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Execução de tarefas por usuário: elimine barreiras e conecte as tarefas do seu processo com o mundo externo
Muitos processos corporativos dependem diretamente da execução de tarefas por usuário externo. A demora nas comunicações externas costuma gerar gargalos e aumentar o tempo de resposta dos processos.

Pensando em solucionar esse problema e tornar os processos mais estratégicos, o Fusion Platform amplia as possibilidades facilitando a participação de fornecedores, clientes e outros públicos externos. A proposta é eliminar barreiras e ampliar a colaboração entre empresas e seus parceiros.

Saiba mais sobre a nova atualização da plataforma e entenda como permitir que terceiros executem tarefas sem ter um usuário na plataforma.

O que é a execução de tarefas por usuário externo?

Basicamente, a nova funcionalidade permite que algumas atividades dos processos sejam executadas por pessoas de fora da companhia.

O destinatário externo recebe uma notificação com a tarefa e, por meio de um link, pode acessar e executar a atividade diretamente pelo navegador. Com isso, a empresa amplia a integração com parceiros sem abrir mão da segurança e do controle das informações.

Esse recurso está disponível na versão 4.24 do Fusion Platform. Por enquanto, as atividades são enviadas exclusivamente pelo WhatsApp, o que requer integração via Meta. Mas esse cenário será ampliado nas próximas atualizações.

Quando essa funcionalidade é útil?

A execução de tarefas por usuário externo é ideal para processos que dependem de informações, documentos ou aprovações realizadas por públicos externos. Algumas situações de uso incluem:
- Fornecedores enviando documentos para homologação;
- Clientes aprovando propostas comerciais;
- Transportadoras confirmando entregas para liberação financeira;
- Alunos respondendo pesquisas de satisfação;
- Candidatos enviando currículos em processos seletivos;
- Novos colaboradores enviando documentos admissionais;
- Parceiros revisando e assinando contratos digitalmente.
Como isso funciona na prática?

Para facilitar o entendimento, vamos a um exemplo prático e corriqueiro. Em muitas empresas, currículos e documentos de candidatos ainda circulam entre e-mails, formulários externos e planilhas desconectadas.

Esse cenário muda quando o novo recurso é acionado. Por meio de um link enviado pelo WhatsApp, o candidato pode preencher informações, anexar documentos e acompanhar as etapas da contratação.

Como todas as informações estão centralizadas no Fusion Platform, o RH pode usar a Inteligência Artificial para automatizar a leitura de currículos e documentos, extrair dados ou realizar análises de aderência à vaga.

O resultado é um processo seletivo mais rápido, padronizado e eficiente, tanto para o time de RH quanto para os candidatos.

Configurando a execução de tarefas por usuário externo

Para utilizar o recurso, é bastante simples:
1. Habilite a integração com o WhatsApp nas configurações da plataforma;
2. Acesse o processo desejado em Gerenciar Modelos de Processos;
3. Selecione uma atividade do tipo Usuário ou Manual;
4. No agrupador Geral, ative a opção Execução por Usuário Externo.
Após a configuração, a plataforma identifica automaticamente o destinatário, a partir dos dados do formulário, e envia a notificação da tarefa.

Configuração da execução de tarefa por usuário externo

As notificações para o usuário externo

O acesso às tarefas acontece inteiramente por notificações enviadas ao destinatário externo. Como a versão 4.24 do Fusion Platform usa o WhatsApp como canal de comunicação, será preciso habilitar a opção Notificação via WhatsApp.

Essa configuração acontece diretamente na modelagem do processo onde será necessário indicar qual campo do formulário contém o número de celular do destinatário.

Habilitando a comunicação via WhatsApp

Definindo a mensagem enviada por Whatsapp

As mensagens enviadas pelo WhatsApp podem ser personalizadas de acordo com o contexto de cada processo. Essa adaptação torna a comunicação mais clara, objetiva e alinhada à identidade da empresa.

O Fusion Platform permite escolher entre:
- Mensagem padrão do sistema: usa o modelo homologado na Meta;
- Mensagem personalizada: possibilidade de variar o conteúdo para cada atividade.
Na personalização, o sistema disponibiliza um editor com uma sugestão inicial que pode ser adaptada. No entanto, alguns trechos fixos não podem ser editados por regras da Meta.

Como o usuário externo executa a tarefa

Ao receber a notificação, o usuário externo pode acessar a tarefa diretamente pelo navegador clicando em Visualizar.

Imagem da notificação para execução de tarefa recebida pelo WhatsApp

Antes de acessar a atividade, haverá uma validação de segurança com CAPTCHA, protegendo o processo contra acessos automatizados e garantindo confiabilidade às informações.

Após a validação, o usuário é direcionado para uma interface simplificada e intuitiva. Para facilitar o preenchimento são apresentadas apenas informações essenciais, como:
- Cabeçalho da tarefa;
- Número e nome da atividade;
- Formulário associado ao processo.
Imagem da tela da execução de tarefa por usuário externo

Depois disso, basta preencher e enviar a tarefa. A experiência é totalmente responsiva para que as tarefas possam ser executadas com praticidade em smartphones, tablets ou computadores.

Benefícios do uso por usuário externo

A execução de tarefas por usuário externo gera ganhos operacionais e mais agilidade para os processos, com destaque para:
- Redução de retrabalho e tarefas manuais;
- Redução de tempo de resposta;
- Melhor controle dos dados;
- Facilidade para auditoria e acompanhamento;
- Estruturação de métricas e relatórios;
- Ganho de produtividade e escalabilidade operacional;
- Centralização da comunicação;
- Processo mais rápido e intuitivo;
- Melhor experiência para o usuário externo.
Ao conectar empresas, clientes, fornecedores e parceiros em um mesmo fluxo, o Fusion Platform torna os processos mais ágeis, integrados e eficientes.

Na prática, isso representa maior velocidade operacional, rastreabilidade e organização dos processos. Como consequência, a empresa poderá escalar operações com segurança.

Quer saber mais sobre essa e outras funcionalidades do Fusion Platform? Solicite uma demonstração e descubra como a solução pode centralizar interações, reduzir trocas paralelas e acelerar processos com mais controle e eficiência.
26/05/2026
ISO 22000 integrada: como unificar segurança de alimentos, processos e documentos em uma única plataforma?
Criada inicialmente para certificar a segurança dos alimentos, a ISO 22000 tem se tornado um diferencial estratégico.

Grandes redes varejistas, exportadores e indústrias já usam essa norma como critério para homologação de seus fornecedores. Afinal, a norma garante rastreabilidade, conformidade e eficiência operacional em toda a cadeia produtiva.

Infelizmente, muitas empresas ainda tratam essa norma de forma fragmentada. Isso acontece porque a implementação costuma nascer como um projeto do setor da qualidade, sem integração efetiva com produção, manutenção, compras, logística ou gestão documental.

