Lean, Six Sigma e BPM: uma aliança de resultados

Quando pesquisamos sobre iniciativas de melhorias de processos é comum – e muito provável – nos depararmos com as metodologias Lean e Six Sigma. Ambos os métodos são originários da simplificação dos processos de fabricação. Todavia, podemos aplicá-los aos mais variados processos de negócios.

Como veremos, a metodologia Lean busca simplificar o fluxo de um processo com o objetivo de eliminar desperdícios e atividades sem valor agregado. Já o Six Sigma foca na qualidade e, por consequência, na redução de defeitos.

Ok, mas se estamos falando de processos, temos que incluir mais outro personagem na história, que seria uma solução de Gestão de Processos de Negócios, ou simplesmente BPM. E para você entender a ligação do que falamos até aqui, convidamos a investir alguns minutos na leitura deste artigo. Vamos lá?

O que é Metodologia Lean?

Traduzido para o português, Lean significa “enxuto” e a ideia é esta mesma: simplificar (enxugar) um fluxo de processo até que atividades e desperdícios sem valor agregado sejam eliminados. Quando falamos de processos, nos referimos a todos os tipos: processos de fabricação, de produção, de serviços etc.

A metodologia Lean foi inspirada no Toyota Production System (TPS), ou seja, no Sistema Toyota de Produção. A filosofia por trás do Lean é conhecida por “just in time”, ou “tempo certo” em português. Ela parte do princípio que uma empresa deve produzir apenas o que o mercado solicita, dessa forma evitando estoques lotados e desperdícios de materiais e recursos financeiros. Seria, em bom e velho português, enxugar ao máximo a produção de modo a atender aos pedidos dos clientes.

Na produção de um produto, o Lean enfatiza a necessidade de cortar atividades sem valor agregado ou desnecessárias. Para determinar o que agrega ou não valor ao processo deve-se considerar se um cliente estaria disposto a pagar por ele. O que obtiver resposta negativa deve ser eliminado, deixando, ao final, um processo totalmente otimizado e lucrativo que fluirá de maneira suave e eficiente.

Parece a solução para muitos problemas, não é mesmo? A questão toda é que, se de um lado a metodologia Lean promove processos de negócios rápidos, por outro há o risco de que se tenha uma certa falta de qualidade. Isso porque completar uma atividade rapidamente apenas para otimizar tempo, mas sem as devidas verificações, pode resultar em um ambiente propenso a retrabalhos. Para lidar com isso temos o Six Sigma.

O que é Six Sigma?

O Six Sigma é uma das metodologias de melhoria de processos que possibilita empresas a usar dados para eliminar defeitos em produtos e ou serviços. Trata-se de uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

Para entender melhor, um processo Six Sigma é aquele em que 99,9996% dos produtos fabricados (itens processados) são estatisticamente esperados como quase livres de defeitos (3,4 defeitos por milhão). Portanto, o Six Sigma foca no problema que causa defeitos e corrige-os.

Para melhorar um processo, um especialista em Six Sigma utiliza técnicas qualitativas e quantitativas. Algumas dessas técnicas incluem o Controle Estatístico de Processo (CEP ou SPC), gráficos de controle, Análise do Modo e Efeito de Falha (FMEA) e mapeamento de processo. O Six Sigma aplica a abordagem DMAIC para a solução de problemas, que em português significa:

• Definir – defina o problema, a atividade de melhoria, a oportunidade de melhoria, as metas do projeto e os requisitos do cliente (internos e externos).
• Medir – meça o desempenho do processo.
• Analisar – analise o processo para determinar as causas da variação, desempenho ruim (defeitos).
• Melhorar – melhore o desempenho do processo, abordando e eliminando as causas principais.
• Controlar – controle o processo e o desempenho futuro do processo.

E qual metodologia é melhor, Lean ou Six Sigma? Indo bem direto ao ponto, tratar de melhoria de processos não se trata de escolher entre uma ou outra. O ideal, para resultados positivos, é uma combinação de ambas. É aí que temos o Lean Six Sigma.

