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Autor: Felipe Bahiense

  • IA no Fusion Platform: conheça todas as novidades

    IA no Fusion Platform: conheça todas as novidades

    Muito se fala sobre os benefícios da boa implementação da Inteligência Artificial nas organizações. De fato, a IA no Fusion Platform atua como poderosa aliada na automatização e otimização da gestão por processos.

    Um estudo publicado pela IBM Global IA relatou que 44% das empreas que utilizam IA em alguma função já tiveram melhoria direta em eficiência e desempenho em tarefas repetitivas.

    No Brasil, esse número tende a crescer à medida que tecnologias como o Fusion Platform facilitam a integração prática com os processos corporativos.

    No entanto, apesar do entusiasmo, muitas empresas ainda enfrentam grandes desafios para incorporar a IA em suas operações.

    A aplicação prática de forma integrada aos processos ainda é limitada. Falta maturidade, clareza sobre os objetivos e, muitas vezes, dados em quantidade e qualidade suficientes para viabilizar o uso da IA com segurança e eficiência.

    A explicação é bastante simples, a solução só gera valor real quando alimentada por dados confiáveis, organizados, disponíveis e devidamente contextualizados dentro da lógica de cada processo.

    Por ser uma solução completa, confira as novas funcionalidades da IA no Fusion Platform e entenda como a adoção dessa solução é acessível, prática e alinha as necessidades da sua empresa.

    Como a gestão por processos e a IA no Fusion Platform estão relacionadas?

    A dificuldade em efetivar a IA em aplicações práticas dentro das companhias advém de alguns cenários, como:

    • Projetos de IA que não saíram da fase piloto;
    • Dados dispersos, de baixa qualidade e difíceis de serem acessados;
    • Dificuldade em entregar ganho real.

    Infelizmente, a Inteligência Artificial parece uma grande “modinha” que todos os negócios querem entrar. No entanto, sem preparo adequado, ou incluindo IA a qualquer custo, sem automação de processos e dados estruturados, não há entrega real de valor.

    Quer um exemplo?

    Imagine que uma empresa de varejo usa a IAa para automatizar a aprovação de pedidos de compra e estoque. A tecnologia analisa histórico de vendas, identifica padrões de consumo e gera pedidos automaticamente para evitar rupturas e melhorar o giro.

    Porém, o processo de vendas não está bem mapeado e as informações de cancelamento, devoluções ou promoções não estão integradas.

    A consequência disso você já imagina. A IA toma decisões com base em informações equivocadas e em pouco tempo produtos errados são comprados em grande quantidade, há comprometimento de fluxo de caixa, clientes insatisfeitos, e por aí vai.

    É claro que, por ser uma tecnologia, a IA não errou, propriamente. O que aconteceu é que o processo estava mal estruturado e os dados são imprecisos. Nem o modelo mais avançado irá funcionar se for alimentado por dados ruins.

    Em resumo, a gestão de processos é fundamental como alicerce estratégico para colher resultados expressivos da Inteligência Artificial.

    Então, o que preciso fazer para meu negócio ter sucesso usando IA?

    Quando falamos sobre o IA no Fusion Platform, a primeira medida é estruturar os processos: é o famoso “básico bem feito que funciona”. Em outras palavras, é preciso organizar, integrar e estruturar os dados, para depois usar recursos tecnológicos.

    Essa é uma as grandes vantagens da IA no Fusion. Por ser voltada à gestão de processos, documentos e dados, há contexto e dados limpos proporcionando que a tecnologia agregue valor ao negócio.

    Assim, após estruturar os processos é preciso identificar onde a IA pode ser melhor aproveitada, como na automação de tarefas repetitivas ou análise de dados, por exemplo.

    Com tecnologias como OCR inteligente, extração e classificação automática de dados a IA aplicada traz resultados reais, como:

    • Eliminação de gargalos nos processos;
    • Maior agilidade e produtividade;
    • Documentos sempre disponíveis;
    • Assinatura mobile para firmar documentos de onde estiver;
    • Redução de erros manuais;
    • Maior visibilidade e controle;
    • Governança eficiente

    Não basta adotar a tecnologia, é preciso integrá-la aos processos certos, treinar sua equipe e garantir que os dados usados sejam confiáveis e bem organizados. Ao fazer isso, a IA deixa de ser apenas uma promessa e se torna um motor real de produtividade, inovação e vantagem competitiva.

    As principais funcionalidades da IA no Fusion Platform

    Com mais de 500 mil usuários em todo mundo, em diferentes ramos de atuação, a Neomind oferece uma série de novas funcionalidades para auxiliar seus clientes na gestão de processos, documentos e indicadores.

    A IA no Fusion Platform é um dos grandes diferenciais e novidades trazidas, com destaque para a Nia, a assistente de IA da Neomind. É importante ressaltar que a solução foi desenvolvida com base em padrões éticos, respeitando LGPD e diretrizes internacionais de proteção de dados. Todos os dados processados são criptografados e mantidos sob rígido controle de acesso.

    Que tal conferir todas as novidades?

    Modelar processos com a ajuda do chatbot

    Imagem de modelo de processo por IA do Fusion

    No chat com a Nia você pode pedir para que ela modele um processo de negócio. Para isso, tudo que você precisa fazer é direcionar a Nia com instruções simples, mas detalhadas.

    Em questão de poucos segundos a IA do Fusion irá apresentar um fluxo de atividades devidamente construído, com as atividades correlatas, decisões, aprovações, entre outros.  

    A plataforma também aprende com os fluxos operacionais para sugerir melhorias, antecipar gargalos e identificar padrões de comportamento. Isso permite que os processos evoluam de forma contínua, reduzindo retrabalho, otimizando tempo e aumentando a produtividade.

    Preenchimento automático de formulários

    Imagem do documento sendo preenchido pela IA do Fusion

    A IA do Fusion é capaz de coletar, interpretar e estruturar dados de diversas fontes, como documentos, imagens, sistemas e interfaces. É uma funcionalidade muito usada para automatizar tarefas repetitivas garantindo precisão e agilidade.

    Basicamente, o usuário do Fusion Platform precisa apenas carregar o arquivo. Em segundos a IA irá extrair os dados e preencher os campos do formulário automaticamente, reduzindo o índice de erros.

    Quer um exemplo? Pense no processo de admissão, o analista de RH não precisa preencher manualmente os números do CPF ou carteira de trabalho. Tudo que precisa fazer é adicionar os documentos diretamente na plataforma. Em poucos segundos a IA do Fusion extrai as informações e preenche os campos do formulário, sem nenhuma intervenção humana. Isso mesmo, seu colaborador não precisa digitar nada manualmente.

    A ferramenta também pode interpretar contratos, notas fiscais, ordens de serviço e relatórios, extraindo os dados relevantes para alimentar os sistemas da empresa e disparar processos automaticamente.

    Extração de informações

    IA do Fusion respondendo rapidamente as dúvidas do usuário

    Tem um processo grande ou precisa extrair informações de forma rápida e prática? No chat com a IA do Fusion basta perguntar o que precisa, que ela irá responder.

    Essa funcionalidade é excelente para a gestão de equipes e dos processos, uma vez que torna o controle e tomada de decisão mais prática e simplificada.

