Você sabe o que é mapeamento de processos? E os cinco passos para sucesso do mesmo? Continue comigo, e vamos conhecer tudo sobre essa estratégia.
Podemos classificar o mapeamento de processos como uma reunião de todos os passos necessários, de uma determinada produção, demonstrando todos os vínculos entre as atividades do mesmo, e os seus responsáveis.
Acompanhando esta ideia, existem diversas ferramentas que podem representar esse mapeamento de uma forma visual, fazendo uma grande diferença de resultado na gestão do processo, já que, nesse caso fica muito mais fácil de visualizar as atividades, etapas, decisões e responsáveis da produção.
Mas afinal, qual é o conceito de processo?
Segundo o guia PMBOK – 4ª Edição, um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido. Resumidamente, é a padronização de atividades que contém o mesmo fim.
E quais são as vantagens de mapear um processo?
As vantagens incluem demonstrar o retorno de uma atividade em específico, ou seja, poder ver os resultados da mesma. Também podemos apresentar de forma física e visual todas as atividades de um processo. Podemos transformar tudo isso num fluxo com uma ordem de tarefas, juntamente com a parte de orientar a produção.
Porém, chegando ao ponto principal do artigo, como atingir com sucesso todas essas vantagens?
Os cinco passos para o mapeamento de processos AS IS:
1°: Definir usuários-chave
Aqui, os pontos mais importantes são escolher pessoas que tenham um domínio sobre o processo e a produção, e que seja operacional, ou seja, que atue efetivamente nas atividades da produção.
2°: Reunião de Kick-off
Kick-off, que pode ser traduzido como pontapé inicial, ou simplesmente começo, resume bem esse passo, que é uma reunião geral com os usuários-chave, deixando claro todas as vantagens de mapear um processo, assim, esses usuários perdem aquela resistência, e podem contar todas as atividades detalhadamente funcionam, assim fazendo com que o processo possa render cem por cento.
3°: Coleta de anexos
Este passo se resume onde o usuário coleta todo o tipo de dado que seja útil para o mapeamento do processo, como planilhas, e-mails, projetos, relatórios e etc. O ideal é o usuário mostrar esse passo na reunião inicial, assim acrescentando mais conteúdo a reunião.
4°: As entrevistas
Nessa etapa, o ponto principal é a coleta de dados e identificação de micro processos no ambiente alvo, que pode ser uma atividade em específico, ou um processo de um cliente e etc.
É interessante estar com o usuário-chave relacionado com o alvo da coleta, assim, os dados coletados, caso incorretos, serão corrigidos no ato.
Outra estratégia é sempre fazermos perguntas do tipo “Entrada e Saída”, sempre questionando o usuário-chave a entrada e a saída dos dados, assim, facilitando o trabalho de mapeamento das atividades e do fluxo.
Validação dos dados, e coleta de assinaturas que os validam, também pode ser muito interessante.
5°: Reunião final
A essência desse passo é a junção de todos os passos anteriores, e um grande exemplo do que pode ser feito, e reunir informações de um processo, que será filho de outro processo, assim reunindo todos os passos.
Uma nova revisão do mapeamento deve ser feita, revisando cada ponto feito, para assegurar a qualidade e eficiência do processo.
Para finalizar, com esses passos, podemos ter um processo com uma boa eficiência, aumentando sempre a procedência e qualidade, tendo como base todos os participantes do mesmo, pronto para implantação em sua plataforma BPM, como o Fusion.
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