Autor: Patricia Peixer

RFP: o que é, e como elaborar um pedido de proposta?
Sabia que com um RFP é muito mais fácil escolher o melhor fornecedor para a sua empresa?

Nos dias atuais, é muito comum ver as empresas desenvolvendo e realizando a implementação de um novo projeto.

Essa tarefa pode ser muito desafiadora, pois envolve diversas fases diferentes. Um exemplo são as compras de insumos necessários para a realização deste projeto.

Entretanto, existe uma forma de tornar esse processo mais fácil, utilizando uma RFP. Este documento proporciona uma prática muito mais eficiente. Podendo evitar diversos transtornos durante as negociações e aquisições.

O que é RFP?

O RFP (Request for Proposal) ou em português, Pedido de Proposta, tem o intuito de auxiliar as empresas na padronização das negociações com fornecedores.

Trata-se de um documento formal, usado para descrever informações sobre a empresa em geral. Também inclui informações importantes referente a produtos e serviços a serem obtidos de fornecedores externos.

Com este documento se estabelece os requisitos específicos que o fornecedor precisa atender ao responder à oferta. Além disso, a empresa contratante precisa descrever como irá analisar e avaliar os fornecedores.

A criação e desenvolvimento de um RFP pode se tornar um processo minucioso e demorado. Entretanto, é muito importante para a realização de compras e também para contratos de fornecimento contínuos.

Benefícios de utilizar RFP

Dentre alguns benefícios da utilização do RFP empresa, há alguns princípios, como:
- Fornecer uma descrição minuciosa, tornando os fornecedores capazes de responder com cotações mais competitivas e abrangentes em termos de qualidade e preço;
- A padronização das propostas torna mais fácil a análise e comparação;
- Aponta com clareza todos os benefícios e também os riscos envolvidos, filtrando os fornecedores que vão se candidatar ao contrato.
Como elaborar um RFP?

A elaboração desse documento pode diferir de empresa para empresa. Afinal, cada uma tem suas individualidades e necessidades. Mas, precisa informar a situação do negócio, o planejamento para este projeto, a seleção, e expectativas para o futuro.

De forma resumida, um RFP precisa conter:
- Objetivo do projeto;
- Histórico da empresa e resumo do projeto;
- Exigências e especificações;
- Termos e condições;
- Descrição do responsável pelo projeto;
- Critérios de seleção;
- Como fornecedores devem responder;
- Cronograma e formas de pagamento.
Entretanto, se o intuito for trazer resultados eficazes, alguns pontos devem ser seguidos ao criar um RFP empresa:

Envolva as pessoas corretas

Na hora da elaboração do RFP, é importante envolver as pessoas corretas. Afinal, elas poderão esclarecer exatamente o que buscam num produto ou novo serviço.

A ideia de colocar uma pessoa que realmente vivencia, que sabe quais são as necessidades e dificuldades. Assim, além de útil, o desenvolvimento desse documento se torna mais objetivo e assertivo.

Detalhe as necessidades

É muito importante descrever com detalhes a necessidade que a empresa possui referente àquele novo produto ou serviço.

Ou seja, explicar minuciosamente o sistema e também a interface, o que precisamente está se buscando e qual montante será investido.

Descreva como o projeto será realizado

Detalhe as informações sobre como o trabalho deverá ser feito no projeto, o serviço ou resultado que se quer obter, o período de elaboração e as responsabilidades de cada parte.

Além disso, explique o modelo de gestão e a confidencialidade. Inclusive, dados sobre o orçamento e formas de pagamento são temas que devem estar definidos de forma muito clara no RFP.

Confidencialidade

Cláusulas de confidencialidade são importantes para garantir que informações sobre a operação não sejam disseminadas.

Neste sentido, é uma medida que protege ambas as partes, solicitante e fornecedor. Assegurando que os valores e serviços praticados estarão sob o mais completo sigilo.

Revisão da RFP

Importante que, antes da sua publicação, uma revisão minuciosa ocorra em todo o RFP empresa.

Desta forma, esta revisão deve ser feita preferencialmente por pessoas especializadas na área. Assim, tem-se a certeza de que a proposta está bem clara, definida e compreensível.