O resultado é previsível: documentos dispersos, retrabalho, perda de rastreabilidade, não conformidades recorrentes, aumento de custos operacionais e auditorias conduzidas de forma reativa.

Já quem adota uma plataforma de gestão integrada, como o Fusion Platform, centraliza tudo que envolve a segurança dos alimentos. Na prática, isso garante conformidade contínua, integração de processos, documentos e toda a gestão da qualidade em um só lugar.

Por que empresas falham ao implementar a ISO 22000?

Um dos maiores erros na implementação da ISO 22000 é confundir documentação com gestão efetiva.

Dentro do ambiente empresarial há um mito de que basta ter procedimentos documentados, que a norma está sendo bem implementada. Porém, a maturidade em segurança de alimentos depende de monitoramento contínuo e capacidade de reação rápida.

No dia a dia, o modelo de gestão manual cria pontos cegos operacionais. Informações críticas deixam de circular corretamente, documentos perdem rastreabilidade e ações corretivas demoram para acontecer. Muitas vezes, uma não conformidade aberta na produção não chega ao time da qualidade em tempo hábil, comprometendo ações corretivas.

A falha está, justamente, na falta de integração entre processos, pessoas e informações.

O problema da gestão manual na rastreabilidade e conformidade

No setor alimentício, quando acontecem incidentes, contaminações ou recalls, a empresa precisa identificar rapidamente a origem da matéria-prima, lote, processos envolvidos, responsáveis e quais ações foram ou estão sendo tomadas para conter os impactos.

Quando essas informações estão espalhadas em sistemas diferentes ou em controles manuais, o tempo de resposta aumenta drasticamente.

Nesses casos, minutos podem representar milhões em perdas financeiras, além de impactos severos na reputação da marca.

Antes da centralização em um único ambiente, é comum encontrar:
- Documentos espalhados;
- Falta de padronização;
- Procedimentos armazenados em diferentes versões;
- Informações duplicadas;
- Aprovações sem histórico;
- Auditorias baseadas em busca manual de evidências;
- Indicadores desatualizados;
- Baixa previsibilidade de riscos;
- Não conformidades registradas sem fluxo estruturado;
- Indicadores analisados apenas durante auditorias;
- Falta de integração entre áreas;
- Falta de rastreabilidade real.
O que muda com a gestão integrada da ISO 22000?

Quando processos, documentos e controles passam a operar em um ambiente centralizado, como o Fusion Platform, a gestão da segurança de alimentos se torna contínua. Dessa forma, a empresa passa a ter:
- Fluxos automatizados;
- Controle centralizado de documentos;
- Histórico completo de versões;
- Indicadores em tempo real;
- Gestão estruturada de não conformidades;
- Rastreabilidade ponta a ponta;
- Auditorias mais rápidas e seguras;
- Monitoramento contínuo de riscos.
A integração entre a ISO 22000 e plataformas de gestão reduz os índices de não conformidade e os eventos de contaminação.

Isso ocorre porque a automação reduz falhas humanas e oportuniza o monitoramento contínuo de desvios operacionais, transformando a gestão da qualidade em um processo estratégico. Os gestores passam a ter maior previsibilidade sobre riscos, desempenho e gargalos críticos.

Como unificar ISO 22000, processos e documentos em uma única plataforma?

A integração eficiente depende da centralização de toda a operação relacionada à norma em um ecossistema único.

O Fusion Platform reúne diferentes camadas da operação em uma arquitetura única, eliminando silos entre processos, documentos e indicadores. A solução possui módulos específicos de BPMS, ECM, GED, Analytics e workflows inteligentes.

BPM para padronização de processos

O BP MS (Business Process Management System) permite desenhar, automatizar e controlar fluxos de atividades. Em relação à ISO 22000, a padronização operacional é essencial para garantir repetibilidade, controle e conformidade em diferentes unidades ou linhas produtivas.

Na prática, isso significa sistematizar atividades como:
- Aprovação de fornecedores;
- Gestão de mudanças;
- Tratamento de não conformidades;
- Ações corretivas;
- Auditorias internas;
- Controle de procedimentos operacionais;
- Validação de procedimentos.
Com workflows automatizados, a empresa reduz falhas humanas, elimina gargalos e garante a execução consistente dos processos. Além disso, os fluxos garantem rastreabilidade completa das decisões e responsabilidades.

ECM e GED para controle documental e versionamento

Indiscutivelmente, a gestão documental é um dos elementos essenciais da ISO 22000. Com o módulo GED do Fusion Platform, sua empresa passa a ter:
- Versionamento automático;
- Trilha de auditoria;
- Controle de acesso;
- Aprovação digital;
- Armazenamento centralizado;
- Assinatura eletrônica integrada;
- Histórico completo de alterações.
Para um setor complexo, como o alimentício, a soma de todas essas funcionalidades torna a gestão documental mais prática e imediata.

Uma das grandes facilidades do Fusion Platform é o chatbot de IA. Com ele, você pode extrair informações de um processo ou documento ou solicitar um plano de ação para uma situação de crise usando linguagem natural. No dia a dia, isso acelera a consulta e reduz o tempo de resposta em situações complexas de crise.

Analytics para análise de riscos e tomada de decisão

Outro avanço importante no uso de plataformas centralizadoras é a análise inteligente de dados. A análise conectada de dados transforma indicadores em mecanismos ativos de prevenção, acelerando a tomada de decisão.

Com o Analytics do Fusion Platform, a empresa consegue:
- Monitorar indicadores e desvios em tempo real;
- Identificar tendências de não conformidade;
- Identificar gargalos operacionais recorrentes;
- Antecipar riscos operacionais;
- Cruzar dados entre áreas;
- Acompanhar o desempenho de fornecedores;
- Gerar o painéis de controle gerenciais automatizados;
- Avaliar a eficiência dos planos de ação.
Gestão contínua de não conformidades

Um erro comum nas empresas é tratar não conformidades de forma isolada. Muitas vezes, os registros são feitos manualmente e não geram aprendizado organizacional. Como não há análise estruturada da causa raiz, apenas os sintomas das falhas são tratados, fazendo com que o mesmo problema reapareça semanas depois.

Já com workflows integrados de gestão de não conformidades, é possível:
- Registrar ocorrências automaticamente;
- Encaminhar para responsáveis;
- Definir prazos e acompanhar planos de ação;
- Monitorar reincidências;
- Gerar indicadores de desempenho;
- Manter um histórico auditável.
Assim, a melhoria contínua deixa de depender de iniciativas isoladas e passa a fazer parte da rotina operacional.

Além disso, no Fusion Platform o diagnóstico, análise e execução de planos de ação acontecem em um só ambiente, com interligação entre processos, dados, setores e responsáveis.