    Por exemplo, você é gestor de uma grande equipe e precisa de informações sobre um processo específico, ao invés acessar um dashboard, é só perguntar: Nia, quais os top 10 solicitantes do processo de compras?

    Respostas precisas sobre os documentos

    Imagem da interação com a Nia, IA do Fusion

    A Nia atua como um copiloto digital para os usuários, respondendo dúvidas e sugerindo insights. Você pode extrair informações rapidamente, mesmo que se trate de um documento complexo, ou muito longo.

    Ao invés de folhear inúmeras páginas atrás de uma única informação, é só abrir o chat e perguntar: Nia, como o contratante pode cancelar este contrato antes do fim?

    Tradução de documentos com ajuda da IA do Fusion

    Imagem da geração automática de tradução com a IA do Fusion

    Outra facilidade da IA do Fusion Platform é a tradução instantânea de documentos. Em segundos você converte documentos para diversos idiomas, sem complicações.

    A praticidade é ideal para companhias que atuam com ambientes multilíngues, são multinacionais ou atuam com documentos internacionais diariamente.

    Além disso, você obtém respostas precisas de seus documentos, no idioma que for necessário. Para isso, escolha o idioma que deseja a tradução e aguarde, em poucos segundos uma versão do documento traduzida será apresentada e salva automaticamente na plataforma.

    A inteligência artificial no Fusion Platform não é apenas uma inovação tecnológica. É uma aliada estratégica para empresas que desejam eficiência, controle e resultados concretos.

    Quer ver na prática como a IA pode transformar seus processos?

    Experimente agora as novidades do Fusion Platform e descubra como a IA pode eliminar gargalos, acelerar fluxos e transformar sua gestão.

  • Maturidade de processos: como alcançar

    Maturidade de processos: como alcançar

    A maturidade de processos consiste em analisar o grau de evolução e capacidade da organização para gerenciar e melhorar os processos internos eficientemente.

    Empresas dos mais variados ramos e tamanhos possuem diferentes níveis de amadurecimento em suas rotinas diárias. O alto desempenho está diretamente associado a orientar o desenvolvimento de um fluxo muito mais otimizado.

    Processos altamente desenvolvidos são o alicerce para o crescimento e excelência operacional. Quanto maior o nível, maiores serão os benefícios trazidos para dentro da organização.

    Investir na maturidade de processos é estratégico tanto para o momento atual como para o futuro da organização. Vamos saber mais sobre o assunto?

    O que é a maturidade de processos?

    Essa é uma medida para avaliar quão bem os processos de negócio estão definidos e controlados dentro da empresa. Pode ser feita tanto individualmente, um único processo, como uma análise geral de todo um setor ou da companhia.

    Os processos são atividades executadas em prol de atingir os objetivos da organização. São sequências e rotinas lógicas, padronizadas, repetidas e executadas diariamente.

    Do ponto de vista de gerenciamento, a maturidade é um indicador que representa o quanto esse fluxo se encontra definido, gerido e mensurado. Para que você entenda melhor, os níveis de maturidade de processos são como uma escada que a organização vai galgando para atingir novos patamares de eficiência.

    Nesse sentido, é possível entender que, um maior nível corresponde a menores riscos, melhores resultados, maior nível de entrosamento, eficiência, e assim por diante.

    Dizemos que um processo atingiu um bom nível de maturidade quando:

    • suas etapas são claramente delineadas, entradas produzem as mesmas saídas;
    • os índices de falhas de comunicação e atrasos são baixíssimos;
    • processo é documentado e os colaboradores sabem onde estão as informações relevantes;
    • as etapas e tarefas possíveis, são automatizadas;
    • os resultados esperados são consistentemente alcançados.

    Em outras palavras, um alto nível de maturidade apresenta processos mapeados, padronizados, analisados, gerenciados e melhorados constantemente.

    Por que é tão importante?

    De maneira resumida, a maturidade de processos é importante para que uma empresa continue crescendo frente a um mercado competitivo, em constante mudança e com consumidores cada vez mais exigentes.

    Essa análise serve como um guia para entender a jornada até o momento, e para onde deve-se seguir.

    Outro ponto importante é que esse nível de avaliação não se refere apenas a documentação, controle e auditoria dos processos, mas como eles são compreendidos e usados pelas pessoas envolvidas.

    Níveis de maturidade dos processos

    Como explicado, a maturidade de processos é uma espécie de escada evolutiva onde cada degrau corresponde às metas que precisam ser atingidas. 

    Atualmente existem alguns modelos de avaliação. Por isso, o nome e número de etapas podem ser variáveis. Mas, de modo geral, se referem a:

    • Nível 1 – Inicial ou caótico: aqui o foco nos processos é mínimo. Membros das equipes realizam as atividades de forma diferente, o fluxo não é definido e documentado. É comum quando os processos não são o foco diário, e passam despercebidos;
    • Nível 2 – Repetível: nessa etapa já há padronização com saídas previsíveis e repetíveis. No entanto, o conhecimento dos processos ainda é centralizado em uma ou poucas pessoas;
    • Nível 3 – Definido: processos são definidos e documentos com um procedimento operacional padrão. Já há oportunidades de melhorias na eficiência e eficácia. O conhecimento é descentralizado e a cooperação entre equipes próspera;
    • Nível 4 – Gerenciado: esse nível é conhecido como medido. Ou seja, há métricas, controle e análise de processos para identificar e abordar áreas de oportunidade;
    • Nível 5 – Otimizado: o nível mais alto e avançado. Aqui a empresa busca a melhoria contínua da eficiência e eficácia por meio de inovações incrementais. A gestão dos processos é referência para outras companhias do mesmo segmento.

    Avançando nos níveis de maturidade

    Avançar de um nível ao outro requer conscientização sobre os fluxos de atividade. Ir do nível inicial ao repetível consiste em repetir as atividades para que haja resultados consistentes. 

    Já para avançar para o nível definido, é preciso documentar as etapas das atividades criando um modelo  de procedimento operacional padrão. Então, deve-se pedir para que uma pessoa sem conhecimento do processo o execute com base nessas instruções e avalie se obteve os mesmos resultados.

    Para alcançar o nível 4, implemente métricas para entender quantitativamente o desempenho do processo. Aqui é importante adotar soluções e tecnologias para automatizar o fluxo e obter dados e informações sobre os processos.

    Agora, chegar no mais alto nível de maturidade de processos consiste em diagnosticar e abordar oportunidades para extrair o mais alto nível de eficiência.

    Como atingir o nível mais alto de maturidade

    Atingir o mais alto nível de maturidade de processos envolve implementar estratégias como aplicar o gerenciamento de processos, com BPM.

    O Business Process Management envolve a coleta e análise de dados sobre os processos para que a gestão deixe de ser intuitiva e as decisões sejam baseadas em números e dados reais.  

    Nesse sentido, atingir alto nível de maturidade consiste em adotar análises profundas de como as rotinas são estruturadas.

    Em outras palavras, exige uma gestão primorosa. O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão dos processos, proporcionando mapear as atividades, padronizar, automatizar e acompanhar toda rotina da companhia.

    Com dados centralizados e acompanhamento em tempo real da execução dos processos, fica muito mais fácil identificar falhas e oportunidades de melhoria. Assim, a escalada dos níveis de maturidade acontece de forma acelerada e escalonada.

