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O ECM é uma sigla que significa: Enterprise Content Management, ou Gestão de Conteúdo Empresarial. Assim, é a combinação dinâmica de estratégias para a gestão de documentos, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de uma empresa.
Esta é a definição de ECM proporcionada pela AIIM – Association for Intelligent Information Management.
Neste sentido, esta ferramenta consiste no gerenciamento de todo conteúdo da empresa. Assim, não aborda somente papéis, mas e-mails, vídeos, imagens, mensagens de texto, conteúdo de mídia social, documentos em formato word ou planilhas de Excel, por exemplo.
De fato, é possível dizer que o ECM gerencia todo o conteúdo que suporta os principais processos organizacionais durante todo o ciclo de vida de uma empresa.
Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:
- Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
- Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
- Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
- Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
- Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.
Agora que você já entendeu o que significa a sigla ECM e as fases que consistem, é importante compreender uma característica muito importante. O gerenciamento de conteúdo empresarial permite que documentos e processos da empresa saiam do papel.
Assim, proporcionam redução de custos, agregando inteligência aos dados estratégicos. De fato, proporciona que a gestão seja mais rápida, eficaz e assertiva.
Mas, fica o questionamento, por que adotar uma solução ECM? Quais são os motivos que realmente justificam utilizar um software ECM?
Quais os benefícios para uma empresa que adota um ECM?
Os benefícios para uma empresa que adota uma solução ECM são muitas. Afinal, um software ECM é considerado um diferencial competitivo. Neste sentido, permite gerenciar os dados de forma eficaz. Confira os principais benefícios que o sistema entrega para sua empresa:
- Agilidade no processo: Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, o guardando de forma segura e o tornando disponível durante todo o processo. Independentemente de tempo e local de acesso;
- Economia de Espaço: Organiza de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
- Recuperação Rápida: Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil. Como há precisão na localização, não há necessidade de despender tempo para os organizar previamente;
- Garantia de Segurança: As soluções de ECM garantem a seus usuários uma flexibilidade de controle sobre documentos. Assim, há controles de segurança nas pastas e ou documento individual.
- Controle de Versionamento: Funcionalidade que permite controlar as versões dos documentos, garantindo que usuário tenha acesso ao documento atualizado. Além disso, mantém histórico registrado, e assegura que as alterações sejam sempre realizadas a partir da última versão validada.
- Compartilhamento da Informação: Facilita atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
- Integração: Integra diversas áreas de uma empresa, além de clientes e fornecedores. Ademais, essa integração acontece em tempo real.
- Redução de custos: Gera economia comaquisição de papel, já que os gastos com impressão de papel serão reduzidos. Neste sentido também há redução de gastos com acervo físico.
- Produtividade: Gera otimização do tempo e agilidade na execução dos processos ao permitir acessar um documento rapidamente.
Será que eu preciso de ECM?
O que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”?
A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial seja implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia.
No entanto, para que um software ECM seja bem implementado, é preciso escolher a ferramenta adequada. Considerando, principalmente, que seja uma solução amigável e facilmente personalizada ao seu negócio e às suas necessidades.
Neste sentido, o Fusion Platform proporciona todos os benefícios apontados e ainda mais. Com o Fusion, você tem a liberdade de configurar as análises e relatórios para melhor atender às suas necessidades. Assim, proporciona informações precisas e capazes de alavancar seus resultados.
Por isso, ao clicar neste link você tem contato direto com um de nossos consultores, e pode tirar qualquer dúvida, inclusive, sobre o ECM.
Ficou com alguma dúvida? Escreva para nós nos comentários. Ou, faça um relato, como acontece a gestão de conteúdo empresarial na sua empresa? Gostamos de saber como é a sua realidade.
