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  • Como implementar uma ferramenta de Automação de Processos?

    Como implementar uma ferramenta de Automação de Processos?

    Vivemos em um mundo onde não podemos mais nos abster da tecnologia em nossas casas, carros e principalmente nas empresas. Para ter redução de custos, menos retrabalho e melhor controle dos processos, o ideal é implantar uma solução de automatização e gerenciamento de processos eletrônicos, ou seja, o Business Process Management (BPM).

    Mas, antes de implantar um BPM, precisamos saber:

    • Onde ele precisa ser aplicado? Será um lugar onde precisamos economizar?
    • Por quem será usado? Apenas gestores para realizarem um plano de ação? Funcionários para apontar itens cadastrados no inventário? Controle de cartão-ponto?
    • Com que finalidade? Agilizar o processo? Reduzir o uso de papel?

    Após ter essas respostas, vem outra pergunta: como implemento um sistema de automação de processos em minha empresa?

    Para respondê-la, precisamos seguir alguns passos e algumas boas práticas. Confira!

    A visão holística e a identificação dos processos

    O primeiro passo de implantação de uma ferramenta de automação de processos, é verificar o que pode ser classificado como um processo dentro da empresa. Entrada e saída de mercadoria, emissão de notas fiscais e elaborações de contrato são bons exemplos e muito utilizados.

    Pode soar até meio clichê, mas para mapear e identificar processos de qualidade precisa-se ter uma visão holística do seu negócio e saber onde um processo se inicia e onde ele se encerra (isso vem da teoria geral dos sistemas de Ludwig Von Bertalanffy).

    Aqui vai uma dica essencial: além de identificar e mapear processos existentes, as atividades que mais precisam de atenção são aquelas que ainda não possuem processos atrelados a ela.

    Não obstante, necessita-se realizar uma verificação de quais processos são mais onerosos dentro do ciclo produtivo, identificar onde falhas humanas podem ser reduzidas ou eliminadas.

    Verificando esses pontos, precisa-se entender que não se edifica um castelo da noite para o dia. Precisamos ir com calma e colocar pedra sobre pedra para que a construção fique a mais sólida possível.

    Assim são os projetos de implantação de sistema, por exemplo: após realizada a análise e levantamento de ideias, precisa-se estruturar, colocar no papel um organograma, identificar os papéis que temos presentes na estrutura organizacional da empresa atualmente e adicionar ou remover outros papéis, de acordo com a necessidade do nosso processo.

    Testando a ferramenta

    Efetuando o procedimento de planejamento, vamos para a fase de testes da ferramenta implantada. Nessa etapa serão validados os processos levantados, precisando assim encontrar pontos negativos, positivos e possíveis melhorias, ou simplesmente aprovar o processo para que o mesmo comece a ser utilizado massivamente.

    Na fase de testes é preciso levar em consideração diversos fatores, como tempo de execução, limitações da ferramenta, entre outros pontos advindos da infraestrutura da TI da empresa, onde entraremos em detalhes técnicos.

    Dica

    Para que o sistema seja implantado com sucesso e com a melhor performance possível, é importante ter um servidor dedicado para comportar a aplicação. Além disso, sempre é bom que o time de TI da empresa esteja alinhado com os requisitos do sistema e com a infraestrutura presente que ela comporta.

    Na parte de testes, tente sempre ver o processo como o usuário final, isto é, como a pessoa que irá preencher os formulários e enviar os procedimentos. Lembre-se de explorar as possibilidades e verificar cada atividade, para que a mesma possa ser liberada sem que exista problemas de condição de negócio.

    O Fusion Platform conta com diversos avisos na hora de liberar a modelagem do seu processo no BPM, o que permite ao usuário ser avisado onde o processo encontra-se inconsistente. Teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.

    Ao fim, quando for implantar de fato o processo, lembre-se de ter seguido o passo a passo da nossa receita de bolo para que o resultado seja o melhor possível.

    Concluindo

    Você já sabe como funciona para implementar uma ferramenta para automação de processos. Agora só basta realizar seus projetos, planejamentos e, mais importante, tirar tudo isso do papel. Lembre-se, se existir algum problema, nossa central de ajuda está disponível 24h com tutoriais práticos, e caso ainda tenha alguma dúvida, o time de suporte poderá lhe auxiliar!