    De modo geral, para subir de nível foque em:

    • Mapeamento: identificar todos os processos da organização e seus fluxos de trabalho.
    • Documentação: criar fluxogramas e descrições detalhadas de cada etapa;
    • Padronização: estabelecer normas e procedimentos para garantir a uniformidade;
    • Indicadores de desempenho: definir métricas para acompanhar o desempenho dos processos;
    • Monitorar e analisar os processos: observar o desempenho, coletar dados e identificar oportunidades de melhoria;
    • Automatizar os processos: todas as atividades que podem, devem ser automatizadas. Para isso, ferramentas de gestão de processos devem ser implementadas;
    • Promover a cultura de melhoria contínua: analise relatórios, iniciativas e incentive a participação de todos os envolvidos;
    • Investir em treinamento: capacitar os colaboradores para que executem os processos de forma padronizada e eficiente.

    Agora que você já sabe tudo isso, quer elevar seus processos a um novo nível? Experimente o Fusion Platform e transforme a gestão da sua empresa.

  • Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Manter o seu negócio em conformidade com leis, normas e regulamentações é essencial para evitar problemas e garantir que a empresa opere de forma segura e ética. Por isso, preparamos um quiz completo que vai ajudar você a avaliar como sua empresa está em relação às boas práticas de conformidade e ao nível de compliance. Responda algumas perguntas rápidas e descubra se a sua empresa está no caminho certo ou se precisa de ajustes para garantir mais segurança e eficiência.

     Sua empresa segue normas e padrões de compliance, como ISO, regulamentações setoriais, ou outras legislações externas e internas?

    • (A) Sim, seguimos rigorosamente e estamos sempre atualizados.
    • (B) Seguimos parcialmente, focando nas exigências mais críticas.
    • (C) Não seguimos normas específicas ou apenas o mínimo necessário.

    2. Sua empresa possui rastreabilidade de processos para garantir conformidade em todas as etapas?

    • (A) Sim, temos sistemas que garantem a rastreabilidade completa dos processos.
    • (B) Temos rastreabilidade em processos principais, mas não em todos.
    • (C) Não, não temos uma política de rastreabilidade formalizada.

    Se você respondeu letra C ou B e ainda não gerencia e automatiza processos de forma eficaz, este ebook pode te ajudar!

    3. Como sua empresa gerencia auditorias de compliance e controle de documentos?

    • (A) Utilizamos um sistema centralizado que automatiza auditorias e controla documentos de maneira eficiente.
    • (B) Fazemos auditorias manuais e mantemos documentos em arquivos digitais separados.
    • (C) Não realizamos auditorias de compliance regularmente e o controle de documentos é disperso.

    Quer ter acesso ao quiz completo além de um diagnóstico do resultado do seu nível de compliance? Baixe o material gratuitamente agora mesmo:

  • TCO (Total Cost of Ownership): o que é e como calcular

    TCO (Total Cost of Ownership): o que é e como calcular

    TCO é o acrônimo de Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade. Basicamente, é uma fórmula que tem como objetivo calcular o total de um ativo, produto ou serviço.

    Essa ferramenta financeira otimiza os investimentos uma vez que envolve  não apenas o preço de aquisição, mas todos os custos associados ao ciclo de vida. Incluindo gastos com manutenção, atualização, treinamento, entre outros.

    Pense, por exemplo, nos custos associados à uma plataforma para a gestão de processos. Será preciso considerar os custos com implementação, operação e manutenção do software durante toda sua vida útil.

    A soma de todos esses custos é o TCO, que representa todo valor investido, da compra até o descarte. 

    Aprenda tudo sobre o custo total de propriedade e saiba como calculá-lo de maneira eficiente para que seu negócio economize dinheiro e tenha mais eficiência

    O que é o TCO ou Total Cost of Ownership?

    O TCO, ou Custo de Propriedade, é um cálculo realizado para estimar o total de despesas associadas a determinado bem. Consiste em mensurar todo dinheiro aplicado para aquisição, implantação, uso e descarte ou descontinuação de um produto ou equipamento.

    Seu intuito é oferecer uma visão ampla do ativo e do seu valor ao longo do tempo. Serve como base de comparação entre o custo e retorno do investimento. 

    Pode ser calculado somando o preço inicial da compra mais os custos de operação ao longo de toda vida útil desse ativo.  

    Em relação às empresas, o TCO não aborda apenas o preço a curto prazo, mas o valor total a longo prazo. Quanto menor for o custo total de propriedade, melhor seu valor ao longo do tempo.

    Esse cálculo é importante para todas as estratégias do negócio. Como a escolha de fornecedores, ou onde serão alocados os recursos necessários para otimizar os processos. 

    Além de oferecer comprovações para comparar alternativas e favorecer negociações, como descontos ou vantagens extras.

    O que deve ser incluído no cálculo do TCO?

    Existe uma série de fatores que devem ser incluídos no cálculo do custo total de propriedade. Ou seja, tanto despesas diretas como indiretas. Até mesmo bens intangíveis podem receber um valor para que sejam acrescentados ao cálculo.

    Em resumo, todos os custos e despesas acumulados desde a compra até o descarte precisam ser considerados. 

    Quando falamos de uma plataforma de gestão de processos, por exemplo, vários benefícios são obtidos ao longo de sua vida útil. Principalmente em relação à produtividade, desempenho e na engenharia de valor. 

    A aquisição desse tipo de insumo deve incluir os custos com implementação, treinamentos, personalização, manutenção, operação, integrações, licenças, entre outros. 

    Na hora de calcular, é preciso acrescentar o valor de maquinários necessários para que o software possa funcionar, internet, eletricidade, tempo de inatividade, entre outras despesas associadas.

    Somente após levantar todos esses dados e realizar a matemática é que será possível verificar se o investimento trará benefícios suficientes que justifiquem ou viabilizem a compra.

    Calculando o Custo Total de Propriedade

    O cálculo é realizado com a soma de todos os custos relacionados em um determinado período de tempo.

    Nesse sentido, a fórmula seria: TCO = custo de aquisição + (soma de todos os custos e despesas relacionados x anos de vida útil).

    Caso o item possa ser vendido posteriormente, o valor dessa possível venda deve ser subtraído do valor final do TCO. 

    Para ilustração, considere que uma plataforma de gestão de processos tem os seguintes valores médios:

    • Custo de implementação inicial: R$ 10.000,00
    • Treinamento: R$350,00
    • Personalização: R$3.500,00
    • Armazenamento em nuvem: R$2.500,00.

    Se a vida útil dessa versão da plataforma for de 5 anos, o preço total de propriedade será de:

    TCO = R$10.000 + (R$ 6.350,00 x 5 anos)

    TCO = R$49.250,00 ou, um custo de R$8.350,00 anuais.

    Há alguns desafios no cálculo do TCO, como a dificuldade em definir padrões e o escopo dos custos operacionais. Principalmente quando se trata de elementos que podem ser ignorados, como treinamento ou depreciação.

    Outro ponto é a volatilidade de insumos ou peças que possam ser necessárias. É praticamente impossível prever o que pode ser necessário ou o preço cobrado para esse insumo, no futuro.

    Além disso, não deve ser considerado o valor de atualizações, principalmente em relação a tecnologia e softwares.

    Afinal, um fornecedor pode descontinuar o serviço, cancelar uma funcionalidade ou qualquer outro cenário que possa levar o TCO a ter um valor muito superior à estimativa inicial.

