos a longo prazo da solução, incluindo a evolução dos custos operacionais e os benefícios contínuos obtidos, como a melhoria contínua da eficiência e o aumento da produtividade.

    Valores Atualizados e Critérios Detalhados

    Uma das principais vantagens da Calculadora de ROI 2.0 é a utilização de valores atualizados e critérios de análise detalhados, baseados em situações reais. Isso proporciona uma base sólida para a tomada de decisões, garantindo que as empresas possam confiar nos números apresentados durante a análise de ROI.

    Os critérios de análise incluem, entre outros, a comparação entre os custos atuais e os esperados, a análise de cenários de diferentes horizontes temporais (curto, médio e longo prazo) e a identificação de possíveis riscos e benefícios não financeiros, como a melhoria na satisfação do cliente ou a capacidade de resposta às mudanças do mercado.

    Benefícios Estratégicos

    A Calculadora de ROI 2.0 oferece uma visão estratégica que vai além da simples análise financeira. Ao considerar todas as fases da adoção de uma solução de automatização, ela permite que as empresas planejem de forma mais eficaz, identificando oportunidades para maximizar o retorno financeiro e melhorar a eficiência operacional. Isso inclui a possibilidade de ajustar planos de ação de acordo com os resultados obtidos em cada fase, garantindo uma adaptação contínua e uma melhoria constante.

    Baixe agora a Calculadora de ROI 2.0 e veja como aplicá-la na realidade do seu negócio:

  • Workflow: o que é e como implantá-lo

    Workflow: o que é e como implantá-lo

    O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.

    Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.

    Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.

    Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.

    O que é Workflow?

    Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.

    O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização,  cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.

    As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.

    A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.  

    As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.

    Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente. 

    É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.

    Tipos de fluxo de atividade

    Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas. 

    Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:

    • ad hoc:  processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
    • produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
    • administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
    • colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento  de mais de um setor ou departamento da empresa;
    • transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.

    Quais os benefícios do Workflow?

    Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente. 

    Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:

    • melhor gerenciamento de recursos;
    • maior eficiência e produtividade aumentada;
    • ciclos de trabalhos mais rápidos e enxutos;
    • identificar novas soluções;
    • reconhecer falhas e resolvê-las em tempo hábil;
    • melhora na comunicação interna;
    • integração entre áreas;
    • centralização de informações em um só lugar;
    • profissionais cientes de seus obrigações;
    • redução de erros e falhas;
    • automatização de tarefas;
    • alinhamento de estratégias entre as equipes;
    • melhoria contínua dos processos.

    Implementando o workflow 

    Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.

    O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.

    Dessa forma, a implementação é realizada com: 

    Análise dos fluxos de atividade atuais

    Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.

    Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.

    Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.

    Descreva as etapas e responsáveis

    A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas. 

    Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.

    Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. 

    Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade

    Desenhe o fluxo de atividade

    A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado. 

    Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.

    Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.

    Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.

    Escolha as ferramentas para automatizar o workflow

    Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.

    Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.

    Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.

    Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos. 

    Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.

    Fusion Platform e a automatização do workflow 

    O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.

    Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas. 

    A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados. 

    Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.

    A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias. 

    Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.

    Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa. 

    A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.

    Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar  melhores resultados. 

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