A ISO 22000 exige integração, não apenas documentação

A maturidade da segurança de alimentos depende diretamente da capacidade da empresa de integrar processos, documentos, indicadores e pessoas. É preciso gerenciar riscos, atividades e decisões de forma unificada.

A norma não se sustenta com controles segmentados, planilhas isoladas e auditorias emergenciais.

Organizações que adotam sistemas integrados conseguem transformar compliance em eficiência operacional. Com isso, realizam uma transformação estrutural na forma como a segurança dos alimentos é gerenciada.

Se você atua nesse setor e quer melhorar sua gestão, agende uma demonstração do Fusion Platform e una segurança de alimentos, processos e documentos em uma única plataforma.

Mais do que garantir conformidade, integrar a ISO 22000 em um único ambiente permite construir uma operação mais previsível, resiliente e preparada para crescer com segurança.
18/05/2026
Chatbot de IA para Processos: ganhe velocidade nas respostas
O chatbot de IA para processos do Fusion Platform veio para facilitar o acesso aos dados e informações do seu negócio.

Sua empresa ainda perde tempo buscando informações em sistemas complexos? Uma das principais barreiras da gestão empresarial é o acesso rápido à informação.

Consultar o status do processo, histórico, responsáveis, prazos ou informações de formulários exigia programação e conhecimento técnico. O usuário precisava construir consultas, aplicar filtros e entender de estruturas. Isso, quando a empresa já conta com um sistema organizado e otimizado.

Esse cenário muda completamente com a chegada do chatbot de IA.

Agora, para extrair qualquer tipo de informação, é só perguntar com linguagem natural como se do outro lado da tela uma pessoa fosse responder:

Entenda tudo sobre a nova ferramenta da Neomind e migre de uma interface técnica para uma interface conversacional.

O papel do chatbot de IA para processos no acesso às informações

Quando falamos em solução, o Fusion Platform já possui maturidade suficiente em termos de armazenamento, estrutura e busca automatizada dos dados. O dado sempre esteve na plataforma, mas com a nova funcionalidade ele passa a responder às consultas.

Mesmo sendo uma solução low-code, consultas avançadas poderiam exigir conhecimento maior dos usuários. Na realidade diária, nem todos os colaboradores sabem montar filtros combinados, buscar campos de formulário ou estruturar relatórios.

Essa questão expressava uma realidade muito comum no ambiente empresarial: a informação existe, mas está concentrada apenas nas mãos de quem sabe extraí-la.

Porém, isso mudou com o auxílio da inteligência artificial. A ferramenta de IA para processos elimina a necessidade de saber como acessar e transfere o foco para o que precisa ser respondido.

Quando um usuário pergunta “quantos processos estão em execução?” ou “quais tarefas estão atrasadas?” ele não está mais navegando pela ferramenta, ele está conversando com o dado.

Na prática isso gera um aumento significativo de produtividade, pois os dados podem ser extraídos com muito mais rapidez.

Além disso, há suporte para auditorias e rastreabilidade das informações, contribuindo diretamente para atividades relacionadas à governança e compliance, tornando esses processos mais ágeis e eficientes.

Outro ponto importante é a aceleração de análises estratégicas e o apoio na geração de insights. Muitas vezes, um processo com grande volume de informação demandava tempo para leitura e análise antes da execução ser iniciada. Com a IA, esse cenário muda.

Como a IA facilita o acesso às informações?

O chatbot de IA para processos nasce para possibilitar uma consulta inteligente. Ele elimina barreiras técnicas e permite que qualquer usuário consulte dados usando linguagem natural, fazendo com que os dados respondam às intenções. O usuário pode usar a análise de processos automatizada para:
- Fazer perguntas como se estivesse conversando
- Gerar relatórios sem montar consultas complexas
- Criar gráficos automaticamente
- Obter respostas respeitando permissões e contexto
- Acelerar análises estratégicas
Como a IA funciona nos bastidores dos processos?

Tecnicamente, a inteligência artificial funciona como uma camada intermediária entre o usuário e a base de dados do sistema. Sua função é interpretar a intenção do usuário e traduzir isso em consultas que antes precisavam ser construídas manualmente.

Essa camada de abstração é o que permite que usuários com diferentes níveis de conhecimento tenham o mesmo tipo de informação.

Mas há um detalhe importante: a inteligência depende de contexto. A IA precisa saber sobre qual processo está sendo feita a pergunta, quais campos estão disponíveis e deve respeitar as permissões. Isso significa que, embora pareça uma conversa livre, existe uma estrutura bem definida por trás do funcionamento.

Como configurar a IA de processos no Fusion Platform?

Em relação à configuração, o processo é relativamente simples. A funcionalidade está disponível nas configurações de sistema, onde o administrador do ambiente pode acessá-la.

A configuração exige:
1. Configurar a integração com OpenAI, acessando Administração e aba Sistema.
2. Acessar Configuração de Inteligência Artificial. Nesse local, é possível definir um nome para a IA. O padrão é “Fusion Assistente”, mas pode ser personalizado como você desejar.
3. Manter habilitada a opção e inserir a chave de acesso da OpenAI.
4. Configurar os campos do processo: marque como indexável e ative a opção para oferecer informações para IA.
5. Validar as permissões de acesso dos usuários em Administração, Segurança e Funcionalidades. As configurações de segurança são importantes porque envolvem consumo de recursos, volume de dados trafegados e utilização de tokens.
Outro ponto relevante é a configuração dos campos de formulário. Existe uma propriedade que permite marcar determinados campos como indexáveis e habilitá-los para fornecer dados à IA. Isso é essencial para garantir que apenas os dados relevantes sejam utilizados como contexto.

Caso todos os campos fossem incluídos, haveria um aumento significativo na complexidade e no volume de dados processados.

Em relação à privacidade, a IA acessa apenas dados que o usuário já tem permissão para visualizar no sistema.

Configurações de Inteligência Artificial

Configuração > Ativar a opção indexável

Permissões de uso

Exemplos práticos de uso do chatbot de IA

Na rotina, o uso da solução é bastante simples. Usuários com permissão poderão visualizar botão de IA na interface do Fusion Platform, acessível em diferentes áreas, como na Central de Tarefas.

Para iniciar uma interação, é necessário informar o contexto. Por exemplo, ao trabalhar com o processo de gestão de demandas: “qual a quantidade de processos por status?”. O chatbot corporativo pode retornar informações como: 20 processos em execução, 2 finalizadas e 5 cancelados.

Processo gestão de demandas > Quantidade de processo por tipo de status

A partir disso, é possível aprofundar a análise, solicitando detalhes dos processos finalizados, incluindo links diretos para acesso às solicitações, histórico e formulários.

Processos finalizados

Outro exemplo é identificar processos em execução que estão parados com um determinado usuário. O chatbot corporativo pode listar essas solicitações, apontando prazos e status, indicando automaticamente quais atividades estão em atraso.

