Guia completo: tudo que você precisa saber sobre BPM

Imagine que você decide plantar uma árvore e, para isso, cria 3 funções: uma pessoa para cavar o buraco, outra para plantar a semente e outra para tapar o buraco. A primeira pessoa faz a parte dela no horário marcado, mas a segunda acabou esquecendo do compromisso.

Quando a terceira vai até o local, percebe que o buraco está sem sementes. Ela volta, entra em contato com a segunda pessoa, que diz que só conseguirá plantá-las em cinco dias. Cai uma chuva, o buraco é fechado e, cinco dias depois, a segunda pessoa volta no local e percebe que não existe mais buraco.

Ela envia uma mensagem para a primeira pessoa, que, por sua vez, avisa que só conseguirá cavar o buraco na semana seguinte. Resumindo: uma tarefa que poderia ser completada em menos de uma hora levou um mês para ser concluída. Além disso, cada uma das três pessoas perdeu tempo e dinheiro.

O exemplo pode até parecer absurdo, mas é exatamente isso que acontece em uma empresa sem gestão de processos. Quando ninguém sabe ao certo o que precisa ser feito e quando deve fazê-lo, uma atividade fica perdida no meio de tantas outras e, o que é pior, a empresa acaba perdendo dinheiro.

Então, não importa o porte ou o setor da sua organização – nem o produto ou serviço que ela ofereça -, o fato é que, mesmo que você não se dê conta, toda empresa possui processos. São eles que colocam ordem ao que pode virar um caos e atrasar entregas, por exemplo.

• O que é Gestão de Processos de Negócios?
• O que envolve a Gestão de Processos?
• Quais as vantagens do BPM?
• A importância da padronização dos processos
• Como padronizar processos?
• Ok, mas como saber se minha empresa realmente precisa de BPM?
• E como saber se é realmente viável investir em BPM?
• Como ocorre a implantação do BPM?

Para que você consiga tirar suas dúvidas sobre o assunto, neste post reunimos nossos 5 melhores artigos sobre Gestão de Processos de Negócios. Boa leitura!

O que é Gestão de Processos de Negócios?

Gestão, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é comumente conhecido pela sigla BPM, do inglês Business Process Management. Trata-se de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

Seu objetivo é o de alcançar os objetivos das empresas por meio da otimização na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar processos envolvendo todos os setores.

O que envolve a Gestão de Processos?

Essencialmente, o BPM:

• Organiza atividades em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
• Corrige e melhora processos antes da automação;
• Habilita a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
• Melhora os processos existentes, em vez de criar novos;
• Padroniza processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, além de terem seus erros e riscos reduzidos.

Quais as vantagens do BPM?

Os processos em uma empresa abrangem todos os departamentos (RH, Qualidade, Compras, Vendas etc.) e podem ser transorganizacionais, transversais, interdepartamentais ou horizontais.

Dentre as vantagens do BPM, a mais expressiva é a de que ele facilita o progresso desses processos e fornece uma visão em tempo real do andamento de suas atividades. Em suma, ele responde: quem está fazendo o quê, por qual motivo, qual é o prazo e quem seguirá com a tarefa?

Com isso, gestores são capazes de reagir mais rapidamente aos problemas e consequentemente melhorar a competitividade da empresa. Mas os benefícios do BPM não param aí. Com a Gestão de Processos de Negócios é possível obter:

• Visão colaborativa:os colaboradores conseguem compreender melhor seu papel na organização.
• Mais rastreabilidade: uma das grandes vantagens do BPM é que cada atividade dentro de um fluxo de processo pode ser seguida em tempo real. Essa característica permite que pessoas autorizadas consigam dizer rapidamente onde está o processo e verificar seu andamento.
• Precisão nas informações: o acesso a informações relevantes e precisas ajuda sua equipe a evitar erros dispendiosos, a cumprir prazos, a estar em conformidade com leis e regulamentos, a melhorar o desempenho individual e a tomar melhores e mais rápidas decisões.
• Mais eficiência: muitas empresas ainda contam com sistemas ineficientes ou exigem intervenção manual para tarefas que podem ser automatizadas. Por meio da automatização de determinadas tarefas e simplificação de outras, equipes tornam-se mais eficientes.
• Melhores resultados: no final do dia, o objetivo de toda empresa é melhorar os resultados através da entrega de bons produtos/serviços e um ótimo atendimento. Com uma operação interna consistente e eficiente, a organização conseguirá aumentar as margens de lucro reduzindo os custos operacionais.

Ainda como vantagens, destacamos:

• Aumento de transparência;
• Aumento de agilidade;
• Redução de papéis;
• Mais produtividade;
• Redução de custos e
• Padronização de processos.

