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  • Como estruturar um fluxo de gestão de demandas de TI com rastreabilidade completa

    Como estruturar um fluxo de gestão de demandas de TI com rastreabilidade completa

    Por que a rastreabilidade é crítica na gestão de demandas de TI?

    Quem trabalha com TI sabe bem o que é receber uma demanda sem histórico, sem contexto, sem saber ao certo como ela chegou até ali. Isso é mais sintoma do que problema: sinal de que o processo tem buracos.

    Este artigo é sobre como fechar esses buracos. Vamos falar de fluxo, de rastreabilidade e do que acontece quando você tem visibilidade real sobre cada solicitação, do primeiro contato até a entrega. E como uma plataforma como o Fusion Platform torna tudo isso viável, mesmo em ambientes com alto volume de demandas.

    O principal gargalo da TI: demandas sem processo e sem histórico

    Uma demanda apareceu na fila. Ninguém sabe exatamente quem pediu, por que foi priorizada agora ou o que aconteceu nas aprovações. O time atende, entrega, e depois descobre que não era bem isso.

    Isso tem nome: retrabalho por falta de processo. Um exemplo do dia a dia: o setor financeiro solicita por e-mail, com urgência, a liberação de acesso a um sistema de relatórios para três colaboradores novos. A mensagem chega ao analista de suporte no meio de outras dezessete. Ele libera o acesso, mas para o perfil errado. Dois dias depois, os colaboradores reclamam que não conseguem ver os dados que precisam. O analista reabre o chamado, descobre o problema, corrige. O acesso original nunca teve um registro formal, nenhum campo indicando qual perfil era necessário, nenhuma aprovação documentada do gestor responsável. O retrabalho levou mais tempo do que o serviço original.

    Isso não é falta de competência técnica. É falta de processo. E acontece com frequência em equipes que ainda dependem de e-mails soltos, mensagens de aplicativo e planilhas desconectadas para gerenciar as próprias demandas.

    A raiz do problema quase sempre é a mesma: ausência de rastreabilidade.

    Sem saber de onde veio a demanda e por que ela foi priorizada, fica impossível aprender com os erros ou replicar o que funcionou.

    Gestão de demandas de TI na prática: conceito e aplicação no dia a dia

    A boa notícia é que isso tem solução. E não é uma solução complicada: é, antes de tudo, uma questão de estrutura.

    Em termos simples: é o conjunto de práticas que garante que cada solicitação de tecnologia seja recebida, avaliada, priorizada, atendida e encerrada de forma ordenada e documentada.

    Parece óbvio. Mas na prática, muitas equipes ainda tratam isso de forma reativa, sem seguir nenhum processo definido: o que chega primeiro, faz primeiro. O que grita mais alto, vira prioridade.

    Quais demandas fazem parte da gestão de TI

    • Solicitação de acesso a sistemas, pastas ou recursos de rede
    • Troca ou configuração de equipamentos: computadores, impressoras, telefones
    • Falhas de conectividade ou instabilidade na rede interna
    • Criação ou alteração de contas de usuário e permissões
    • Instalação, atualização ou remoção de softwares e licenças
    • Problemas com servidores, backups ou disponibilidade de sistemas
    • Suporte a incidentes que travam a operação de outras áreas

    Impactos da falta de rastreabilidade na operação de TI

    Antes de falar dos benefícios de ter um processo bem estruturado, vale entender o que a ausência dele causa no dia a dia. Porque muitas equipes convivem com esses problemas há tanto tempo que passaram a achar que é normal.

    Decisões baseadas em memória, não em dados

    Sem registro, a priorização vira disputa de quem fala mais alto. A demanda que entra na fila não é necessariamente a mais importante: é a que alguém se lembrou de cobrar.

    Retrabalho invisível e recorrente

    Um chamado atendido sem contexto suficiente gera ajustes, e os ajustes geram mais ajustes. O problema original nunca é totalmente resolvido porque ninguém sabe ao certo qual era ele.

    Perda de conhecimento e histórico técnico

    Quando alguém sai do time, o conhecimento vai junto. Sem documentação de processo, cada pessoa nova precisa aprender do zero o que já foi resolvido antes.

    Percepção negativa da TI pelo negócio

    Do ponto de vista do negócio, quando uma demanda some sem resposta ou volta completamente diferente do que foi pedido, a percepção é de que a TI não entrega.

    Riscos em auditorias e compliance

    Em empresas que precisam comprovar conformidade, a ausência de registros formais pode gerar problemas sérios.

    Uma equipe sem rastreabilidade não é uma equipe desorganizada. É uma equipe que está trabalhando muito mais do que o necessário para entregar o mesmo resultado.

    Rastreabilidade em TI: o que muda com visibilidade total dos processos

    Rastreabilidade não é burocracia. É a capacidade de responder, a qualquer momento, perguntas como:

    • Quem pediu isso e por quê?
    • Qual era o problema real que a demanda pretendia resolver?
    • Quem aprovou e com base em quais critérios?
    • Qual foi a prioridade definida, e ela fez sentido?
    • Quem atendeu, e quando foi concluído?
    • A solução realmente resolveu o problema original?

    Quando você consegue responder essas perguntas, as decisões deixam de ser intuitivas. Você para de confiar na memória coletiva do time e começa a confiar no processo.

    Benefícios práticos da rastreabilidade

    Menos reuniões de status

    Quando todo mundo pode ver o andamento de uma demanda em tempo real, a necessidade de atualizar pessoalmente cai bastante.

    Auditorias mais simples e rápidas

    “Por que essa decisão foi tomada?” Com rastreabilidade, você tem a resposta documentada.

    Redução significativa de retrabalho

    Quando o contexto de uma solicitação fica registrado do início ao fim, a informação não se perde.

    Priorização mais estratégica

    Com dados sobre impacto, esforço e urgência, TI e negócio conversam melhor.

    As 5 etapas essenciais de um fluxo eficiente de gestão de demandas de TI

    Não existe um único jeito de estruturar a gestão de demandas. Mas existe um conjunto de etapas que aparece em praticamente todos os processos que funcionam bem.