    A aquisição de uma Plataforma de Gestão de Processos

    A adoção de uma plataforma de gestão de processos é uma decisão estratégica que inclui investimentos, esforços operacionais e geração de valor.

    Existe uma série de soluções disponíveis, com diferentes funções e configurações. O TCO é uma alternativa para mensurar qual terá a melhor relação entre custo e benefício.

    O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, dos riscos e também oferece assinatura eletrônica nativa.

    Sendo uma solução low code e totalmente personalizável, é muito econômica. Os próprios colaboradores podem criar fluxos de processos ou formulários que atendam às suas demandas, sem precisar da área de TI.

    Lembre-se que escolher uma plataforma para o seu negócio deve considerar a evolução ao longo do tempo. 

    O objetivo é que seu negócio continue crescendo, não é mesmo? Então, a solução não pode apenas atender as necessidades imediatas. Mas, deve continuar oferecendo funcionalidades que acompanhem o desenvolvimento da sua empresa durante anos.

    Imagine o quão caro seria o TCO, se você precisasse trocar de solução mesmo que a vida útil ainda não tenha acabado. Tudo porque as funcionalidades não atendem mais às suas necessidades.

    É por isso que a Neomind busca incessantemente ouvir seus clientes e desenvolver novos recursos para as especificidades de cada negócio.

    Por isso, aproveite a oportunidade para experimentar o Fusion Platform enquanto calcula o  custo total de propriedade e comprovar que essa é a melhor opção para o seu negócio.

  • Governança de dados e o papel da automatização de processos

    Governança de dados e o papel da automatização de processos

    A governança de dados é essencial na era digital. Ela assegura a qualidade, segurança e usabilidade dos dados dentro de uma organização. 

    Já a automatização de processos desempenha vários papéis importantes na governança de dados.  Como, assegurar a padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança, eliminando a variação que pode ocorrer com a intervenção manual.

    Também é capaz de reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. Isso permite que as equipes se concentrem em atividades estratégicas em vez de tarefas repetitivas.

    Sem dúvida, empresas de todos os portes e setores precisam tanto da governança de dados como da automatização de processos para coletar, armazenar e analisar suas informações.

    Por isso, entenda o que faz a governança ser tão importante e como a integração de tecnologias automatizadas traz agilidade, redução de erros e conformidade.

    O que é a governança de dados?

    A governança de dados é uma metodologia que gerencia todo o ciclo de vida das informações, da criação ou coleta até o descarte. 

    Isso abarca criar políticas e procedimentos internos para garantir que os dados sejam processados adequadamente quando inseridos, acessados, armazenados, manipulados e excluídos.

    Cabe à governança: estabelecer infraestrutura e tecnologia; configurar e manter os processos e políticas; identificar e apontar quais profissionais terão autoridade e responsabilidade para tratar e proteger determinados dados.

    Em outras palavras, é missão da governança de dados garantir que os dados sejam utilizáveis, disponíveis, precisos, seguros e privados.

    Esses itens são essenciais para garantir compliance e conformidade com regulamentações e padrões externos, como leis, decretos e exigências governamentais. Um dos maiores exemplos da regulamentação dos dados é a LGPD.

    Enquanto a governança estabelece como será preservada a precisão, confiabilidade, integridade e segurança dos dados, a sua gestão consiste em implementar esses procedimentos, incluindo a automatização de processos.

    O grande volume de dados que devem ser processados diariamente justifica a inclusão desse tipo de governança. Essa preocupação é uma importante etapa da transformação digital e do sucesso da companhia.

    Quais são os benefícios?

    Como os dados são fonte de informações, uma de suas principais vantagens é apoiar e embasar a tomada de decisão.

    Dentre os diversos benefícios que podem ser alcançados, se destaca:

    • Dados melhores e mais confiáveis;
    • Centralização de informações, o que contribui para acesso facilitado;
    • Coordenação e comunicação facilitada;
    • Maior agilidade e produtividade;
    • Controle de versionamento dos dados;
    • Compliance regulatório, jurídico e setorial;
    • Redução e controle de custos;
    • Evita o trabalho com informações incorretas ou obsoletas;
    • Melhoria no atendimento ao cliente;
    • Identificar oportunidades;
    • Padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança;
    • Eliminação da variação decorrente da intervenção manual;
    • Reduz o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. 
    • Menor incidência de riscos associados à não conformidade;
    • Gerenciamento de riscos;
    • Rápida adaptação às novas leis e regulamentações relacionadas aos dados.

    A estrutura

    Na prática, a estrutura que irá proporcionar que a governança de dados cumpra as políticas e procedimentos internos que foram estipuladas tem como componentes:

    • Comitê de governança de dados: são representantes de diferentes departamentos e áreas encarregados de definir as estratégias e políticas para a governabilidade;
    • Política de dados: documento que descreve os princípios, diretrizes e padrões para a gestão de dados;
    • Metas e objetivos: devem ser claros e condizentes com as necessidades da organização;
    • Papéis e responsabilidades: estabelecer quais profissionais ou equipes estarão envolvidos com a governança de dados;
    • Processos e procedimentos: documentação explicitando como serão as atividades de coleta, armazenamento, tratamento, análise e disponibilização dos dados;
    • Tecnologia empregada: são os recursos que proporcionam a automatização de processos e segurança dos dados;
    • Métricas e indicadores: usadas para medir o desempenho e progresso da governança de dados em direção aos objetivos e metas traçadas;

    Em paralelo à criação ou manutenção desses componentes, é preciso promover a cultura de dados, incentivando o uso responsável e ético das informações.

    A estrutura é variável de acordo com a complexidade ou tamanho da empresa. Mas, para que toda essa estrutura realmente funcione, é necessário apoio da alta direção, treinamento e ferramentas tecnológicas adequadas e condizentes.

    A automatização de processos na governança de dados

    A automatização de processos é uma ferramenta essencial para a governança de dados. 

    Com seu auxílio há validação e padronização na aplicação das políticas e procedimentos. Dessa forma, o tempo e trabalho gastos para gerenciar o grande volume de dados produzidos é consideravelmente reduzido.

    Ao automatizar tarefas repetitivas e com altos índices de erros, a empresa pode focar em atividades estratégicas e que agregam valor ao negócio.

    Especificamente na governança, essa ferramenta atua na identificação e correção de dados. Assim, é possível obter consistência e qualidade nas informações obtidas.

    O Fusion Platform como ferramenta da governança de dados

    Ao usar o Fusion Platform, há facilidade para integrar dados de diferentes fontes. Sendo uma plataforma completa, a solução da Neomind centraliza e proporciona a busca e encontro rápido das informações.

    Em relação à segurança dos dados, o Fusion Platform usa criptografia e outros recursos para garantir que os dados serão tratados de maneira precisa e consistente. 

    Considerando que a plataforma conta com autenticação e rastreabilidade de acesso, os riscos de vazamento e acessos não autorizados são reduzidos. A automatização garante rastreio da origem e uso dos dados, armazenando informações úteis para auditorias e comprovação de conformidade.

    Além disso, todas as movimentações são registradas no sistema, onde é possível apontar atividades suspeitas. Com o módulo de Gestão de Risco, incidentes são identificados e tratados com rapidez e eficiência. 

