Autor: Edna da Silva

  • Como a experiência do usuário auxilia na adoção de uma cultura tecnológica

    Como a experiência do usuário auxilia na adoção de uma cultura tecnológica

    No atual cenário competitivo é imprescindível que uma empresa esteja disposta a encarar determinadas mudanças. Afinal, mudar é algo natural e essencial para o sucesso de qualquer organização.

    Neste artigo discorreremos sobre a importância da tecnologia na transformação digital e como a experiência do usuário colabora na adaptação de uma empresa à uma cultura tecnológica.

    A tecnologia como base para a transformação digital

    A transformação digital tem como um de seus principais pilares a tecnologia. Ao aplicar tecnologia aos processos de uma empresa, ela otimiza seu desempenho e ajuda a alcançar melhores resultados. Mas para que isso ocorra, a empresa precisa se reinventar, transformando todos os seus processos e criando uma nova cultura.

    A adaptação da tecnologia à cultura de uma empresa implica no investimento em sistemas digitais de gestão e automação, que trazem diversos benefícios, tais como a otimização de tempo, rápida entrega, transparência e segurança.

    Além de diminuir erros humanos, esses sistemas centralizam informações e mantém todos seus ativos corporativos disponíveis de maneira segura e em tempo real, sendo de fácil acesso, gerenciamento e recuperação.

    A adaptação a esses sistemas promove mudanças estruturais na empresa. Portanto, adquirir um sistema de gestão pode ser um grande salto, uma vez que modifica todos os processos empresariais e transforma as relações internas e externas, resultando em uma nova condução de negócio.

    A experiência do usuário como facilitador na adaptação

    A experiência do usuário é como uma pessoa se sente ao interagir com uma empresa, produto ou serviço. Quando falamos da experiência do usuário em um sistema de tecnologia digital, a interface é o quesito principal a ser avaliado, já que é através dela que o usuário realiza seus objetivos.

    Uma interface fácil e intuitiva motiva o usuário a interagir com o sistema, proporcionando uma experiência agradável e descomplicada, e levando ao máximo aproveitamento do produto.

    As vantagens de um sistema pensado no usuário são muitas, dentre elas a diminuição do tempo de adaptação, facilidade no aprendizado, redução de tempo no treinamento de novos colaboradores e captação de feedback para melhoria contínua.

    Desta forma, os colaboradores podem focar em atividades estratégicas e realmente produtivas, ao invés de despender tanto tempo aprendendo a utilizar a ferramenta.

    Leia mais sobre a experiência do usuário aplicada aos sistemas de gestão aqui.

    Ficou fácil entender o papel da experiência do usuário na adoção de uma cultura tecnológica?

    Como vimos, a inserção de sistemas tecnológicos nas empresas é um dos principais pilares para quem busca se adequar à transformação digital, e implementar esses sistemas implica em uma mudança geral na estrutura funcional de uma empresa. Contudo, esse processo de mudança não precisa mais ser encarado como uma tarefa árdua e demorada.

    Um sistema focado no usuário pode ser o fator determinante para o sucesso na adoção de uma cultura tecnológica. Tendo funções moduláveis, interface intuitiva, interação fluida e que atenda às reais necessidades da empresa, a adaptação se torna muito menos custosa e de fácil adaptação aos colaboradores.

    Portanto, ao contratar um sistema de tecnologia digital, deve ser levado em consideração o foco dado à experiência do usuário no produto. O Fusion Platform, nossa ferramenta de gestão da informação, é desenvolvido com foco no usuário e está em constante processo de melhoria.

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    Referências: Comstor, Liferay, UNO

  • Superando o desafio da informação não estruturada

    Superando o desafio da informação não estruturada

    Ao falarmos sobre informação, é importante termos em mente a importância dela para uma organização. Comumente, ela pode ser chamada de ativo corporativo, pois a definição de um ativo na norma ISO/IEC 27002 (Código de Prática para a Gestão de Segurança da Informação) é bem sucinta: Ativo é qualquer coisa que tenha valor para a organização.

    Ou seja, a informação nada mais é que um conjunto de conhecimento que trabalha em prol do funcionamento de uma entidade única. Como qualquer outro recurso corporativo, ela tem um valor financeiro — que aumenta em relação ao número de pessoas que usufruem desta informação. De forma geral, tudo o que for imprescindível na operação de uma organização, passa a ser um ativo com importância a ser estruturado e gerenciado.

    O que ocorre quando as informações não são estruturadas?

    Informações são consideradas não estruturadas quando não possuem um armazenamento gerenciado. Se um documento ou atividade não está centralizado em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo se tornar uma informação inválida.

    Além de que, cada minuto gasto por um colaborador para recuperar ou tratar alguma informação não estruturada e não digitalizada acaba se tornando em prejuízo para a empresa, bem como em perda de vantagem competitiva.

    Infelizmente muitas vezes a informação não estruturada passa despercebida ou não recebe a devida atenção no âmbito corporativo.

    Como estruturar a informação?

    As informações podem existir em diferentes tipos e formatos. Portanto, é responsabilidade da estrutura organizacional centralizar e gerenciar esses insumos durante todo o seu ciclo de vida, independente se for base de dados e arquivos, contratos e acordos, documentação de sistema, informações sobre pesquisa, manuais de usuário, material de treinamento, procedimentos de suporte ou operação, planos de continuidade do negócio, procedimentos de recuperação, trilhas de auditoria e informações armazenadas.

    Segundo a Association for Information and Image Management (AIIM), o compartilhamento de informações auxilia o uso e a exploração do conhecimento corporativo, e a melhor maneira de lidarmos com esses ativos é coletando-os ao primeiro contato.

    Ou seja, a informação deve ser digitalmente capturada e centralizada assim que ela entra no prédio de sua organização. Porém, é necessário levar em consideração que não basta apenas armazenar esses ativos, mas possibilitar também que os mesmos sejam acessados de forma rápida e eficiente, para que realmente tragam excelência e qualidade ao trabalho.

    Organizações que centralizam, gerenciam e disponibilizam suas informações eletronicamente já dão um passo muito grande em relação às que ainda utilizam papéis e dependem de mecanismos humanos em seu gerenciamento.

    Adeus, papel. Olá, tecnologia!

    O papel ainda faz parte do dia a dia da maioria das organizações, mas essa é uma realidade que está mudando, junto aos avanços da tecnologia da informação.

    Levando em conta que papéis geram custos, são suscetíveis a perda e têm um alto custo de gerenciamento (tempo), empresas têm optado cada vez mais por soluções inteligentes para estruturar informações sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

    Leia mais sobre os benefícios de uma empresa paperless aqui: O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

    De acordo com a AIIM, um sistema inteligente de Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros.

    Com estas soluções, se torna possível:

    • Padronizar processos, eliminando os fluxos manuais e facilitando os controles e aprovações;
    • Facilitar o controle dos documentos, além de proporcionar uma gestão completa do ciclo da vida de cada documento;
    • Fornecer indicadores em tempo real;
    • Melhorar a comunicação entre os colaboradores, garantindo mais sintonia entre as equipes;
    • Integrar CRMs e ERPs;
    • Ser flexível para atender às individualidades do seu negócio e
    • Permitir fácil modelagem de fluxo para automatizar processos.

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    Referências: AIIM, Ostec, NSC Total

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