10 dicas para aumentar a produtividade 

Aumentar produtividade é o objetivo das empresas que buscam o sucesso. Afinal, de maneira resumida, a produtividade é a relação entre o uso de insumos e a quantidade produzida.

Dessa forma, aumentar a produtividade está relacionado a produzir mais, com menos recurso. Mas, a questão chave é manter a qualidade e a satisfação dos clientes.

De fato, aumentar produtividade é essencial para que haja resultados positivos em um ambiente  cada vez mais competitivo.

Embora todos saibam, principalmente os gestores, a importância da produtividade e de melhores resultados dentro da organização, não é raro se deparar com um cenário totalmente inverso. 

A improdutividade, infelizmente, é realidade em muitas empresas.

Por isso, é fundamental impulsionar o aumento da produtividade de maneira prática. Saiba como aumentar produtividade dentro da sua empresa:

1.      Estabeleça metas claras e mensuráveis

Um dos principais fatores para aumentar produtividade é estabelecer metas e objetivos claros. Afinal, é preciso saber o que é esperado e qual o período para a realização.

Obviamente que essas metas precisam ser factíveis e alinhadas entre empresa e os profissionais. Caso contrário, não será obtido um resultado positivo.

A partir do momento em que há clareza para os colaboradores sobre seu papel na empresa, e sobre as prioridades, existe maior engajamento. E, consequentemente, maior produtividade.

De fato, para saber se a produtividade está aumentando, é necessário ter métricas de mensuração. Neste sentido, elenque um responsável, para acompanhar os resultados e analisar se está dentro do planejamento esperado.

2.      Elabore planejamento estratégico

Se as metas precisam estar alinhadas aos objetivos da empresa, é preciso saber quais são as estratégias que serão adotadas para determinado período de tempo.

Dessa forma, a elaboração do planejamento estratégico também é uma maneira de aumentar produtividade. Mas, como?

Para realizar um planejamento estratégico é preciso um estudo detalhado de todo o ambiente em que a empresa está envolvida. Ou seja, o mercado, os pontos fracos, fortes,  oportunidades e ameaças.

Assim, esse planejamento indicará as diretrizes da organização – o que possui total correlação com a elaboração das metas, a produtividade e desempenho dos profissionais.

Ademais, esse planejamento também contribui para que seja destinado um percentual monetário para investimentos que irão aumentar produtividade ainda mais.

3.      Invista em tecnologia

Sem dúvida, um dos principais aliados das empresas é a tecnologia. Esse recurso é capaz de organizar e melhorar a gestão, os processos, a comunicação e o desempenho geral das organizações.

Atualmente existem diversas plataformas e sistemas que garantem redução de erros, falhas e custos. Incluindo, os que são específicos para cada ramo de atuação. 

É indiscutível como a transformação digital é capaz de gerar grandes ganhos para os negócios. Existe maior facilidade e velocidade para executar as atividades e funções, garantindo maior agilidade, comodidade e eficiência operacional.

Além disso, diversos softwares reúnem as informações em relatórios que facilitam a tomada de decisão.

Ademais, a tecnologia trouxe a mobilidade, contribuindo para que gestores e profissionais possam trabalhar de maneira remota. Otimizando, assim, a rotina e aumentando a produtividade.

4.      Organize o fluxo de trabalho

Pode acontecer da improdutividade surgir porque não existe um fluxo de trabalho ou de atividades condizente. Ou seja, um profissional pode ficar sobrecarregado, ou, uma atividade ser o gargalo que atrasa toda a sequência de tarefas.

Nesse sentido, aumentar produtividade está relacionada a melhor maneira para realizar as atividades. E, para isso, é preciso elaborar um plano de ação, delimitando responsáveis, envolvidos e prazos.

Ter organização e controle do fluxo de atividades permite analisar e identificar gargalos, falhas ou retrabalhos. 

Além disso, o controle permite elencar quais atividades não precisam ser realizadas pelos profissionais, podendo ser executadas pela tecnologia.

5.      Automatize seus processos

Aumentar produtividade está diretamente relacionada em executar as atividades que são fundamentais e estratégicas da melhor maneira. 

Por isso, as atividades burocráticas e que não fazem parte do core business da empresa podem ser realizadas com o auxílio da tecnologia.

Dessa forma, será necessário realizar um mapeamento das tarefas executadas diariamente. Isso permitirá identificar as atividades que não estão conectadas aos objetivos estratégicos e podem ser automatizadas.

