Geralmente, empresas que estão no mercado há mais tempo e cujos administradores possuem um período maior de casa, têm um bloqueio muito grande com a tecnologia e apresentam medo em tornar seus processos manuais em processos digitais, utilizando BPM, por exemplo. Um dos motivos para isso é o fato de não saberem mexer e acharem que não conseguirão aprender por parecer difícil.
No entanto, o que nós da Neomind desenvolvemos não exige da pessoa um conhecimento pela área de TI. Aliás, um dos benefícios do nosso BPM (software para gestão de processos) é que qualquer um consegue executar um processo.
Como focamos no usuário, quem entende da regra de negócio não precisa ter medo do sistema, conseguindo assim retirar toda a parte onerosa da equipe de TI. É o próprio usuário que faz as construções e melhorias em suas atividades através do BPM, o que cria autonomia e responsabilidade em seu trabalho.
Para que você possa entender melhor, veremos um exemplo:
Empresa sem gerenciamento de processos
Vamos imaginar uma empresa que utiliza um sistema considerado muito precário. No momento em que inseríssemos muitas informações durante um tempo, o sistema cairia e perderíamos tudo o que havíamos feito durante bons minutos – ou até mesmo horas. Além disso, muita coisa teria que se fazer manualmente, uma a uma, perdendo tempo em processos que poderiam ser automatizados.
Preencheríamos formulários de terceiros, atrasando sempre a demanda. Perderíamos tempo colocando dados dentro de um sistema de baixa performance e correríamos o risco de perder tudo. Diminuiríamos a produtividade no trabalho, não nos bastando muita agilidade para fazer certos processos (e, por consequência, alongaríamos o tempo de resposta ao cliente).
Iremos supor ainda um processo que seria o registro de algumas informações sobre o cliente. Essas informações teriam que ser lançadas para que outra área tenha acesso e possamos dar continuidade a ele.
Nesse caso, teríamos que fazer isso duas vezes. A primeira seria para lançar apenas informações fantasmas para que houvesse um “cadastro” no sistema. Sendo assim, quando recebêssemos as informações verdadeiras sobre o cliente, teríamos que apagar tudo e refazer.
Imagine agora que quando houvesse mais de um pedido para o mesmo cliente, teríamos que informar os dados um a um. Por exemplo, se ele pedisse 100 itens, teríamos que informar os dados de cada produto e cadastrar 100 itens, sendo um por vez. Em uma situação como essa, correríamos o risco de perder tudo, pois o sistema cairia depois de um certo tempo, presumindo que teríamos uma boa demanda.
Todas essas suposições podem ser realmente muito assustadoras para nós. Porém, infelizmente é a realidade de muitas empresas.
A probabilidade de erros dentro de uma organização que não possui um bom sistema de automatização é muito maior, pois por não possuírem uma padronização acabariam perdendo a credibilidade com os fornecedores e clientes. Um estabelecimento sem um monitoramento contínuo de sua produção dificilmente acha onde está sua maior fraqueza. Dessa forma, não consegue evoluir e adquirir melhorias.
O que tem o BPM da Neomind (Fusion)?
Para mostrar de uma forma bem didática, dividimos algumas questões principais nos pontos a seguir.
- Indicadores possuem um cargo muito importante dentro de uma empresa, são eles que dão os feedbacks aos gestores. O Fusion dá a facilidade de criar, sendo que as informações são preenchidas automaticamente a partir dos acontecimentos em processos, documentos ou transações de sistemas convencionais (ERP, CRM, etc.)
- Segurança é uma palavra que toda instituição quer estar vinculada. Dentro do Fusion temos transparência e rastreabilidade. Esta última tem a ver com a a facilidade em identificar quem faz o que, controlar prazos e tomar decisões assertivas.
- Usualmente pessoas possuem medo de que haja vazamento e até mesmo hackeamento de informações. O Fusion possui a preservação sem o risco de extravios e com controle de temporalidade, controle de acesso para usuários autorizados e gestão de quem e quando acessou. Temos também a segurança jurídica, possuindo a possibilidade do usuário utilizar assinatura digital em conformidade com a legislação (ICP – Brasil).
- Mobilidade é uma palavra que anda junto com automatização. Ela significa não ficar mais engessado a uma máquina ou lugar. É também a possibilidade de abrir solicitações, realizar aprovações e executar atividades em qualquer hora e de qualquer lugar. Agilidade na transmissão, documentos organizados e acessíveis aos usuários autorizados são outros dos benefícios do Fusion.
- Tomar decisões assertivas hoje em dia é crucial para o crescimento do seu negócio. Quanto menos erro, melhor, não é mesmo? O Fusion ajudará nisso também. Com tomadas de decisão inteligente, feitas por fatos e não por “achismos”, e assim, agilizando decisões com as informações organizacionais que passam a estar disponíveis para a pessoa certa em tempo real.
- Graças à simplicidade na troca de informações, com curtidas e comentários, é possível evitar e-mails para discussões ou dúvidas sobre atividades ou documentos, mantendo esses acontecimentos gerenciais dentro da plataforma.
Percebe como o terrível cenário que descrevemos da empresa que não automatiza seus processos pode ser evitado com um BPM? Para saber mais sobre o Fusion, acesse aqui ou teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.
Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas: