Por 
A LGPD no RH deve seguir todas as premissas cabíveis a lei. Ou seja, garantir que os dados pessoais estejam seguros a partir de um conjunto de princípios.
Neste sentido, você já pensou na quantidade de dados pessoais que a área de Recursos Humanos possui?
Estes dados vão desde o mais simples – como o nome, passando para aqueles mais complexos como de imagem e até biometria. Indiscutivelmente, os impactos da LGPD no RH são inúmeros. Afinal, este é o departamento que mais possui dados de terceiros.
Mas, como se aplica a LGPD no RH e como garantir que todos os dados utilizados tenham consentimento de seus titulares?
O que é LGPD no RH?
É um fato que dados e informações são a base para que as atividades da área de Recursos Humanos possam ser executadas. Neste sentido, o setor coleta e armazena dados desde o processo de admissão até o desligamento.
Por isso, saber como adequar a LGPD ao RH é tão importante, principalmente para não haver punições ou multas.
E, a aplicação da LGPD é ampla. Inclusive, envolve atividades digitais, como no cadastro para vagas em aberto realizadas através do site.
Desta forma, o RH trabalha tanto com dados pessoais, como com dados sensíveis, como religião, filiação a sindicatos, cor da pele, entre outros. Ademais, o RH muitas vezes trata dados de terceiros, como os dependentes.
Neste sentido, até as imagens que as câmeras internas captam dos funcionários devem estar adequadas a LGPD.
Como os processos internos da área exigem a captação de diversos tipos de dados, a adaptação da LGPD no RH é uma exigência. Afinal, estamos falando da área que mais capta, armazena e possui acesso a dados sensíveis.
A lei busca assegurar o sigilo e a segurança das informações, para adequar a LGPD no RH é necessário analisar os processos. Incluindo como, e se é necessário captar determinados dados.
Neste sentido, os impactos da LGPD no RH não impossibilitam a execução dos processos, mas os aperfeiçoam.
Quais são os impactos da LGPD no RH?
Os impactos da LGPD no RH advêm principalmente da coleta e armazenamento correto das informações.
Assim, a maior preocupação é o uso correto, o consentimento dos titulares e a segurança que evita vazamentos.
O que muda no RH em relação à recrutamento e seleção?
Indiscutivelmente a maioria dos processos seletivos inicia com o cadastro online dos profissionais. Assim, caso seu site possua uma área como “trabalhe conosco” para o profissional inserir seus dados, será necessário se adequar a LGPD. E se recebe currículo por e-mail, também.
Por isso, muitas empresas estão deixando de lado campos muito detalhistas, mesmo que isto possa tornar a seleção mais lenta.
Assim, a LGPD no RH proporciona uma análise crítica sobre quais informações são imprescindíveis ao processo de recrutamento e seleção.
Afinal, os dados coletados serão de responsabilidade da empresa. Por isso, dados sensíveis como raça e religião devem ser evitados.
No entanto, mesmo que se colete apenas informações pessoais, é essencial informar quais são as políticas de privacidade adotadas.
Além disso, ao final do processo de seleção é necessário eliminar os dados e informações excedentes.
Processos e Registros internos
A captação de informações dos colaboradores também ocorre durante a execução de suas atividades. Nesta lógica, ao adotar registro de atividade com a biometria, está se armazenando um dado pessoal.
Indiscutivelmente, a prática de registrar entradas e saídas, o famoso “bater o ponto”, é fundamental para controle interno. Por isso, é preciso adequar a LGPD, buscando autorização de uso do titular.
Nesta perspectiva, toda imagem do profissional, como foto de crachá ou vídeos promocionais precisam ter seu uso permitido.
Além disso, dados referente a salários, bônus, produtividades, avaliações, banco de horas, entre outros, são registros que precisam ser tratados com segurança.
Neste sentido, defina quais profissionais poderão ter acesso a estas informações. Afinal, uma pessoa pode se sentir discriminada caso suas informações sejam usadas indevidamente.
Quando existe desligamento da companhia
O processo de desligamento também sofre os impactos da LGPD no RH. Quando um desligamento é finalizado, a companhia deve eliminar os dados que são desnecessários.
Ademais, se for indispensável preservar algum dado, a pessoa precisa estar ciente da finalidade e se haverá compartilhamento.
Obviamente que adotar um procedimento total de exclusão evita danos à empresa, como vazamentos ou uso indevido.
A importância dos termos de autorização
Uma das melhores maneiras de como adequar o RH a LGPD é conseguindo o consentimento de uso dos dados dos titulares.
Este tipo de concessão permite que a empresa capte, use e armazene os dados evitando problemas legais com a LGPD no RH.
No entanto, é imprescindível explicar a cada colaborador como o processo de captação, uso e armazenamento acontecem. E, expressar para quais fins os dados são utilizados, garantindo que tudo ocorre em segurança.
Proteção dos dados captados
Possivelmente, dentre tudo o que muda no RH, a proteção das informações é a mais importante.
A LGPD no RH visa a proteção dos dados. Nesse sentido, o armazenamento deve ser realizado com um software seguro. Além disso, o acesso deve ser apenas de pessoas autorizadas e que realmente farão uso pertinente das informações.
Assim, a responsabilidade de proteger os dados é da companhia que os obteve. Saiba que, se uma terceirizada (bancos ou planos de saúde) usar indevidamente as informações, a empresa do colaborador é corresponsável pela má conduta.
Por isso, as companhias devem firmar parcerias com fornecedores éticos e transparentes. Ademais, informe aos colaboradores com quais empresas os dados podem ser compartilhados.
Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!
Como adequar o RH a LGPD com o auxílio da tecnologia?
No primeiro momento pode parecer que LGPD no RH só traz complicações, mas não é realidade. Além da segurança para o armazenamento dos dados, esta é uma ótima oportunidade para usar a tecnologia a seu favor.
Neste sentido, ao adotar um sistema de gestão documental, como o Fusion Platform, você dá um passo à frente na adequação.
Primeiramente, será preciso padronizar os processos. Essa ação é muito vantajosa. Afinal, proporciona analisar as atividades e a necessidade de coletar determinadas informações. Assim, evita-se a coleta de dados desnecessários.
Ademais, o Fusion é capaz de proporcionar rastreio de informações e permite delimitar permissões de acesso. Além disso, há registro de todas as atividades, proporcionando maior controle.
Assim, o processamento e uso dos dados é confiável e em conformidade com as leis pertinentes a LGPD no RH.
Além de garantir a integridade das informações, o Fusion possui backups de segurança, armazenamento em nuvem e registro total do documento.
Então, cria-se processos para autorizar o uso dos dados, adicionando as finalidades de uso. Outra questão que engloba a conformidade é que a ferramenta permite que as autorizações sejam assinadas com assinatura digital.
Neste sentido, auxilia a aplicar a LGPD no RH de maneira prática e objetiva, principalmente considerando o aumento do trabalho híbrido.
Sabemos que se adequar a novas leis é um processo trabalhoso. Por isso, o Fusion conta com templates exclusivos que auxiliam a aplicar LGPD no RH.
A Neomind te auxilia a manter o RH adequado a LGPD. Teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e confira na prática todas estas vantagens.
Como está a LGDP no RH da sua empresa? Conte a sua experiência aqui nos comentários. E também, se ficou com alguma dúvida, escreva nos comentários, iremos te responder prontamente.