    Figura 1: Fluxo completo de gestão de demandas de TI

    Etapa 1 – Solicitação

    Tudo começa com alguém identificando uma necessidade e formalizando isso. Não importa se é o RH pedindo a criação de dez contas de usuário para novos contratados ou o gestor financeiro relatando que ninguém consegue acessar o sistema de faturamento desde ontem: o ponto de entrada precisa ser o mesmo para todos.

    O que essa etapa precisa capturar:

    • Qual é o problema real? (não o sintoma, mas a causa)
    • Quem está pedindo e qual área representa?
    • Qual seria o impacto esperado se a demanda fosse atendida?
    • Existe alguma urgência legítima?

    Regra de ouro: uma solicitação que chega por e-mail ou mensagem informal não existe para fins de gestão. Canal único, formulário estruturado, sem exceções.

    Etapa 2 – Análise e Triagem

    Antes de qualquer coisa, alguém precisa olhar para a demanda e fazer as perguntas certas: isso é viável com os recursos atuais? Está bem descrito? Já existe um chamado aberto para o mesmo problema?

    Essa etapa serve como filtro. Ela evita que o time de infraestrutura gaste tempo com solicitações mal definidas, duplicadas ou que não fazem sentido no contexto atual. Também é aqui que eventuais dúvidas são esclarecidas com o solicitante antes de qualquer trabalho começar.

    Etapa 3 – Priorização

    Este é, na maioria das equipes, o ponto mais sensível. Todo mundo acha que a própria demanda é urgente. Piorizar significa dizer que algumas coisas vão esperar, e explicar por quê.

    Os critérios mais usados:

    • Impacto operacional: quantas pessoas ou processos estão travados por causa disso?
    • Urgência real: há um prazo concreto ou apenas uma preferência?
    • Esforço estimado: quanto tempo isso consome da capacidade do time?
    • Risco de não fazer: o que acontece se adiarmos? Há risco de segurança ou conformidade?

    TI não deveria priorizar sozinha. Quando gestores das áreas afetadas participam da conversa, o alinhamento melhora e o time de infraestrutura atua em contexto real, não apenas com urgência declarada.

    Etapa 4 – Planejamento e Execução

    Com a demanda aprovada e priorizada, começa o trabalho técnico. Aqui, o time precisa ser claro sobre responsáveis, estimativas, dependências e o que precisa acontecer em que ordem.

    Durante a execução, o que não pode faltar:

    • Atualizações de status registradas, não apenas comunicadas verbalmente
    • Documentação do que foi feito e das decisões técnicas tomadas
    • Comunicação rápida quando trava ou muda
    • Registro de qualquer alteração de escopo

    Etapa 5 – Entrega e Validação

    A demanda está pronta, mas “pronta” só se confirma depois que quem pediu valida. Sem esse passo, o ciclo não fecha.

    O que acontece aqui:

    • Solicitante confirma que o problema foi resolvido
    • Evidências de atendimento são registradas (prints de configuração, confirmação de acesso, teste realizado)
    • Aprovação formal do encerramento pelo solicitante ou seu gestor
    • Data da conclusão documentada

    Parece simples. E é. Mas é exatamente esse fechamento que cria o histórico valioso: o que foi pedido, como foi resolvido, e quanto tempo levou. Informação que daqui a seis meses vai poupar horas de trabalho.

    Como escalar a gestão de demandas com tecnologia: o papel do Fusion Platform

    Tudo o que foi descrito até aqui funciona muito bem no papel. O problema é que, quando as demandas chegam às centenas por ano, manter isso funcionando manualmente é inviável.

    Planilhas não escalam. E-mail não tem memória. Mensagem de aplicativo definitivamente não serve como sistema de registro.

    É aí que plataformas como o Fusion Platform, da Neomind, fazem diferença concreta. Não porque automatizam tudo, mas porque garantem que o processo exista de verdade, e não apenas na intenção.

    O que o Fusion Platform oferece para gestão de demandas?

    Formulários que guiam, não apenas coletam

    Em vez de um campo aberto onde o solicitante escreve o que quiser, o Fusion permite criar formulários com lógica condicional: campos obrigatórios, validações automáticas, seções que aparecem dependendo do tipo de demanda. A qualidade da informação melhora antes mesmo de chegar no time técnico.

    Fluxos que andam sozinhos

    Aprovações, notificações e encaminhamento acontecem automaticamente conforme as regras que você define. Uma demanda não fica parada porque alguém esqueceu de encaminhar: o sistema faz isso, e avisa se algo não foi tratado no prazo.

    Históricos que ninguém consegue apagar

    Cada alteração fica registrada: quem tocou, quando, o que mudou e por quê. Isso inclui comentários, aprovações e rejeições. Quando alguém precisar reconstruir a linha do tempo de uma demanda, estará tudo lá.

    Visibilidade em tempo real

    Painéis de controle mostram o estado atual de todas as demandas: quantas estão abertas, qual o tempo médio de atendimento, o que está fora do prazo, onde está o gargalo. Dados que antes dependiam de reunião semanal passam a estar disponíveis a qualquer momento.

    Como isso funciona no dia a dia

    Um exemplo concreto: o gestor de RH precisa liberar o acesso ao sistema de ponto eletrônico para doze colaboradores que entram na próxima semana. Ele abre a demanda pelo Fusion, preenche quais são os usuários, qual o perfil de acesso necessário e qual a data limite. O time de TI recebe a solicitação com tudo que precisa para agir.

    A partir daí:

    1. A demanda é roteada automaticamente para o analista responsável por gestão de acessos
    2. O analista confere as informações, valida com o gestor de segurança se necessário, e inicia o atendimento
    3. Atualizações de status ficam visíveis para o solicitante ao longo do processo
    4. Quando os acessos estão criados, o gestor de RH recebe notificação para confirmar que tudo está correto
    5. Após a confirmação, a demanda é encerrada com o histórico completo acessível.

    Do início ao fim, nada se perde. Quando um processo de onboarding parecido acontecer no próximo mês, o time tem o registro completo de como foi feito antes.

