Autor: Francine Bahiense

Mapeamento de Processos: por onde começar?
Um processo é uma série de ações que, quando tomadas, atingem um resultado determinado. Por exemplo, vamos imaginar um processo de contratação de funcionário. Para que possamos concluí-lo, será preciso ter a descrição do cargo, anunciar a vaga, fazer a triagem de currículos, contatar candidatos por telefone, marcar entrevistas, aplicar testes, selecionar o ideal, negociar salário e, por fim, chegar na contratação.

Como você pode ver, um processo transforma entradas em saídas (inputs em outputs). De um lado você tem um objetivo e, de outro, as etapas para alcançá-lo. O exemplo acima foi sobre um processo de RH, mas, logicamente, a Gestão de Processos se aplica a todas as áreas de uma empresa.

Quando falamos em Gestão de Processos estamos também tratando de melhoria contínua. Em outras palavras, sabe o exemplo do processo de contratação de funcionários? Ao colocá-lo em prática imagine que tenhamos percebido algumas inconsistências. Nesse caso devemos estudá-lo para melhorá-lo, concorda? É exatamente para falar sobre melhorias em processos que hoje convido você a conhecer sobre o Mapeamento de Processos.

Confira a seguir:
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O que é Mapeamento de Processos?

Em inglês Process Mapping, o Mapeamento de Processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente. Mais especificamente, o Mapeamento de Processos:
- Apresenta as várias atividades contidas em um processo;
- Mostra claramente como cada atividade transforma entradas em saídas;
- Descreve o fluxo de atividade;
- Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
- Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
O Mapeamento de Processos de negócios é uma ótima maneira de tornar compreensível todas as etapas necessárias de um fluxo de trabalho. Por meio dele, todos os envolvidos (de gestores a colaboradores) conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.

Por que mapear processos?

Peter Drucker disse que “se você não pode medir, não pode gerenciar”. Um dos principais benefícios do Mapeamento de Processos é que ele permite que a empresa mensure seus projetos. Utilizando a lógica de Drucker: ao conseguir medir um processo você estará apto a gerenciá-lo de maneira muito mais eficiente e, com isso, de melhorá-lo.

Ainda relacionado às vantagens do Mapeamento de Processos, imagine que você queira fazer uma mudança no produto da sua empresa, porque acredita que isso atrairá mais clientes. Acontece que fazer uma mudança apenas por fazer pode acabar custando caro.

O mesmo acontece com seus processos de negócio: realizar mudanças sem realmente entender como um processo funciona pode resultar em custos para o seu negócio. O Mapeamento de Processos permite que você entenda como e por que o processo funciona, tornando muito mais precisa qualquer ação para melhorá-lo.

Assim, entendemos que o Mapeamento de Processos possibilita que uma organização:
- Meça com que eficiência se o processo está funcionando;
- Reúna informações para entender onde estão as ineficiências, os gargalos e/ou desperdícios do processo;
- Desenvolva/Aprimore processos para reduzir ou eliminar ineficiências, gargalos e/ou desperdícios.
Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

Como mapear processos?

Ok, entendemos o que é e qual a importância do Mapeamento de Processos. Agora, vamos ao X da questão: por onde começar?

Em primeiro lugar, é fundamental incluir todos os envolvidos, pois todos precisam entender claramente quais são os objetivos do processo além de concordar com os prazos e com as atividades do fluxo.

O fluxograma pode ser criado manualmente, mas o recomendável é utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM). Com ela é muito mais fácil acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com campos ou aprovações, automatizar o trabalho, entre outras funções.

A seguir elenco as etapas gerais para mapear seus processos de negócios:

Etapa 1: entenda o processo

Para conseguir aprimorar um processo é necessário entender o motivo de sua existência. Faça as perguntas:
- Qual aimportância deste processo?
- Qual a funcionalidadedeste processo?
- Quais objetivos ele atinge?
- Qual o tempo de execução?
- Quem se beneficia do processo?
Etapa 2: identificação do problema

Onde se encontram os gargalos ou pontos de ineficiência do processo? Em quais atividades?

Etapa 3: estabeleça as fronteiras

A partir desta fase passamos a trabalhar com o processo propriamente dito:
- Onde ou quando o processo começa?
- Onde ou quando o processo é finalizado?
Etapa 4: determine e sequencie as etapas

Aqui você pode fazer um brainstorm de todas as atividades necessárias e sequenciá-las.

