A sociedade atual está em constante desenvolvimento tecnológico e, com isso, as empresas tentam se adequar para não ficarem ultrapassadas no mercado de trabalho. Tais tecnologias podem ser exemplificadas com o Gerenciamento de Processos de Negócio – também conhecido como BPM – ou até mesmo com a Gestão Documental – ou GED. É este último (plataforma de GED) que iremos expor neste artigo.
Então, se sua empresa está na dúvida se deve ou não implantar uma Gestão Documental, este post poderá lhe trazer uma nova perspectiva.
O que é GED?
Primeiramente vamos lhe explicar o que é GED. O acrônimo GED é associado às palavras Gestão Documental, ou Gestão de Documentos. Trata-se da forma, método, ou procedimento de organizar, de forma eletrônica, toda a papelada que uma empresa gera ou produz.
Para fazer isso, existem muitos softwares que oferecem essa funcionalidade, e o nosso Fusion Platform é um deles. Neste módulo, sua empresa será capaz de armazenar seus documentos já digitalizados anteriormente e disponibilizá-los no desktop, notebook, tablet ou celular de seu cliente ou de seus funcionários.
Quais as vantagens de uma plataforma de GED?
Então vem a pergunta: para que eu vou ter o trabalho de digitalizar um documento e colocá-lo em um software? Ou, ainda: meu documento é confidencial, como fica?
A plataforma de GED do Fusion oferece controle de permissionamento, no qual será capaz de definir quais são as pessoas aptas a trabalharem com determinado documento e quais as ações que elas poderão realizar no mesmo, tal como remover, editar, inativar, fazer download ou visualizar.
Além disso, você poderá organizar seus documentos em categorias e em pastas, facilitando a localização de seus arquivos. Se ainda você desejar ter um feedback do usuário final que irá utilizar o documento eletrônico, temos um dashboard, no qual o usuário poderá fazer algum comentário ou até mesmo dar “like” no evento. E ainda, você terá um contador de usuários que visualizaram seu documento.
Outra vantagem de ter uma plataforma de GED em sua empresa é a de tornar um processo burocrático de aprovação de algum documento, em algo rápido e simples, pois é possível criar um fluxo de versionamento digital, onde cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa que decidirá as ações necessárias ao documento.
Como o documento está em meio eletrônico, é fácil visualizar o histórico das ações realizadas nele, tais como o horário em que o usuário autor – ou qualquer pessoa que tenha permissão -, modificou o documento, ou até mesmo consultar o usuário que realizou as revisões ou a aprovação.
Utilizando a Gestão Documental você ainda pode beneficiar a infraestrutura de sua empresa, principalmente se necessita aproveitar melhor o espaço físico disponível, pois todos os seus documentos podem ser colocados em um único computador. E fazendo isso, você também diminui o tempo que seus funcionários perdem para movimentar os documentos para alguma utilização, tanto internamente quanto externamente (pois desta forma cada um poderá acessá-lo remotamente de seu aparelho eletrônico).
A centralização da informação irá poupar tempo e recursos de sua organização, proporcionando, assim, uma empresa de reconhecimento e qualidade no mercado de trabalho atual.
Conclusão
Se ainda não está convencido em aderir à plataforma de GED e tem curiosidade em saber mais sobre esse módulo do Fusion Platform, acesse esse link e teste gratuitamente durante 15 dias como seria implantar essa gestão em sua empresa.
Quantos documentos estão sobre a sua mesa agora? E na gaveta? Na sua empresa são inúmeras as pastas que guardam os mais variados tipos de documentos? Já pensou no custo que toda essa papelada gera, ou no quanto procurar um documento manualmente pode baixar a sua produtividade ou até mesmo atrasar seus prazos? E se um documento confidencial cair nas mãos de uma pessoa sem autorização para vê-lo? Como cobrir as brechas de falhas que documentos impressos podem deixar?
Pode até ser que você já tenha pensado nessas questões, mas “como mudar algo que vem sendo feito da mesma maneira há tempos”? Você pode não acreditar, mas essa é uma dúvida normal. Por isso, já adianto: “Calma! Tem solução (e ela está na Gestão Eletrônica de Documentos)”.
A Gestão Eletrônica de Documentos (ou simplesmente GED) é, como BPM e Analytics, um dos módulos disponíveis no Fusion Platform. Apesar de o GED não ser a mais popular das ferramentas (por parecer difícil implantar, talvez?), possui funcionalidades fundamentais para quem espera diminuir custos, organizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, entre muitos outros benefícios que serão listados nas próximas seções deste artigo.
O que é o GED e como ele pode contribuir para a minha organização?
O GED trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos, garantindo funcionalidades como: criar, armazenar, editar, processar, imprimir e executar ações sobre documentos em formatos de imagem, vídeo, áudio e texto. Além dessas funções de gerenciamento, ainda é possível organizar, recuperar, distribuir e descartar documentos, de forma eficaz e segura, garantindo que estes estarão disponíveis no momento correto para as pessoas com as devidas autorizações de acesso.
Implantar um sistema de GED significa transformar a organização em uma empresa Paperless (sem papel). A princípio, isso pode parecer um bicho de sete cabeças, mas respire aliviado, não é! No entanto, é uma tarefa que vai exigir dedicação e colaboração de todos.