Também é possível gerar relatórios com informações como: responsável pela tarefa e quantidade de dias em atraso. Esse documento pode ser gerado em formato PDF, facilitando o compartilhamento e acompanhamento.

Relatório de Solicitações Abertas

Em um segundo cenário, é possível trabalhar com dados de formulários:
- Quantidade de processos por tipo de demanda (reclamação, serviços diversos, não conformidade)
- Geração de gráficos, como gráfico pizza
- Análise por forma de entrada (e-mail, WhatsApp, telefone)
- Geração de relatórios com gráficos
Esses relatórios incluem informações detalhadas como título, datas, status, solicitante e forma de entrada, além de visualizações gráficas para apoio gerencial.

Um terceiro cenário envolve análise inteligente de conteúdo:
- Identificar tarefas abertas por um usuário
- Analisar um campo específico
- Sugerir soluções com base no conteúdo informado
- Criar planos de ação estruturados
Gestão de Demandas > Serviços diversos

Plano de Ação para Validação de Demanda

Boas práticas para usar IA

Em relação às boas práticas, é importante destacar alguns pontos para extrair o máximo da IA:
- Formular perguntas claras e objetivas, sendo o mais específico possível quanto ao resultado desejado
- Evitar perguntas muito extensas ou que solicitem múltiplas informações simultaneamente
- Dividir as requisições em etapas e ser direto no pedido
- Utilizar termos adequados como processos “em execução” ou “iniciados no último mês”
- Sempre contextualizar o modelo de processos, como “processo de solicitação de compra” ou “cadastro de currículos”
- Utilizar nomes exatos dos campos do formulário ao fazer consultas
- Testar diferentes abordagens e interações
- Corrigir a IA quando necessário, permitindo que ela se ajuste ao longo da interação
- Utilizar a ferramenta como apoio gerencial, explorando suas diversas possibilidades no dia a dia.
Dica importante: quanto mais claro o contexto, melhor a resposta.

Futuro da IA em processos no Fusion Platform

Quando o assunto é transformação digital, a Neomind não para. As funcionalidades da inteligência artificial empresarial estão em constante evolução. Em relação ao uso da IA para gestão de processos estão previstas melhorias como:
- Aprimoramento da interpretação de termos
- Melhorias em filtros e agrupamentos
- Exportação de relatórios em Excel
- Introdução de fórmulas com IA
- Atividades de agente de IA no fluxo de processos
- Integração com novos provedores, como o Google Gemini
- Centralização das configurações de IA em uma interface dedicada
A inteligência artificial é um recurso que torna a gestão mais simplificada, agilizada e acessível aos usuários.

Quer manter o controle e o acesso aos dados da sua companhia? Veja na prática como funciona: solicite uma demonstração do Fusion Platform e tenha à sua disposição informações completas sobre os processos do seu negócio.
28/04/2026
Redesenho de processos em 4 passos

A eficiência e produtividade que sua empresa não está atingindo, está no redesenho de processos que ainda não foi feito.

Revisar, remodelar e redesenhar os processos é uma prática muito comum em empresas que buscam otimizar recursos, reduzir custos e se adaptar às mudanças do mercado e exigências dos consumidores.

À medida que a empresa cresce ou que novos recursos são adquiridos, é preciso implementar melhorias no processo. Isso envolve uma análise detalhada das atividades para identificar gargalos e ineficiências, implementando soluções que promovem integração, agilidade e inovação.

Essencial para aprimorar os resultados e garantir o sucesso a longo prazo, saiba como redesenhar os processos em 4 passos.

4 passos para o redesenho de processos

Reavaliar os processos internos é uma prática que deve ser realizada periodicamente em busca de melhorias e otimizações.

Empresas que atuam há muitos anos podem ter fluxos de trabalho complexos e repletos de tarefas sem sentido. Redesenhar os processos permite encontrar meios muito mais eficientes de executar as tarefas diárias.

Essa ferramenta é ainda mais valiosa quando a empresa apresenta problemas de qualidade, retrabalho, desgaste das equipes, altos custos, etc.

O redesenho de processos é necessário, principalmente, quando se implementa novas soluções tecnologias ou metodologias ágeis que exigem mudanças no fluxo do processo, adaptação da equipe a novos meios produtivos ou integrar áreas.

De maneira geral, o método é bem-vindo todas as vezes que os procedimentos atuais são ineficientes, têm erros ou falhas.

Se o seu negócio tem tido alto índice de retrabalho e reclamação dos clientes, os projetos estão atrasados e os resultados em queda, é hora de pensar no redesenho de processos.

Essa pode parecer uma tarefa complexa, mas em 4 passos simples você torna sua empresa muito mais eficiente e produtiva.

1º Passo: Identificação e mapeamento dos processos atuais

Qualquer projeto de melhoria inicia com a identificação e apontamento das falhas e ineficiências. O primeiro passo do redesenho de processos é realizar uma extensa avaliação dos processos executados atualmente.

Escolha uma área ou processo que tem causado problemas, como atrasos na entrega de projetos. Então, descreva suas etapas e avalie onde estão os possíveis problemas, como gargalos ou atividades desnecessárias. A partir dessa visão será possível começar a ter insights para melhorar o fluxo em si.

Aqui é importante documentar as etapas dos processos. Para isso, considere adotar uma ferramenta de modelagem de processos, como o BPM. Seu uso garante uma visão holística de todo o fluxo de atividade, favorecendo a identificação de pontos problemáticos.

Recomendamos que inicie com processos que terão resultados expressivos em pouco tempo e que sejam mais simples. Dessa forma, os benefícios serão rapidamente sentidos e a equipe fica motivada para remodelar outros processos.

2º Passo: Redesenhar e otimizar os processos

Com os pontos falhos devidamente identificados, é hora de criar um novo meio de transformar as entradas em saídas.

Muitas vezes o processo de melhoria envolve o uso de novas ferramentas, como softwares de gestão, para automatizar processos manuais e modernizar o fluxo de atividades. Essas soluções contribuem para simplificar tarefas complexas e tornar as informações e instruções acessíveis para todos os colaboradores.

O redesenho de processos muitas vezes vem acompanhado da eliminação de tarefas e integração de atividades, tornando o processo mais simplificado.

No Fusion Platform, o redesenho é feito com foco na automatização de atividades. Assim, as rotinas dos negócios ficam ainda mais ágeis e otimizadas.

Em relação a tecnologia, é importante que a ferramenta usada seja de baixo código. Dessa forma, os usuários podem personalizá-la rapidamente conforme suas necessidades. Caso contrário, você poderá estar criando um novo problema, que é depender de um terceiro todas as vezes que precisar fazer modificações em seu processo.

Todos os tipos de mudança devem resultar em melhorias mensuráveis de eficiência e qualidade. Estipule objetivos e metas alcançáveis, e envolva as partes interessadas.