    O que muda quando isso está funcionando

    As equipes que estruturam a gestão de demandas com uma plataforma adequada costumam perceber mudanças em poucas semanas. As mais comuns:

    • O tempo entre a solicitação e o atendimento cai, porque o processo claro reduz o vai e vem
    • A qualidade do que é entregue melhora: menos retrabalho, mais alinhamento com o que foi pedido
    • O negócio passa a confiar mais na TI, porque as coisas acontecem conforme o combinado
    • A equipe de TI ganha tempo: menos reunião de status, mais execução
    • Auditorias deixam de ser estressantes, porque o histórico já está documentado
    • Fica possível identificar onde o processo gargala e melhora continuamente

    TI Estratégica começa com processo

    A pergunta que mais aparece nessa conversa é: por onde começar?

    A resposta comum costuma decepcionar quem espera algo técnico e complexo: comece mapeando como as demandas chegam até você hoje. Onde elas entram? O que se perde no caminho? Quem decide a prioridade, e com base em quê?

    Esse mapeamento vai mostrar os buracos. E a partir daí, montar um fluxo estruturado fica muito mais concreto.

    TI que opera sem processo visível acaba sendo percebida como lenta e reativa, mesmo quando o time é competente. Com o processo, a competência aparece.

    As cinco etapas apresentadas aqui, solicitação, análise, priorização, execução e validação, são um ponto de partida sólido. Não precisam ser perfeitas desde o início. Precisam existir.

    E quando você adiciona uma plataforma como o Fusion Platform a esse modelo, o processo ganha consistência e escala. Não porque a ferramenta faz o trabalho, mas porque ela garante que o processo aconteça toda vez, sem depender de boa vontade ou memória individual.

    No fim das contas, uma TI bem organizada não é aquela que resolve os problemas mais rápido. É aquela que aprende com cada atendimento e fica melhor a cada ciclo.

    Por onde começar?

    1. Mapeie o fluxo atual: como as demandas chegam até o time? Onde elas se perdem?
    2. Identifique os três maiores problemas do processo hoje: falta de priorização, falta de contexto ou falta de visibilidade?
    3. Avalie ferramentas que se encaixem no tamanho e na maturidade da sua operação
    4. Comece com um piloto controlado: um tipo de demanda, um time, por um mês
    5. Meça, ajuste e expanda gradualmente

    Estruturar um fluxo de gestão de demandas com rastreabilidade completa não precisa ficar só no conceito.

    Com o Fusion Platform, você transforma esse modelo em um processo real, automatizado e totalmente visível do início ao fim.

    Solicite uma demonstração e veja como organizar, priorizar e rastrear suas demandas de TI na prática.

  • PCF: Process Classification Framework e a automatização de processos

    PCF: Process Classification Framework e a automatização de processos

    Sendo bem sincero, você consegue classificar os processos da sua empresa? Mantém eles de maneira organizada e padronizada? Se não, é hora de conhecer o PCF.

    É comum que muitas empresas tenham dificuldade para descrever e classificar as atividades realizadas pela falta de termos e categorias. Esse é um problema que o Process Classification Framework, se propõe a resolver. 

    Entender os processos de negócio é essencial para atingir a eficiência e agilidade no atual cenário dos negócios. E, foi justamente para facilitar sua compreensão e gestão que esse modelo de estrutura de classificação foi criado.

    Além disso, a ferramenta facilita a implementação de soluções automatizadas, que, por sua vez, trazem incontáveis benefícios, como aumento da produtividade e redução de erros.

    Então, se você quer transformar suas operações promovendo um ambiente ágil e eficaz, entenda as aplicações do PCF na automatização de processos.

    O que é PCF?

    PCF ou Process Classification Framework é uma metodologia que visa identificar, classificar, organizar e padronizar os processos de negócio. 

    Essa estrutura de classificação de processos favorece a compreensão do funcionamento interno de uma organização do ponto de vista horizontal. 

    Para fácil compreensão, consiste em uma lista hierárquica da composição dos processos, começando do nível mais alto até o mais básico ou simples. 

    Em resumo, é como se fosse uma linguagem universal que empresas de todos os portes e segmentos podem utilizar para otimizar seus processos.

    De maneira geral, o PCF divide os processos em categorias amplas como processos primários, de suporte e de gestão. 

    Seus principais componentes são:

    • Categorias: representam os níveis mais altos de classificação. Agrupa processos com características e objetivos semelhantes. São exemplos de categorias: processos de produção, processos de gestão, processos financeiros;
    • Grupos de processos: é uma subdivisão das categorias. Agrupa processos mais específicos, como processos de montagem ou processo de fabricação;
    • Processos: são unidades de trabalho detalhadas. Possui a definição das tarefas e sequências necessárias para atingir um objetivo específico. Aqui se encontra classificações específicas como: “processo de fabricação do produto X”;
    • Atividades: compreende as tarefas, de diferentes níveis de complexidade, que compõem um processo.  

    Identificar e categorizar os processos oferece uma visão holística, oportunizando melhor compreensão sobre a forma como se conectam e contribuem para os objetivos do negócios.

    É importante esclarecer que essa não é uma representação visual do fluxo de trabalho. PCF não é uma ferramenta similar ao BPMN, mas serve como base para a modelagem de processos.

    Por que as empresas devem usar o process classification framework?

    Ao utilizar o PCF, as organizações conseguem uma visão clara de seus fluxos de trabalho, identificando áreas para melhorias. Como ponto de destaque, facilita a visualização de processos cuja automatização deve ser priorizada.   

    Essa metodologia serve como base para que as organizações possam desenvolver as definições e modelagem dos processos internos. Além disso, oferece uma linguagem consistente para mapear as formas de trabalho realizadas atualmente.

    O uso para modelagem permite desenvolver e gerenciar uma variedade de modelos empresariais, ajudando os colaboradores a racionalizar o impacto ou mudanças nos modelos adotados.

    As razões específicas para adotar o PCF envolvem:

    • visão holística dos processos: observar o panorama completo de todos os processos, sejam eles estratégicos ou operacionais;
    • entendimento de interdependências: compreender como as atividades se relacionam, facilitando a descoberta de gargalos e pontos falhos;
    • alinhar processos com a estratégia: garante que todas as atividades estejam direcionadas para os objetivos da empresa;
    • comunicação unificada: padronização da linguagem para facilitar a troca de informações entre os setores;
    • identificação de oportunidades de melhorias em processos ineficientes, redundantes ou que geram retrabalho;
    • ter uma base sólida para uso de outras metodologias como BPMN, Lean e Six Sigma;
    • favorece a gestão de risco e criação de planos de contingência para mitigar proativamente as ameaças. 

    De maneira geral, o PCF é uma ferramenta fundamental para que empresas de diferentes portes e níveis de complexidade possam aumentar a eficiência dos negócios. Isso, muitas vezes, é obtido otimizando as atividades com a automatização dos processos.

    PCF e a automatização de processos com o Fusion Platform

    Com base na classificação proporcionada pelo PCF se define a ordem de prioridade para automatização. Considerando, principalmente, os que possuem mais atividades muito manuais, burocráticas, com gargalos ou alto índice de erros.

    O Fusion Platform é uma solução completa, amigável, de baixo código e personalizável para atender as demandas específicas da sua organização. 

    Após a classificação e organização com o PCF, o Fusion entra em ação, oferecendo recursos para mapear, automatizar e monitorar os processos identificados, facilitando a transformação digital de ponta a ponta.

    O mapeamento cria fluxos de trabalho mais enxutos, intuitivos e práticos. Ao invés de se concentrar em pequenas tarefas, o foco está em alcançar um objetivo específico. 

    A otimização dos processos envolve simplificar o fluxo como um todo, eliminando atividades desnecessárias e sem valor agregado, e deve ser realizada voltada para automatização. Sendo consideradas as atividades correlatas e paralelas, e a integração com outros sistemas já usados pela companhia.

    Por ser uma plataforma para a gestão de processos, riscos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica, usando o Fusion Platform na execução dos processos, os colaboradores podem se concentrar em atividades estratégicas e diretamente relacionadas à razão de ser da empresa.

    Os processos são executados com o auxílio do BPMS, oportunizando a coleta de dados que são apresentados em métricas e relatórios de acompanhamento do desempenho das atividades automatizadas. 

    Essas análises criam um ciclo constante de melhoria contínua, e com o Fusion Platform, os envolvidos podem realizar a gestão e acompanhamento em tempo real, pelo sistema ou aplicativo. 

    Adote ferramentas e metodologias para analisar, monitorar e gerenciar seus processos de forma rápida, intuitiva e precisa.  Classifique os processos existentes na organização com PCF. 

    Não perca mais tempo, experimente o Fusion Platform e realize a verdadeira transformação digital do seu negócio.

  • Indústria 5.0 e gestão de processos

    Indústria 5.0 e gestão de processos

    Sabemos dos grandes benefícios e vantagens de modernizar o processo produtivo. No entanto, diferentemente de outras eras, a Indústria 5.0 tem como foco o ser humano.

    É entender que novas ferramentas tecnológicas devem proporcionar um trabalho mais dinâmico e produtivo, e não ser visto como um viés de substituição das pessoas.

    A indústria do futuro é voltada a repensar os modelos de produção para que haja crescimento econômico, bem-estar e qualidade de vida de toda a sociedade. Incluindo ações que objetivam uma produção mais sustentável ao longo do tempo.

    Enquanto a Indústria 4.0 teve como foco a automação e modernização no processo produtivo, a nova era, 5.0 tem o objetivo de integrar os colaboradores e as máquinas, incorporando alternativas tecnológicas, como a inteligência artificial, para que as pessoas usem suas capacidades cognitivas e criativas em atividades de alto valor agregado. 

    Neste ebook explicaremos como a gestão de processos contribui para a construção de uma empresa mais eficiente. Iremos explorar todos os conceitos da Indústria 5.0, como seus desafios, oportunidades e o papel central da automação nesse processo de adaptação.

    Entenda como transformar sua indústria para o futuro da manufatura inteligente.

    Siga em frente. Boa leitura!

    O que é a Indústria 5.0?

    O conceito da Indústria 5.0 é conhecida como a humanização da automação. Ou seja, é uma nova era da revolução industrial onde os recursos tecnológicos são usados em conjunto com a criatividade e senso crítico dos seres humanos.

    A união entre máquinas e pessoas tem o objetivo de elevar os processos produtivos para oferecer muito mais valor agregado. Essa união entre tecnologia e pessoas oportuniza a fabricação de produtos personalizados e direcionados para atender demandas específicas.

    A nova era da indústria é uma evolução da manufatura com interconexão robótica e personalização em massa. 

    O maior diferencial da Indústria 5.0 é a percepção de que a tecnologia necessita de um ser humano para que todos os benefícios sejam obtidos.

    Deixa-se a noção de competição ou de que seres humanos serão substituídos pela máquina, e chega-se a um novo conceito onde a tecnologia é um instrumento que oportuniza produtividade, agilidade, personalização e sustentabilidade.

    Cabe a tecnologia executar atividades maçantes, repetitivas e de baixo valor agregado. Enquanto que os colaboradores focam no core business, dedicando-se a atividades estratégicas para a empresa.

    Quer saber sobre a Indústria 5.0 e como adaptar seu negócio para essa nova era com a gestão de processos? Baixe o material completo:

  • Como a central de auditorias do Fusion Platform auxilia no compliance

    Como a central de auditorias do Fusion Platform auxilia no compliance

    Toda empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, deve se preocupar com as leis, normas e conformidades exigidas, não é mesmo?

    Sabendo disso, a organização deve implementar políticas internas de Compliance. Isso deve ser feito, não só pela “obrigação de seguir regras”, mas para que a instituição apresente transparência e ética para os seus funcionários, clientes, fornecedores e interessados em geral, gerando assim, uma boa imagem perante a sociedade.

    Um bom método para garantir que o processo de Compliance esteja sendo seguido em uma empresa, é utilizar uma central de auditoria. Isso porque, ela fará com que os gestores estejam cientes dos acessos, ações e modificações feitas por seus subordinados, fazendo com que uma possível irregularidade seja percebida e corrigida de maneira muito mais rápida e eficaz.

    Deseja conhecer um pouco mais sobre a central de auditorias, que muito tem a contribuir para o processo de Compliance de sua organização? Vem comigo!

    Como pode ser definido o termo “Compliance“?

    Este termo, muito utilizado na atualidade, refere-se a um programa estratégico de práticas corporativas, que busca fazer com que a organização esteja em conformidade com as leis, padrões e regulamentos internos e externos.

