Por 
Imagine que você esteja em um avião prestes a pousar. Na sua cabine o piloto teve que pedir permissão para a torre de comando. Com a permissão concedida uma equipe é colocada a postos, em terra. Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos que ocorrem para levar o avião ao solo. Por exemplo, um aviso é dado para os passageiros voltarem o assento à posição vertical. A aeromoça passa pelo corredor checando assentos e bandejas.
No aeroporto onde pousará o avião também existe um fluxo a ser seguido, sendo que além deste pouso, existem outros procedimentos como decolagem, manutenção e reabastecimentos. Para cada um desses procedimentos são necessários dados a fim de que a operação seja cada vez melhor. Por exemplo: quanto tempo os passageiros levam para desembarcar? E para embarcar? Qual é a porcentagem de atraso na decolagem? O atraso é devido ao alto fluxo do aeroporto, ou aos procedimentos de cada companhia?
Nesse nosso exemplo do avião:
- O fluxo de trabalho (workflow) são os procedimentos sequenciais ocorridos para que nosso avião pousasse (piloto avisa aeroporto, comandante avisa a tripulação, aeromoça checa assentos e bandeja);
- Enquanto que toda a operação de pouso foi gerenciada por processos no aeroporto, já que para que um pouso possa ocorrer é necessário verificar tráfego aéreo e se há espaço na pista. Ou seja, é algo mais complexo e que exige uma abordagem mais estruturada.
Demos esse exemplo para que você consiga melhor entender um tema que vem causando confusão: quais as diferenças entre BPM e Workflow? Ou, ainda: BPM e Workflow não são as mesmas coisas?
O que é Workflow?
Workflow trata de uma sequência de atividades com o objetivo de dar uma visão geral de um processo, a fim de reduzir as ineficiências, monitorar resultados e incorporar a automação. Além disso, serve para alinhar os processos com os objetivos do negócio e sistematizar como documentos e tarefas são concluídos e executados para qualidade e/ou conformidade.
O Workflow transforma a maneira de toda empresa executar processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos. Isso porque um software de gerenciamento de workflow permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas, geralmente na forma de um diagrama. Na maioria das vezes esses diagramas não são detalhados, todavia fornecem informações suficientes para que instruções sejam seguidas e tarefas sejam eficientemente executadas.
Fazendo outra analogia, o workflow seria como os passos para fazer um bolo, mas não todo o processo de montagem, embalagem, entre outros. Assim, dizemos que workflow é a ponta do iceberg quando comparamos com a disciplina BPM.
O que é BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management (ou Gerenciamento de Processos de Negócios). Trata-se de uma metodologia que constantemente avalia alterações e melhorias nos mais variados aspectos de um processo.
Como citamos no artigo O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?, o BPM tem como intuito alcançar os objetivos das organizações por meio de melhorias na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.
Semelhanças entre BPM e Workflow
Para entender a relação BPM x Workflow, temos que abordar as semelhanças entre eles. Pelas definições acima, ambos são utilizados para melhorar os processos da empresa, pois tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Além disso, BPM e Workflow são sobre tarefas, automação e transferência de dados.
Perceba que a metodologia BPM é semelhante ao workflow. Mas, como dizem: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.
Ok, então quais as diferenças entre BPM e Workflow?
Entendemos os conceitos de BPM e Workflow. Então, para início de conversa, podemos dizer que workflow é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes que integram um processo.
Um workflow está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser manuais ou procedimentos automatizados (baseados em software). Por outro lado, o Business Process Management está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.
O BPM incorpora vários fluxos de trabalho (vários workflows), ferramentas de automação e capital humano. Um software de BPM faz com que todas as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia – para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil. Ao contrário do Workflow, o Business Process Management tem a capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.
O Workflow é uma ferramenta de automação simples para direcionar tarefas aos usuários responsáveis. Já uma solução de BPM adota uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho (workflow) é apenas uma peça do quebra-cabeça.
Se você precisa automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, workflow é a saída. Contudo, caso seu departamento tenha vários processos interconectados, será necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios, entre outros. A resposta, para esse caso, está no BPM.
Isso significa precisar escolher entre BPM e Workflow?
A resposta é não. Entender as diferenças entre BPM e Workflow é essencial para que você não faça confusão e acabe achando que ambos os termos são iguais. Todavia, ao invés de pensar em BPM vs. Workflow, pense em ambos operando juntos.
O mais indicado é apostar em uma plataforma de BPM, como o Fusion, que dará todas as funcionalidades de um sistema de workflow somadas aos os recursos adicionais que gerenciam todos os processos da empresa, melhorando o nível organizacional.
Para saber mais sobre BPM, convidamos você a ler nossos artigos:
• Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
• O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital
• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)
Caso você queira saber mais sobre BPM e Workflow, entre em contato. Será um prazer poder ajudar! Fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!
