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Você já ouviu falar em Despapelização? Esse termo vem tomando força nos últimos meses devido a crescente necessidade de transformação digital que as empresas tanto do setor privado quanto ao setor público por não “sujar mais o rio” e sim digitalizar tudo o que possuem ainda em papel físico para o meio digital.
Mais esse termo é apenas uma febre momentânea, um nome novo para projeto Paperless, modinha ou realmente há uma revolução por trás deste nome?
Vamos abordar esse assunto de forma sucinta e compreensiva para que você entenda o que realmente está acontecendo.
O que vamos ver:
- O que significa despapelização?
- A evolução histórica da nomenclatura
- Benefícios e ganhos da despapelização
- Dicas práticas para iniciar a Despapelização
O que é Despapelização
De forma simples e sucinta é o processo de uma empresa deixar de depender de documentos físicos em papel e passar a trabalhar com documentos digitais.
Na prática, imagine uma empresa que ainda faz isso:
Funcionário imprime um documento > Alguém assina > Documento vai para outro setor > Alguém confere > Fazem uma cópia > Arquivam em uma pasta > Despois precisam procurar aquela pasta novamente.
A Despapelização busca transformar isso em:
Documento Digital > Aprovação eletrônica > Assinatura eletrônica avançada > Armazenamento eletrônico > Pesquisa instantânea.
Ou seja, significa transformar a maneira como empresa cria, movimenta, aprova, assina, armazena e consulta documentos.
Como funciona a despapelização de documentos na prática
Um exemplo bem fácil para entendimento, imagina o processo de contratação de um funcionário.
Modelo Tradicional: RH Imprime o contrato > Funcionário assina > Gestor assina > RH recebe o documento > Alguém, digitaliza > Guarda o papel em um arquivo > Grada o PDF em alguma pasta > Meses depois, alguém precisa procurar o contrato.
Modelo Despapelizado: RH cria contrato digitalmente > O documento é enviado para aprovação > Gestor aprova eletronicamente > Funcionário assina digitalmente > O documento fica armazenado em um sistema > Quando necessário, basta pesquisar pelo nome do Funcionário ou qualquer outra informação para busca instantânea.
O resultado é menos papel, mas também menos tempo, menos trabalho, menos espaço físico e mais rastreabilidade trazendo toda a governança necessária.
E onde surgiu o termo?
Aqui existe uma particularidade importante: “Despapelização” não nasceu como o nome de uma tecnologia específica nem possui um único inventor ou uma data oficial de criação.
O termo surgiu como uma forma de descrever um movimento que ganhou força com a digitalização dos documentos e dos processos administrativos.
Ele está relacionado ao conceito internacional de “Paperless office” que em português á algo como “escritório sem papel”.
Onde esse termo não é de agora e sim, dos meados de 2000 impulsionado pela expansão da internet e pela necessidade de modernização da gestão pública e das empresas. Embora o conceito de escritórios sem papel (Paperless) tenha surgido nos Estados Unidos na década de 70, o neologismo “Despapelização” se consolidou formalmente no cenário nacional com a aprovação da Lei n° 11.419 de 2006 que regulamentou a informatização do processo judicial no país.
Após essa aprovação passou de “Vamos digitalizar nossos papéis” para “Vamos eliminar o papel do processo”. É justamente aí que o conceito de Despapelização corporativa fica mais interessante.
Benefícios da despapelização
Eliminar papéis geram impactos positivos imediatos em toda a cadeia produtiva de um negócio. Os principais ganhos dividem-se em quatro pilares fundamentais:
- Redução drástica de custos: Economia direta com folhas, toners de impressão, motoboys (logística), postagens e aluguel de espaços físicos para arquivos mortos;
- Ganho de produtividade: Funcionários encontram arquivos em segundos por meio de buscas por palavras-chave, eliminando o tempo perdido em arquivos físicos;
- Segurança e conformidade: Controle rígido de quem pode visualizar ou editar cada documento, facilitando a adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados);
- Sustentabilidade prática: Diminuição de pegada de carbono da empresa, fortalecendo a agenda ESG (Governança Ambiental, social e corporativa) do negócio.
A Despapelização corporativa é flexível e se aplica a praticamente todos os departamentos de uma organização.
Recursos Humanos (RH) com folhas de pagamentos, cartões de ponto; contratos de trabalho e termos de benefícios passam a ser assinados digitalmente. Isso acelera o processo de admissão e demissão de funcionários.
Setor Financeiro e Contábil com controles de notas fiscais eletrônicas, fluxos de aprovação de reembolso e relatórios de auditoria passam a tramitar exclusivamente em telas, reduzindo erros humanos de digitação.
Departamento Jurídico e Comercial com contratos de clientes e fornecedores envolvendo assinaturas eletrônicas com validade jurídica garantida, reduzindo o tempo de fechamento de negócios de semanas para minutos.
E tantos outros que são executados ainda de forma manual e que podem ter uma realidade totalmente diferente com a utilização da Despapelização.
Como implementar a despapelização em uma empresa?
Mudar a cultura de uma empresa exige planejamento. Siga estes passos simples para começar a transição com segurança:
- Mapeie os processos atuais: Descubra quais setores geram mais papéis e comece a transição por eles;
- Escolha o software de GED ideal: Busque uma plataforma que ofereça segurança, facilidade de uso, assinatura eletrônica avançada e que atenda aos requisitos necessários para atender as regras de negócios da organização;
- Treine a equipe: A resistência cultural é o maior desafio. Mostre aos colaboradores como a solução facilita o dia a dia deles;
- Estabeleça uma política de descarte: Destrua papéis antigos que já foram digitalizados e que não possuem obrigatoriedade legal de guarda física.
Entendo que o simples resolve, só o fato de trazer para o meio digital contendo rastreabilidade facilitada e governança, auxilia em muito a organização do dia a dia.
Por isso, elaborei um guia prático contendo um cronograma de implementação de GED (Gestão de documentos) e Tabela de Temporalidade para que você possa iniciar sua Despapelização independente do tamanho de sua empresa e o volume de seus documentos.
E fique tranquilo(a) ainda existem muitas empresas que utilizam papéis físicos pela “confiança da informação” e que precisa ser revisto. Se faça a seguinte pergunta: Se eu cheguei até hoje com sem a Despapelização, onde eu estaria com maior controle documental, redução de custo e tempo? OU, eu já possuo uma parte com documentos digitais, mas e se meus processos fossem automatizados, o quanto eu poderia faturar ainda mais? Essas são perguntas simples com respostas complexas que nos fazem pensam como melhorar cada dia mais nossas operações para serem mais rentáveis.
Ah, e se você precisar, posso elaborar um modelo de Política Interna para uso do Sistema de GED ou até mesmo um Roteiro de Treinamento e Engajamento da Equipe. Me envie conexão no LinkedIn e vamos conversar.
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