Sobre este último ponto, confira a seguir:

A importância da padronização dos processos

Padronizar processos significa eliminar alternativas ineficientes e propícias a conflitos. É por meio da padronização que se busca a melhor maneira de executar uma atividade. Alguns benefícios obtidos incluem:

• Reduções de erros e perdas;
• Cultura de treinamento;
• Maior transparência; e
• Redução de custos.

A padronização também faz com que o processo e seus responsáveis sejam conhecidos de ponta a ponta, garantindo que os envolvidos tenham um entendimento melhor das entradas e saídas. Além disso, padronizar processos é uma vantagem competitiva porque elimina falhas, otimiza processos internos e melhora a qualidade de produtos e serviços.

Como padronizar processos?

Elencamos o passo a passo para você começar a padronizar os processos da sua empresa hoje mesmo:

1. Comunique as equipes: transparência é fundamental. Por isso, o primeiro passo é cada líder reunir sua equipe e explicar sobre a padronização de processos, mostrando suas vantagens. Como os colaboradores terão que lidar com mudanças na execução de atividades, é importante explicar a eles que essas mudanças os ajudarão a serem mais produtivos e a terem menos desperdícios e retrabalho.
2. Faça mapeamento de processos: o mapeamento identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente. É nesse passo também que o processo será desenhado ou redesenhado. Nos casos de processos já existentes, a missão é olhar criticamente para cada processo e analisar se há inconsistências, redundâncias ou oportunidades de melhorias.

Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

Para conseguir enxergar o processo como um todo e desenhá-lo, é essencial criar um fluxograma. Isso pode ser feito manualmente, mas o indicado é utilizar uma ferramenta de (BPM). Caso você precise saber mais sobre como mapear processos, recomendamos a leitura Mapeamento de Processos: por onde começar?

1. Documente os processos: após os processos mapeados, é fundamental ter todos eles documentados. Essa documentação é essencial pois descreverá como o processo deverá rodar na empresa. Isso será bastante útil para treinamentos de novos funcionários. Ressaltamos que a documentação deve servir como um guia e deve ser simples e fácil de ser entendida por quem precisar analisá-la. O ideal é utilizar uma notação gráfica padrão conhecida, como o BPMN.
2. Realize treinamentos: pode ser que haja uma certa resistência aqui, pois até então não havia um procedimento a ser seguido. Isso é normal e o importante é estar sempre aberto para o diálogo. Em pouco tempo todos perceberão os benefícios da padronização dos processos.
3. Monitore constantemente: esteja sempre de olho se algo precisa ser melhorado ou se ainda existem inconsistências ou oportunidades de melhorias.

Ok, mas como saber se minha empresa realmente precisa de BPM?

Tudo isso pode parecer muito bonito quando colocado em palavras, mas será que sua empresa precisa automatizar a gestão de processos? Para responder a essa dúvida, criamos um checklist. Assinale as alternativas aplicáveis ao seu negócio:

( ) Dificuldade em concluir processos dentro do prazo.

Quanto tempo os colaboradores da sua empresa levam para concluir uma atividade dentro de um processo? Existe um controle sobre a etapa em que o processo se encontra e/ou o que está sendo realizado?

( ) Dificuldade para tomar decisões.

A gerência possui as informações necessárias para tomar decisões importantes relacionadas aos processos? As informações são fáceis de serem encontradas? Estão centralizadas?

( ) Muito dinheiro investido, pouco retorno.

Sua empresa tem investido em processos que não trazem retorno? Antes de iniciar um processo, você consegue avaliar o tempo que o mesmo levará para ser concluído e o gasto que terá?

( ) Perda de competitividade devido a atrasos em entregas.

Sua empresa precisa reduzir o tempo de comercialização de seu produto devido ao aumento da concorrência? Precisa melhorar a qualidade da entrega de produtos/serviços?

( ) Falta de atingimento de metas organizacionais.

Apesar de todo o esforço dos seus times, sua empresa não consegue alcançar as metas organizacionais?

( ) Entrega inconsistente de produtos/serviços, somado à insatisfação de clientes.

Seus clientes têm reclamado de atrasos em entregas, defeitos de produtos, entre outros?

(  ) Ineficiência dos colaboradores.

A produtividade dos seus colaboradores diminuiu e a entrega de produtos/serviços tem deixado a desejar? Seus colaboradores perdem tempo executando tarefas manuais e repetitivas?

(  ) Falta de informação sobre qual etapa do processo está sendo executada.
Dentro de um processo, como é feito o controle do andamento das atividades? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?

( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?

(  ) Dificuldade em priorizar processos.

Sua empresa tem muita coisa para fazer, mas não sabe o que é urgente e o que é importante? Dentre os processos, sabe definir aqueles que precisam ser executados com mais urgência?

(  ) Incapacidade em avaliar a eficácia dos processos e mapeá-los.

Você sabe quais processos realmente trazem resultados? Consegue fazer uma lista daqueles que podem ser eliminados? É possível identificar pontos de melhoria? (entenda sobre o mapeamento de processos)

(  ) Dificuldade em encontrar quais etapas do processo não agregam valor e onde estão os desperdícios.