  • Os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócio

    Os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócio

    Os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócio

    As organizações, em busca de melhorar a execução de suas atividades, encontram na modelagem de processos a melhor alternativa.

    Afinal, esse redesenho de processos é capaz de compreender, comunicar e otimizar o fluxo das atividade cotidianas.

    De fato, as empresas realizam inúmeras tarefas diariamente para atingir seus objetivos. Porém, aquelas que são repetitivas ou que não são estratégicas, podem ser automatizadas.

    Neste sentido, a modelagem de processos é fundamental para aperfeiçoar esse fluxo de atividades.

    Porém, na hora de elaborar ou desenhar o processo, é comum que surjam algumas dúvidas. Por isso, conheça os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócios.

    O que é a modelagem de processos de negócio?

    A modelagem de processos de negócios, denominada Business Process Modeling (BPM), é uma prática representativa de processos. Nesse sentido, visa compreender, comunicar e otimizar os processos dentro das organizações.

    Essa modelagem possui alto nível de detalhamento. Incluindo as atividades a serem desenvolvidas, as pessoas responsáveis por essas atividades e a relação da comunicação entre as pessoas no âmbito do negócio.

    Para entender um desenho de processo, vamos usar uma solicitação de viagem. Esse fluxo, apesar de bastante simples, possui diversas atividades e conexões entre pessoas e setores.

    Será com a modelagem de processos e até o redesenho do processo que essa interligações ficarão claras e expressas.

    Exemplo de modelagem de processo de negócio.

    A aproximação com a área de negócios é um desafio para os cientistas da computação porque envolve aspectos como: definição e análise do escopo do negócio.

    Definir o negócio consiste em realizar a abstração sobre o que será modelado e estabelecer atende as necessidades do cliente.

    Durante a construção do escopo é necessário que sejam definidas algumas questões como:

    • Quem é o cliente do processo?
    • Quais são as áreas de comunicação envolvidas no processo?
    • O escopo atende as necessidades e aspirações do cliente?
    • Quais são as entradas e as saídas de atividades?
    • Existe definição dos principais indicadores de desempenho e como eles serão medidos em relação aos prazos e custos?

    A modelagem de processos é um elo que auxilia no entendimento do negócio a ser construído em conjunto com os profissionais da tecnologia da informação.

    Para facilitar o entendimento do desenho de processos de negócio é necessário entender como funciona o ciclo de vida da modelagem.

    Ciclo de vida da modelagem de processos de negócios

    O ciclo de vida da modelagem de processos engloba: projeto e análise, configuração, execução e avaliação.

    O projeto e a análise consistem em um levantamento acerca dos processos, bem como do ambiente organizacional e técnico.

    Já a configuração são os insumos que permitem a modelagem desse processo. A execução está relacionada ao monitoramento e registro das etapas do fluxo para visualização do estado do processo de negócio.

    A avaliação é uma análise de como esse processo está sendo executado no seu estágio atual. Assim como, o que pode ser realizado para melhorar a sua produtividade em prol de satisfazer as aspirações dos stakeholders envolvidos.

    Princípios básicos da modelagem de processos de negócio

    A modelagem de processos vai muito além do seu ciclo de vida. Desta forma, é preciso compreender seus princípios básicos, que são divididos em 9: 

    1. Interação entre cliente e organização;
    2. Agregação de valor para o cliente;
    3. Diminuição dos atrasos no fluxo durante as trocas de atividades;
    4. Evitar a automatização em excesso;
    5. Padronizar os processos de negócios;
    6. Prever as regras de negócios;
    7. Aplicar padrões de conformidade;
    8. Validação da modelagem BPM;
    9. Simplicidade no desenho de processos.

    1. Interação entre cliente e organização

    A interação entre cliente e organização é o principal momento de um trabalho que visa a modelagem de um processo para melhorar a produtividade de uma empresa.

    Nessa interação o cliente deve sentir que as necessidades da sua empresa serão atendidas em termos de redução de custos, de tempo e de dinheiro.

    Neste sentido, a interação é também conhecida como o momento verdade. Afinal, estabelece a relação inicial de confiança sobre quem oferece e quem adquire o serviço.

    2. Agregação de valor para o cliente

    A partir do momento em que se estabelece uma relação de confiança com o cliente é necessário realizar uma modelagem de processo que agregue valor ao seu negócio.