Nomeie um responsável

É interessante nomear uma pessoa como responsável por enviar a resposta ao fornecedor.

Essa estratégia minimiza problemas, pois, designa e unifica a comunicação em uma única pessoa. Desta forma, garante-se a consistência das informações, independentemente do fornecedor.

Essa estruturação de RFP empresa é um passo importante na padronização de processos. Afinal, proporciona que o seu negócio seja visto com mais seriedade e organização.

Além disso, torna a rotina organizacional mais estruturada e o desenvolvimento de projeto terá mais solidez. Neste sentido, como consequência, traz resultados diretos para a empresa.

RFP e a tecnologia

Como você pode perceber, para elaborar uma RFP é necessário a coleta de diversas informações. Principalmente para delimitar necessidades e exigências.

Neste sentido, quem utiliza uma ferramenta BPMS tem mais agilidade ao elaborar RFP empresa. Os requisitos podem ser facilmente encontrados, uma vez que as informações estão todas centralizadas.

Outra questão é que com o BPMS é possível controlar prazos de resposta, e até contratos que estão vencendo e precisam ser renovados.

Além do mais, a metodologia BPM permite que haja clareza de comunicação. Ou seja, as partes interessadas no projeto podem descrever o que necessita para facilitar o entendimento da área de negociação.

Ademais, ferramentas low-code proporcionam personalizar templates para que a elaboração de RFP siga um padrão interno. Ou seja, independentemente do setor solicitante, existe uma padronização de informações e requisitos para a elaboração da proposta.

O Fusion Platform da Neomind é uma solução low-code, com interface amigável e intuitiva para automatizar a gestão de processos, documentos e indicadores.

Além disso, é totalmente colaborativa e se adapta às suas necessidades, tornando o negócio paperless e centralizando toda a gestão de documentos. Estes fatores são essenciais para quem precisa buscar informações para elaborar um RFP.

Para saber na prática os diferenciais que uma plataforma BPMS pode fazer pelo seu negócio, experimente gratuitamente o Fusion Platform por 15 dias.

Ficou com dúvida? Podemos esclarecer se você escrever nos comentários. Ou, solicite o auxílio de um especialista.

A sua empresa usa RFP para as suas negociações? Escreva a sua experiência aqui nos comentários. Ou então, nos conte como faz para solicitar propostas sem um RFP.
24/08/2022
Como o Fusion Platform pode auxiliar na gestão em tempos de crise
O cenário mundial recente está em situação crítica devido a pandemia que se alastrou pelo mundo. Diariamente temos observado através das notícias em todos os canais de informações, que cidades, estados e países tem decretado emergência, forçando toda a população a cumprir quarentena.

Diante disso, empresas tiveram que se adaptar à essa nova realidade, repensando rotinas e obrigações de suas equipes de forma que não prejudicasse e interferisse drasticamente em suas receitas e estruturas organizacionais.

O resultado desta nova necessidade de mercado é o exercício do Home Office, assim, na medida do possível, as rotinas de empresas em que a atividade possibilita esta modalidade, permaneceriam as mesmas, dando continuidade no fluxo de trabalho “sem grandes complicações”.

Mudar a cultura de trabalho não é simples, pois toda mudança gera desconforto e novos desafios. A simples tarefa de gerenciar demandas em ambiente residencial fica bastante complicada. Por isso, as áreas de Recursos Humanos, Diretorias e Gerências precisam estar alinhadas com foco em manter as atividades antes realizadas presencialmente dentro das empresas.

Gestão em tempos de crise:

Esse momento requer alinhamento entre os objetivos organizacionais e os objetivos do mercado. Os processos de mudança são inevitáveis para as organizações que pretendem continuar existindo.
Diante disso, é necessário realizar mudanças, dentre elas um novo modelo de gestão de organização. Para auxiliar sua empresa neste momento, veja como o Fusion Platform pode auxiliar na gestão em tempos de crise.

Veja o que o Fusion Platform pode fazer por sua empresa:
- Gestão de processos
Através da gestão de processos será possível auxiliar as equipes a manterem o trabalho sendo executado normalmente, utilizando a modelagem com foco em desenvolver fluxos de trabalho, o qual as áreas e colaboradores podem dar continuidade em suas funções por intermédio de uma plataforma automatizada.