    Já na Central Analytics é possível acompanhar o desempenho da governança de dados. Assim como, gerar relatórios com informações relevantes e em tempo real e realizar análise preditiva para identificar tendências e padrões.

    O BPM favorece a otimização dos processos com mapeamento, otimização e gerenciamento do fluxo de atividades. A solução é totalmente personalizável e favorece o armazenamento e processamento de dados com escalabilidade e segurança.

    A governança de dados pode ser usada em todos os tipos de processos. Afinal, todas as partes precisam de dados e informações para definir decisões estratégicas e coerentes. 

    Por exemplo, o marketing usa os dados para entender os clientes. Enquanto que a equipe de suprimentos os usa para gerenciar o estoque, e assim por diante.

    Embora seja recomendado que a governança de dados seja realizada aos poucos, com altos índices de dados sendo produzidos diariamente, não há tempo a perder.

    Experimente o Fusion Platform e conte com uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, gestão de risco e assinatura digital.

  • Assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform

    Assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform

    Uma das grandes vantagens do uso da tecnologia, são as facilidades trazidas. Como, por exemplo, a possibilidade de assinar documentos pelo WhatsApp.

    Atualmente, o aplicativo da Meta é uma ferramenta essencial para os negócios, sendo capaz de agilizar a comunicação e aproximar clientes e fornecedores.

    Considerando o uso e praticidade, o Fusion Platform lança uma nova funcionalidade: assinar documentos pelo WhatsApp.

    De maneira prática, a nova integração do Fusion Platform possibilita que, ao gerar uma nova assinatura, a notificação seja enviada por e-mail ou aplicativo de mensagem. 

    O usuário poderá assinar os documentos de maneira rápida e eficiente, mantendo o compliance e a rastreabilidade dos dados.

    Se o seu negócio busca agilidade para assinar contratos, acordos e demais documentos importantes, sem imprimir, escanear ou enviar e-mails, conheça mais sobre a nova experiência oportunizada pela Neomind.

    A gestão de documentos com o Fusion Platform

    A Gestão de Documentos Eletrônicos, conhecida como GED, é uma funcionalidade capaz de gerenciar toda parte documental dos negócios.

    Para entendimento, com apenas uma solução, a empresa realiza completamente o ciclo de vida da informação, desde a captura, até o arquivamento definitivo ou descarte eficiente.

    Contribuindo com o trabalho diário, o Fusion Platform centraliza as informações em um único local. Na Central de Documentos, os dados são armazenados de maneira pesquisável, com toda segurança necessária.

    A plataforma também garante rastreabilidade e registro de todas as modificações ou edições e acessos aos documentos. Para garantir a privacidade, cada negócio pode criar filtros para que apenas usuários específicos possam alterar ou acessar os dados.

    Quando um colaborador precisa encontrar um contrato, por exemplo, basta usar a barra de buscas e encontrar o item desejado. 

    A grande novidade é que, ao anexar um novo arquivo, os signatários podem ser notificados e assinar os contratos diretamente por e-mail ou pelo WhatsApp.

    Como assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform?

    Em prol de promover ainda mais produtividade e desempenho, o Fusion Platform agora é integrado ao WhatsApp. A mobilidade corporativa se torna ainda maior ao assinar documentos diretamente pelo aplicativo de mensagens.

    Ao estabelecer quais usuários devem assinar o documento, uma notificação pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp. Assim, ao abrir o link a pessoa poderá firmar ou acompanhar o andamento dessa atividade.

    Como todo o processo de assinatura acontece por intermédio do Fusion Platform, existe rastreabilidade, compliance, clareza sobre a versão do documento, e limitação de acesso. 

    Em outras palavras, há garantia de segurança e validade jurídica para a efetivação do contrato firmado.

    A opção de assinar documentos pelo WhatsApp não é apenas cômoda, mas muito rápida. Ao invés de acessar o e-mail pelo computador, o signatário pode fazer tudo diretamente pelo aplicativo de mensagens.

    Pense por um instante, o que você acessa mais rapidamente e com maior frequência: seu e-mail ou seu WhatsApp? Já não é a hora de, não apenas negociar, mas concluir uma negociação diretamente pelo aplicativo?

    Além disso, toda a experiência da assinatura é facilitada. Com a mobilidade corporativa proporcionada, qualquer pessoa pode assinar um documento no aeroporto, em casa, no transporte coletivo, no restaurante, ou em qualquer outro lugar e a qualquer hora.

    Poucos cliques e muita facilidade com o Fusion Platform

    Para enviar documentos para assinatura, a primeira ação é acessar a Central de Assinaturas do Fusion Platform. Na configuração dos signatários, escolha a opção de envio de notificações pelo WhatsApp. Ou, por e-mail e pelo WhatsApp.  

    Então, adicione o número do contato e pronto, o usuário receberá informações e poderá assinar os documentos pelo aplicativo. 

    Ao receber a mensagem, é só clicar em “Assinar” que em segundos o signatário será redirecionado para visualizar e firmar o documento.

    Na página que será aberta, faça a autenticação para visualizar o documento. Se estiver de acordo, clique em “assinar” e copie o código de confirmação que foi enviado na mesma conversa do WhatsApp. 

    Feito isso, o documento está devidamente assinado. No arquivo gerado poderão ser conferidas todas as comprovações e lastro jurídico.

    Com a integração entre Fusion Platform e o aplicativo de mensagens da Meta, além de receber notificações em tempo real, em pouquíssimos cliques, os documentos são assinados com toda segurança, conformidade regulatória e eficiência.

    Segurança e garantia jurídica das assinaturas via WhatsApp

    Mesmo que seja uma novidade, é importante frisar que assinar documentos por WhatsApp com o Fusion Platform possui toda segurança e validade jurídica. Qualquer documento assinado por esse meio é tão válido quanto aqueles efetivados de maneira física. 

    A plataforma usa criptografia e métodos de autenticação para garantir a proteção de dados de toda transação. Por possuir registros de acesso, quando as assinaturas são efetivadas, o documento não pode ser alterado.

    Em relação a rastreabilidade, o Fusion Platform é capaz de identificar as partes envolvidas, data e hora da assinatura e demais informações que garantam sua validade e autenticidade.

    Benefícios de assinar documentos pelo WhatsApp

    A possibilidade de assinar documentos pelo WhatsApp permite que a empresa se torne mais estratégica e atenda às preferências de seus clientes. 

    Aqueles que preferem receber notificações via e-mail, continuarão assinando os documentos por esse meio. E, quem quiser, poderá adicionar a facilidade de assinar pelo aplicativo de mensagens.

    De maneira geral, adotar a assinatura de documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform garante:

    • Praticidade para assinar com rapidez de qualquer lugar e a qualquer hora,  basta ter acesso à internet;
    • Acessibilidade com links enviados pelo WhatsApp. Mesmo signatários que não possuem usuários no Fusion Platform podem assinar os documentos;
    • Facilidade de uso;
    • Economia de tempo e de recursos;
    • Segurança, conformidade e rastreabilidade de dados;
    • Organização de documentos;
    • Rastreabilidade de acesso, modificações e versões;
    • Visualização do documento sem a necessidade de realizar downloads;
    • Rapidez na efetivação das transações comerciais;
    • Maior alcance e melhor experiência para clientes, parceiros e fornecedores.