    Ou seja, caso as atividades do fluxo de processos não melhorem a produtividade da esfera organizacional. Assim, é necessário redesenhar o processo ou realizar um novo fluxo de atividades.

    3. Diminuição dos atrasos no fluxo durante as trocas de atividades

    Durante a remodelagem de processos e construção de um novo fluxo é importante prever ao máximo os erros que podem.

    Principalmente aqueles que podem surgir devido a troca de responsabilidades nas atividades do fluxo de trabalho.

    Dessa forma, evita-se questões impactantes, como os atrasos.

    4. Evitar a automatização em excesso

    Outro fator importante é evitar a automatização em excesso dos processos. Muitas vezes, em prol de buscar maior produtividade, pode ocorrer de se buscar a automatização a todo custo.

    Essa medida é bastante preocupante, essencialmente quando envolve atividades estratégicas. A automatização deve se fundamentar em atividades rotineiras e repetitivas. Portanto, é importante levar em consideração cinco aspectos durante a construção do fluxo:

    • Ter objetivo claro;
    • Cuidar para não detalhar demais o processo;
    • Atenção para não detalhar de menos o processo;
    • Revisar o modelo;
    • Validar o modelo com os stakeholders.

    5. Padronizar os processos de negócios

    A padronização na modelagem de processos é importante porque uma empresa pode possuir diversos processos interligados na hierarquia organizacional.

    Sendo assim, a partir do momento em que ocorre a padronização, facilita a operação das atividades, aumenta a produtividade, melhora a qualidade e reduz os custos de operação.

    6. Prever as regras de negócios

    As organizações também possuem regras de negócio específicas. São elas que determinam o andamento das suas operações e de seus processos durante a execução e tomada de decisão.

    Neste sentido, a modelagem de processos precisa levar em consideração as regras internas da organização. Considerando as ações tomada enquanto as atividades do processo de negócio ocorrem.

    7. Aplicar padrões de conformidade

    As empresas podem possuir padrões de conformidade que devem ser levados em consideração durante a modelagem do processo.

    Uma consideração bastante válida, por exemplo, são os padrões de auditoria de interna. Afinal, a modelagem de processos é usual para garantir registros, padronização, e análise de execução.

    Por isso, é sempre importante verificar se existe alguma regra que se destina para determinado tipo de organização ou ramo de atuação.

    8. Validação da modelagem BPM

    A validação do modelo de negócio com os profissionais envolvidas na execução do processo é fundamental.

    Afinal, são essas pessoas que estão familiarizadas com as notações e sabem como aquele fluxo de atividade ocorre na prática.

    Por esse motivo é recomendado realizar uma prototipação inicial do processo, levando em consideração algumas recomendações como:

    • Incluir os campos essenciais;
    • Realizar a configuração simples das responsabilidades das raias;
    • Criar tarefas manuais para representar as atividades do processo;
    • Realizar reuniões os profissionais para conduzir as interações com o cliente;
    • Realizar a validação e os ajustes na prototipação.

    9. Simplicidade no desenho de processos

    Essa prototipação deve ser o mais simples possível com as informações necessárias para tornar o processo executável.

    Obviamente que essa simplicidade requer satisfazer as necessidades na melhoria de processos dos clientes.

    Concluindo

    A modelagem de processos de negócio, aliada aos seus princípios de construção, contribui para melhorar comunicação da organização durante as atividades que são desempenhadas.

    De fato, automatizar e melhorar o gerenciamento dos processos das empresas, reduz o custo e o tempo durante a execução das atividades.

    Além disso, existem diferentes tipos de mapeamento de processos  que podem ser realizados. Sendo necessário sempre prezar pela melhor maneira para aquela organização.

    Os consultores da Neomind são especialistas em analisar e realizar a modelagem de processos para melhorar a performance da sua empresa.

    Converse com a gente ou teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias! Se tiver alguma dúvida, é só nos escrever aqui nos comentários.

  • Como funciona a padronização de processos?

    Como funciona a padronização de processos?

    Com o alto fluxo de informações que se tem atualmente, é normal que o excesso de informações cause problemas. Por esse, e por outros motivos, torna-se útil realizar a virtualização e padronização de processos.

    Sendo assim, se você tem problema com o gargalo de informações nos processos em sua empresa, esse artigo será útil para ajudá-lo a corrigir ou diminuir esse contratempo.

    O que é padronização de processos?

