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BPM e Workflow são termos iguais?

Por Felipe Bahiense08/05/2018 em Processos/BPM, Deixe um comentário
BPM e Workflow

Imagine que você esteja em um avião prestes a pousar. Na sua cabine o piloto teve que pedir permissão para a torre de comando. Com a permissão concedida uma equipe é colocada a postos, em terra. Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos que ocorrem para levar o avião ao solo. Por exemplo, um aviso é dado para os passageiros voltarem o assento à posição vertical. A aeromoça passa pelo corredor checando assentos e bandejas.

No aeroporto onde pousará o avião também existe um fluxo a ser seguido, sendo que além deste pouso, existem outros procedimentos como decolagem, manutenção e reabastecimentos. Para cada um desses procedimentos são necessários dados a fim de que a operação seja cada vez melhor. Por exemplo: quanto tempo os passageiros levam para desembarcar? E para embarcar? Qual é a porcentagem de atraso na decolagem? O atraso é devido ao alto fluxo do aeroporto, ou aos procedimentos de cada companhia?

Nesse nosso exemplo do avião:

  • O fluxo de trabalho (workflow) são os procedimentos sequenciais ocorridos para que nosso avião pousasse (piloto avisa aeroporto, comandante avisa a tripulação, aeromoça checa assentos e bandeja);
  • Enquanto que toda a operação de pouso foi gerenciada por processos no aeroporto, já que para que um pouso possa ocorrer é necessário verificar tráfego aéreo e se há espaço na pista. Ou seja, é algo mais complexo e que exige uma abordagem mais estruturada.

Demos esse exemplo para que você consiga melhor entender um tema que vem causando confusão: quais as diferenças entre BPM e Workflow? Ou, ainda: BPM e Workflow não são as mesmas coisas?

O que é Workflow?

Workflow trata de uma sequência de atividades com o objetivo de dar uma visão geral de um processo, a fim de reduzir as ineficiências, monitorar resultados e incorporar a automação. Além disso, serve para alinhar os processos com os objetivos do negócio e sistematizar como documentos e tarefas são concluídos e executados para qualidade e/ou conformidade.

O Workflow transforma a maneira de toda empresa executar processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos. Isso porque um software de gerenciamento de workflow permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas, geralmente na forma de um diagrama. Na maioria das vezes esses diagramas não são detalhados, todavia fornecem informações suficientes para que instruções sejam seguidas e tarefas sejam eficientemente executadas.

Fazendo outra analogia, o workflow seria como os passos para fazer um bolo, mas não todo o processo de montagem, embalagem, entre outros. Assim, dizemos que workflow é a ponta do iceberg quando comparamos com a disciplina BPM.

O que é BPM?

BPM é a sigla para Business Process Management (ou Gerenciamento de Processos de Negócios). Trata-se de uma metodologia que constantemente avalia alterações e melhorias nos mais variados aspectos de um processo.

Como citamos no artigo O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?, o BPM tem como intuito alcançar os objetivos das organizações por meio de melhorias na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

Semelhanças entre BPM e Workflow

Para entender a relação BPM x Workflow, temos que abordar as semelhanças entre eles. Pelas definições acima, ambos são utilizados para melhorar os processos da empresa, pois tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Além disso, BPM e Workflow são sobre tarefas, automação e transferência de dados.
Perceba que a metodologia BPM é semelhante ao workflow. Mas, como dizem: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.

Ok, então quais as diferenças entre BPM e Workflow?

Entendemos os conceitos de BPM e Workflow. Então, para início de conversa, podemos dizer que workflow é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes que integram um processo.

Um workflow está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser manuais ou procedimentos automatizados (baseados em software). Por outro lado, o Business Process Management está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.

O BPM incorpora vários fluxos de trabalho (vários workflows), ferramentas de automação e capital humano. Um software de BPM faz com que todas as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia – para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil. Ao contrário do Workflow, o Business Process Management tem a capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.

O Workflow é uma ferramenta de automação simples para direcionar tarefas aos usuários responsáveis. Já uma solução de BPM adota uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho (workflow) é apenas uma peça do quebra-cabeça.

Se você precisa automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, workflow é a saída. Contudo, caso seu departamento tenha vários processos interconectados, será necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios, entre outros. A resposta, para esse caso, está no BPM.

Isso significa precisar escolher entre BPM e Workflow?

A resposta é não. Entender as diferenças entre BPM e Workflow é essencial para que você não faça confusão e acabe achando que ambos os termos são iguais. Todavia, ao invés de pensar em BPM vs. Workflow, pense em ambos operando juntos.

O mais indicado é apostar em uma plataforma de BPM, como o Fusion, que dará todas as funcionalidades de um sistema de workflow somadas aos os recursos adicionais que gerenciam todos os processos da empresa, melhorando o nível organizacional.

Para saber mais sobre BPM, convidamos você a ler nossos artigos:
• Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
• O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital
• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)



Caso você queira saber mais sobre BPM e Workflow, entre em contato. Será um prazer poder ajudar! Fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!


BPMGestão de ProcessosMelhora contínua
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Felipe Bahiense

CEO e fundador da Neomind, bacharel em Sistemas de Informação pela Unisociesc e membro e certificado da AIIM (Association for Information and Image Management). Atua na área de gestão da informação há mais de 19 anos como líder de projetos críticos em gestão de documentos, processos e inteligência competitiva.

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