Etapa 5: desenhe símbolos básicos do fluxograma

Cada elemento em um mapa de processo é representado por um símbolo de fluxograma específico. Juntos, eles representam os símbolos de Mapeamento de Processos:
- Símbolos ovais mostram o começo ou o final de um processo.
- Os retângulos indicam uma operação ou atividade que precisa ser feita.
- As setas representam a direção do fluxo.
- Os diamantes indicam um ponto em que uma decisão deve ser tomada. Setas saindo de um diamante são geralmente rotuladas como sim ou não. Apenas uma seta sai de uma caixa de atividade.
- Os paralelogramos mostram entradas ou saídas.
Etapa 6: finalize o fluxograma do processo

Perguntas a se fazer nesta etapa:
- O processo está sendo executado como deveria?
- Todos estão de acordo com o fluxo do mapa do processo?
- Existe algo redundante?
- Alguma etapa está faltando?
Etapa 7: monitore constantemente

O Mapeamento de Processos trata de melhoria contínua. Por isso, é fundamental ter em mente que processos devem ser constantemente monitorados. Sempre que for identificada a necessidade de alguma melhoria, haja prontamente.

Lembre-se: garantir a eficiência e a produtividade de sua empresa só é possível a partir do momento em que todos entendem que a melhoria deve ser cíclica e contínua.

Concluindo

Quando os processos de negócios são mal estruturados, sem dúvidas toda eficiência e eficácia de uma empresa ficam comprometidas. Os danos causados por um processo mal executado são muitos, entre eles a falta de organização, queda na produtividade, funcionários desmotivados, repetição de tarefas, entre outros. Dessa conta você já sabe o resultado: perda de tempo e dinheiro.

Caso queira se aprofundar um pouco mais em Mapeamento de Processos, deixo a sugestão do artigo: O que é mapeamento de processos AS IS/TO BE?. E para encerrar, convido você a conhecer mais sobre os processos de negócios e o que uma solução de BPM pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva e com um foco mais estratégico. Entre em contato conosco!
13/08/2018
Como andam os seus processos de RH? Veja como o BPM pode ajudar o setor

O ativo mais valioso de qualquer organização são as pessoas. E qual é o departamento da sua empresa responsável por cuidar delas? Exatamente: o RH. A área é tão importante que de cada 10 empresas, 11 possuem um setor de Recursos Humanos.

Brincadeiras à parte, se as pessoas são valiosíssimas para qualquer negócio, sem o próprio funcionamento do departamento que gerencia a força de trabalho, com toda certeza o negócio não alcançará o alto nível de eficiência que merece. Bom, pelo menos esse é o raciocínio de organizações que possuem uma visão estratégica e não são presas aos modelos de negócio do passado.

Mas, o que seria o próprio funcionamento da área de RH? Para explicar melhor, precisamos voltar algumas casas:

A importância do RH nas empresas

Não há dúvidas de que as empresas mais bem-sucedidas enxergam a Gestão de Pessoas como um elo para o crescimento. Conforme Jacob Morgan explica no artigo What Does The Future Of Human Resources Look Like? (Como se parece o futuro do Recursos Humanos?), o tempo em que o departamento era apenas o local onde um profissional se dirigia para ser contratado ou demitido passou faz tempo.

Nas palavras de Morgan: “Hoje, o RH é responsável por um amplo leque de atividades, a maioria das quais é centrada em capacitar e engajar pessoas”. O autor segue, reforçando o fato de que são os profissionais de Gestão de Pessoas que trabalham para o crescimento da organização e de sua cultura, garantindo que colaboradores se sintam valorizados e apoiados em suas empresas.

Portanto, se hoje o RH é o principal agente de criação de experiência de funcionários, não há dúvidas de que precisamos dar à área a atenção que ela merece, certo? Isso significa que o setor precisa também abraçar a Transformação Digital.

Em outra oportunidade falei sobre empresas paperless e dei o exemplo aqui da Neomind. Como precisamos ir além, e seguindo a linha de termos um departamento apoiado pela tecnologia para expandir o seu papel, é preciso falar também dos processos de RH.

Uma visão sobre os Processos de RH

Toda empresa é feita de processos e de projetos. Falando especificamente de processos, eles são responsáveis por colocar ordem ao caos. Imagine se para desligar um colaborador não existissem etapas a serem seguidas. Já pensou o caos que seria se cada gestor tomasse uma ação diferente e as etapas não seguissem um fluxo? Como o RH conseguiria finalizar (ou até iniciar) um desligamento?