    O processo de Compliance pode ser aplicado de diversas formas pelas organizações. Porém, geralmente, segue um modelo específico, que faz uso dos seguintes pilares:

    • Prevenção: como diz o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”. As ações de prevenção devem receber a maior parcela de recursos disponibilizados pelas instituições, visto que práticas preventivas eficazes, claramente intituladas, tendem a precaver problemas e danos extremamente prejudiciais para a organização.
    • Detecção: por mais que as práticas de prevenção sejam criadas, definidas e repassadas da melhor maneira possível, existem situações em que as regras acabam sendo violadas pelos membros.

    Portanto, é necessário que haja um controle rígido por parte dos gestores, para garantir que possíveis inconsistências sejam detectadas o mais brevemente possível, afim de evitar danos maiores para a instituição.

    • Correção: neste ponto, sabendo dos erros ou das regras que não foram seguidas, é necessário aplicar ações corretivas de forma imediata, e se necessário, formar novas normas para que as falhas apresentadas não sejam mais observadas nos processos corporativos.

    Agora que já sabemos do que se trata um programa de Compliance, e como ele costuma ser formado, veremos o significado de auditoria, que como dito anteriormente, é um recurso que muito tem a agregar no programa de Compliance.

    O que é auditoria?

    De maneira simples e direta, a auditoria é um processo que possui a função de analisar se os procedimentos e resultados aplicados e gerados (respectivamente) pela organização, estão sendo seguidos de maneira correta, com base na cultura organizacional da empresa, e nas normas e leis vigentes.

    Sendo assim, podemos considerar que uma Central de Auditorias é responsável por armazenar diversos tipos de informações, que auxiliarão os gestores a inspecionar se as atividades praticadas pela entidade estão seguindo os padrões intitulados.

    Além de possibilitar a detecção de práticas que não estejam sendo aplicadas como o esperado, a auditoria também facilitará o mapeamento de melhorias que podem ser aplicadas na organização, afim de prevenir possíveis erros.

    Com base nos expostos acima, conseguimos identificar os conceitos de Compliance e auditoria, correto? Agora, é chegada a hora de entendermos como uma central de auditorias pode auxiliar e facilitar o processo de compliance!

    Como uma central de auditorias pode auxiliar no processo de compliance

    Como pudemos observar anteriormente, uma central de auditorias armazena dados relevantes para monitoração e acompanhamento dos processos de uma organização. Sabendo disso, podemos relacionar esta funcionalidade em favor do compliance.

    O processo de compliance possui, como um de seus principais pilares, a prevenção. Para verificarmos a necessidade de métodos e regras que precisão ser criadas para precaver determinada situação, é necessário que o gestor conheça como o processo funciona na prática, ou seja, como os funcionários estão executando suas respectivas atribuições.

    Nesta situação, uma central de auditoria, que aponte as ações realizadas pelos usuários, bem como a data e horário de cada uma delas, por exemplo, pode auxiliar um gestor a observar possíveis pontos de melhoria.

    Assim como a prevenção, a fase de detecção e correção são extremamente importantes. Detectar com eficácia uma possível falha nos processos, pode economizar muito tempo e dinheiro. Nesta etapa, a auditoria pode oferecer informações úteis para o controle dos gestores. Exemplo: ações que estão sendo realizadas, frequência e responsáveis.

    Ao perceber que determinada situação está ocorrendo de forma errônea, devem ser aplicadas ações corretivas para o problema. Novas regras também podem ser criadas, ou então, o usuário responsável pode ser notificado.

    Conforme pudemos observar, uma Central de Auditorias pode facilitar muito as etapas do compliance. Vejamos agora, como a Central de Auditorias do fusionPlatform poderá lhe auxiliar no controle do seu negócio!

     Central de auditorias no Fusion Platform

    Responsável por armazenar informações a respeito de diversos tópicos importantes para um processo de Compliance, a central de auditoria do Fusion Platform apresenta uma interface de fácil acesso, que possibilita encontrar as informações que deseja de maneira simples e eficaz.

    Além disso, o acesso é disponibilizado apenas para os usuários que realmente possuem permissão, afim de evitar que usuários indevidos acessem dados sigilosos.

    Através desta funcionalidade, podemos verificar diversos dados importantes, como:

    • Acesso de Usuários:

    Através desta opção, obtemos as informações referentes ao acesso dos usuários na plataforma. Para facilitar a busca pelas informações, a função conta com campos de filtro, para que seja possível realizar a pesquisa por data e usuário específico, por exemplo.

    Tendo em mãos essas informações, fica muito mais fácil controlar acessos indevidos e fora do horário permitido.

    • Cadastro de Usuários / Papéis / Grupos:

    Ao selecionar essas opções, será possível saber quando um usuário/papel/grupo foi criado, editado, excluído ou inativado no sistema, por exemplo. A função também nos permite saber o responsável pela modificação, a data, e realizar filtros com bases nesses campos disponíveis.

    • Configurações do Sistema:

    Esse tipo de informação é de extrema importância, visto que, a partir do momento que uma informação geral do sistema for modificada, todos os usuários serão afetados.

    Por isso, saber quem foi o responsável e qual a alteração foi feita, auxiliará muito no controle de modificações indevidas.

    • Documentos:

    Por meio desta seleção, conseguimos controlar as publicações, edições e exclusões de documentos no GED, fazendo com que erros sejam mais facilmente identificados e evitados.

    • Modelos de Processos:

    Por mais que as edições dos modelos de processos sejam restritas a administradores do módulo, ter controle das alterações realizadas possibilitará evitar que mudanças incorretas sejam liberadas para a utilização dos usuários.

    • Cadastros de Formulários:

    Assim como os modelos de processos, as alterações realizadas em formulários são visualizadas rapidamente pelos participantes dos fluxos. Logo, saber quais campos sofreram modificação, e quem foi o responsável pelas alterações, é de grande valia para os administradores.

    • Registros de Formulários:

    Por intermédio desta opção, conseguimos ter acesso as informações preenchidas nos campos de um formulário e, da mesma forma, aos dados que foram editados, possibilitando assim, que dados removidos indevidamente sejam recuperados.

