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A análise SWOT é uma ferramenta eficaz para aprimorar a gestão e alcançar a excelência dos negócios. Esse instrumento possibilita avaliar os processos para que pontos de melhoria possam ser identificados e potencializados.
A gestão de processos contribui para que haja maior controle e que o fluxo de atividades seja otimizado. Assim, somar as duas ferramentas será extremamente útil, servindo como guia ou um caminho para transformar a realidade das organizações.
Por identificar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, pode ser entendida como a base para a formulação de estratégias que melhoram os processos. Além, é claro, de oferecer informações coerentes para fundamentar as decisões da organização.
Preparamos esse material para que você entenda como usar essa análise aprofundada e completa para gerenciar os processos e garantir resultados cada vez mais prósperos.
O que é a análise SWOT?
A sigla SWOT se refere às palavras em inglês: strenghts, weaknesses, opportunities e threats. No Brasil, essa análise é conhecida por FOFA, uma ferramenta de avaliação e identificação de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
Trata-se de um estudo estratégico que mapeia o ambiente interno e externo das organizações, para garantir um futuro mais promissor. Além disso, permite identificar pontos de melhorias que podem se tornar diferenciais competitivos para a organização.
Essa observação interna e externa fornece uma visão holística e macro, que ajuda a entender como os processos estão e elaborar estratégias para os próximos passos.
Cada item específico deve ser abordado de maneira abrangente, dessa forma:
- forças: se refere a tudo que a empresa faz bem, onde possui bom desempenho, e o que a faz se destacar perante os clientes ou público-alvo.
- fraquezas: contrariamente às forças, aqui se elenca as iniciativas com baixo desempenho ou que poderiam ser melhoradas;
- oportunidades: voltada ao ambiente externo, aqui se analisa o que fará com que a empresa seja mais competitiva. Elenca-se recursos que podem ser usados para melhorar as fraquezas, se há lacunas no mercado de atuação e quais as metas para o ano corrente;
- ameaças: aqui estão itens fora do seu controle, como uma mudança no cenário competitivo, pontos em que os concorrentes são melhores, novas tendências, mudança na legislação ou até catástrofes climáticas.
A relação entre a análise SWOT e a gestão por processos
Por ser uma análise interna fundamental para o planejamento estratégico das organizações, pode-se dizer que a análise SWOT impacta a gestão de processos, e a gestão de processos favorece esse tipo de avaliação.
A gestão por processos é uma metodologia que foca na otimização do fluxo de atividade. Usando a análise SWOT esses fluxos podem ser analisados de diferentes perspectivas, identificando gargalos, possíveis melhorias ou riscos potenciais.
O uso de tecnologias é essencial para que essa gestão e análise sejam favorecidas. O Fusion Platform é uma plataforma completa para a gestão de processos, indicadores e documentos.
Acompanhar o desempenho dos processos pela Central Analytics permite avaliar, em tempo real, quais são os pontos fortes e fracos daquele projeto ou atividades.
Quando a empresa usa um sistema automatizado para realizar as tarefas, os processos são padronizados, mapeados e otimizados, impulsionando os pontos fortes e a competitividade da companhia.
Em relação à possíveis ameaças, o Fusion conta com um módulo de Gestão de Risco onde é possível identificar pontos externos importantes para a organização. E mais que isso, elaborar planos de ação que possam conter ou reverter os danos em vantagens competitivas.
Componentes da análise SWOT na gestão por processos
Cada componente, ou cada letra da análise SWOT deve ser observada dentro dos processos para que a avaliação seja precisa e aprofundada. Dessa forma, a tomada de decisão se torna mais coerente e as estratégias de aprimoramento da companhia são potencializadas.
