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No mundo moderno, onde a velocidade e segurança são essenciais, a gestão de processos e documentos tornou-se uma preocupação central para muitas organizações. A necessidade de garantir a integridade dos documentos, desde sua geração até seu arquivamento e descarte, levanta questões importantes sobre o uso de assinatura eletrônica e digital.
Assinatura eletrônica e o ciclo de vida de um documento
Para muitos, a assinatura eletrônica pode parecer a solução definitiva para a segurança e validação de documentos. No entanto, é crucial considerar não apenas o momento da assinatura, mas todo o ciclo de vida do documento. Antes de assinar um documento, é crucial garantir a rastreabilidade do processo que o gerou.
E depois da assinatura, surge a necessidade de gerenciar o documento em termos de validade, renovação, retenção, entrega e descarte adequados.
A prática diária revela que os documentos podem ser tanto o resultado quanto o ponto de partida de processos ou ações organizacionais.
Por exemplo, um contrato pode surgir como resultado de um processo de negociação, enquanto um relatório de despesas pode desencadear um processo de reembolso.
Portanto, a gestão eficaz de documentos vai além da simples aplicação de uma assinatura eletrônica. Ao considerar a adoção de uma solução de gestão de documentos, é essencial abordar o cenário completo de negócios.
Isso envolve a definição de requisitos e uma visão abrangente de todo o ciclo de vida do documento. Ignorar essa abordagem holística pode resultar em desafios significativos de conformidade e gestão posteriormente.
Gerenciamento de documentos com assinatura eletrônica
Ao gerir documentos que são autocontidos ou que são geradores de processo ou de ato posterior à sua criação, é crucial estabelecer diretrizes claras para o ciclo de vida desses documentos.
Isso inclui determinar as regras para remoção ou expurgo, aprovação ou publicação, e quem tem autoridade para executar essas ações.
Além disso, é essencial definir quem pode ou deve assinar os documentos e garantir a rastreabilidade e registro adequados de todas as atividades relacionadas a esses ativos documentais da empresa.
Em um segundo cenário, no caso de gerenciar documentos que são consequência de um processo ou de ato anterior à sua criação, também é fundamental definir procedimentos adequados para o gerenciamento desse ciclo.
Isso inclui garantir o cumprimento das alçadas para geração, respeito aos ciclos departamentais, geração de registros e rastreabilidade, e adequação das atribuições de responsabilidade às políticas da empresa.
Além disso, é necessário estabelecer quem pode ou deve assinar esses documentos e assegurar que todas as partes envolvidas estejam de acordo com o resultado alcançado.
É importante ressaltar que uma simples assinatura eletrônica ou digital não resolve todos os aspectos da gestão de documentos.
De fato, em muitos casos, pode gerar problemas adicionais, como perda de rastreabilidade, acesso não autorizado e falta de clareza sobre a versão final do documento.
Ao avaliar estratégias de conformidade e assinatura de documentos, é crucial adotar uma abordagem abrangente que leve em consideração todo o ciclo de vida do documento. Isso não apenas garante a conformidade com regulamentos e políticas internas, mas também promove a eficiência operacional e a segurança da informação.
Em suma, a gestão integrada de documentos e assinatura digital não apenas oferece benefícios imediatos em termos de segurança e eficiência, mas também estabelece uma base sólida para a melhoria contínua, redução de custos e desempenho aprimorado das equipes envolvidas.
É uma abordagem essencial para organizações que buscam se manter ágeis e competitivas em um ambiente empresarial em constante evolução.
Fusion Platform: plataforma de gestão de documentos e processos com assinatura integrada
O Fusion Platform é uma solução abrangente de gestão de documentos e processos, oferecendo recursos essenciais para garantir a integridade e segurança dos documentos em todas as etapas de seu ciclo de vida.
Ao integrar a gestão de documentos e processos, o Fusion Platform permite uma abordagem holística para lidar com a assinatura eletrônica e a rastreabilidade completa do processo que originou o documento.
Essa integração ajuda as organizações a atender às demandas de conformidade e gestão de forma eficaz, garantindo não apenas a validade dos documentos assinados, mas também a governança adequada em todo o processo documental, desde sua concepção até sua disposição final. Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias.