Ninguém sabe melhor como o processo acontece do que as pessoas que os executam diariamente. Por isso, é fundamental incluir essas partes no redesenho e otimização do fluxo de atividades. Eles serão partes essenciais da próxima etapa.

3º Passo testar e implementar as mudanças

Com o processo devidamente otimizado, teste as mudanças pretendidas. O ideal é que essa avaliação seja realizada em um ambiente controlado e por uma pessoa que executava o processo antigo.

É importante que as mudanças sejam analisadas de maneira criteriosa, para que, só depois, o novo processo seja implementado em larga escala na organização. Dessa forma, problemas potenciais são corrigidos e os riscos minimizados.

Nessa etapa é importante estipular um prazo e medir os resultados do redesenho, em comparação ao processo antigo.

Apenas após realizar os testes e feitas as mudanças necessárias, será possível implementar o novo processo em toda a organização.

4º Passo: Monitoramento de resultados e melhoria contínua

Mesmo que possa parecer que o redesenho de processos tenha sido finalizado com a implementação, se trata de uma ação contínua.

Para que uma empresa garanta sua eficiência e produtividade, é imprescindível que haja acompanhamento de indicadores e resultados. É sempre possível encontrar novas alternativas e meios para otimizar ainda mais os processos.

Empresas que adotam a cultura da melhoria contínua estão constantemente preocupadas e atentas aos seus resultados. Buscam meios para aumentar a produtividade adaptando-se a novas demandas e desafios.

Na Central Analytics do Fusion Platform é possível acompanhar o desempenho dos processos e avaliar o impacto das mudanças realizadas. Assim como, conferir se os objetivos traçados estão sendo alcançados ou se há áreas que já precisam de novos ajustes.

Use os dados obtidos com o monitoramento para identificar oportunidades de melhoria para redesenhar o fluxo de atividade de forma incremental, obtendo melhores resultados.

Experimente o Fusion Platform para automatizar processos e preparar sua empresa para um futuro promissor, próspero e eficiente.

21/01/2025
Facilite os Processos Logísticos utilizando a Automação
Os processos logísticos são responsáveis por controlar e planejar toda a parte logística dos produtos. Engloba desde a compra de material até a venda do produto. Tudo isso deve ser bem planejado, executado e principalmente controlado para que os processos não sofram gargalos no meio do caminho e sejam concluídos com sucesso.

Por que automatizar os processos logísticos?

A área logística da empresa é responsável por cuidar desde a entrada de materiais até a saída dos produtos. Se esse processo não é eficiente e ágil, a empresa corre grandes riscos de ter problemas financeiros e organizacionais.

Imagine uma empresa onde há pouca comunicação entre setores e nenhuma automatização. Alguns colaboradores na área de produção estão de férias, os galpões já não são o suficiente e o setor logístico continua pedindo a mesma quantidade de material. Os problemas gerados por conta disso podem ser variados.

Utilizando a automatização ao seu favor

A automatização veio justamente para facilitar qualquer tipo de processo. É capaz de se comunicar entre diferentes áreas, atuar com eficiência e de forma extremamente rápida. Além de que, erros são muito fáceis de ocorrer.

Voltando para o exemplo da empresa acima. Se esse problema se tornar recorrente, como eles poderiam resolver? Contratar novos colaboradores responsáveis por gerenciar o estoque e produção? Sempre pedir menos material para nunca faltar espaço no galpão? A melhor solução é, com certeza, automatizar todo esse processo. Mas como automatizar os processos logísticos?

Montando um processo automatizado

Se você ainda tem receio de usar a tecnologia da automatização. Nesse tópico você vai perceber como ela pode facilitar a vida da empresa. Antes de começar. Não existe processo certo ou errado, existe processo que funciona e que não funciona para cada tipo de empresa. Para modelar um processo automatizado, continuaremos usando o exemplo da empresa acima e explicaremos como melhorar o processo logístico deles. Vamos começar a modelar o processo:
- Quando a matéria chega, o responsável pelo armazenamento recebe e já atualiza no sistema a quantidade de matéria recebida. Quando ele leva a matéria para outro setor, ele também deve atualizar. Caso o galpão esteja muito vazio, o departamento logístico recebe uma mensagem dizendo que é necessário comprar mais material;
- Quando o colaborador entra de férias, isso fica registrado no sistema;
- Quando algum colaborador do setor logístico for pedir mais material, ele terá dados se o galpão possui espaço de armazenamento suficiente e qual a quantidade de colaboradores trabalhando. Aqui também pode ser calculado a quantia de matéria necessária para compra, com base na quantidade de colaboradores e a média da produtividade.
Você percebe quantos processos automatizados? Imagine fazer isso sem a ajuda da automatização, o quão trabalhoso seria. Um setor tendo que ligar para o outro toda vez, calcular a quantidade de matéria necessária, etc.

Esse exemplo foi apenas para você entender melhor como a automatização pode acelerar e melhorar o desempenho dos processos logísticos das empresas. Nesse caso foi usado um processo para compra de material e precisava saber se haveria espaço para guardá-lo e mão de obra suficiente para utilizá-lo. Mas a automatização é aplicável na maioria dos processos logísticos.

Dificuldades e problemas quando não se tem processos logísticos automatizados:
- Repetição das tarefas;
- Falhas. Pode ser pela complexidade do processo ou por não ter todas informações necessárias;
- Muito tempo perdido fazendo os processos manualmente. Além de que alguns processos podem ser bem complexos.
Facilidades e vantagens de automatizar processos logísticos:

Agora, que você sabe um pouco mais sobre a automatização, principalmente no setor logístico, vou lhe apresentar os pontos positivos e porque toda empresa deveria utilizá-la.
- Eficiência na comunicação:
O setor logístico não precisa ficar se comunicando com todos os setores da empresa para obterem informações, basta cada setor sempre manter as informações atualizadas no sistema;
- Agilidade:
Qualquer nova informação é atualizada em milésimos;
- Precisão:
É extremamente difícil ocorrer falhas, salvo quando o colaborador salva informações erradas no sistema. Não vai ter mais o problema de uma informação ser passada para outra errada, perder o registro de algo, calcular errado e ter a desculpa que não sabia de algo;
- Comodidade e praticidade:
Tudo pode ser feito através da internet, não é necessário deslocamento algum.

Conclusão:

Depois de conhecer o que a automatização é capaz de fazer pelo setor logístico da empresa, é nítido a diferença com e sem ela. A automatização é capaz de facilitar e agilizar grande parte dos processos e é por isso que vem sendo cada vez mais usada nas empresas. Hoje em dia, quanto mais desenvolvida e automatizado uma empresa é, pode ter certeza, que ela terá melhores resultados, pela agilidade e eficiência.

Através do Fusion, utilizando o BPM, é possível criar qualquer processo logístico, totalmente automatizado. Com certeza esse processo será muito mais fácil de ser executado e gerenciado.

