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Tag: Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) é a combinação de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informação. O aumento do volume de dados fez com que o ECM ampliasse suas fronteiras. Saiba mais sobre a evolução do ECM e sua importância nas organizações.

  • Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

    Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

    É só ouvir a palavra “auditoria” que muitos já têm dor de cabeça e perdem até boas noites de sono. As semanas que antecedem uma auditoria geralmente são acompanhadas por muito estresse, com pessoas de várias áreas envolvidas para colocarem ordem na casa.

    Esse “caos” instalado não é para menos, pois a função dos auditores é a de checar se as práticas adotadas pela empresa estão em conformidade com regulamentos. Para isso, eles inspecionam relatórios financeiros, sistemas e processos a fim de verificar se a organização segue os procedimentos corretos. É também função do auditor destacar as discrepâncias entre políticas e procedimentos, ou seja, o que a empresa deve fazer contra o que está realmente fazendo.

    Imagine, então, se algum documento “some” durante o dia de uma auditoria, ou se determinada documentação não está armazenada corretamente e de maneira segura para cumprir com regulamentações. Não precisamos descrever o problema disso, não é mesmo?

    Uma auditoria pode ser estressante – e muito demorada – caso os documentos da sua organização não estejam organizados e a apenas alguns clique de acesso. Felizmente, com a ferramenta certa é possível evitar que todo esse estresse se instale na sua empresa. Para saber mais, confira a relação entre Gestão de Documento e auditoria (e compliance) e organize seu negócio.

    Como Gestão de Documentos e auditoria se complementam?

    Organizações que adotam processos manuais para gerenciar documentos, os têm espalhados em gavetas, fichários, arquivos etc. Em um primeiro momento, o processo manual de armazenamento da documentação parece simples e fácil, pois não requer muito esforço, certo?

    Bom, mas o problema todo se multiplica quando a falta de procedimentos padronizados de armazenamento de documentos se espalha entre seus colaboradores. Os funcionários costumam criar seus próprios sistemas de arquivamento com base no que eles acreditam que vá facilitar o trabalho a curto prazo. Experimente analisar computadores e contas de e-mail de duas pessoas e provavelmente você encontrará estruturas de arquivos diferentes.

    Quando isso ocorre, o resultado são inúmeras ilhas de informações, desconectadas entre si, mas que podem conter informações relevantes para a auditoria. É aí que entra um sistema para Gestão de Documentos, conhecido por Enterprise Content Management, ou ECM, pois: Gestão de Documentos e auditoria se complementam uma vez que a primeira adota as práticas para gerenciamento de documentos, otimização de processos de negócios e fornecimentos de ações de conformidade que facilitarão o processo de auditoria.

    Entendendo melhor a relação entre Gestão de Documentos e auditoria

    Um sistema de ECM, ou Gestão de Documentos, permite a criação, a captura, o armazenamento, a entrega e o gerenciamento dos documentos essenciais ao negócio. Com um software de Enterprise Content Management todos os documentos e dados de uma empresa passam a ser armazenados eletronicamente em um repositório central, permitindo a localização e a recuperação de arquivos em segundos.

    Uma vez que a empresa conta com um sistema de Gestão de Documentos bem implementado, todos os seus colaboradores passam a armazenar documentos de uma única maneira e em um mesmo local. Uma ferramenta de ECM permite também que documentos sejam marcados com metadados. Assim, é possível identificá-los como relevantes para diferentes tipos de auditorias. Percebe como isso agiliza e facilita o trabalho de uma auditor (e reduz consideravelmente o estresse para seu negócio)?

    Uma empresa que adota as práticas da Gestão de Documentos garante organização no fluxo de trabalho, controle de acesso e segurança, controle de versões, revisões e aprovações, transformação de papel em informação digital, assinatura digital e a busca facilitada por conteúdo.

    Para ficar ainda mais clara a relação entre Gestão de Documentos e auditoria, veja a seguir:

    Pontos importantes da Gestão de Documentos na Auditoria

    Abaixo elencamos alguns dos pontos que uma solução de ECM atua para facilitar o processo de auditoria:

    #01 – Segurança do Documento

    Quando Gestão de Documentos e auditoria caminham de mãos dadas, temos a certeza de que informações confidenciais são armazenadas com segurança (algo que auditores estão de olho). Uma solução de ECM possibilita a definição de permissões de acesso, assegurando que os documentos corretos sejam tratados pelas pessoas certas.

    #02 – Trilha de auditoria

    Uma boa solução de Gestão de Documentos permite aos auditores verificarem quais usuários acessaram determinadas informações, quando foram feitas atualizações nos documentos e outros detalhes. Trilhas de auditoria fornecem informações detalhadas para os auditores, proporcionando visibilidade dos processos e ajudando a comprovar a conformidade.

    #03 – Acesso à documentação necessária

    Ao invés de ter que vasculhar arquivos, gavetas de escrivaninhas, caixas de entrada de e-mail e outros locais onde a documentação pode ser armazenada, uma solução de ECM permite que documentos sejam acessados de forma rápida e segura em um repositório central.