É mais ou menos por aí que você consegue ter uma noção da importância dos processos de RH. Basicamente, sempre que falamos de gestão de processos (isso em qualquer área) estamos tratando de benefícios como:
• Aumento de transparência, pois todos os colaboradores ficam cientes das etapas de cada processo;
• Aumento de agilidade e eficiência, já que processos são padronizados;
• Aumento de produtividade;
• Entre outros (recomendo este artigo para entender mais sobre Gestão de Processos).
A metodologia para gerenciar os processos e permitir melhores tomadas de decisão é chamada de BPM (Business Process Management). Como o foco neste artigo são os processos de RH, simplificarei para você como fazemos aqui na Neomind.

Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!

Processos de RH na Neomind: um exemplo de como fazemos

Aqui na Neomind trabalhamos com processos e isso, claro, incluem os processos de RH, que são:
• Fluxo de admissão
• Fluxo de desligamento
• Fluxo de folha de pagamento
• Fluxo de hora extra
• Relatório de banco de horas

Assista ao webinar em que abordamos o tema:

Para o gerenciamento de processos de RH utilizamos o módulo de BPM do Fusion Platform. Observe o fluxo de folha de pagamento:

Na imagem do processo de RH acima, um profissional de Recursos Humanos anexa a folha de pagamento no sistema, em seguida, é verificada a assinatura do colaborador e atribuída a permissão à folha, que segue para a efetuação do pagamento. Todas essas atividades são realizadas pelo RH com apenas alguns cliques.

Feito isso, o fluxo segue para o colaborador, com a atividade de visualizar folha de pagamento. A seguir, algumas ações são possíveis, como por exemplo, a publicação da folha de férias no módulo para gestão de documentos (o GED).

Comentei aqui que buscamos por um ambiente paperless, certo? Pois bem, graças à integração do módulo de BPM do Fusion Platform com o de GED, as folhas de pagamento ficam armazenadas na solução, ou seja, em nenhum momento precisamos tê-las impressas.

Perceba que o processo é simples, mas graças ao fluxo colocamos ordem no processo, ganhamos produtividade e padronizamos cada etapa. Isso significa que se tivermos 2, 3 ou 10 profissionais na equipe de Recursos Humanos, todos saberão o que fazer. O mesmo se aplica aos demais processos de RH aqui da área.

Para encerrar, convido você a conhecer mais sobre os processos de RH e o que uma solução de BPM pode fazer para deixar a área ainda mais produtiva e com um foco mais estratégico.

Além dos fluxos já mencionados aqui, o Fusion Platform conta com mais de 35 aceleradores de RH (processos prontos para uso), que auxiliam ainda mais a gestão do setor do seu negócio, como, por exemplo:

Solicitação de Férias: permite controlar as solicitações de férias dos colaboradores a partir do portal colaborativo e tem como ferramenta a visibilidade do plano de férias solicitadas e aquelas que foram aprovadas. Dessa forma, evita que muitos funcionários estejam ausentes de forma concomitante.

Solicitação de Adiantamento de Viagem: auxilia no gerenciamento das solicitações de adiantamentos de viagem. Permite o disparo do processo de prestação de contas, englobando as aprovações e verificações das políticas vigentes na organização, as devidas formalidades e os documentos necessários, além de permitir integrar ao seu sistema de RH.

Para uma melhor gestão do setor de RH e de toda a sua empresa, experimente agora o Fusion Platform! Entre em contato conosco!

21/05/2018
Social Business: como melhorar a comunicação e a colaboração dentro das empresas?
Responda rápido: do que é feito um negócio? Em linhas gerais, podemos dizer que um negócio é feito de processos, atividades, funções, metas, planejamento, comunidades (muito suor) e, claro, pessoas. Mas, espere um minuto: o que significa “comunidade”?

Bom, desde sempre organizações tiveram suas comunidades: de funcionários, de clientes, de fornecedores, de investidores, de parceiros e por aí vai. Até um tempo atrás, cada uma dessas comunidades interagia em um ambiente offline, o que significava pouca colaboração. Atualmente, como você bem sabe, a história é outra, sendo inclusive raro uma comunidade que não tenha um elemento online, seja por interações via rede sociais, e-mails, mensagens instantâneas etc.

Pegando esse conceito de comunidades nas empresas, vamos fazer uma ponte com um termo que vem ganhando uma forma cada vez mais robusta: o Social Business.

O que é Social Business?

De acordo com a IBM, Social Business se trata como ocorre o deslocamento além das ferramentas de mídia social que você conhece atualmente para desbloquear o potencial das pessoas e obter vantagem competitiva.