Leia também: Por que empresas precisam ter processos e procedimentos?

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16/09/2020
Fusion Mobile, ferramenta ideal para gestores
Cada dia mais, a necessidade de flexibilidade no trabalho tem se mostrado maior, poder realizar suas atividades em qualquer lugar e hora, seja devido a uma viagem de negócios, um imprevisto ou a exemplo do que vivemos no ano de 2020. Uma pandemia que fez com que fosse necessário um longo período de isolamento social, exigindo que práticas como home office e estações de trabalho remotas fossem adotadas em massa, tornando-se mais que uma alternativa, uma necessidade. Nestas ocasiões pode-se ver a necessidade e a falta que a informatização das empresas faz.
Junto desta necessidade crescente, o uso e o desenvolvimento de aparelhos móveis e das redes de internet, por meio de wi-fi ou conexões como 3G e 4G, tem sido tão grande que algumas das tarefas cotidianas na jornada de trabalho de gestores que antes poderiam ser realizadas somente em suas estações de trabalho ou notebooks, hoje podem ser feitas tendo em mãos apenas seus smartphones.

Em meio a tudo isso surge um novo conceito, a Mobilidade Corporativa, que tem como propósito proporcionar aos colaboradores a realização de suas tarefas sem necessariamente estar fisicamente na empresa, oferecendo uma maior flexibilidade e rendimento no dia a dia do profissional por meio de tecnologias como sites, softwares e aplicativos que não dependam de uma rede interna ou um espaço físico.

Uma das atuais ferramentas que traz este conceito e oferece este tipo de serviço é o Fusion Platform, a melhor opção em gestão da informação. Composto por módulos que realizam de forma integrada a Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM), Indicadores (Analytics), Portais & Social e Captura, o Fusion Platform auxilia as empresas a tornar a gestão mais ágil, assertiva e inovadora. Através de suas plataformas web e mobile o Fusion Platform, a cada nova versão, melhora seu desempenho e adiciona funcionalidades para melhor atender seus clientes e trazer a tão desejada transformação digital junto a mobilidade corporativa.

De que maneiras o Fusion Platform Mobile facilita e otimiza o trabalho dos gestores?

Atualmente a plataforma Mobile, disponível para dispositivos Android e iOS, tem como foco principal a gestão dos processos e atividades presentes no Fusion web sem necessariamente estar na frente de um computador ou em um escritório, trazendo a liberdade e flexibilidade que o Fusion Platform já traz, porém na palma da mão.

Aqui vão alguns exemplos dos benefícios que o profissional encontrará ao usar o Fusion Platform Mobile:

Facilidade na gestão de processos

Com o Fusion Mobile o gestor pode com poucos toques iniciar, avançar, recusar, cancelar, visualizar e acessar o histórico de processos iniciados pelo seu usuário ou pelos usuários que estão sob sua gestão.

Visualizar e assumir tarefas em pool de maneira simples e rápida

Em alguns casos vivenciados por nossos clientes existem processos que ficam disponíveis para a execução para mais de uma pessoa, sendo assim este se localizará na caixa de pool dos usuários que podem executar tal tarefa, onde é possível também assumir e continuar a execução destas tarefas por meio do aplicativo.

Gerenciar as tarefas de seus colaboradores

Com apenas alguns toques é possível trocar o perfil que está sendo visualizado e realizar ações em nome de usuários que estejam sob sua gestão, sem ter que acessar seu perfil ou realizar a ação pela página web.

Aprovação de tarefas

No aplicativo existe uma caixa que é destinada apenas a processos que tenham tarefas de aprovação para o gestor, proporcionando uma visualização facilitada e um melhor aproveitamento do tempo gasto na busca das tarefas que necessitam de aprovação.

Recebimento de notificações

Durante todo o caminho de tarefas percorrido dentro de um processo são geradas notificações para informar os profissionais sobre o andamento dos processos em que estiverem envolvidos de alguma maneira, permitindo um acompanhamento mais próximo das tarefas que são executadas.

O Fusion Platform Mobile é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios aos seus usuários, sejam eles gestores ou colaboradores de maneira geral, que podem contar com funcionalidades que auxiliam na execução das suas tarefas com maior agilidade, versatilidade e flexibilidade. Por se tratar de uma ferramenta que busca reforçar o conceito de mobilidade corporativa juntamente ao Fusion Platform, ele faz isto de maneira natural e intuitiva gerando ganhos reais em produtividade.

Experimente por 15 dias grátis agora mesmo! Ou, se preferir, solicite uma demonstração aos nossos consultores. Conte com a gente para tirar todas as suas dúvidas e auxiliar sua empresa!
18/08/2020
Otimização e automatização de Processos Industriais
Atualmente as indústrias são grandes potências no que se refere ao desenvolvimento do País e da economia, gerando empregos e oferecendo vários outros benefícios ao meio que estão inseridas. No entanto, ainda hoje, diversas empresas enfrentam certas dificuldades no momento de automatizar processos industriais ou até mesmo entrar em um consenso de qual decisão deve ser tomada, pois não possuem uma visão geral dos processos e dos indicadores de produção. Para evitar que isso aconteça, é imprescindível que a indústria tenha processos adequadamente automatizados, isto é válido para grandes, médias e pequenas empresas.

Ao automatizar os processos, a indústria garante maior agilidade e controle sobre as tarefas a serem realizadas, lembrando que qualquer processo industrial pode ser automatizado. Neste artigo iremos abordar alguns pontos para auxiliar as indústrias que desejam melhorar os processos internos e garantir maior rentabilidade e facilidade no dia a dia.

O que é automação de processos?

A automação de processos refere-se à utilização de ferramentas (como o BPM) com o objetivo de trazer benefícios de controle aos processos operacionais de uma empresa, dessa forma automatizando diversas atividades manuais. A automação de processos, visa aumentar a produtividade de uma determinada tarefa, reduzir custos operacionais, aumentar o desempenho, desse modo gerando vantagens para a empresa. Saiba como implementar uma ferramenta de Automação de Processos.

Quais principais dificuldades as indústrias enfrentam?

Quando as indústrias surgiram, as mesmas operavam de forma que os trabalhadores não possuíam um processo de trabalho sequencial e definido, simplesmente eram instruídos a realizarem qualquer tarefa sozinhos. Porém, em 1914 essa visão de trabalho individual foi substituída pela implementação de processos semi-automatizados nas indústrias, que facilitaram o processo de trabalho pois o mesmo tornou-se sequencial, dessa forma acelerando a produção e os processos.

Com o passar dos anos foram criadas várias formas de automatizar processos e ferramentas digitais em que as empresas possam automatizá-los de forma simples, possibilitando o acesso ao sistema de qualquer lugar, para que a tarefa seja executada, reduzindo o tempo de um processo de meses para dias.

Leia também: Como identificar e gerenciar gargalos de produção?