Existe uma fácil autonomia para realização de tarefas, disponibilizando um canal colaborativo entre os funcionários, além de deixar registrado um histórico contendo ações executadas pelo colaborador, de forma que os superiores poderão ter um acompanhamento e se certificar de que cada área está realizando o seu trabalho com eficácia e da melhor maneira possível.
- Gerenciamento e digitalização de documentos
A plataforma de GED do Fusion oferece controle de permissionamento, no qual será capaz de definir quais são as pessoas aptas a trabalharem com determinado documento e quais as ações que elas poderão realizar no mesmo, tal como remover, editar, inativar, fazer download ou visualizar.

Outra vantagem de ter uma plataforma de GED em sua empresa é a de tornar um processo burocrático de aprovação de algum documento, em algo rápido e simples, pois é possível criar um fluxo de versionamento digital, onde cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa que decidirá as ações necessárias ao documento.

Como o documento está em meio eletrônico, é fácil visualizar o histórico das ações realizadas nele, tais como o horário em que o usuário autor – ou qualquer pessoa que tenha permissão -, modificou o documento, ou até mesmo consultar o usuário que realizou as revisões ou a aprovação.

Utilizando a Gestão Documental você ainda pode beneficiar a infraestrutura de sua empresa, principalmente se necessita aproveitar melhor o espaço físico disponível, pois todos os seus documentos podem ser colocados em um único computador.
- Apontamento da jornada de trabalho
Indo um pouco mais além, no Fusion também é possível encontrar uma funcionalidade que tem como objetivo organizar a jornada de trabalho, disponibilizando um apontamento de horas para que os funcionários, assim como seus superiores, possam realizar o acompanhamento da carga horário cumprida e ter ao seu dispor indicadores mensais.
- Melhore o nível de colaboração dentro da empresa (Social)
O Fusion Portal & Social conta com recursos que permitem alto nível de colaboração entre os colaboradores, além de oferecer facilidades para desenvolvimento de portais, intranets e extranet com muito mais produtividade. Acompanhe todas as informações inerentes aos processos, documentos e indicadores corporativos em um ambiente intuitivo e colaborativo.
- Central de tarefas
Na Central de Tarefas do Fusion, o acesso às pendências ocorre facilmente, já que a listagem é apresentada de forma fluída no padrão timeline e há a busca indexada de processos com recursos avançados de filtros e ordenação. Como também há ações rápidas que facilitam a tomada de decisão a partir de botões em e-mail, ou, swipe mobile, sem que o usuário tenha que abrir toda a estrutura de formulário.

Os gestores ainda têm acesso para gerenciar a caixa de outros colaboradores, através do recurso de compartilhamento e visualização. O que não acontece em outras ferramentas.
- Análise de indicadores
Crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos, entre outras. É a gestão visual com performance e segurança, em um ambiente simplificado.

Concluindo

Para que todos sejam bem-sucedidos neste novo modelo de trabalho é relevante ressaltar sobre a importância de a plataforma estar alinhada com a expectativa da empresa e também de seus colaboradores, a rotina organizacional é de grande valia quando o assunto é Home Office e gestão em tempos de crise.

Ao identificarmos a possibilidade de concentrar todas as demandas de forma unificada e organizada através de uma plataforma a qual todos possam se comunicar e dar continuidade no trabalho, encontramos a esperança de mantermos nossas empresas firmes e fortes em momentos de crise como este que vivemos atualmente.

Já apresentamos todos os motivos de o Fusion Platform ser a melhor plataforma de gerenciamento de informações para o seu negócio. E sua empresa vai ficar pra trás nesse contexto de mudanças?

Experimente por 15 dias grátis agora mesmo! Ou, se preferir, solicite uma demonstração aos nossos consultores. Conte com a gente para tirar todas as suas dúvidas e auxiliar sua empresa!
27/04/2020
Servidor na nuvem: quais os benefícios?
O Cloud Computing é um conceito de computação em nuvem onde os computadores e sistemas da empresa se conectam através da internet a servidores físicos que armazenam todos os dados, sem ter a necessidade de servidores próprios.

