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Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.
Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!
#01 – Empresa mais produtiva
Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.
No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel mostramos alguns dos benefícios em acabar com o papel, ou pelo menos reduzir a circulação física de informação.
Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.
#02 – Redução de custos operacionais
Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.
#03 – Documentação organizada
Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.
Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.
Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.
Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.
#04 – Controle de prazo de contratos
Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.
#05 – Segurança dos dados
Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:
- Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
- As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
- Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).
#06 – Aumento na satisfação dos clientes
Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.
Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.
#07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)
Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.
As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).
Para fechar: investir em um software ECM é…
… Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.
Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.
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