    É a padronização de atividades e regras de determinado processo com o intuito de organizar, formalizar e desenvolver um modelo para ser seguido. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho.

    Essa técnica já foi utilizada no passado por Henry Ford e foi bem-sucedida, tornando a Ford Motor Company a pioneira em produção em massa de grandes volumes de automóveis à baixo custo. Então, por que não conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Abaixo, detalharemos alguns benefícios, como funciona e como implementar a padronização de processos.

    Benefícios da padronização de processos

    Os principais benefícios obtidos com a padronização dos processos são:

    • Por existir uma padronização, um modelo de como uma tarefa ou procedimento deve ser realizado dentro do processo, ela auxilia todas as áreas e setores da empresa, aumentando a velocidade e qualidade do trabalho que é realizado, além de facilitar os treinamentos de novos colaboradores.
    • Ampla visualização de quem participa do processo, o qual também contém a informação do que deve ser executado em cada etapa e o histórico do que foi executado.
    • Otimização do tempo gasto com processos manuais, aumentando o desempenho dos setores envolvidos, reduzindo as falhas e custos que são gerados por erros, uso de papel e perda de documentos.

    Ou seja, há fácil compreensão, visualização, gestão de atividades e processos executados, além da agilidade em identificar erros durante e após execução. A padronização também reduz todo o retrabalho para quando é necessário adicionar alguma alteração no processo, otimiza o tempo gasto na execução das atividades, e oferece um melhor controle com o histórico do que é gerado, de quando e como foi executado. Além desses benefícios, aumenta o desempenho do processo e o resultado é algo eficiente e enxuto.

    Como funciona a padronização de processos?

    Para entender melhor, confira o passo a passo:

    1. Definir o objetivo: tudo começa com base nos objetivos. Pense bem quais setores estarão envolvidos e o que deseja padronizar, pois se você não sabe o porquê está padronizando determinado setor, é preciso rever suas ações antes de executá-las. Somente assim conseguirá reduzir esforço e custos futuros.
    2. Definir o motivo: sabendo o que você quer padronizar, é necessário entender por qual motivo os líderes usam tantas variações de um mesmo processo e como a padronização deles o tornará mais produtivo e eficiente.
    3. Mapear o processo: com essas informações coletadas é feito todo um mapeamento de processos, no qual deve ser registrado todos os objetos, etapas, decisões, entradas e saídas que o processo deve tomar. Você poderá utilizar o BPM, o qual facilitará o mapeamento desse processo e, mais tarde, a gestão do mesmo. Quanto mais enxuto, melhor será o resultado. Que tal se aprofundar mais no assunto? Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização.
    4. Investir em capacitação: por fim, invista na capacitação de colaboradores, para se ter uma referência na gestão de mudança e ter quem possa organizar os processos, minimizando riscos e impactos que podem surgir.

    É difícil implementar a padronização de processo em minha empresa?

    Não, basta saber o quê e o porquê você precisa padronizar determinado processo, pois a parte mais “difícil” da implementação é entender como e porque funcionam os processos de sua empresa. Mesmo sendo algo feito diariamente de modo simplório, pode se tornar algo muito complicado na hora de ser entendido ou representado para as outras pessoas.

    Se esse ponto se tornar algo complexo, existem soluções que podem auxiliar, como a consultoria de processos. Essa solução pode ser contratada por uma empresa terceirizada que já tem conhecimento e experiência em definir e documentar processos. Ou seja, você poupará tempo e terá a certeza de que sua padronização está seguindo o caminho ideal para chegar ao seu objetivo.

    Conclusão

    A padronização de processos facilita e automatiza a realização de tarefas, trazendo muitos benefícios à sua empresa. Assim como o fácil manuseio e entendimento, o BPM (gestão de processos) está diretamente ligado a outras gestões, como o GED, onde é feita a gestão dos documentos.

    Se este post conseguiu despertar seu interesse e você quer saber mais sobre esse assunto, no início do ano passado nós postamos um artigo detalhadíssimo sobre a padronização de processos. Caso o assunte lhe interesse, não deixe de ler: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça sobre Padronização de Processos.

    Ainda não conhece o Fusion Platform? Teste gratuitamente durante 15 dias.

  • Por que é importante contratar uma Consultoria de Processos (BPM)?

    Por que é importante contratar uma Consultoria de Processos (BPM)?

