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Quando falamos em startups e empresas que estão há pouco tempo no mercado existem alguns problemas que são comuns de serem enfrentados, como a falta de transparência em decisões, inflexibilidade ou muita flexibilidade, falta de engajamento e, principalmente, falta de processos e procedimentos bem definidos.
Mesmo sendo uma questão básica e fundamental, os processos internos muitas vezes não são trabalhados com uma metodologia sustentável que vise à criação e manutenção de fluxos que aumentariam a produtividade e desenvolvimento da equipe. Para reverter o cenário, confira este artigo.
O que são processos?
Primeiramente, para entender o artigo proponho que seja esclarecido o que são processos empresariais: processo é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente em um conjunto sequencial e particular de ações com um objetivo comum.
Para as empresas, processos têm como finalidade:
- Eliminação de atividades e tarefas desnecessárias;
- Foco na interação direcionada para o cliente do produto e serviço;
- Otimização sobre as tarefas e formas de realizá-las;
- Consolidação de uma nova e melhor gestão; e
- Padronização da maneira de trabalho.
Fases para implementar/definir processos
Uma das metodologias mais utilizadas para definir os processos de uma empresa acontece em 5 fases. São elas:
- Comprometimento: a fase de comprometimento pode também ser definida como a fase onde é criada a estrutura dos processos de sua empresa. A finalidade dessa fase é a apresentação, o debate e as decisões de como será a implementação de processos.
- Estruturação: identificar todos os aspectos a serem adequados para o desenvolvimento e implementação dos processos. Estruturar as fases, etapas e atividades a serem realizadas.
- Análise: nesta fase alguns pontos devem ser observados:
– Quais os principais processos?
– Quais as atividades desse processo?
– Como os processos e suas atividades são executadas?
– Esses processos estão corretos no meio que estão sendo executados agora?
– Quais objetivos queremos alcançar com eles?
- Desenvolvimento: consolidação da gestão de processos na organização. Questões a serem observadas nesta fase:
– Quem irá executar as atividades?
– Quais os recursos necessários?
– Quais são as prioridades?
– Como serão as medidas de desempenho a serem utilizadas?
- Implementação/Ação: como vimos, processos têm a finalidade de definir atividades em um sequencial para que seja atingido um objetivo comum desejado. Todavia, para isso funcionar as tarefas deverão ser efetuadas com disciplina, dedicação e com as funções bem definidas. Somente assim a empresa conseguirá obter a otimização de tempo.
Concluindo
Ao colocar processos na sua rotina empresarial, você terá uma visão mais ampla de como funciona seu negócio, assim mapeando as dificuldades e tendo a oportunidades de melhorar o fluxo de atividades. Também, obterá benefícios como entregas padronizadas e economia de tempo e recursos.
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