Como resolver essas dificuldades?

Já sabemos o que é um processo automatizado e quais são os maiores problemas que as indústrias enfrentam por não terem os seus processos automatizados. Sabendo disso, como podemos facilitar e automatizar processos para a indústria?

Exemplo prático de um processo que pode ser automatizado através de uma plataforma BPM:
- Fluxo de compras: Requerente abre uma solicitação através de uma ferramenta de automação de processos digital para um integrante da equipe de compras, solicitando o material a ser comprado > Responsável por compras especificar o material em questão e encaminhar um e-mail com a solicitação do orçamento > Fornecedores devem responder o e-mail que lhe foi enviado > Encaminhar para o tomador de decisões da empresa, em detalhes as informações passadas pelo fornecedor > Aguardar análise do orçamento para ser liberado a verba para compra > Caso a verba seja liberada a equipe de compras será notificada e então o fornecedor será notificado para liberar o material > Depois de entregue o material, o ciclo do processo será finalizado e o solicitante será notificado que o seu material está disponível.
Todo este processo de solicitação de compras pode ser realizado automaticamente através da automatização dos processos. Este foi um simples exemplo do que uma ferramenta BPM pode fazer por sua empresa, é possível automatizar QUALQUER processo.

Quais os benefícios obtidos?

Padronização dos Processo Industriais

A padronização dos processos promove diversos benefícios para a gestão empresarial. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho. Um exemplo de plataforma que realiza a padronização dos processos é o Fusion Platform, através dela é possível padronizar todos os processos das equipes da sua empresa.

Redução de Perdas

Os benefícios em automatizar os processos empresariais estão diretamente ligados com a baixa taxa de falha durante o processo e a baixas perdas, tanto de material quanto de capital. Com a automação de processos é possível contar com a mesma estrutura. Afinal, os desvios, gastos e desperdícios são minimizados com o uso correto da ferramenta.

Maior Produtividade

Com o auxílio da ferramenta e das tarefas automatizadas, os colaboradores não precisam “perder tempo” realizando ligações, enviando e-mails, anexando cópias de arquivos. Basta realizar algumas etapas simples e deixar o resto com a ferramenta. Isso quer dizer que o processo se torna mais rápido e ininterrupto. A consequência direta é o aumento da produtividade e a diminuição do tempo gasto.

Conclusão

As ferramentas de automação entregam diversos benefícios aos usuários e implicam diretamente no rendimento e produtividade da empresa. Estes foram alguns dos pontos levantados que são capazes de otimizar os processos da sua empresa, caso ainda esteja na dúvida em investir ou não em uma plataforma BPM recomendamos nosso artigo Checklist: Está na hora de investir em BPM? Traga sua empresa para a transformação digital!

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16/06/2020
A reengenharia dos processos de negócio
A comunicação entre colaboradores de uma empresa, ao mesmo tempo em que é capaz de ser ágil, eficiente e esclarecedora, torna-se facilmente um empecilho para os colaboradores, podendo ficar horas ociosos esperando para repassar um comunicado/informação ou simplesmente perder informações ao decorrer dos processos internos e externos, quando não automatizados. Se você já percebeu o quão aperfeiçoável pode se tornar esse diálogo, entre duas ou mais partes, está na hora de conhecer melhor a reengenharia de processos de negócios.

O termo reengenharia é sinônimo de boas práticas, é a intervenção por meio do redesenho fundamental de processos-chave de negócio, busca alcançar melhorias significativas de desempenho. Tornou-se muito popular durante os anos 90 e foi colocada em prática principalmente pelas mais ambiciosas empresas norte americanas, que buscavam permanecer no mercado ou ter maior competitividade.

“(…) um redesenho de processos, que envolve a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da organização”. – Stair e Reynolds (2002, p.39)

Exemplo:

Um processo interno para solicitar compras, que pode demandar mais de 3 etapas para ser concluído, passando pelo solicitante, pelo gerente/aprovador, pelo cotista e pela compra, ou seja, há um intervalo de tempo entre essas ações que é passível de melhorias.

Para realizar essas melhorias é possível utilizar o Gerenciador de processos (BPM) onde em um ambiente leve e intuitivo, com apenas alguns cliques é possível configurar formulários, prazos e responsabilidades de cada colaborador.

BPM (Business process management):

O BPM é o meio por onde uma reengenharia de processos de negócio pode ser feita, se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações. A finalidade desta ferramenta é automatizar tarefas que são efetuadas mais de uma vez, podendo analisar melhor o processo como um todo, recebendo feedbacks em tempo real e sentindo o feeling de seu andamento.

Leia também: 10 perguntas e respostas sobre BPM

Gargalos:

Gargalo é o termo usado para representar impasses durante o deferimento do processo, podem ocorrer por vários motivos e são grandes empecilhos da produtividade de uma corporação com processos defasados.

Mas como detectar esses entraves?

Simples, basta responder as respectivas perguntas:
1. Meu processo possui confirmações desnecessárias?
2. Meus recursos suprem a demanda?
3. Existe algo que ajude a perpetuar falta de desempenho?
4. O processo possui uma finalidade clara?
5. A regra de negócio é a mais adequada e eficiente?
Melhoria contínua:

O sucesso do tema “Reengenharia de Processos de negócio” em boa parte é devido à melhoria contínua do processo. Com seu frequente monitoramento e utilização é possível avaliar pontos a melhorar, e nesse aspecto o que o diferencia do modelo antigo, não digital, é a sua manutenibilidade, ou seja, a capacidade de realizar melhorias significativas no processo apenas com uma alteração na modelagem ou regra de negócio. Os feedbacks dos participantes diretos ou indiretos, sejam colaboradores da empresa, fornecedores ou clientes são extremamente importantes para avaliar a eficácia da lógica empregada na criação do processo.

Melhoria de Processos:

Não confundir Melhoria de Processos com Automação de Processos, embora sejam quase sinônimos.

Pode-se definir o que é melhoria de processos da seguinte maneira:

Melhoria de processos, consiste na análise do processo como se encontra em seu estado atual, para detectar ineficiências que necessitam de melhoria.

Para otimizar tarefas é necessário verificar se a mesma realmente é ineficiente, descobrir as causas de gargalos com as 5 perguntas anteriores, verificar se existem problemas de comunicação, entre pessoas ou entre sistemas computacionais, melhorar a relação com o cliente e verificar se as regras do negócio podem ser melhoradas.

É extremamente importante conciliar os conceitos de Reengenharia de Processos com os de Melhoria de Processos, pois, por se tratar de um “sucessor” a melhoria de processos traz pontos positivos ao cenário como um todo. A ideia de não inativar totalmente os processos antigos, mas sim de remodelagem é proveniente da Melhoria de processos. Em contrapartida se os processos antigos forem pouco eficazes ou se tem um desejo de inovar e ter um real destaque no mercado é necessário quebrar paradigmas, e muitas vezes, deve-se criar do zero.