    Este é um ponto importante no que diz respeito ao tempo de preparação para uma auditoria, pois o mesmo é reduzido consideravelmente quando os documentos são capturados e armazenados em um único repositório de documentos digitais.

    #04 – Compliance

    Normas e regulamentos dos mais variados setores sofrem alterações constantemente. Quando isso ocorre, a empresa deve cumpri-los com rapidez e sem complicações que resultem em perda de tempo e dinheiro. A relação entre Gestão de Documentos e auditoria ocorre porque, ao ter uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos, os auditores poderão ver que sua empresa preocupa-se em atualizar rapidamente seus procedimentos para permanecer em conformidade.

    Concluindo

    A melhor maneira de encontrar informações é garantir que elas estejam armazenadas de forma criteriosa, em um local de fácil acesso e localizável a qualquer hora. Isso é possível com uma solução para gerenciamento de documentos.

    Gestão de Documentos e auditoria devem andar juntos justamente porque ao ter a certeza de que as informações de sua empresa estão criteriosamente guardadas (e em segurança) – respeitando um processo padronizado e garantindo compliance com normas e regulamentos – os auditores terão acesso aos documentos que precisam sem que isso seja causa de estresse para a organização inteira.

    Como você pode ver, as auditorias não precisam ser uma experiência estressante. Para isso, sua empresa deve contar com os recursos de uma solução de Gestão de Documentos para gerenciar documentos e dados com eficiência. Para saber mais sobre o assunto, convidamos você a assistir ao webinar sobre os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos..





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  • Infográfico – Sistemas de Gestão de Empresas

    Infográfico – Sistemas de Gestão de Empresas

    ERP, BPM, ECM, HRM, SCM, CRM, MES e Analytics. Você sabe a diferença destes sistemas de gestão de empresas?

    Recentemente publicamos aqui no nosso blog, que há anos os ERPs dominam os ambientes corporativos, seja na área financeira, contábil, manufatura e recursos humanos. Atualmente, existe uma infinidade de siglas para designar sistemas de gestão como ERP, CRM, HRM, BPM, entre diversos outros.

    Alguns você já deve conhecer, outros você pode nunca ter ouvido falar, porém, todos possuem seus pontos positivos e negativos e suas devidas funções dentro das organizações.

    Para ajudar você a desvendar esse universo, criamos um infográfico que irá esclarecer suas dúvidas sobre o assunto e descobrir como otimizar a gestão de sua empresa e reduzir custos de processos. Confira!

    Em um contexto da era digital, em que a necessidade de gestão nas empresas ficou ainda mais evidente, uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes), em parceria com a consultoria IDC, mostra que o país investiu US$ 38 bilhões nas áreas de Tecnologia da Informação em 2017.

    Somos uma empresa especializada em soluções voltadas à Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Indicadores (Analytics), Metas e Estratégia (BSC), Capturas (Capture), Portais & Social, em que auxiliamos negócios de todos os segmentos a reduzirem custos, facilitarem as tomadas de decisões, eliminarem papel e alcançarem a transformação digital. Experimente agora o Fusion Platform!

  • Machine Learning: o que a tecnologia tem a ver com ECM?

    Machine Learning: o que a tecnologia tem a ver com ECM?

    O Machine Learning é uma área das Ciências da Computação, oriunda de estudos sobre inteligência artificial. Em 1959, Arthur Samuel definiu Machine Learning (aprendizado de máquina) como o “campo de estudo que dá aos computadores a habilidade de aprender sem serem explicitamente programados”.

    Sendo assim, Machine Learning (ML) tem a ver basicamente com desenvolver algoritmos que coletam dados, aprendem com eles e realizam algum tipo de predição. Exemplos disso seriam:

    • Categorização de mensagens como SPAM em um sistema de e-mails;
    • Reconhecimento de rostos no Facebook;
    • Sugestão de compras da Amazon, entre muitos outros.

    Desta forma, o algoritmo inteligente é treinado com uma grande base histórica, tendo como resultado a habilidade de poder realizar determinada tarefa. A seguir detalhamos melhor.

    Um pouco mais sobre Machine Learning

    Apesar de o Machine Learning existir há muito tempo, ele ganha novo impulso nos dias atuais, especialmente por quatro fatores:

    1. Aumento do poder computacional (e redução de seu custo);
    2. Surgimento das GPUs que tornam o processamento paralelo muito mais barato;
    3. Redução de custo de armazenamento e
    4. Aumento de bases de informação (estamos falando de Big Data) que são a grande matéria-prima para o Machine Learning.

    Assim, as tarefas de Machine Learning geralmente são classificadas em 3 categorias mais amplas, conforme abaixo:

    • Aprendizado supervisionado: o algoritmo é alimentado com inputs e outputs desejados. Com isso ele aprende a “fórmula” para chegar ao output desejado.
    • Aprendizado não supervisionado: mais generalista, ou seja, nenhum tipo de classificação é feito nos dados, cabendo ao algoritmo explorá-los e detectar padrões. Por exemplo, ele pode determinar e agrupar dados de clientes com perfis semelhantes em sistemas de e-commerce.
    • Aprendizado por reforço: o programa interage com um ambiente dinâmico para cumprir com um objetivo (exemplo: levar um carro do ponto A ao ponto B). Durante o processo é fornecido feedback referente ao que foi executado corretamente e o que foi realizado de forma errada, fazendo o algoritmo se aperfeiçoar.

