A metodologia 5S surgiu no Japão, em meados de 1950, após a Segunda Guerra Mundial. Na época, seu propósito era o de ajudar as empresas do país a se recuperarem e reorganizarem durante a crise pós-guerra. Hoje, a metodologia é utilizada por empresas dos mais variados segmentos.
Você sabe o que é e como a metodologia 5S é utilizada nas organizações? Leia este artigo e entenda por que ela é importante.
O que é a metodologia 5S nas empresas?
Quantas vezes você já teve que parar o que estava fazendo para procurar algo em sua empresa, mas só encontrou algum tempo depois de já ter desistido de procurar? Esse é apenas um exemplo de situação que seria evitada caso sua organização estivesse implementado o 5S.
A metodologia 5S é mais que uma ferramenta de gestão: é uma filosofia. Sua aplicação no ambiente de trabalho pretende promover disciplina e segurança dos processos, garantindo assim muito mais organização, qualidade e produtividade. O método é baseado na analogia à letra inicial dos cinco princípios adotados, que são:
- Seiri (Senso de Utilização): separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário;
- Seiton (Senso de Organização): identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente;
- Seiso (Senso de Limpeza): manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar;
- Seiketsu (Senso de Saúde e Higiene): manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene;
- Shitsuke (Senso de Disciplina): fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5S numa filosofia de vida.
Para entender melhor cada um dos sensos, veja a seguir.
O que significa cada S ?
SEIRI – Senso de Utilização
O principal objetivo do primeiro passo da metodologia 5S é tornar o ambiente de trabalho mais útil, eliminando os obstáculos que atrapalham a produção e o trabalho da equipe.
Como implantar no ambiente de trabalho
- Realoque objetos e documentos nas áreas a que dizem respeito;
- Identifique os líderes de cada área;
- Remova aquilo que não tem utilidade no setor;
- Crie um manual de cargos e funções para que todos saibam o que é de sua responsabilidade.
SEITON – Senso de Organização
O segundo passo do 5S é uma continuação do primeiro. Logo após eliminar os itens desnecessários em sua empresa, é a vez de organizá-los e buscar colocar cada item da empresa em seu devido lugar para que os colaboradores consigam acessá-los facilmente.
Como implantar no ambiente de trabalho
- Identifique com etiquetas itens e gavetas, armários, pastas e embalagens;
- Organize os objetos/itens de forma que estejam onde precisam para serem usados;
- Reduza a necessidade dos funcionários caminharem até outra área para obter uma ferramenta que usam constantemente.
Falando em organização, como é a organização dos seus documentos? Se o assunto interessar, quando terminar de ler este post, acesse o artigo: O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless.
SEISO – Senso de Limpeza
O terceiro passo da metodologia 5S consiste na limpeza e investigação minuciosa do local de trabalho em busca de rotinas que geram sujeira ou imperfeições. Quando se fala em limpeza, neste caso, tenha bem claro que “mais do que limpar é não sujar”. Portanto, quando usar algo, tente deixar sempre limpo e nas condições adequadas para serem utilizadas novamente.
Como implantar no ambiente de trabalho
- Verifique se os equipamentos utilizados para trabalho estão limpos;
- Deixe o ambiente de trabalho limpo e bem conservado.
SEIKETSU – Senso de Saúde e Higiene
O S de “Seiketsu” consiste na manutenção dos três passos iniciais, gerando melhorias constantes para o ambiente de trabalho. Ele visa à melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam a saúde física, mental e emocional, a partir de práticas de higiene e padronização de tarefas.
Como implantar no ambiente de trabalho
- Mantenha os três sensos anteriores em pleno funcionamento;
- Padronize ambientes, atitudes e procedimentos operacionais;
- Mantenha um quadro com sugestões de melhorias;
- Realize exames periódico dos colaboradores.
SHITSUKE – Senso de Disciplina
A última fase do programa 5S é definida pelo comprometimento com as etapas anteriores e depende muito da autogestão. Seu objetivo é controlar e manter a disciplina entre os colaboradores de forma que todos os “S” sejam mantidos e aplicados de forma contínua, ou seja, os próprios colaboradores sabem o que precisa ser feito e colocam em prática os passos anteriores proativamente.
Como implantar no ambiente de trabalho
- Adicione fotos em murais de como o local deve ser mantido (para que funcione como um modelo a ser seguido);
- Crie lista de afazeres para cada departamento, colocando em locais visíveis para que as tarefas sejam sempre lembradas.
A importância dos 5s nas empresas
Se pensarmos que não há uma só empresa, independente do segmento, que não precise se organizar de modo a facilitar a rotina e tornar suas ações cada vez mais produtivas, fica fácil percebermos a importância do 5S.
Mas se você ainda tem dúvidas, veja os benefícios da metodologia:
- Torna itens e objetos mais simples de serem encontrados, utilizados e devolvidos para o lugar devido;
- O tempo de trabalho passa a ser mais proveitoso quando se sabe exatamente aonde ir para conseguir o material necessário;
- Aumenta o engajamento dos colaboradores na equipe, uma vez que, ambientes limpos e organizados dependem da participação de todo o grupo para se manterem desta forma;
- Otimiza o trabalho individual de cada colaborador, influenciando em uma melhoria na entrega de resultados. Como exemplo, colaboradores menos estressados e, por consequência, mais saudáveis;
- Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.
Resumindo
Para fechar, ressalto que a metodologia 5S é uma ferramenta que desenvolve uma cultura organizacional com foco em:
- Aumento de produtividade;
- Melhora da qualidade de produto e serviço;
- Redução de custos;
- Mais agilidade com as demandas;
- Melhora na segurança;
- Ampliação da moral da empresa e sua equipe;
- Melhoria do ambiente de trabalho;
- Melhoria da qualidade de vida.
Caso tenha ficado com alguma dúvida, deixe um comentário. Aproveite e visite também o blog da Neomind.
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