Por fim, alguns autores inferem que é possível conciliar as duas metodologias para ter uma maior taxa de sucesso, ou seja, é necessário estudar o que se deve refazer, que é pouco eficiente e desvantajoso para ser melhorado, o que reutilizar melhorando alguns pontos e o que criar do zero para automatizar ainda mais tarefas.

Independente de qual for a sua metodologia empregada, seja considerada mais radical como redefinir por completo seus processos, mais conservadoras como um simples aprimoramento ou uma boa automatização dos processos, o Fusion Platform supri as necessidades que essa mudança digital necessita.

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09/06/2020
Processos e procedimentos: por que são importantes para as empresas?
Toda empresa, desde um pequeno negócio, startups, até multinacionais que alcançam o sucesso tem seus processos e procedimentos bem definidos.

Comumente, empresas que estão há pouco tempo no mercado enfrentam alguns desafios similares. Além da falta de processos e procedimentos, há falta de transparência em decisões, inflexibilidade ou muita flexibilidade, falta de engajamento, entre outros.

Mesmo sendo uma questão básica e fundamental, os processos internos muitas vezes não são trabalhados com uma metodologia sustentável que visa à criação e manutenção de fluxos que aumentariam a produtividade e desenvolvimento da equipe.

Felizmente esse cenário pode ser revertido ao estruturar adequadamente os processos e procedimentos. Inclusive, implementando recursos tecnológicos que poderão impulsionar, ainda mais, a eficiência e o desempenho das atividades

O que são processos e procedimentos empresariais?

Antes de explicar a importância dos processos e procedimentos, é preciso esclarecer o que cada um significa.

Um processo empresarial é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente em um conjunto sequencial e particular de ações com um objetivo comum. Ou seja, é uma série de tarefas pré-definidas que são estipuladas para ter um resultado específico a ser alcançado.

A diferença entre processos e procedimentos é que o primeiro é o conjunto em si. O segundo se trata da forma como se faz, a técnica ou método usado.

Para as empresas, processos têm como finalidade:
- Eliminação de atividades e tarefas desnecessárias;
- Foco na interação direcionada para o cliente do produto e serviço;
- Otimização sobre as tarefas e formas de realizá-las;
- Consolidação de uma nova e melhor gestão; e
- Padronização da maneira de trabalho.
Os processos e procedimentos são duas questões complementares e demonstram o que e como deve ser feito. Incluindo, as etapas que precisam ser cumpridas, os responsáveis, correlatos, matéria-prima e outros pontos relevantes. De maneira prática, um processo empresarial prevê que todo insumo, seja qual for, será transformado em resultado. Os processos internos, direta ou indiretamente visam agregar valor e melhorar a experiência para o cliente.

Como definir e implementar processos estruturados?

Uma das metodologias mais utilizadas para definir os processos de uma empresa acontece em 5 fases. Como cada empresa possui suas particularidades, cada fase deve ser adaptada à realidade de cada negócio.

No entanto, é importante salientar a necessidade de foco total na empresa, a necessidade de prepará-la para a mudança, o conjunto de processos e as interações entre os grupos de interesse.

As fases são essenciais para reduzir erros e incertezas durante a implementação da gestão por processos. Essas fases são:

1.      Comprometimento

Afase de comprometimento pode também ser definida como a fase onde é criada a estrutura dos processos de sua empresa.

A finalidade dessa fase é a apresentação, o debate e as decisões de como será a implementação de processos.

2.      Estruturação

Identificar todos os aspectos a serem adequados para o desenvolvimento e implementação dos processos. Estruturar as fases, etapas e atividades a serem realizadas.

3.      Análise

Essa é uma das principais fases para implementar e definir os processos e procedimentos. Consiste em identificar quais atividades são essenciais e emergenciais. Para sua realização é importante observar e responder alguns questionamentos:
- Quais os principais processos?
- Quais as atividades desse processo?
- Como os processos e suas atividades são executadas?
- Esses processos estão corretos no meio que estão sendo executados agora?
- Quais objetivos queremos alcançar com eles?
4. Desenvolvimento

Consolidação da gestão de processos na organização. Nessa fase também é importante considerar alguns pontos chave para entender o processo, como:
- Quem irá executar as atividades?
- Quais os recursos necessários?
- Quais são as prioridades?
- Como serão as medidas de desempenho a serem utilizadas?
5. Implementação ou Ação

Como vimos, processos têm a finalidade de definir atividades de maneira organizada para que se atinja um objetivo comum desejado. Todavia, para isso funcionar, as tarefas deverão ser efetuadas com disciplina, dedicação e com as funções bem definidas. Somente assim a empresa conseguirá obter a otimização de tempo.

Realize um mapeamento dos processos, para entender as etapas envolvidas na conclusão da tarefa. O mapeamento consiste em rastrear as atividades e identificar os principais pontos impactantes que podem vir a ser um problema. Seu principal objetivo é corrigir ou aperfeiçoar a execução para que não se tornem impeditivos para o sucesso.

Essa é a oportunidade ideal para que a empresa possa identificar áreas onde há necessidade de realizar melhorias. O mapeamento pode ser encarado como uma ferramenta para ter uma visão plena de como os processos e procedimentos estão ocorrendo.

Processos que são devidamente mapeados, podem ser padronizados após identificar a melhor maneira para executá-lo. Além disso, favorece a automatização de processos.

A automatização é uma excelente ferramenta tecnológica para aumentar a eficiência e acelerar a conclusão das atividades. Sendo também, uma ferramenta essencial para acompanhamento das métricas de desempenho e da eficiência dos processos em si.

Processos e procedimentos e a Plataforma de Gestão Integrada

Uma Plataforma de Gestão Integrada é a solução ideal para realizar toda a gestão de processos, documentos e indicadores da companhia.

Em relação especificamente aos processos, essa solução é capaz de melhorar a qualidade dos processos, a comunicação, reduzindo custos e desperdícios.

A eficiência é aprimorada e os processos otimizados porque a plataforma garante uma visão holística de todos os processos e suas interligações. O gestor possui total controle sobre como as atividades são realizadas, e, com relatórios e indicadores, possui dados reais para decisões mais assertivas.

Ao colocar processos na sua rotina empresarial, você terá uma visão mais ampla de como funciona seu negócio. Possibilitando mapear as dificuldades e tendo a oportunidades de melhorar o fluxo de atividades. Também, obterá benefícios como entregas padronizadas e economia de tempo e recursos.

Experimente o Fusion Platform e aproveite todos os benefícios que a modelagem e otimização dos processos e procedimentos podem realizar no seu negócio.

O Fusion Platform é uma plataforma de gestão de processos e procedimentos, documentos e indicadores que proporciona administrar o negócio de ponta a ponta.
26/05/2020

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