    Conhecendo mais sobre o Fusion Platform

    O Fusion Platform é uma solução para a gestão de processos, documentos e indicadores. Por isso, centraliza todas as informações em apenas um local, permitindo maior controle e gerenciamento.

    A Neomind tem a preocupação em atender as demandas da sua organização. Em função disso, a solução é personalizada e capaz de atender a complexidade e especificidades dos seus processos e negócios.

    Sendo uma plataforma de baixo código, não exige um desenvolvedor para realizar a automação dos processos. Os próprios colaboradores são capazes de desenhar e otimizar o fluxo de atividades.

    O intuito é que você possa modernizar seus processos com apenas uma solução, o Fusion Platform. A cada dia trazemos novas inovações e incorporações que facilitam o cotidiano empresarial, como a assinatura por WhatsApp. 

    Conte com uma plataforma segura e confiável para assinar os documentos da sua empresa de maneira rápida, segura, prática e benéfica.

    Experimente o Fusion Platform e viva essa nova experiência.

  • Como usar a análise SWOT na gestão por processos?

    Como usar a análise SWOT na gestão por processos?

    A análise SWOT é uma ferramenta eficaz para aprimorar a gestão e alcançar a excelência dos negócios. Esse instrumento possibilita avaliar os processos para que pontos de melhoria possam ser identificados e potencializados.

    A gestão de processos contribui para que haja maior controle e que o fluxo de atividades seja otimizado. Assim, somar as duas ferramentas será extremamente útil, servindo como guia ou um caminho para transformar a realidade das organizações.

    Por identificar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, pode ser entendida como a base para a formulação de estratégias que melhoram os processos. Além, é claro, de oferecer informações coerentes para fundamentar as decisões da organização.

    Preparamos esse material para que você entenda como usar essa análise aprofundada e completa para gerenciar os processos e garantir resultados cada vez mais prósperos.

    O que é a análise SWOT?

    A sigla SWOT se refere às palavras em inglês: strenghts, weaknesses, opportunities e threats. No Brasil, essa análise é conhecida por FOFA, uma ferramenta de avaliação e identificação de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

    Trata-se de um estudo estratégico que mapeia o ambiente interno e externo das organizações, para garantir um futuro mais promissor. Além disso, permite identificar pontos de melhorias que podem se tornar diferenciais competitivos para a organização.

    Essa observação interna e externa fornece uma visão holística e macro, que ajuda a entender como os processos estão e elaborar estratégias para os próximos passos.

    Cada item específico deve ser abordado de maneira abrangente, dessa forma:

    • forças: se refere a tudo que a empresa faz bem, onde possui bom desempenho, e o que a faz se destacar perante os clientes ou público-alvo. 
    • fraquezas: contrariamente às forças, aqui se elenca as iniciativas com baixo desempenho ou que poderiam ser melhoradas;
    • oportunidades: voltada ao ambiente externo, aqui se analisa o que fará com que a empresa seja mais competitiva. Elenca-se recursos que podem ser usados para melhorar as fraquezas, se há lacunas no mercado de atuação e quais as metas para o ano corrente;
    • ameaças: aqui estão itens fora do seu controle, como uma mudança no cenário competitivo, pontos em que os concorrentes são melhores, novas tendências, mudança na legislação ou até catástrofes climáticas.

    A relação entre a análise SWOT e a gestão por processos

    Por ser uma análise interna fundamental para o planejamento estratégico das organizações, pode-se dizer que a análise SWOT impacta a gestão de processos, e a gestão de processos favorece esse tipo de avaliação.

    A gestão por processos é uma metodologia que foca na otimização do fluxo de atividade. Usando a análise SWOT esses fluxos podem ser analisados de diferentes perspectivas, identificando gargalos, possíveis melhorias ou riscos potenciais.

    O uso de tecnologias é essencial para que essa gestão e análise sejam favorecidas. O Fusion Platform é uma plataforma completa para a gestão de processos, indicadores e documentos.

    Acompanhar o desempenho dos processos pela Central Analytics permite avaliar, em  tempo real, quais são os pontos fortes e fracos daquele projeto ou atividades.

    Quando a empresa usa um sistema automatizado para realizar as tarefas, os processos são padronizados, mapeados e otimizados, impulsionando os pontos fortes e a competitividade da companhia.

    Em relação à possíveis ameaças, o Fusion conta com um módulo de Gestão de Risco onde é possível identificar pontos externos importantes para a organização. E mais que isso, elaborar planos de ação que possam conter ou reverter os danos em vantagens competitivas.

    Componentes da análise SWOT na gestão por processos

    Cada componente, ou cada letra da análise SWOT deve ser observada dentro dos processos para que a avaliação seja precisa e aprofundada. Dessa forma, a tomada de decisão se torna mais coerente e as estratégias de aprimoramento da companhia são potencializadas.

    Dessa forma, pontos fortes e fracos, oportunidade e ameaças são tidos como:

    • pontos fortes: eficiência, qualidade, padronização, baixos índices de falhas. Equipe qualificada, reputação sólida e parcerias também são exemplos. Todos esses pontos devem ser aprimorados continuamente para que se mantenha a excelência;
    • pontos fracos: desperdício de tempo, gargalos, retrabalho, baixa produtividade, insatisfação dos clientes. A melhoria desses pontos deve ser prioridade, para isso, recomenda-se a reengenharia dos processos, treinamento e implementação de novas tecnologias;
    • oportunidades: deve-se mapear as oportunidades do ambiente externo como avanços tecnológicos, mudanças nas demandas e novas tendências do mercado. Com foco nessas oportunidades os processos podem ser aprimorados para alcançar novos patamares do sucesso;
    • ameaças: competição acirrada, mudanças regulatórias, crises econômicas ou qualquer intempérie que possa impactar negativamente a empresa. O monitoramento e planos de contingência são essenciais para proteger a organização.

    Benefícios dessa metodologia na Gestão por Processos

    Trabalhar com a análise SWOT na gestão por processos traz inúmeros benefícios para as companhias, como:

    • otimização dos fluxos de trabalho;
    • redução de custos, erros e falhas;
    • melhoria da eficiência e produtividade, ajudando a priorizar tarefas;
    • padronização e automação dos processos;
    • maior satisfação dos clientes;
    • maior agilidade e flexibilidade;
    • redução de riscos;
    • maior segurança às operações da empresa;
    • tomada de decisão consciente, coerente e estratégica;
    • geração de ideias para fortalecer os pontos fortes e aproveitar as oportunidades externas.

    Como fazer essa análise?

    Há algumas alternativas para realizar a análise SWOT, desde reuniões informais, até a construção formal da matriz. Cada empresa pode adotar a abordagem que melhor se adequa a sua cultura ou disponibilidade. 

    Primeiramente, será fundamental envolver as pessoas de diferentes departamentos e níveis para que a visão seja abrangente.

    Pense nos processos e nos resultados obtidos internamente de maneira realista e objetiva, identificando os pontos fortes e fracos. Também olhe para o mercado e pontue quais itens podem ser oportunidades e ameaças. Quanto mais itens forem identificados, maior será a abrangência da análise.

    Encontre um método para escrever e organizar todos esses pontos. Elenque os que são mais importantes ou relevantes para o sucesso da empresa. Use quadros, planilhas e outros métodos que sejam, preferencialmente, visuais.