A automação dos processos permitirá que o fluxo de atividade seja executado de maneira mais rápida, melhorada e com baixo índice de erros.

Assim, todo o esforço profissional estará voltado àquelas atividades que podem gerar diferenciais competitivos. 

Ou seja, o que for repetitivo e burocrático pode ser executado de maneira mais eficaz com softwares, como o BPMS.

6.      Inclua a melhoria contínua

Neste ponto já é possível perceber que as atividades e a maneira como são executadas é a chave para aumentar produtividade.

Dessa forma, a metodologia de melhoria contínua proporciona analisar os processos para que tenham o melhor desempenho e execução.

Para isso é preciso observar a maneira que está sendo realizados atualmente e suas ineficiências. E então, encontrar maneiras melhores e mais produtivas para aperfeiçoá-los.

Esse é um ciclo que não se encerra. A partir do momento em que as melhorias são implementadas, será preciso analisar os resultados obtidos e identificar novos pontos falhos.

Inclusive, a automatização de processos contribui com essa cultura, uma vez que disponibiliza relatórios de desempenho. Sendo, em muitos casos, a solução para melhorar os processos.

7.      Tenha uma boa gestão de insumos

Se aumentar produtividade significa fazer mais com menos, gerenciar bem todos os insumos da empresa é essencial, principalmente, quando consideramos os recursos necessários para a produção.

Uma gestão ineficaz do estoque, por exemplo, é capaz de parar o processo produtivo por falta de insumos. Outra questão, é o mal uso dos recursos disponíveis.

Esses dois pontos, por si só, contribuem para a redução da produtividade. 

Adotar a tecnologia para garantir a qualidade da gestão dos recursos disponíveis é uma das principais alternativas para garantir que a companhia continuará produzindo mais, com menos, e com qualidade. 

8.      Capacite os profissionais

Potencializar os resultados está atrelado a usar bem os recursos disponíveis. Por isso, é preciso que os colaboradores desenvolvam competências para realizarem com maestria seus trabalhos.

Assim, mesmo que de maneira indireta, oferecer cursos e treinamento aumenta a produtividade dentro da empresa.

Além de ser peça fundamental para que o conhecimento seja transformado em melhores resultados, os treinamentos são uma via para demonstrar a importância que cada colaborador possui para a companhia. 

Dessa maneira, esses profissionais acabam trabalhando mais motivados e centrados, tendo como resultado a alta performance.

9.      Comunicação clara e transparente

Pouco do que falamos surtirá efeito se não houver uma comunicação assertiva que é o passaporte para o sucesso em todas as áreas da empresa.

Quando as pessoas sabem o que se espera delas e são livres para expressar suas opiniões e proporcionar contribuições, há impactos extremamente positivos nas relações.

Essa sensação de pertencimento e aceitação contribui para aumentar produtividade, pois fortalece os vínculos entre os profissionais.

Por isso, invista em ferramentas que possam unificar e incentivar o diálogo transparente com murais, intranet e plataformas de gestão.

Uma maneira eficaz de contribuir para a comunicação ser mais clara é o registro e acompanhamento do fluxo de atividades. 

Muitas ferramentas de BPMS permitem que os envolvidos em um processo saibam qual é o responsável por cada atividade. Assim, quando acontece de uma tarefa estar parada ou atrasada, é fácil identificar com quem falar para resolver a situação.

Essa objetividade proporciona não apenas acelerar a execução, mas uma abordagem correta e positiva com o profissional envolvido.

10. Crie uma cultura colaborativa

Quem nunca ouviu aquela máxima que diz que “juntos se vai mais longe”? E, essa é uma realidade no ambiente corporativo.

De fato, quando existe uma rede de mútua colaboração todos os envolvidos se comprometem com o sucesso de todos. Afinal, é a soma dos pequenos resultados que torna possível atingir o objetivo estipulado.

Nesse sentido, aumentar produtividade também envolve criar uma ambiente propício para desenvolver a cultura colaborativa.

Além disso, essa cultura pode estar associada aos treinamentos, onde os próprios profissionais repassam seus conhecimentos aos demais colegas.

A prática de aumentar produtividade

Ao seguir essas 10 dicas haverá aumento na produtividade. No entanto, como qualquer estratégia, essa também requer planejamento.

Dessa forma, sugerimos que inicie aos poucos e realize o que considerar ser prioritário, primeiro. 

Então, à medida que perceber a melhora, inclua as outras ferramentas para aumentar produtividade.

E, se tiver alguma dúvida, ou precisar de mais informações sobre o assunto, é só escrever aqui nos comentários.