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O chatbot de IA para processos do Fusion Platform veio para facilitar o acesso aos dados e informações do seu negócio.
Sua empresa ainda perde tempo buscando informaçõs em sistemas complexos? Uma das principais barreiras da gestão empresarial é o acesso rápido à informação.
Consultar o status do processo, histórico, responsáveis, prazos ou informações de formulários exigia programação e conhecimento técnico. O usuário precisava construir consultas, aplicar filtros e entender de estruturas. Isso, quando a empresa já conta com um sistema organizado e otimizado.
Esse cenário muda completamente com a chegada do chatbot de IA.
Agora, para extrair qualquer tipo de informação, é só perguntar com linguagem natural como se do outro lado da tela uma pessoa fosse responder:
Entenda tudo sobre a nova ferramenta da Neomind e migre de uma interface técnica para uma interface conversacional.
O papel do chatbot de IA para processos no acesso às informações
Quando falamos em solução, o Fusion Platform já possui maturidade suficiente em termos de armazenamento, estrutura e busca automatizada dos dados. O dado sempre esteve na plataforma, mas com a nova funcionalidade ele passa a responder às consultas.
Mesmo sendo uma solução low-code, consultas avançadas poderiam exigir conhecimento maior dos usuários. Na realidade diária, nem todos os colaboradores sabem montar filtros combinados, buscar campos de formulário ou estruturar relatórios.
Essa questão expressava uma realidade muito comum no ambiente empresarial: a informação existe, mas está concentrada apenas nas mãos de quem sabe extraí-la.
Porém, isso mudou com o auxílio da inteligência artificial. A ferramenta de IA para processos elimina a necessidade de saber como acessar e transfere o foco para o que precisa ser respondido.
Quando um usuário pergunta “quantos processos estão em execução?” ou “quais tarefas estão atrasadas?” ele não está mais navegando pela ferramenta, ele está conversando com o dado.
Na prática isso gera um aumento significativo de produtividade, pois os dados podem ser extraídos com muito mais rapidez.
Além disso, há suporte para auditorias e rastreabilidade das informações, contribuindo diretamente para atividades relacionadas à governança e compliance, tornando esses processos mais ágeis e eficientes.
Outro ponto importante é a aceleração de análises estratégicas e o apoio na geração de insights. Muitas vezes, um processo com grande volume de informação demandava tempo para leitura e análise antes da execução ser iniciada. Com a IA, esse cenário muda.
Como a IA facilita o acesso às informações?
O chatbot de IA para processos nasce para possibilitar uma consulta inteligente. Ele elimina barreiras técnicas e permite que qualquer usuário consulte dados usando linguagem natural, fazendo com que os dados respondam às intenções. O usuário pode usar a análise de processos automatizada para:
- Fazer perguntas como se estivesse conversando
- Gerar relatórios sem montar consultas complexas
- Criar gráficos automaticamente
- Obter respostas respeitando permissões e contexto
- Acelerar análises estratégicas
Como a IA funciona nos bastidores dos processos?
Tecnicamente, a inteligência artificial funciona como uma camada intermediária entre o usuário e a base de dados do sistema. Sua função é interpretar a intenção do usuário e traduzir isso em consultas que antes precisavam ser construídas manualmente.
Essa camada de abstração é o que permite que usuários com diferentes níveis de conhecimento tenham o mesmo tipo de informação.
Mas há um detalhe importante: a inteligência depende de contexto. A IA precisa saber sobre qual processo está sendo feita a pergunta, quais campos estão disponíveis e deve respeitar as permissões. Isso significa que, embora pareça uma conversa livre, existe uma estrutura bem definida por trás do funcionamento.
Como configurar a IA de processos no Fusion Platform?
Em relação à configuração, o processo é relativamente simples. A funcionalidade está disponível nas configurações de sistema, onde o administrador do ambiente pode acessá-la.
A configuração exige:
- Configurar a integração com OpenAI, acessando Administração e aba Sistema.
- Acessar Configuração de Inteligência Artificial. Nesse local, é possível definir um nome para a IA. O padrão é “Fusion Assistente”, mas pode ser personalizado como você desejar.
- Manter habilitada a opção e inserir a chave de acesso da OpenAI.
- Configurar os campos do processo: marque como indexável e ative a opção para oferecer informações para IA.