Para motivar a empresa a implantar um sistema de GED é bom avaliar quais serão os benefícios:
Busca por conteúdos e palavras-chaves dentro do documento.
Agora, sabendo quais são os benefícios da transformação digital, vem a pergunta: Quais são as ferramentas utilizados para resultar em tais benefícios?
Coordenação de edição simultânea para garantir que as alterações no documento realizadas por uma determinada pessoa não substituam as de outra pessoa, sendo Check-In para sinalizar documentos disponíveis para edição e Check Out para mostrar os documentos indisponíveis por já estarem sendo editados.
Controle de versão, salvando diferentes versões do documento, cada qual com as suas informações de alterações e responsáveis pelas mesmas, possibilitando que sejam restauradas conforme necessário.
Controle de Acesso e Segurança, possibilitando que as permissões de acesso sejam atribuídas a cada novo documento para usuários, papéis ou grupos.
Assinaturas digitais com certificados no padrão ICP-Brasil em documentos eletrônicos
Ok, já sabemos os benefícios e suas ferramentas. Chegou a hora de conhecermos quais os passos para implantar um sistema de GED no ambiente empresarial.
EPEDA: passo a passo para implantar um sistema de GED
A fim de auxiliar você e sua empresa a implantar um sistema de GED e tornar essa transformação um processo mais simples e descomplicado, explicamos o passo a passo EPEDA (acrônimo para Encoraje, Planeje, Estabeleça prazos, Descarte documentos, Automatize):
Encoraje: motive todos os seus colaboradores a respeito da implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (acreditamos que os benefícios citados anteriormente serão ótimos argumentos!). Assim todos estarão orientados, inclinados e preparados para a transformação digital.
Planeje: muitas tarefas e análises importantes chegarão com o GED. Elas devem ser feitas com cuidado e atenção, por isso, sugerimos um planejamento de atividades. Somente assim você vai conseguir definir quanto tempo levará para ser a mais nova empresa em ambiente paperless, além de conseguir garantir que o seu objetivo não se perca.
Estabeleça prazos: Juntamente com o planejamento, estão os prazos. Defina datas a respeito da digitalização de documentos. No início será um grande volume de documentos que serão digitalizados, por isso, nessa etapa cabe uma avaliação do que realmente deve passar pela digitalização.
Cada departamento poderá classificar os documentos de duas formas: aqueles que podem ser descartados sem serem digitalizados, e os que devem ser armazenados digitalmente. Isso exigirá uma demanda de esforço maior (claro que isso pode variar de empresa para empresa, pois é sobre quanto a sua empresa utiliza documentos em papel). Mesmo assim, não desista!
Descarte documentos: mas só depois de um período de 30 e 90 dias, dessa maneira você garante um tipo de backup caso ocorra algum erro de digitalização durante o passo 3. Após esse período, a sua confiança no gerenciamento de documentos eletrônicos vai estar fortalecida e você se sentirá bem mais confortável para se desfazer da papelada toda!
Automatize: depois de reduzir bruscamente (ou até mesmo eliminar) os documentos físicos em sua empresa, é preciso:
Organizá-los em sua Central de Documentos: o processo de publicação de documentos conta com a etapa de tipos de documentos, que ocorre anteriormente à publicação do documento. Nela são definidos campos para aquele padrão de documento. Por exemplo, suponha que estão sendo digitalizados os cadastros de clientes junto de um contrato de serviço. Em Tipo de Documento será cadastrado então o “Cadastro de Clientes”. Nele você informará os campos necessários para identificar cada um e no campo arquivo irá inserir o documento de contrato digitalizado.
Na etapa seguinte, já na central de documentos você poderá então publicar um documento com esse tipo, inserindo as informações necessárias e anexando o documento que foi digitalizado. Então repetirá essa ação até cadastrar todos os documentos.
A organização de documentos conta ainda com pastas e subpastas armazenadas na central de documentos, além de permissões de acesso que podem ser configuradas tanto nas pastas quanto nos próprios documentos.
Automatizar processos: anteriormente, como era feito um cadastro e contrato de cliente na sua empresa? Qual setor iniciava esse cadastro? Passava por aprovação de determinados colaboradores? Quem possui acesso a estas informações? Pense em todas as possibilidades sobre um processo que gera ou compõe um documento. Pensou? Perceba que um simples documento possui um fluxo de acontecimentos, sendo que cada um possui suas particularidades sobre permissões e disponibilidade para cada usuário. Por exemplo, quem poderá visualizar, editar, excluir um documento?
Em geral, a automatização permite a publicação e controle de documentos de maneira mais segura e precisa, além de possuir a vantagem de concentrar esse volume de documentos em um só lugar.
Concluindo
Muitas pessoas ainda sentem mais segurança em ter o documento impresso, justamente por ser algo palpável. Mas ao analisar os benefícios de custos, produtividade, eficiência, segurança e praticidade, o GED se torna uma ferramenta essencial na gestão do seu negócio.
De primeira impressão, implantar um sistema de GED pode gerar dúvidas em empresas com grande volume de documentos. Por esse motivo, dar o pontapé inicial e, principalmente, seguir nesse processo poder ser trabalhoso.
Para isso, é preciso encorajamento. Todos os colaboradores, engajados e orientados, devem vestir a camisa do ambiente Paperless, seguindo o passo a passo para fazer a implantação de forma eficiente e organizada.