    Como pudemos observar, utilizando as funções disponibilizadas na central de auditorias do Fusion Platform, seu processo de Compliance poderá ser executado de maneira muito mais segura, facilitada e eficaz.

    Ficou interessado em conhecer esta incrível plataforma, que inúmeros benefícios pode apresentar para sua organização? Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, e desfrute de todas as funcionalidades que temos a oferecer.

    E aí, está preparado para aprimorar o processo de Compliance de sua organização? Caso tenha restado alguma dúvida, ou tenha algo a comentar sobre o artigo, nos escreva aqui nos comentários.

  • Workflow: o que é e como implantá-lo

    Workflow: o que é e como implantá-lo

    O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.

    Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.

    Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.

    Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.

    O que é Workflow?

    Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.

    O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização,  cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.

    As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.

    A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.  

    As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.

    Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente. 

    É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.

    Tipos de fluxo de atividade

    Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas. 

    Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:

    • ad hoc:  processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
    • produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
    • administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
    • colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento  de mais de um setor ou departamento da empresa;
    • transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.

    Quais os benefícios do Workflow?

    Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente. 

    Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:

    • melhor gerenciamento de recursos;
    • maior eficiência e produtividade aumentada;
    • ciclos de trabalhos mais rápidos e enxutos;
    • identificar novas soluções;
    • reconhecer falhas e resolvê-las em tempo hábil;
    • melhora na comunicação interna;
    • integração entre áreas;
    • centralização de informações em um só lugar;
    • profissionais cientes de seus obrigações;
    • redução de erros e falhas;
    • automatização de tarefas;
    • alinhamento de estratégias entre as equipes;
    • melhoria contínua dos processos.

    Implementando o workflow 

    Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.

    O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.

    Dessa forma, a implementação é realizada com: 

    Análise dos fluxos de atividade atuais

    Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.

    Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.

    Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.

    Descreva as etapas e responsáveis

    A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas. 

    Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.

    Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. 

    Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade

    Desenhe o fluxo de atividade

    A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado. 

    Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.

    Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.

    Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.

    Escolha as ferramentas para automatizar o workflow

    Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.

    Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.

    Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.

    Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos. 

    Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.

    Fusion Platform e a automatização do workflow 

    O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.

    Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas. 

    A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados. 

    Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.

    A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias. 

    Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.

    Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa. 

    A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.

    Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar  melhores resultados. 

  • Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Buscando um futuro cada vez mais próspero e de sucesso? O Just in Time, ou JIT, é um método adotado por empresas visionárias e eficientes.

    Esse conceito é uma abordagem ampla que envolve não apenas o processo produtivo, mas toda a cadeia de suprimentos, e demais componentes das operações empresariais.

    Ao pé da letra, pode-se traduzir “Just in Time” como “no momento certo” ou “na hora certa”. É o conceito de usar os materiais sem desperdícios evitando manter altos níveis de estoque.

    Essa é uma prática de melhoria contínua que impacta diretamente no desempenho e performance da companhia. Traz ainda mais benefícios quando é associada aos recursos tecnológicos, como softwares de gestão e automação.

    Preparado para mergulhar no mundo da eficiência operacional? Conheça agora o que aborda a gestão Just in Time.

    Como surgiu e o que é Just in Time?

    Just in Time é uma metodologia que surgiu na década de 1970 no Japão, especificamente, na Toyota Motor Company. Foi desenvolvida com o intuito de coordenar a produção para que os recursos naturais limitados fossem usados sem desperdícios.

    Além disso, visava entregar os produtos no tempo adequado, sem atraso. Principalmente, considerando que a indústria automobilística, na época, estava em franco crescimento.

    De maneira resumida o Just in Time considera que nada deve ser adquirido, produzido, transportado ou vendido antes “da hora certa”. Tem como característica conectar produção com a demanda de forma que os estoques sejam reduzidos.

    Com base na metodologia Lean (empresas enxutas que reduzem o desperdícios mantendo a qualidade), o  Just in Time atua de forma que não haja excesso de estoque, seja de produtos prontos ou de matéria-prima. A produção só acontece quando há demanda real efetivada pelo cliente.

    Por essa forte ligação ao controle de estoque, a metodologia auxilia e é auxiliada por plataformas de gestão de processos e abordagens de padronização do fluxo de atividades ao longo de toda a cadeia produtiva.

    Como essa metodologia funciona na prática?

    O Just in Time possui uma série de princípios, mas pode funcionar de diversas maneiras em diferentes indústrias. Os principais aspectos de como essa metodologia funciona, compreende:

    • Produção sob demanda: a produção funciona no sistema puxado, só é acionada quando existe uma demanda real do cliente. Ou seja, apenas o necessário será produzido, evitando armazenamento indevido. Todo o fluxo de atividade é planejado para que haja tempo de as etapas serem completadas antes que a próxima seja iniciada;
    • Mão de obra: o JIT não está relacionado apenas aos insumos físicos, mas abrange a mão de obra que deve responder de forma produtiva e administrativa. A empresa deve focar na mão de obra qualificada, investindo constantemente em atualização, treinamento e desenvolvimento;
    • Estrutura física: para que tudo funcione adequadamente, o espaço físico das empresas deve ser organizado de modo que facilitem o fluxo de trabalho. A estrutura precisa ser planejada facilitando a execução de todo o fluxo de atividades planejado;
    • Qualidade: o controle da qualidade é fundamental em todo o processo produtivo. As empresas devem combinar rapidez e eficiência. Com lotes pequenos, qualquer problema pode ser identificado e corrigido imediatamente;
    • Fornecedores e parceiros: o JIT exige estreito relacionamento e colaboração entre fornecedores e fabricantes. Os fornecedores devem entregar os insumos exatamente quando for necessário para atender determinada demanda. Os relacionamentos devem ser sólidos e confiáveis. 

    Para que essa abordagem realmente funcione, algumas especificações do JIT devem ser respeitadas, como:

    • melhoria contínua dos processos;
    • uso de Kanban para gerenciar as demandas por insumos;
    • interrupção da produção após atendimento da demanda específica;
    • envio imediato do produto acabado aos consumidores.
    • recebimento de insumos em menor quantidade e maior volume de entrega.

    Por que usar o Just in Time?