    Com a Revolução industrial no início do século XIX e o advento da produção em escala nasceu a demanda pela divisão do trabalho para a especialização de tarefas com funções específicas, visando dinamizar e otimizar a produção. Neste contexto, nasceram as organizações funcionais onde a autonomia dos departamentos é fundamental para o bom funcionamento de cada silo de negócio.

    Geralmente a estrutura das organizações está desenhada verticalmente. Desse modo, há uma tendência de as áreas buscarem atender às suas próprias metas e objetivos de forma ótima para o departamento, mas não necessariamente para a organização como um todo.

    Como reverter esse cenário?

    No gerenciamento de processos de negócio (BPM) é apresentada uma forma de visualizar os processos organizacionais que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Nesta visão mais ampla, é avaliado todo o trabalho que envolve a entrega de um produto ou serviço considerando-se todos os aspectos do processo como: tempo, custo, capacidade e qualidade.

    As áreas funcionais são vistas como fornecedoras de componentes de trabalho regidos por acordos de nível de serviço, já o processo de negócio é visto como orquestrador e integrador dos componentes do processo. Assim, o BPM propõe uma administração orientada à processos que sejam aderentes às cadeias de valor da organização. Nesta filosofia, os processos são a pedra angular que estrutura a organização.

    Ao adotar essa abordagem, espera-se que a empresa consiga compreender como seus processos são executados para assim viabilizar a adoção de melhorias, além de o gerenciamento permitir tomadas de decisão estratégicas e aumentar a visão sobre o negócio através das leituras de medições e indicadores sobre os processos monitorados.

    O BPM promove a normatização e padronização das práticas mais eficientes, a redução dos custos operacionais por possibilitar a alocação dos recursos de forma mais eficiente e a integração entre os departamentos e sistemas – facilitando a definição de metas coesas para toda organização.

    Entender a dinâmica de uma organização através da gestão por processos, identificando os gaps, gargalos e os impactos que as ações e decisões causam no todo facilita a compreensão do desempenho dos processos e seus reflexos, porém esta não é uma tarefa nada fácil. Para auxiliar, existe a consultoria de processos.

    Por que contratar uma consultoria de processos?

    A contratação de uma consultoria especializada pode ser uma ótima opção para ajudar a companhia na adoção de estratégias, definição dos papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar e gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança por processos.

    A seguir apresentamos alguns pontos relevantes sobre a utilização de uma consultoria BPM especializada:

    • Consultores dominam as áreas de conhecimento do BPM e podem contribuir aplicando as seguintes fases de uma gestão por processos na organização:
      • Modelagem de Processos: conjunto chave de habilidades e técnicas que permitem a compreensão, formalização e comunicação dos principais componentes do processo de negócio. Aqui é criada uma representação do processo de forma completa e precisa sobre seu funcionamento.
      • Análise de processos: na fase de análise é onde ocorre o entendimento do processo como ele se encontra (AS-IS), com base no modelo do processo. As informações geradas pela análise de processos se transformam em um valioso recurso para a gerência e liderança no sentido de compreender como o negócio está funcionando e auxilia na tomada de decisões.
      • Desenho de processos: o desenho trata das mudanças no processo que irão impactar no alcance das metas e estratégias organizacionais. Portanto, a fase de desenho envolve a identificação e ordenamento de funções e atividades na operação juntamente com os mecanismos e suporte, tecnologias de produção e sistemas computacionais a fim de chegar a um estado futuro (TO-BE).
      • Gerenciamento de desempenho de processos: nesta fase ocorre o monitoramento formal e planejado da execução dos processos e o acompanhamento do desempenho para apuração da eficiência e eficácia dos processos, que são geralmente em função de uma ou mais das quatro métricas fundamentais apresentadas: tempo, custo, capacidade e qualidade. Aqui o desempenho real é comparado às metas definidas para o processo. Neste momento o gestor entra em contato com a realidade sobre seus processos e sua organização.
      • Transformação de processos: na transformação são definidas várias abordagens de melhoria, redesenho e reengenharia; e mudanças de paradigmas são discutidas. Ela trata de uma evolução planejada de um processo de negócio por meio de metodologias bem definidas e habilitadas por princípios de BPM e governança adotados na organização.
      • Tecnologias de BPM: sistemas BPMS dão importantes contribuições às transformações de processos. Através destas ferramentas os processos podem ser modelados, as regras definidas, os processos podem ser simulados e automatizados. Além disso, as ferramentas BPMS permitem integração entre os diversos sistemas e departamentos da organização. Operar corretamente um BPMS é um grande diferencial de um consultor contratado.
    • Na consultoria de processos o consultor traz uma nova visão sobre o negócio, especializada, isenta e com foco no resultado. O olhar dos colaboradores abre muitas possibilidades, mas também conta com algumas limitações, pois esses profissionais estão imersos na companhia e em sua rotina diária. Por mais capacitados, há certa parcialidade na visão das atividades do negócio. Assim, determinados problemas podem ser difíceis de enxergar e existem muitos hábitos cristalizados que são difíceis de abrir mão.
    • Consultores são treinados para trabalhar em equipe e construir conhecimento de forma colaborativa. Dessa forma, é possível desenvolver junto à empresa soluções adaptadas às condições de cada negócio. Para fazer isso é necessário usar estratégias que conectem a sabedoria dos consultores à vivência diária dos colaboradores. Como na consultoria de processos os consultores são externos à organização, o olhar que eles lançam para a gestão de processos é separado de hábitos e vícios corporativos. Eles oferecem uma visão imparcial do negócio, ligada a uma rede de conhecimentos estratégicos sobre o mercado. Dessa forma, a realização de um diagnóstico e a elaboração de soluções tornam-se muito mais efetivas.
    • Consultores trabalham com orientação à projetos. Iniciativas de melhoria de processos nada mais são do que projetos que em muitas vezes são complexos por serem projetos de mudança organizacional, com impacto na forma de trabalho e mesmo da cultura da organização. A gestão de projetos e de processos são disciplinas inter-relacionadas.