O que é Lean Six Sigma?

Acompanhe o raciocínio:

• A Metodologia Lean elimina o desperdício (sem valor agregado) e promove a padronização e o fluxo do trabalho,
• Já o ponto de concentração do Six Sigma é na redução da variação do processo e no aprimoramento do controle do processo.

Perceba que, ao final, o objetivo das metodologias Lean e Six Sigma é o de fornecer ao cliente a melhor qualidade, custo, entrega e um novo atributo com agilidade. Como juntamos o melhor dos dois mundos, temos que alguns dos princípios fundamentais do Lean Six Sigma são:

• É o cliente quem define o valor (valor é aquilo que o cliente está disposto a pagar pelos produtos e serviços certos, no tempo certo, na qualidade esperada).
• Remova etapas e desperdícios sem valor agregado.
• Nenhum processo é sempre perfeito, por isso, há sempre margem para Melhoria Contínua.
• Utilize dados.
• Padronize suas atividades.

Muitas empresas começam com uma abordagem Lean, especialmente para tornar o local de trabalho o mais eficiente e eficaz possível, com redução do desperdício. Ao serem identificados problemas de processo, o Six Sigma é aplicado e, assim, temos o Lean Six Sigma.

Onde entra o BPM na história?

Tanto o BPM quanto o Lean Six Sigma têm o objetivo de ajudar empresas a gerenciarem e otimizarem melhor seus processos. No entanto, um dos desafios da implantação do Lean Six Sigma na empresa está na coleta de dados e nos controles que devem ser implementados, pois ambas funções são trabalhosas.

O problema é resolvido com a implementação de uma solução de BPM (Business Process Management), a qual, basicamente:

• Organiza atividades em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
• Corrige e melhora processos antes da automação;
• Padroniza processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, e tenham seus erros e riscos reduzidos;
• Habilita a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
• Melhora os processos existentes, em vez de criar novos.

Imagine um fornecedor de peças que decide reduzir o tempo de entrega. Com o Lean Six Sigma a empresa faz o mapeamento do fluxo de valor e identifica os principais pontos que contribuem para o atraso. O mapa é quebrado em processos de nível inferior até que a equipe conheça os principais pontos de falhas, gargalos e desperdícios. É aí que entra e a tecnologia BPM.

Uma solução de Business Process Management é utilizada para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando o objetivo de ser cumprido (que é a redução do tempo de entrega das peças). No exemplo, descobriu-se que a atividade de aprovações dos pedidos estava demorando para ser executada, pois ainda precisava-se preencher alguns dados manualmente. Ao realizar uma melhoria no processo por meio do BPM os controles passaram a ser automatizados e os dados foram automaticamente inseridos nas atividades correspondentes.

Para fechar…

Talvez o maior benefício em ligar uma ferramenta de BPM com Lean, Six Sigma ou Lean Six Sigma, esteja no fato de que soluções de Business Process Management possibilitam uma visão ampla do processo (o chamado “big picture”). Ao conseguir analisar o fluxo de um processo será possível mapeá-lo a fim de encontrar inconsistências.

A metodologia Lean é sobre redução de desperdício, enquanto que Six Sigma tem uma abordagem centrada em dados para eliminar defeitos em produtos e/ou serviços. Se pensarmos em juntarmos os dois (Lean Six Sigma) teremos uma metodologia que não apenas reduzirá desperdício, mas também focará na qualidade.

Sabe o “big picture” citado no início deste tópico? Pois bem, é a solução de BPM que possibilitará uma análise mais aprofundada de cada etapa de um processo, a fim de que possam ser identificados pontos de melhoria visando tanto redução de custos quanto aumento de qualidade.

Agora que chegamos ao fim, nosso convite é para que você se aprofunde um pouco mais no universo do BPM. Temos alguns artigos que podem ajudar:

• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
• BPM e Workflow são termos iguais?
• O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?
• Mapeamento de Processos: por onde começar?

Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Em caso afirmativo, fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!