Você tem certeza de que todas as atividades dentro de um processo são essenciais? Elas são realizadas da maneira correta? São concluídas dentro do prazo e orçamento?

(  ) Incapacidade de avaliar os resultados de um processo.

Os gestores conseguem medir processos de ponta a ponta e fazer uma comparação com os resultados esperados? É possível quantificar processos?

Se você marcou a maioria dos itens acima, então é ideal que sua empresa invista em uma solução de Business Process Management a fim de agilizar e facilitar a gestão de processos.

E como saber se é realmente viável investir em BPM?

Bom, a essa altura você entendeu sobre a importância da padronização dos processos e do BPM. Também já fez o checklist e percebeu que está na hora de investir na ferramenta.

No entanto, será que o investimento é viável? Para você ter certeza da resposta, desenvolvemos uma calculadora que permite à sua empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A calculadora de ROI leva em consideração variáveis como:

• Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
• Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
• Aumento na velocidade do processo;
• Eficiência e confiabilidade dos processos;
• Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
• Aumento da produtividade.

Para acessá-la, é só clicar aqui.

Como ocorre a implantação do BPM?

Vamos supor que você tenha optado por investir em BPM. Para que entenda como funciona a implantação, explicamos abaixo as fases:

1. Planejamento e identificação (As Is);
2. Análise de processos (To Be);
3. Desenho (To Be);
4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
5. Monitoramento e controle;
6. Refinamento (melhoria dos fluxos).

Fase 1 – Planejamento e identificação (As-Is)

Durante a primeira das fases da implantação do BPM é realizada a identificação e definição da situação atual dos processos da organização (As-Is), assim como os usuários-chave (key users) envolvidos. É fundamental que estes usuários participem desta fase do levantamento e entendimento dos processos, visto que eles são uma rica fonte de informações de como os processos são executados no dia a dia.

Leia também: O que é mapeamento de processos As-is/To-be? Ou assista: [Webinar] As Is To Be: o que é e como aplicá-lo.

Fase 2 – Análises e oportunidades de melhorias (To Be)

Na segunda fase já são de conhecimento os gargalos, falhas, e outras deficiências do processo. E com base nestes insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, desenhando assim uma nova versão de cada um dos processos (To Be).

As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse momento, e elas normalmente estão relacionadas aos métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos, matéria-prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre outras.

Fase 3 – Priorização dos fluxos e automatização

Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com a implantação do BPM é iniciar pelos processos mais simples, mas que tragam algum ganho operacional ou simplifique tarefas diárias, e que tenha adesão e envolvimento dos gestores.

Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma, ou seja, permita a execução sistêmica das etapas com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM). Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se verificar:

• Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos com outros sistemas internos da organização, ou até mesmo externos;
• Como funcionará o controle para geração de evidências e auditorias;
• Mecanismos para geração de relatórios automatizados e identificação de gargalos;
• Controle de versões de processos e documentos;
• Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
• Implantação e suporte assistido.

Fase 4 – Simulação dos fluxos e verificação da aderência

Com a automatização dos processos selecionados e sua devida estruturação em uma solução de BPM, é imprescindível a realização de simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias, e se estas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, e realizar os ajustes necessários.

Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais usuários envolvidos, além do planejamento da implantação e o suporte assistido.

Fase 5 – Monitoramento, controle e análise dos resultados

Nesta etapa os processos são acompanhados por meio de indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam identificar e automatizar gargalos de processos, além de realizar subsídio a auditorias.

Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de análise dos resultados da automatização dos processos são: tempo médio de realização das atividades, custo para realização das atividades, tempo médio de execução dos processos e relatórios de satisfação.

É importante que neste instante haja um acompanhamento assistido de profissionais capacitados para auxiliar os usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da automatização do fluxo.

Fase 6: Refinamento (melhoria e expansão da automatização)

Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve ser realizada com base nas análise e insumos gerados pela etapa anterior. É importante que seja estabelecido um comitê de mudanças em processos, que deverá realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria, assim como também sejam criados processos para registro e tratamento de mudanças em processos.

Este comitê deverá também manter o controle de versão de processos e, além da melhoria dos processos já implantados, procurar identificar novos processos para automatização.

Concluindo (com bônus)

A implantação de processos, quando realizada com eficácia e contando com uma ferramenta robusta, oferece para as empresas transparência, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.

Neste artigo procuramos trazer uma visão completa, baseada em cinco de nossos artigos:

• Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça sobre Padronização de Processos
• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Ainda tem dúvidas sobre as vantagens do BPM? Explicamos aqui
• Checklist: Está na hora de investir em BPM?
• Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?

E para continuar a entender mais sobre o assunto e não cair em armadilhas, confira nosso e-book sobre Como evitar os 7 pecados na adesão da Gestão por Processos.

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