    Conclusão

    Na contratação de uma consultoria de processos (BPM) os profissionais são preparados para trazer um olhar focado nas áreas de conhecimento do BPM, o que contribuirá por ajudar a organização a realizar o desenho de seus processos e alcançar as metas almejadas na implantação de uma gestão por processos.

    Além de tudo, uma equipe de consultoria preparada poderá ajudar a organização na implantação do sistema BPMS. Especialmente para a automação dos processos com objetivo de aumento na eficiência e eficácia dos mesmos através da visão colaborativa, aumento da rastreabilidade, precisão das informações e consequentemente melhores resultados.

    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

  • Mapeamento dos processos: menos custos e mais eficiência

    Mapeamento dos processos: menos custos e mais eficiência

    Qualquer administração nas empresas tem como objetivo a otimização de seus recursos, inovação e criatividade, sem descuidar da qualidade no atendimento ao cliente. Seguindo este raciocínio, o mapeamento e a otimização dos processos está ganhando muita importância, seja para empresas de menor porte ou de grande porte.

    Entendendo a relevância do tema, já publicamos alguns artigos sobre o assunto em nosso blog. Neste post, resolvemos complementar a discussão. Confira!

    Importância do mapeamento dos processos

    É por meio dos processos que as empresas gerenciam suas atividades e atingem seus objetivos. O mapeamento destes processos, feito de forma ágil e eficaz, só facilita a compreensão do funcionamento das empresas.

    Demonstra, de forma gráfica e descritiva, o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos. Consequentemente, isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.

    Além disso, para as empresas o mapeamento dos processos traz os seguintes ganhos:

    Pontos importantes para o mapeamento dos processos nas empresas

    Neste artigo, apresentamos como ocorre a modelagem de processos na prática, e neste outro mostramos como começar o mapeamento. Aqui, elencamos alguns pontos importantes a serem levadas em consideração:

    • Saber observar e medir as ações executadas por seus funcionários em todos os setores da empresa.
    • Seguir a ideia de tentar simplificar os processos existentes e consequentemente reduzir o tempo das atividades. Nesta etapa a motivação e engajamento dos funcionários é fundamental.
    • Desenhar os fluxogramas dos processos e suas atividades, incluindo aí relações internas e externas.
    • Realizar a avaliação deste mapeamento (resultado) e fazer as medidas corretivas visando a melhoria do mesmo. Nesta etapa funcionários são importantes fornecendo sugestões de “aperfeiçoamento”.

    Para o mapeamento dos processos, algumas perguntas devem ser levantadas:

    • Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
    • Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
    • Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
    • Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
    • Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?

    Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para ter-se a qualidade do produto final.

    Para mais conteúdos como esse, recomendamos os posts abaixo:

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