    A partir desse quadro, desenvolva um plano de ação para maximizar os pontos fortes, superar os pontos fracos, usufruir das oportunidades e mitigar as ameaças.

    É válido ressaltar que a análise SWOT é um processo dinâmico e constante. Deve ser revisado continuamente para estar adequado a possíveis mudanças. Será com a execução eficaz do plano de ação que os resultados esperados serão alcançados.

    A tecnologia contribui com a análise SWOT

    A base para que a análise FOFA seja adequada são os dados. Contar com uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores possibilita centralizar, coletar e consultar informações de maneira precisa.

    Adotar um sistema de automação de processos irá agilizar a identificação dos pontos fortes e fracos da gestão de processos. De fato, quanto mais dados houver, maior profundidade a análise terá.

    A Central Analytics do Fusion Platform reúne todas as informações sobre processos e demais atividades da companhia. Os usuários contam com painéis dinâmicos e visuais para acompanhar os indicadores. 

    Essa abordagem favorece a identificação e implementação de melhorias ou aproveitamento de oportunidades. Adotar o Fusion Platform é uma alternativa vantajosa para modernizar a gestão, automatizando atividades para que o foco seja no core business da companhia.

    Pela mobilidade, o software permite que todos os dados, os processos e os documentos possam ser acessados de qualquer lugar. Sendo atualizados constantemente e o acesso acontece em tempo real.

    Analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças é uma das melhores formas de fortalecer os processos. Da mesma forma, a gestão adequada desses processos fornece informações e um diagnóstico mais preciso para a matriz FOFA.

    Tenha acesso facilitado às informações e otimize seus processos. Experimente o Fusion Platform, e garanta um futuro promissor e consciente do seu ambiente interno e externo.

  • 4 Motivos para optar por uma plataforma de gestão integrada

    4 Motivos para optar por uma plataforma de gestão integrada

    Uma Plataforma de Gestão Integrada é uma ferramenta que unifica o controle dos processos, documentos e indicadores. 

    O dinamismo do mercado e a infinidade de novas tecnologias exigem que os negócios saibam onde e quando investir em novas soluções. Gestores que precisam monitorar e otimizar seus processos, acompanhar resultados, elaborar estratégias precisas e tomar decisões assertivas, encontram na gestão integrada a parceira ideal.

    Com foco em possibilitar uma visão holística, essas plataformas possibilitam que o gerenciamento aconteça de ponta a ponta. Dessa forma, todas as atividades da companhia têm como propósito um objetivo em comum. 

    Por possibilitarem uma comunicação mais eficiente e transparente, essa solução gera benefícios para toda a companhia, potencializando a lucratividade.

    Preparado para saber os 4 principais motivos para optar por uma plataforma de gestão integrada?

    O que é gestão integrada?

    A gestão integrada é uma metodologia em que todo o gerenciamento da companhia é realizado de forma conjunta e centralizada. Essa alternativa proporciona uma visão mais ampla e completa de todas as áreas e seus processos.

    Por unificar as informações, é mais fácil compreender como está o cenário atual, e o desempenho total da companhia. Assim, as decisões são mais assertivas e focam em otimizar o fluxo de trabalho.

    Por sorte, atualmente existem softwares que auxiliam na execução da gestão integrada. Uma Plataforma de Gestão Integrada é capaz de incorporar diversas funções e aplicações em uma única estrutura. Dados dos processos, documentos e indicadores são unificados e acessíveis rapidamente em um só lugar.

    Por causa da integração, se evita que os departamentos usem plataformas separadas ou desconexas para realizar atividades específicas.

    Com tudo agrupado, os dados e estatísticas estão sincronizados e atualizados em tempo real. Esse fator ajuda na condução de esforços, cumprimento de metas e alcance dos objetivos traçados.

    Por que escolher uma Plataforma de Gestão Integrada para o seu negócio?

    Empresas de pequeno, médio e grande porte tem como missão melhorar a execução de suas tarefas com uso adequado dos recursos.

    Essa preocupação vai muito além dos insumos produtivos, abrangendo, principalmente, o tempo gasto na realização do fluxo de atividade.

    A transformação digital obtida ao implementar uma Plataforma de Gestão Integrada é imensa e gera inúmeros benefícios. Confira 4 principais motivos para optar por essa ferramenta: 

    1.      Padronização e Automatização de processos

    Adotar uma plataforma de gestão integrada requer o estudo aprofundado e mapeamento de como os processos são executados atualmente.

    Por proporcionar uma visão amplificada onde todas as áreas da empresa trabalham de forma conectada, torna-se mais simples controlar as etapas dos processos.

    Mesmo que não pareça, uma atividade de uma área pode estar sendo prejudicada pelo atraso de outro departamento correlato.

    Alguns processos, como o de compras, envolve mais de um setor, e, quando não há conexão entre as partes, o todo é prejudicado.

    Ao padronizar os processos, todas as partes integradas sabem quais atividades as convém e como devem ser realizadas. Adotar padrões possibilita alinhar objetivos e eliminar redundâncias e ineficiências reduzindo os gargalos. 

    Com a padronização, as atividades podem ser automatizadas para que a execução seja ainda mais controlada, simples e rápida.

    2.      Aumento da produtividade

    Processos demorados e complexos são agilizados com o uso de uma plataforma de gestão integrada. A centralização de dados, informações e funções evita que seja necessário alterar ou migrar entre softwares para analisar ou executar determinadas atividades.

    Além disso, a unificação faz com que as informações não sejam perdidas pela troca de e-mail, telefonemas e demais meios de comunicação utilizados.

    Quando a plataforma possui assinatura eletrônica, a gestão documental se torna mais aprimorada e segura.

    A centralização proporcionada por essa plataforma potencializa o trabalho, a agilidade de execução e a comunicação entre equipes e departamentos.

    O alcance da maior produtividade requer que o sistema de gestão integrada esteja de acordo com as necessidades e demandas do seu negócio.

    É preciso que haja liberdade para modificar e personalizar as funções conforme seus objetivos e metas. Dessa forma, a solução proporcionará efeitos mais positivos para a companhia.

    3.      Informações centralizadas e confiáveis

    Como a empresa passa a executar seus processos em um único sistema, com possibilidade de integração aos recursos já existentes, todas as informações ficam reunidas e armazenadas em apenas um lugar.

    Essa facilidade proporciona sincronização e atualização em tempo real. Além da agilidade, mobilidade e rapidez de acesso, os dados são confiáveis e refletem a situação da companhia em um determinado período.

    Outra questão importante, é a análise simplificada dos dados. Por não estarem dispersos, a própria ferramenta pode coletar indicadores e elaborar relatórios periódicos de acompanhamento.

    4.      Tomada de decisão rápida e assertiva

    Um sistema de gestão proporciona maior controle dos dados e do desempenho da empresa. Essas informações podem ser apresentadas de forma intuitiva em relatórios relevantes.

    Quando as decisões se baseiam em dados reais, elas se tornam mais assertivas. E, serve como base para se antever às mudanças ou intempéries que podem impactar o negócio.

    A depender das funções da solução, os relatórios podem trazer indicadores de desempenho e  comparativos por períodos, apontando evoluções e fluxos de trabalho que devem ser aperfeiçoados.