Hoje, ao combinar ferramentas de redes sociais – internas e externas – com capacidades analíticas sofisticadas, as empresas têm transformado seus processos de negócios, estabelecendo relações mais fortes entre seus funcionários, clientes e parceiros comerciais e tomando melhores decisões, de maneira mais rápida. Isto é o que faz o social bussiness – abraçar comunidades de pessoas para criar novos valores de negócio e novas oportunidades”.

Para entender melhor seu significado, basta fazermos uma associação com as redes sociais. Desse modo, assim como as redes visam criar conexões, é exatamente essa a função do Social Business. E igualmente como as redes sociais, o Social Business tem como premissa engajar comunidades (funcionários e clientes, empresa e funcionários, empresa e fornecedores etc.).

O termo Social Business carrega consigo a importância de as comunidades interagirem entre si. Isso significa, por exemplo, colaboração entre o serviço de atendimento ao consumidor, clientes e parceiros para buscar melhorias para a equipe de suporte.

Portanto, se for para resumir o conceito em poucas palavras, poderia dizer que Social Business é a habilidade de uma organização de usar suas comunidades para melhorar seu desempenho. Além disso, o Social Business:
- Coloca pessoas e conexões humanas em primeiro plano,
- Visa ao engajamento das comunidades de uma empresa,
- Tem o objetivo de compartilhar conhecimento para tomadas ágeis de decisão,
- Preza pela transparência de informações,
- Acelera a inovação e
- Preocupa-se em proporcionar melhores experiências aos clientes.
Perceba que é também estratégia do Social Business envolver todos os departamentos da organização, estimulando a troca de ideias por meio da comunicação e troca de experiências. Com isso, tem-se um ambiente muito mais colaborativo, o que é propício para o estímulo da criatividade e desenvolvimento de soluções inovadoras. Logo, com a aplicação do Social Business as empresas buscam diferenciar-se em seu mercado.

Como aplicar o Social Business?

É preciso destacar que o Social Business é um instrumento de negócios. Como tal, sua adoção deve estar de acordo com as necessidades da empresa, que podem variar de organização para organização. Do contrário, ou seja, se as necessidades não forem atendidas, corre-se o risco de a adoção do Social Business não trazer resultado algum.

A primeira regra para adotá-lo é: eduque seus colaboradores para que eles entendam a importância da estratégia e apresente as diretrizes para o uso de ferramentas sociais dentro e fora da organização. Em seguida, algumas medidas podem ser tomadas:
- Identifique as áreas da cadeia de valor em que os clientes procuram interagir através de canais sociais. Com essa informação, desenvolva uma estratégia de redes sociais que integre componentes de marketing, vendas e serviços.
- Desenvolva uma política em que toda a organização saiba ouvir e responder aos clientes.
- Utilize ferramentas para integrar informações obtidas de conversas de clientes com dados de compra e uso para inovar e personalizar ofertas.
- Esteja atento às comunidades de clientes de outras empresas.
- Crie uma comunidade para seus clientes e nutra-os com materiais para criar engajamento e diálogos.
- Forneça aos seus clientes e parceiros espaços colaborativos onde comunidades possam postar perguntas, responder a questionamentos, divulgar materiais e localizar especialistas.
- Desenvolva processos para coleta de inovações internas e externas de forma contínua.
- Tenha controle das interações sociais para identificar futuras necessidades e tendências de inovação.
- Conduza eventos internos onde funcionários possam focar em inovação.
- Construa uma plataforma onde a comunidade interna possa se unir para compartilhar informações.
- Utilize as redes sociais para identificar e se envolver com líderes de influência do seu setor.
Em suma, se você pensa em adotar a estratégia do Social Business na sua empresa, a regra de ouro é: possibilite que as comunidades interajam!

Agora, sua vez: o que você pensa de Social Business?

Como procurei mostrar, o Social Business busca engajamento e colaboração. Em uma era de Internet das Coisas, na qual tudo está cada vez mais conectado, nada mais natural do que conectarmos aquilo que tem mais importância para qualquer negócio: as pessoas. Ao conectarmos comunidades, estamos dando espaço para troca de ideias, compartilhamento de informações e abertura para inovação. Com isso, todo mundo ganha!