Ao optar por este tipo de modalidade dentre todos que existem no mercado, você dispensa o custo com infraestrutura, pois ele se torna desnecessário, tendo em vista que seus dados estarão hospedados em nuvem através de algum contact center.

Isso significa que não existe armazenamento “físico” na empresa e todo o sistema é executado em um ambiente virtual, tornando mais fácil sua gestão e modificação de recursos. Esse método também é interessante pois permite o acesso de qualquer lugar onde tenha internet e também de forma remota.

Quais são os tipos de nuvem?

Existem três tipos:
- Nuvem pública: a nuvem pública é gerenciada por um provedor. Neste modelo, o gerenciamento dos softwares, suporte e atualizações são de responsabilidade da empresa que disponibilizará este serviço, sendo que o contratante terá acesso aos seus recursos através de um navegador na internet.
- Nuvem privada: a nuvem privada é exclusivamente pertencente a uma empresa e ela pode estar alocada em um data center local ou remoto. Os recursos são administrados pela empresa e mantidos em uma rede privada. Alguns provedores disponibilizam serviço de cloud computing, assim as corporações podem hospedar as suas nuvens privadas e obter total controle delas.
- Nuvem híbrida: a nuvem híbrida é a combinação entre as nuvens pública e privada. Dessa forma, é possível que aconteça o compartilhamento de dados e aplicações entre elas. Este modelo é usado, principalmente, por empresas de maior porte que possuem uma equipe de TI qualificada e boa infraestrutura.
Quais são os benefícios do servidor na nuvem?

Dentre as vantagens do servidor na nuvem, os destaques são:
- Segurança reforçada: com a alta da segurança da informação, obter um sistema que lhe mantém seguro está em primeiro lugar na lista de obrigatoriedade. As plataformas em cloud possuem avançados recursos de proteção, além de contar com criptografia de dados e backups rotineiros.
- Economia: o servidor na nuvem não irá custar muito, pois é dispensável a compra com hardwares, configurações de softwares e instalações. Todo esse serviço é feito através de um provedor de hospedagem, o qual ajudará a economizar bastante tempo.
- Escalabilidade: ela acompanha o crescimento da sua empresa. Inicialmente você pode contratar de acordo com a sua necessidade naquele momento, mas pode ter a certeza de que caso a sua empresa cresça, a plataforma cloud poderá acompanhar o negócio neste processo (o contrário também poderá ser feito).
- Melhor desempenho: o servidor em nuvem auxilia num melhor desempenho e, consequentemente, em uma melhor produtividade. Ele é executado em uma rede global de serviços que operam as mais recentes versões de sistemas e hardware, garantindo mais e melhor desempenho e velocidade.
Resumindo

Estes são alguns dos muitos benefícios que um servidor em nuvem pode trazer para a sua empresa. A verdade é que a hospedagem de dados na nuvem é a alternativa mais popular e que vem crescendo nos últimos anos.

O foco em utilizar a nuvem é que a metodologia de armazenamento de dados permite às corporações uma grande economia com a parte de infraestrutura e TI, paralelamente garantindo a mobilidade do local de trabalho.

A grande preocupação ainda é com a segurança, devido aos casos recorrentes de roubo/perda de dados. Entretanto, devido à tecnologia que o cloud possui, essa preocupação pode ser descartada, frente às precauções dos fornecedores com foco em prevenir tais invasões e as consequentes perdas de dados.

E já que neste artigo falamos sobre os benefícios em ter servidor na nuvem, conheça também os mitos e verdades sobre o BPM na nuvem.

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20/02/2020
Como o blockchain pode afetar o BPM/ECM?

Para que possamos entender como o Blockchain pode afetar diretamente o BPM/ECM, precisamos nos aprofundar no significado da palavra e compreender exatamente o que é blockchain e como ele funciona.

De uma forma muito simplista e resumida, blockchain é um sistema que permite o rastreamento de alguns tipos de informação pela internet. São pedaços de código gerados online que carregam informações conectadas, como se fossem blocos de dados que formam uma espécie de corrente, dando origem ao nome (block = bloco e chain = corrente).