    Existe uma série de motivos que justificam a implementação da técnica Just in Time nas companhias, com destaque para:

    • redução de custos e desperdícios;
    • processos mais eficientes e efetivos;
    • mapeamento e padronização dos processos;
    • maior produtividade;
    • melhoria contínua;
    • otimização da produção;
    • flexibilidade e agilidade produtiva;
    • aprimoramento da comunicação interna e externa;
    • maior precisão e qualidade;
    • aumento na segurança e redução de riscos;
    • otimização da gestão de estoques;
    • produção limitada;
    • gestão criteriosa da qualidade das mercadorias.

    Soluções tecnológicas são grandes aliadas do Just in Time

    Pela abordagem do Just in Time ser produzir o necessário no momento certo e na quantidade certa, os processos devem ser padronizados.

    A padronização dos processos é a única alternativa para que haja agilidade e cumprimento de prazos curtos. Com o tempo cronometrado, o JIT não permite que haja mudanças constantes nos processos. Todos devem saber exatamente quais são suas atividades e responsabilidades.

    Adotar uma plataforma de gestão de processos possibilita automatizar as tarefas, para que aconteçam adequadamente, sem erros ou gargalos.

    O BPMS é uma funcionalidade do Fusion Platform onde tarefas como pedidos, compras e logística, por exemplo, podem ser executadas e controladas.

    Realizar a gestão de estoques, por exemplo, evita que os produtos fiquem parados. E, a gestão de compras, que os insumos necessários estejam na empresa quando for solicitado.

    O próprio setor produtivo confere os indicadores de Kanban no Fusion Platform e usa a plataforma para enviar uma solicitação de compras. Essa demanda passa por todos os setores correlacionados, como compras, estoque e financeiro.

    O software também permite gerenciar documentos para que orçamentos e contratos com fornecedores sejam realizados. Inclusive, a plataforma conta com assinatura eletrônica nativa, ou seja, os acordos são finalizados prontamente.

    Todas as informações de processos, documentos e indicadores ficam centralizadas no Fusion. Assim, há integração entre informações, permitindo que haja a produção por demanda.

    Na Central Analytics todos os indicadores podem ser consultados e monitorados em tempo real. 

    Como você pode perceber, estamos falando de uma solução completa que contribui com o Just in Time e com a eficiência da empresa como um todo.

    Aproveite a oportunidade e experimente o Fusion Platform. Automatize processos, centralize os dados e integre todos os departamentos da sua empresa rumo ao crescimento constante e ao sucesso.

  • Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos nos pequenos negócios

    A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.

    Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.

    Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.

    Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.

    Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.

    Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.

    Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?

    Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.

    Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.

    Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.

    Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.

    Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.

    Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.

    Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito

    Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?

    Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.

    Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.

    Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.

    Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios

    São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:

    • Gerenciamento de estoque;
    • Relacionamento e satisfação do cliente;
    • Controle de notas e outras obrigações fiscais;
    • Disparo de e-mails;
    • Busca por informações no banco de dados;
    • Obter relatórios sobre os processos e operações.

    Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?

    A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;

    1.      Identificar a oportunidade de automatização de processos

    Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.

    Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.

    À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.

    Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.

    2.      Escolher a ferramenta de automatização

    Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.

    Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.

    Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.

    Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.

    3.      Definir as metas para atingir com a automação

    Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados. 

    Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.

    Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.

    A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.

    4.      Analisar e acompanhar os resultados

    A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.

    Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.

    Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade. 

    Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.

    Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio

    A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.

    Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.

    A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.

    Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.

    E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.

    O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.

    Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.

    Aproveite para experimentar o Fusion gratuitamente por 15 dias diretamente no seu negócio. 

    Ou, em caso de dúvida, escreva para nós aqui nos comentários.

  • Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância

    Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.

    Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.

    No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.

    De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional. 

    Definindo eficiência operacional

    A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.

    No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.

    Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido. 

    De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.

    Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento? 

    A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.

    Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional? 

    Como medir a eficiência operacional

    Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.

    Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.

    Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.

    Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.

    Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.

    Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.

    É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.

    Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.

    Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional

    Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.

    Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:

    • Redução de custos;
    • Economia a curto, médio e longo prazo;
    • Redução de custos e desperdícios;
    • Aumento de produtividade;
    • Prevenção de erros;
    • Padronização;
    • Melhora na comunicação.

    Ações para aumentar a eficiência operacional

    Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.

    Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema.  Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:

    Defina objetivos e metas

    Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.

    Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis. 

    Mapeie os processos

    O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.

    De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.

    Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.

    Remodelagem

    O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.

    Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.

    Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.

    Padronização

    Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.

    Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.

    Acompanhamento de resultados e melhoria contínua

    É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.

    As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.

    Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.

    Investir em tecnologia

    Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.

    Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes. 

    De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.

    Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.

    O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.

    Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, ou converse com um de nossos consultores.

    Ficou com alguma dúvida? Use o campo dos comentários e escreva para nós.

  • Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para 2023

    O conhecimento é um recurso fundamental dentro de todas as empresas. Neste sentido, a inteligência de mercado se tornou fonte de muitas vantagens competitivas. Inclusive,  é considerada por muitos especialistas a mais valiosa commodity das organizações.

    Quanto mais a tecnologia se desenvolve, maiores são as alternativas para coletar dados. De fato, são inúmeros terabytes produzidos diariamente que nem sempre são considerados.

    No entanto, os dados, por si só, não são um recurso muito útil. É preciso analisar e entender para ser possível criar aplicações práticas.

    Neste sentido, a inteligência de mercado é uma estratégia que coleta dados e informações que posteriormente são analisadas proporcionando aos gestores tomar decisões com maiores percentuais de acertos. 

    De maneira bem simples, a inteligência de mercado é o elo que liga teoria à prática. Assim, há análise e elaboração de plano de ação com definição de estratégias para atingir os mais variados objetivos.

    Desta forma, a transformação digital proporcionou extrair conhecimento com a coleta e análise de dados. E, é um recurso imprescindível para que as organizações se expandirem no mercado.

    Pensando nisso, saiba quais são as tendências de inteligência de mercado para ficar de olho em 2023

    Hiperautomação na inteligência de mercado

    Iniciamos com uma tendência que começou a ser destaque em anos anteriores, e continua sendo uma tendência para 2023.

    A hiperautomação favorece a inteligência de mercado permitindo coletar os dados de maneira automática.

    Desta forma, a automação deve ser considerada de maneira ampla, e empregada em diferentes tipos de processos empresariais.

    De fato, a hiperautomação deve ser entendida como uma ferramenta fundamental para a gestão de dados. Afinal, é a junção de inteligência artificial, machine learning e automação de processos.

    Assim, as atividades industriais se tornam ainda mais ágeis, sendo possível identificar gargalos e ajustá-los para aumentar a performance dos processos, tornando-os mais assertivos, reduzindo custos e despesas.

    Além disso, estes recursos tecnológicos proporcionam criar painéis customizados e automatizados para captura de dados relevantes aos objetivos do seu negócio.

    Decision Intelligence

    Traduzida como Inteligência de Decisão, esta é uma das inteligência de mercado para ficar de olho em 2023. De fato, é capaz de mudar a forma como as pessoas tomam suas decisões, independentemente da função que exercem.

    Basicamente, este método aplica a inteligência artificial no processo de tomada de decisão de todas as áreas da empresa.

    Desta forma, reúne um conjunto de ferramentas que visa projetar, modelar, alinhar, executar, monitorar e ajustar os processos de decisão. Além disso, o foco está sempre nos resultados e no cumprimento dos objetivos comerciais.

    Neste sentido, Decision Intelligence amplia a capacidade de processamento de informações voltadas às decisões estratégicas.  E, como na hiperautomação, aqui também há a combinação com a inteligência artificial e machine learning.

    Além de melhorar o desempenho dos negócios, essa ferramenta proporciona otimizar os departamentos.

    O Gartner alertou que 33% das grandes organizações, até 2023, irão usar a Inteligência de Decisão para a tomada de decisão. Porém, é válido ressaltar que Decision Intelligence é transformadora para as estratégias em empresas dos mais diversos tamanhos.

    Big Data Analytics

    Não é de hoje que as ferramentas de Big Data são importantes para as organizações. Neste sentido, continua sendo uma tendência para 2023 por proporcionarem melhores decisões estratégicas, melhor controle dos processos operacionais, amplitude no conhecimento sobre os clientes, e redução de custos.

    Como inteligência de mercado, o Big Data Analytics proporciona uma cultura analítica onde as decisões são tomadas baseadas em dados e informações reais e pertinentes.

    De fato, esta é uma ferramenta onde, quanto mais dados gerados, maiores são as oportunidades para compreender e aproveitar as dinâmicas do público consumidor.

    O Big Data Analytics proporciona às empresas se antever as mudanças que irão ocorrer no mercado em que estão inseridas.

    Principalmente, considerando a Data Driven, que é a gestão orientada por dados. Ou seja, monitorando o mercado em tempo real para que a gestão seja orientada com base em informações analisadas e concretas.

    Gestão de dados descentralizada

    De fato, o mundo será cada vez mais globalizado. As empresas estão presentes em diversos locais, ainda mais com o aumento das atividades home office.

    Neste sentido, outra inteligência de mercado para 2023 é a gestão de dados descentralizada. Se, anteriormente, todos os dados eram armazenados e mantidos pela área de tecnologia – um processo muito oneroso para conseguir informação, hoje, existe a descentralização de dados.

    Assim, o acesso aos dados e informações se torna muito mais fácil e disponível, favorecendo todos os setores e departamentos.

    Desta forma, as demandas são respondidas de maneira mais rápida, proporcionando informações e dados essenciais para as particularidades de cada processo.

    Além disso, a transformação digital proporciona às empresas adotarem ferramentas low code, que podem ser personalizadas de acordo com as exigências de cada negócio. 

    Garantindo autonomia e flexibilidade aos profissionais para analisar os dados conforme os objetivos específicos de cada área, considerando os objetivos estratégicos do negócio.

    Governança de dados

    Esta inteligência de mercado relaciona as pessoas, processos e tecnologias usadas na aquisição, arquivamento e uso dos dados coletados.

    Com as exigências legais advindas com a LGPD, a governança de dados não é apenas uma tendência, mas uma exigência. O uso dos dados deve seguir uma série de regulamentações para que o seu negócio não seja penalizado.

    Neste sentido, a governança de dados se refere a implementação de regras e estruturas para gerenciar, monitorar e proteger as informações, proporcionando maior controle e organização das estratégias de negócios.

    Entre as principais vantagens da governança de dados estão a confiabilidade, a gestão de riscos, organização das informações e favorecimento na tomada de decisão.

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    Análise em tempo real

    Se tudo muda muito rápido, a análise em tempo real, sem dúvida, é uma forte tendência da inteligência de mercado não apenas em 2023, mas pelos próximos anos.

    De fato, as crescentes e rápidas mudanças advindas com a tecnologia, e principalmente com as redes sociais, tornaram a análise não apenas uma forma de aproveitar oportunidades, mas, um recurso para elaborar medidas preventivas.

    Neste sentido, o uso de painéis personalizados proporciona uma ação de resposta muito mais ágil e assertiva.

    Indiscutivelmente, a transformação digital trouxe consigo essa alta velocidade de acesso aos dados e informações necessárias.

    Atualmente é basicamente impensável – e frustrante, precisar esperar mais do que uma hora para obter uma resposta à uma questão.

    Outras tendências para a área de tecnologia

    Indiscutivelmente a tecnologia é um recurso presente em nosso cotidiano. Por isso, cada vez mais faremos uso da internet das coisas, realidade virtual e aumentada, blockchain, 5G, entre outros recursos.

    Da mesma maneira, haverá mais foco na experiência imersiva do cliente, com o uso de metaverso, tokens, NFTs e dCommerce.

    Outra questão apontada pela Gartner é a tecnologia sustentável. Essa tendência usa os recursos de rastreabilidade, análise, software de gerenciamento e inteligência artificial para monitorar a sustentabilidade de uma empresa.

    Aqui na Neomind, estamos sempre atentos às tendências e inteligência de mercado para atender melhor os nossos clientes. E o seu negócio, já está preparado para o futuro?

    A Neomind caminha junto e é parceira do seu negócio. Ficou com alguma dúvida ou gostaria de contribuir com suas experiências? Escreva para nós nos comentários!

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