Como o propósito do Social Business é engajar, conte para nós o que você pensa do assunto e como você enxerga seu uso na sua empresa. Aproveite para assistir ao nosso webinar sobre Social Business e conhecer mais detalhes do poder da colaboração social nas empresas.
09/10/2017
Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel
Sabe aquela imagem de arquivos físicos abarrotados de documentos, ou daquelas inúmeras pastas em cima da mesa de um profissional, cheias de papéis nos quais as informações se perdem? Pois bem, está na hora de tirar essa imagem da cabeça porque estamos falando de uma nova cultura organizacional: trata-se da Era Paperless.

Você pode conferir também o conteúdo deste artigo em vídeo!

Traduzindo em bom português paperless significa sem papel. Como o nome sugere, o conceito aborda a eliminação dos papéis nas atividades rotineiras da empresa e a entrada na esfera dos documentos eletrônicos. Em outras palavras, significa entrar, de maneira definitiva, na era digital.

Uma expressão bem comum que envolve este tema é Going paperless, que de maneira geral significa adotar um sistema informatizado capaz de substituir a utilização do papel (seja parcial ou integralmente). Assim, entrar na era sem papel refere-se a mover documentos, registros e arquivos para o formato digital.

Você pode se perguntar: mas o que minha empresa ganha com isso? Para responder a essa pergunta e entender um pouco melhor sobre como mudar para um ambiente empresarial sem papel, convido você a seguir a leitura deste artigo.

Por que minha empresa deveria tornar-se paperless?

Aqui no blog já falamos sobre as mudanças no mercado de TI e comentamos sobre a era da informação. Na ocasião, abordamos também as dificuldades enfrentadas pelas empresas para gerenciar uma quantidade cada vez maior de conteúdo. Dar um passo para uma gestão empresarial paperless significa facilitar o gerenciamento da informação corporativa e protegê-la da melhor maneira possível. Outros benefícios incluem:
- Ganho de produtividade: sabe quando você pesquisa uma palavra em um texto clicando em Ctrl + F? Ao ter os documentos armazenados em um sistema próprio para esse fim, toda vez que alguém for procurar por um documento, o próprio sistema, com um comando seu, fará esta busca. Isso significa que as horas gastas procurando arquivos ou encontrando a informação adequada pode ser usada de maneira muito mais produtiva a favor da empresa. Lembre-se: no ambiente paperless as informações dos documentos estão a alguns cliques de distância.
- Melhora na eficiência: justamente por conseguir localizar as informações de maneira mais rápida e divulgá-las no tempo certo é que a empresa ganha em eficiência. Isso é uma questão primordial em tempos atuais. Imagine a gestão de contratos, por exemplo. Com todos os contratos armazenados em um sistema, acompanhar o ciclo de vida de cada um deles fica muito mais fácil. O próprio software pode enviar notificações sobre prazo de validade de um documento. Isso evita, por exemplo, que sua empresa perca o prazo de renovação com um fornecedor e acabe no prejuízo.
- Aumento de segurança: o acesso aos documentos digitais é restrito, ou seja, somente pessoas autorizadas conseguem visualizá-los e fazer modificações. Além disso, várias camadas de segurança protegem arquivos digitais (que também são criptografados). Isso sem contar que ao ter a documentação digitalizada, em caso de roubo ou incêndio a informação da empresa não se perde. Para saber mais, recomendamos a leitura do artigo Por que as líderes de tecnologia utilizam a nuvem computacional?
- Meio ambiente: mais do que nunca, é primordial que empresas se mostrem eco-friendly (amigas do meio ambiente). E isso, sem dúvidas, significa diminuir o uso do papel. Ou, utilizando o conceito mais técnico, tornar-se paperless.
- Governança Corporativa: falando primeiro em conceitos, a Governança Corporativa estabelece boas práticas a fim de aumentar a confiança dos stakeholders perante os administradores da empresa. Um ambiente paperless protegido por um software (no próximo tópico falamos sobre isso) dá essa segurança e favorece a transparência das informações.
- Redução de custos: nada de gastos com material de escritório, papéis e cartucho para impressora. Going paperless significa também economizar energia.
Ok, mas como mudar para um ambiente paperless?