    Como as atualizações são constantes, as decisões são mais rápidas e com riscos minimizados. A confiança nos dados possibilita criar cenários com causa e efeito que tornam a decisão mais clara e objetiva.

    Qual sistema de gestão integrada escolher para o seu negócio?

    A resposta para essa questão é bastante simples, a melhor plataforma de gestão integrada é aquela que atende às suas demandas.

    Dessa forma, avalie as necessidades do negócio, confira um checklist e entenda os diferenciais entre os sistemas.

    Uma questão bastante relevante é se a ferramenta permite fácil personalização e garante treinamento aos profissionais internos. Consulte também o tempo de implementação e avalie o custo benefício do investimento.

    Aproveite oportunidades para realizar testes de usabilidade, como experimentar o Fusion Platform na sua realidade.

    O Fusion é uma plataforma de gestão integrada que possibilita verdadeira transformação digital. Gerenciando processos, documentos e indicadores, a solução é amigável, possui mobilidade, usabilidade, integração com sistemas e assinatura eletrônica nativa.

    Comprove  esses e outros motivos que  justificam o uso e a adoção de uma Plataforma de Gestão Integrada.

  • Identificação dos riscos associados às mudanças nos processos

    Identificação dos riscos associados às mudanças nos processos

    As mudanças são inerentes aos negócios que otimizam a maneira como o trabalho é executado em prol do crescimento e competitividade. A gestão de risco é essencial para atenuar os impactos gerados pelas modificações.

    Muitas empresas que optam por aperfeiçoar a execução das atividades, inserem recursos tecnológicos, como a automatização. Essa solução  potencializa e gera maior produtividade à empresa.

    No entanto, é preciso que a automatização possua uma ótima gestão para identificar e atuar nos riscos inerentes às mudanças nos processos.

    Inegavelmente, à medida que os anos passam, houve e ainda haverá significativas mudanças na forma em que o trabalho é executado.

    A implementação de uma plataforma de gestão integrada transforma positivamente uma companhia. Mas, é comum que haja alguns desafios que devem ser  gerenciados para o sucesso da automatização.

    Ao compreender os possíveis riscos associados às mudanças nos processos as companhias podem se preparar adequadamente. Esse preparo inclui medidas preventivas capazes de minimizar os possíveis impactos.

    A gestão de risco desempenha um papel fundamental nas mudanças dos processos. Principalmente, quando mencionamos as melhores práticas e estratégias para mitigar riscos e enfrentar desafios das mudanças dos processos.

    Quais são os riscos associados às mudanças nos processos?

    Identificar os riscos associados às mudanças nos processos é uma parte fundamental para a gestão de riscos. Essa análise detalhada permite que a companhia esteja pronta para enfrentar as intempéries que possam surgir. 

    Nesse sentido, alguns riscos comuns que devem ser considerados na gestão de riscos, são:

    • resistências às mudanças: inquestionavelmente esse é um dos riscos mais corriqueiros. Por mais benefícios que sejam obtidos, é  completamente normal que os colaboradores possuam uma postura crítica. Esse risco pode levar desde a falta de cooperação, a questões mais sérias como boicotes. Para minimizar, é preciso criar um caminho transparente de comunicação. Explicar os benefícios, integrar a equipe nas etapas de implementação, realizar treinamentos  e fornecer suporte, são ações que mitigam esse risco;
    • falta de habilidade ou conhecimento: o gerenciamento de risco também precisa considerar que a falta de conhecimento por parte dos colaboradores em relação às mudanças poderá acarretar em dificuldades operacionais. É preciso que os profissionais estejam familiarizados e confortáveis com as ferramentas adotadas e novas formas de executar as atividades. Apenas assim, poderão ser obtidos os ganhos propostos;
    • interrupção das atividades: quando as mudanças envolvem novas tecnologias, pode haver interrupções temporárias nas operações. Para reduzir esse empecilho, planejar a implementação das ferramentas é essencial;
    • no produto ou serviços: as mudanças nos processos podem acarretar impactos na qualidade dos produtos ou serviços.  Planejamento e testes antecipados evitam esse tipo de ocorrência e mantêm a reputação do negócio.

    Outros riscos que podem ser enfrentados compreendem a mudança de escopo, falta de clareza, aumento nos custos, prazos muito curtos, entre outros.

    Como classificar um risco?

    A gestão de risco se preocupa em identificar um evento, a consequência e as causas ou situações que permitiram que algo acontecesse. Partindo desse princípio, os riscos podem ser avaliados como alto, médio ou baixo, a depender de seus impactos.

    Como uma representação gráfica, esses riscos podem assumir tonalidades, como vermelho, amarelo e verde. A classificação de risco é bastante variável e deve ser considerada dentro do ambiente da empresa. 

    As companhias, mesmo que no mesmo ramo, possuem particularidades. Dessa forma, o que para uma pode ser um risco alto, para outra não.

    Assim, para correta classificação será necessário avaliar os impactos no processo, a probabilidade de ocorrência, a seriedade: resultados em danos financeiros ou violação de regulamentações, a urgência de solução, e a relevância.

    A gestão de risco precisa considerar cada categoria separadamente para indicar uma classificação com base no contexto da organização. Essa análise deve ser realizada tanto por especialistas como por envolvidos nos processos. 

    Quem possui conhecimento sobre a execução, poderá apontar com maior propriedade a probabilidade de cada risco ocorrer.

    Gestão de risco e automatização 

    O Gerenciamento de Processos de Negócios, também conhecido como BPM auxilia a amenizar os riscos associados às mudanças de processos.

    A automatização mapeia e padroniza os processos para que o fluxo de atividades seja consistente e realizado sempre da mesma maneira. Dessa forma, há definição da sequência lógica, regras e padrões para correta execução, reduzindo riscos de erros e variações.

    Outro ponto é que o uso de soluções BPMS proporcionam uma gestão de risco mais concisa, baseada em dados em tempo real.

    O controle proporcionado por essa tecnologia permite acompanhar todo o processo, de ponta a ponta. Incluindo a implementação de mudanças e suas causas. Dessa forma, as medida preventivas são fundamentadas em relatórios detalhados sobre a atuação e produtividade.

    Os registos detalhados e relatórios que permitem a rastreabilidade possibilita identificar riscos potenciais, detectar anomalias e oportunizar a implementação de melhorias.

    No entanto, para que tudo isso seja possível, a plataforma de automatização precisa ser adaptável ao seu negócio, incluindo as mudanças que serão aplicadas aos processos.

    Um dos grandes riscos do uso da tecnologia é não ter liberdade para modificar a execução interna devido a uma solução engessada.

    O Fusion Platform é uma plataforma inteiramente low code, amigável, que está pronta para ser configurada e ajustada para atender as especificidades do seu negócio. 

    Além disso, possui mobilidade de acesso, integração com outras soluções, e atualizações constantes. Afinal, a Neomind busca oferecer os melhores recursos tecnológicos para seus clientes.

    Experimente o Fusion Platform, para garantir maior eficiência e rapidez aos seus processos. Reduza o tempo de processamento e os riscos associados às mudanças dos processos.

    Aproveite a plataforma para elevar a gestão de riscos e aumentar a capacidade adaptativa às mudanças necessárias. Garanta que a transição nos processos seja sinônimo de sucesso para o seu negócio com o Fusion Platform.

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