Checklist: o que avaliar na escolha de uma plataforma BPMS

A adoção de uma plataforma BPMS para automatização de processos de negócio deve ser planejada de forma criteriosa, principalmente para evitar sua adoção precipitada e enfrentar frustrações futuras, mas também para não ficar preso em um contexto de insegurança por qual solução escolher, diante de tantas no mercado, atrasando sua adoção.

Já citamos em outro contexto quais são os 7 erros mais comuns na hora de adotar uma plataforma BPMS, e que com certeza você deve ter em vista durante este processo. Mas neste artigo queremos dar um passo antes da adoção e ajudar você a escolher a solução ideal para o seu negócio.

Como selecionar a plataforma BPMS ideal para o meu negócio

Sem dúvida essa é uma decisão um tanto quanto difícil, visto que a maioria das empresas ainda não adotou este tipo de solução. Por isso, criamos um checklist com alguns pontos importantes a serem avaliados nas plataformas BPMS antes de sua adoção. Se preferir, clique aqui para baixar a lista completa de critérios e realizar suas análises de forma mais organizada e objetiva.

Fácil integração

Um dos principais pontos a ser observado em uma plataforma BPMS, é que a mesma permita não só realizar a integração com outras aplicações, mas que essas sejam feitas com facilidade.

Contempla GED/ECM

É primordial que a ferramenta possua recursos de integração com a gestão documental da empresa, a fim de facilitar sua tramitação de forma eletrônica e atrelada aos processos, ou melhor, que essa possua seu próprio GED integrado nativamente ao BPMS.

Contempla BI/BPA

Assim como a gestão de documentos, é fundamental que a plataforma contemple recursos de visualização gráfica que permita gerar análises sobre os dados relacionados aos processos, principalmente para aqueles que desejam realizar a melhoria dos processos de forma contínua.

Abertura para desenvolvimento

Ao mesmo tempo que a ferramenta deve ser acessível e fácil de configurar por qualquer usuário de negócio, ela deve também permitir o desenvolvimento através de código por profissionais de TI, caso estes queiram desenvolver aplicações mais avançadas ou específicas sobre a plataforma padrão. Nos melhores cenários, a plataforma pode contemplar sua própria IDE para desenvolvimento.

Produto com evolução contínua

Este ponto é muito importante, visto que uma solução com evolução estagnada não acompanhará as necessidades do mercado e avanço da tecnologia, podendo pecar em aspectos como segurança, usabilidade, entre outros.

Multilinguagem

Se a sua empresa é multinacional ou possui planos de internacionalização, é fundamental adotar uma ferramenta que forneça recursos de multi-idioma de forma nativa. Uma plataforma BPMS é, inclusive, uma ferramenta de grande apoio em iniciativas de expansão dos negócios.

Permite processos de qualquer complexidade

Embora a maioria das plataformas já contemplem alguns processos prontos para serem utilizados, sabemos que nem sempre eles atendem as particularidades do negócio. Um processo de compra, por exemplo, embora esteja presente em toda empresa, não significa que seja executado da mesma forma em todas elas. Cada negócio possui suas necessidades específicas e precisa estar respaldada por uma ferramenta que permita refletir essas necessidades na automatização dos seus processos, indiferente do nível de complexidade da customização.

Plataforma BPMS colaborativa (BPM social)

Os recursos de redes sociais facilitam a comunicação relacionada aos processos e documentos do negócio, proporcionando maior colaboração entre os envolvidos.

Aplicativo móvel

Em tempos de mobilidade corporativa, adotar uma ferramenta que permita executar processos de forma remota, por meio de um app mobile, já pode ser considerado praticamente como um requisito mínimo, e não mais um diferencial.

POC personalizada para seu negócio

Na hora de escolhermos uma plataforma é essencial também avaliarmos seu fornecedor e como seus serviços são prestados. Uma forma de ver isso na prática é através de como a mesma é apresentada. Sabemos que a prova de conceito é essencial na hora de escolher uma solução, por isso não deixe de solicitar uma personalizada para o seu negócio, assim ficará muito mais fácil avaliar a plataforma já aplicada no seu contexto.

Além desses pontos, podemos listar mais alguns que falam por si só, como:

Rastreabilidade e auditoria de formulários, usuários, processos e acessos;
Suporte nativo a assinatura digital sem necessidade de componentes terceiros;
Possibilidade de personalização;
Documentação de Processos Gerada de forma automática e viva;
Tarefas BPM com possibilidade de apontamento de horas;
Estrutura de base de dados normalizada com facilidade de interpretação das estruturas;
Presença de APIs que facilitam o desenvolvimento de customizações/aplicações que manipulem processos, formulário e documentos.

E os pontos não param por aqui! É essencial que sejam elencados também os pontos relacionados às particularidades do seu negócio que você busca atender com esse tipo de ferramenta. Nem toda empresa enfrenta as mesmas dores ou dificuldades (ou pelo menos não da mesma forma), por isso, busque a solução que melhor se adequa ao seu negócio.

Mas afinal, qual BPMS escolher?

Como avaliar tudo isso na prática e de forma organizada? Uma sugestão é você reunir todos estes pontos em uma tabela que permita visualizar lado a lado quais critérios são atendidos ou não por cada uma das soluções que está avaliando.

Para sua sorte, nós já reunimos esses e outros pontos em uma tabela que você pode acessar gratuitamente clicando aqui. Aproveite para complementá-la com as necessidades específicas do seu negócio e não esqueça de compartilhar com a gente suas sugestões!

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado! 🙂

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