- Validar as permissões de acesso dos usuários em Administração, Segurança e Funcionalidades. As configurações de segurança tão importantes porque envolvem consumo de recursos, volume de dados trafegados e utilização de tokens.
Outro ponto relevante é a configuração dos campos de formulário. Existe uma propriedade que permite marcar determinados campos como indexáveis e habilitá-los para fornecer dados à IA. Isso é essencial para garantir que apenas os dados relevantes sejam utilizados como contexto.
Caso todos os campos fossem incluídos, haveria um aumento significativo na complexidade e no volume de dados processados.
Em relação à privacidade, a IA acessa apenas dados que o usuário já tem permissão para visualizar no sistema.
Exemplos práticos de uso do chatbot de IA
Na rotina, o uso da solução é bastante simples. Usuários com permissão poderão visualizar botão de IA na interface do Fusion Platform, acessível em diferentes áreas, como na Central de Tarefas.
Para iniciar uma interação, é necessário informar o contexto. Por exemplo, ao trabalhar com o processo de gestão de demandas: “qual a quantidade de processos por status?”. O chatbot corporativo pode retornar informações como: 20 processos em execução, 2 finalizadas e 5 cancelados.
A partir disso, é possível aprofundar a análise, solicitando detalhes dos processos finalizados, incluindo links diretos para acesso às solicitações, histórico e formulários.
Outro exemplo é identificar processos em execução que estão parados com um determinado usuário. O chatbot corporativo pode listar essas solicitações, apontando prazos e status, indicando automaticamente quais atividades estão em atraso.
Também é possível gerar relatórios com informações como: responsável pela tarefa e quantidade de dias em atraso. Esse documento pode ser gerado em formato PDF, facilitando o compartilhamento e acompanhamento.
Em um segundo cenário, é possível trabalhar com dados de formulários:
- Quantidade de processos por tipo de demanda (reclamação, serviços diversos, não conformidade)
- Geração de gráficos, como gráfico pizza
- Análise por forma de entrada (e-mail, WhatsApp, telefone)
- Geração de relatórios com gráficos
Esses relatórios incluem informações detalhadas como título, datas, status, solicitante e forma de entrada, além de visualizações gráficas para apoio gerencial.
Um terceiro cenário envolve análise inteligente de conteúdo:
- Identificar tarefas abertas por um usuário
- Analisar um campo específico
- Sugerir soluções com base no conteúdo informado
- Criar planos de ação estruturados
Boas práticas para usar IA
Em relação às boas práticas, é importante destacar alguns pontos para extrair o máximo da IA:
- Formular perguntas claras e objetivas, sendo o mais específico possível quanto ao resultado desejado
- Evitar perguntas muito extensas ou que solicitem múltiplas informações simultaneamente
- Dividir as requisições em etapas e ser direto no pedido
- Utilizar termos adequados como processos “em execução” ou “iniciados no último mês”
- Sempre contextualizar o modelo de processos, como “processo de solicitação de compra” ou “cadastro de currículos”
- Utilizar nomes exatos dos campos do formulário ao fazer consultas
- Testar diferentes abordagens e interações
- Corrigir a IA quando necessário, permitindo que ela se ajuste ao longo da interação
- Utilizar a ferramenta como apoio gerencial, explorando suas diversas possibilidades no dia a dia.
Dica importante: quanto mais claro o contexto, melhor a resposta.
Futuro da IA em processos no Fusion Platform
Quando o assunto é transformação digital, a Neomind não para. As funcionalidades da inteligência artificial empresarial estão em constante evolução. Em relação ao uso da IA para gestão de processos estão previstas melhorias como:
- Aprimoramento da interpretação de termos
- Melhorias em filtros e agrupamentos
- Exportação de relatórios em Excel
- Introdução de fórmulas com IA
- Atividades de agente de IA no fluxo de processos
- Integração com novos provedores, como o Google Gemini
- Centralização das configurações de IA em uma interface dedicada
A inteligência artificial é um recurso que torna a gestão mais simplificada, agilizada e acessível aos usuários.
Quer manter o controle e o acesso aos dados da sua companhia? Veja na prática como funciona: solicite uma demonstração do Fusion Platform e tenha à sua disposição informações completas sobre os processos do seu negócio.