Entendendo sobre o blockchain

O conceito de blockchain é bastante recente. Ele surgiu em 2008 em um artigo acadêmico publicado pelo Satoshi Nakamoto (suposto criador do Bitcoin). Neste estudo o autor explicava como aplicar o sistema peer-to-peer – ou P2P – para eliminar os intermediários nas transações financeiras.

O P2P é uma rede distribuída na qual não é necessário um servidor central. Uma vez que todos os computadores são interligados, funcionando como receptores e servidores de dados compartilhados ao mesmo tempo, quando um arquivo é salvo, além de estar na nuvem ele também fica armazenado em toda a rede. Por esse motivo é que acredita-se que o blockchain seja tão seguro no armazenamento das informações.

No artigo de Nakamoto é mencionado também que essa tecnologia é definida como: “uma rede que marca o tempo das transações, colocando-as em uma cadeia contínua no ‘hash*’, formando um registro que não pode ser alterado sem refazer todo o trabalho.”

*“Hash” é qualquer algoritmo que mapeie dados grandes e de tamanho variável para dados de comprimento fixo, desta forma é gerado um código único para cada tipo de arquivo.

As informações salvas por essa tecnologia são armazenadas em espécies de blocos unidos entre si. Como uma informação está unida à outra, cada bloco contém sempre informações do anterior.

Em outras palavras: se em uma planilha é possível excluir uma linha, resultando na perda das informações contidas nela, no blockchain essa perda não acontece, pois seria como se cada linha carregasse informações umas das outras. Isso significa que é impossível uma informação ser excluída pois a anterior está diretamente ligada a ela. Qualquer tipo de interferência, como por exemplo a exclusão de alguma informação, causará uma quebra na corrente, tornando-se permanentemente visível e gerando inconsistência.

E por que todos relacionam o blockchain ao mercado financeiro? Simples, o blockchain foi criado exatamente para que o Bitcoin pudesse existir, mas as suas possiblidades de uso não se limitam apenas às criptomoedas.

Grandes empresas do mercado utilizam blockchain para reforçar a segurança das informações. Empresas de tecnologia como a Microsoft e a IBM já têm iniciativas para desenvolver suas próprias soluções de blockchain.

Afinal, de quais formas isso pode afetar o BPM/ECM?

Em plataformas de BPM e ECM que armazenam dados em silos organizacionais, onde cada área permanece responsável pelos seus processos e documentos, o blockchain entra com intuito de fornecer uma auditoria sem vazar informações confidenciais para outras partes.

Ao contratar uma plataforma de Gestão de Processos (BPM), por exemplo, todos os dados gerados e obtidos nessa solução permanecerão dentro dos limites da plataforma, com o objetivo de manter a confidencialidade e segurança das informações.

Caso exista o interesse em realizar essa troca de dados entre empresas, será necessário um intermediador para fazê-lo e o foco dessa nova tecnologia é justamente este: não precisar de intermediadores.

E por que isso é tão bom?

O sistema P2P (mencionado no início deste artigo) tem foco em eliminar o repositório central, tornando-se uma rede de armazenamento descentralizada, permitindo que múltiplas empresas troquem informações de forma direta com suas contrapartes, garantindo a integridade dos processos. É possível impor etapas específicas e verificar constantemente se elas estão sendo realizadas corretamente em qualquer lugar da rede.

Um dos grandes benefícios de utilizar o blockchain em paralelo ao BPM é que, tanto as contrapartes quanto os próprios participantes são capazes de manter o controle de seus dados, sem haver a possibilidade de vazamento dos dados dos clientes. Dessa forma, é possível que as organizações imponham regras de rede enquanto mantêm o controle.

A utilização do blockchain no cenário atual ainda é um pouco inviável, além de não existir uma forma pronta para uso dentro das ferramentas de BPM. Ainda é necessário verificar as leis e regulamentações para que essa ideia, de fato, venha a funcionar.

Mesmo que a indústria BPM seja bastante acessível e preparada para desenvolvedores e usuários, o blockchain continua sendo visto como uma tecnologia um pouco emergente e em estado inicial de estudo, apesar de já ter 10 anos de história.

De qualquer forma, é importante manter-se preparado e bem informado sobre como essa tecnologia pode ser inserida em nossa rotina com foco em trazer mais segurança e versatilidade na troca e armazenamento das informações.

15/10/2019

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