Entendemos que fazer uma empresa tornar-se paperless pode parecer missão impossível, mas pode ter certeza que você pode começar agora mesmo. Como? Dê uma olhada nas dicas abaixo:
1. Comece digitalizando documentos: esta primeira etapa pode demandar um esforço maior, afinal, quantos papéis sua empresa tem? Com certeza são inúmeros os documentos e, por isso, a tarefa de digitalização pode ser trabalhosa. No entanto, viver sem papel requer um esforço, mas garantimos: o ônus é muito menor que o bônus.
2. Elabore uma estratégia para eliminação de documentos: o que você fará com os documentos digitalizados? O ideal é tê-los armazenados fisicamente entre 30 e 90 dias. Isso eliminará qualquer possibilidade de erro que possa ter ocorrido no processo de digitalização.
3. Converse com os colaboradores: o principal ativo da sua organização não pode ficar de fora do processo. Por isso, é necessário explicar o motivo e os benefícios em ser uma organização sem papel. Mantê-los engajados é essencial e fundamental para o sucesso da estratégia.
4. Não esqueça de um sistema próprio para controlar os documentos da era paperless: além de ser muito mais seguro, ao ter um sistema de gestão de documentos diversas tarefas do ciclo de vida do documento são automatizadas. Isso é sinônimo de segurança, já que todos os arquivos ficam armazenados em um só lugar e são acessíveis em tempo real para as pessoas autorizadas, o que garante confiabilidade e agilidade. Somado a isso, softwares específicos para esse fim possuem aplicações para Certificados Digitais. Isso significa que documentos são armazenados de forma legal, possuindo, inclusive, validade jurídica.
Como a Neomind vem se tornando uma empresa paperless?

No início de 2016, a Neomind implementou a gestão eletrônica de documentos nos processos administrativos, financeiros e de recursos humanos. O grande objetivo, além da redução de custos, era ter segurança que os documentos estavam sendo armazenados na forma correta para que a informação estivesse preservada com o passar do tempo.

Antes de otimizarmos o processo, um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de 30 páginas, sendo que era preciso, pelo menos, mais duas vias de todo o processo para os procedimentos contábeis. Em outras palavras, fazendo uma conta simples 3 x 30 = 90. Como garantir eficiência e reduzir esse custo?

Com a implantação do Fusion (software desenvolvido pela própria Neomind), todos os processos foram automatizados, garantindo que toda comunicação passasse a ser eletrônica. A partir de um processo onde as pessoas solicitam e prestam contas, resta ao financeiro apenas conferir e lançar o pagamento no sistema de gestão (ERP).

Através da gestão de processos e estratégias simples como estas, conseguimos ter ganhos em eliminação de papel, eliminação de cópias e mais cópias, em agilidade da conciliação contábil e fim da redigitação de lançamentos. Além disso:
- Ganhamos mais eficiência, pois conseguimos ter a informação ao alcance de todos;
- Conseguimos segurança e rapidez nas buscas das informações solicitadas, uma vez que todas elas são digitais;
- Obtivemos segurança nas transações financeiras, as quais são todas conciliadas junto aos bancos;
- Liberamos espaço físico que antes era ocupado pelo armazenamento de papéis e mais papéis.
A automatização do processo tornou tudo mais simples, facilitando, inclusive, a forma como é realizada a formalização das operações. Hoje podemos dizer que nossos processos administrativos, financeiros e de recursos humanos são totalmente PAPERLESS. Isso não poderia ser diferente, uma vez que somos provedores de uma solução que tem, como uns de seus objetivos, reduzir papéis e automatizar processos (ou seja, “Casa de ferreiro, espeto de aço INOX”).

Em relação à Economia Financeira, podemos compartilhar que conseguimos manter o contrato junto à empresa de contabilidade sem qualquer índice de reajuste, mesmo com o grande crescimento da Neomind. Isso foi possível devido ao baixo índice de retrabalho e ao alto nível de integração entre nosso sistema e o ERP que utilizamos. Em relação aos custos de materiais de escritório, nosso consumo caiu mais de 60%, se comparado com o ano de 2015.

Concluindo

Paperless, ou sem papel, faz parte de uma nova cultura organizacional, mas não tem a ver com modismo. É algo que com certeza veio para ficar, especialmente porque trata-se de uma estratégia que traz ganhos financeiros e de segurança, economia de tempo e mostra respeito ao meio ambiente.

Saiba mais sobre o assunto neste webinar. Assista!

Viver sem papel pode demandar um esforço inicial, mas depois que o processo está bem enraizado em toda a empresa um ambiente paperless flui normalmente. Por isso, caso você tenha alguma dúvida sobre dar um passo em direção a um ambiente organizacional sem papel, nossa dica é: comece devagar, digitalizando arquivos de uma área por vez. Aos poucos você irá perceber os benefícios de ter a informação que precisa de maneira rápida e segura.

Para encerrar, conte para nós sua opinião sobre o tema e se sua empresa já tem implementada uma rotina paperless. Aproveite também que você está aqui e conheça nossos materiais educativos.
09/08/2017

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