Dessa forma, pontos fortes e fracos, oportunidade e ameaças são tidos como:
- pontos fortes: eficiência, qualidade, padronização, baixos índices de falhas. Equipe qualificada, reputação sólida e parcerias também são exemplos. Todos esses pontos devem ser aprimorados continuamente para que se mantenha a excelência;
- pontos fracos: desperdício de tempo, gargalos, retrabalho, baixa produtividade, insatisfação dos clientes. A melhoria desses pontos deve ser prioridade, para isso, recomenda-se a reengenharia dos processos, treinamento e implementação de novas tecnologias;
- oportunidades: deve-se mapear as oportunidades do ambiente externo como avanços tecnológicos, mudanças nas demandas e novas tendências do mercado. Com foco nessas oportunidades os processos podem ser aprimorados para alcançar novos patamares do sucesso;
- ameaças: competição acirrada, mudanças regulatórias, crises econômicas ou qualquer intempérie que possa impactar negativamente a empresa. O monitoramento e planos de contingência são essenciais para proteger a organização.
Benefícios dessa metodologia na Gestão por Processos
Trabalhar com a análise SWOT na gestão por processos traz inúmeros benefícios para as companhias, como:
- otimização dos fluxos de trabalho;
- redução de custos, erros e falhas;
- melhoria da eficiência e produtividade, ajudando a priorizar tarefas;
- padronização e automação dos processos;
- maior satisfação dos clientes;
- maior agilidade e flexibilidade;
- redução de riscos;
- maior segurança às operações da empresa;
- tomada de decisão consciente, coerente e estratégica;
- geração de ideias para fortalecer os pontos fortes e aproveitar as oportunidades externas.
Como fazer essa análise?
Há algumas alternativas para realizar a análise SWOT, desde reuniões informais, até a construção formal da matriz. Cada empresa pode adotar a abordagem que melhor se adequa a sua cultura ou disponibilidade.
Primeiramente, será fundamental envolver as pessoas de diferentes departamentos e níveis para que a visão seja abrangente.
Pense nos processos e nos resultados obtidos internamente de maneira realista e objetiva, identificando os pontos fortes e fracos. Também olhe para o mercado e pontue quais itens podem ser oportunidades e ameaças. Quanto mais itens forem identificados, maior será a abrangência da análise.
Encontre um método para escrever e organizar todos esses pontos. Elenque os que são mais importantes ou relevantes para o sucesso da empresa. Use quadros, planilhas e outros métodos que sejam, preferencialmente, visuais.
A partir desse quadro, desenvolva um plano de ação para maximizar os pontos fortes, superar os pontos fracos, usufruir das oportunidades e mitigar as ameaças.
É válido ressaltar que a análise SWOT é um processo dinâmico e constante. Deve ser revisado continuamente para estar adequado a possíveis mudanças. Será com a execução eficaz do plano de ação que os resultados esperados serão alcançados.
A tecnologia contribui com a análise SWOT
A base para que a análise FOFA seja adequada são os dados. Contar com uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores possibilita centralizar, coletar e consultar informações de maneira precisa.
Adotar um sistema de automação de processos irá agilizar a identificação dos pontos fortes e fracos da gestão de processos. De fato, quanto mais dados houver, maior profundidade a análise terá.
A Central Analytics do Fusion Platform reúne todas as informações sobre processos e demais atividades da companhia. Os usuários contam com painéis dinâmicos e visuais para acompanhar os indicadores.
Essa abordagem favorece a identificação e implementação de melhorias ou aproveitamento de oportunidades. Adotar o Fusion Platform é uma alternativa vantajosa para modernizar a gestão, automatizando atividades para que o foco seja no core business da companhia.
Pela mobilidade, o software permite que todos os dados, os processos e os documentos possam ser acessados de qualquer lugar. Sendo atualizados constantemente e o acesso acontece em tempo real.
Analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças é uma das melhores formas de fortalecer os processos. Da mesma forma, a gestão adequada desses processos fornece informações e um diagnóstico mais preciso para a matriz FOFA.
Tenha acesso facilitado às informações e otimize seus processos. Experimente o Fusion Platform, e garanta um futuro promissor e consciente do seu ambiente interno e externo.