    Segundo um artigo publicado recentemente no site CIO, a hora das empresas adotarem iniciativas de Inteligência Artificial e Machine Learning é agora. Organizações que não conseguirem adotar ML para seus processos produtivos e comerciais correm o risco de ficarem atrás de concorrentes mais ágeis na próxima década.

    Para dar os primeiros passos na utilização do Machine Learning, recomenda-se começar sem inicialmente pensar em resolver todos os problemas, mas sim com pequenas experiências. Além disso, não esqueça de dar aos dados os tratamentos que merecem, entendendo que eles são um ativo valiosíssimo para sua organização.

    Machine Learning e ECM

    Hoje, uma das características mais interessantes do uso de ECM é transformar em informação estruturada dados importantes do processo de trabalho de uma empresa. Ao termos processos mapeados dentro de uma ferramenta de ECM conseguimos controlar e extrair diversas informações como: dados, valores, prazos, tempo gasto, quantidade de tarefas e outras informações que antes estavam perdidas no dia a dia, mas que passam a estar devidamente estruturadas dentro de uma base de dados.

    Este tipo de informação é justamente o que precisamos para podermos aplicar técnicas de Machine Learning como:

    • Detectar perfis de comportamento;
    • Analisar dados e encontrar padrões;
    • Detectar gargalos em processos e que tipo de entradas e saídas fazem ele ser mais performático.

    Acredita-se, com isso, que o ML pode ser um complemento importante para o ECM, pois além da análise humana que fazemos em relatórios de processos e indicadores de BI, podemos desenvolver algoritmos para analisar esta informação, tanto de maneira generalista (detectando gargalo de processos, por exemplo) como de uma maneira mais focada nos processos de negócio da empresa.

    A Neomind, como provedora de soluções de BPM, ECM, Analytics, entre outras, enxerga hoje a Inteligência Artificial e o Machine Learning como evoluções importantes. Por isso, nosso time de Inovação já realiza estudos para incorporar funcionalidades com algoritmos que aumentem a eficiência nos processos de trabalho de nossos clientes..

    Quem sabe, em um futuro mais próximo do que imaginamos, já seremos capazes de recebermos recomendações e sugestões de melhoria sobre nossos Workflows, totalmente automatizada por algoritmos inteligentes? Seria bastante interessante não é mesmo?

    O que achou do conteúdo? Deixe um comentário com a sua opinião! Esperamos que ele tenha agregado ainda mais seus conhecimentos. Além disso, não esqueça: acompanhe nosso blog para ficar por dentro de novas publicações!

    Referências

    Ciência e Dados, Wikipedia, Medium, CIO.


  • Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

    Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

    Como sua empresa lida com a informação que chega até ela, seja digital ou não? De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), a melhor maneira de lidarmos com os dados é capturando-os no primeiro ponto de contato. Em outras palavras, a informação deve ser digitalmente capturada assim que ela entra no prédio da sua organização.

    Um relatório divulgado pela AIIM (Improving Business Operations in 2017: Capturing Vital Content) afirma que a correspondência digital de 88% dos entrevistados pela associação está aumentando, enquanto 60% dizem que a correspondência em papel está diminuindo. Quando o assunto é faturas, 64% dizem que suas faturas de papel estão reduzindo, enquanto que, para 69% há um aumento no número de faturas digitais.

    O que isso significa exatamente? Em termos gerais podemos dizer que estamos caminhando para uma cultura empresarial sem papel (a era paperless que abordamos neste artigo). Todavia, se existe uma preferência por documentos em formato digital, precisamos pensar em um fluxo de trabalho que lida desde a concepção até o armazenamento desses documentos. É aí que entramos no campo da Gestão de Documentos (Gestão Eletrônica de Documentos – GED).

    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    O conteúdo deste artigo também está disponível em vídeo. Assista!

    O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

    Do inglês EDM (Electronic Document Management), a Gestão Eletrônica de Documentos (ou GED) trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos por meio de softwares (como o Fusion Platform). Graças a uma solução de GED/ECM, os usuários de uma empresa podem não apenas criar um documento ou capturar uma cópia impressa em formato eletrônico, mas também armazenar, editar, processar, imprimir e gerenciar documentos em formato de imagem, vídeo, áudio e texto.

    Por que realizar a Gestão de Documentos?

    Um software para Gestão de Documentos traz benefícios como:

    • Organização do fluxo de trabalho
    • Transformação de papel em informação digital
    • Controle de acesso e segurança
    • Controle de versões, revisões e aprovações
    • Assinatura Digital
    • Busca por conteúdo

    Veja em exemplos:

    Organização do fluxo de trabalho

    Soluções de GED desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

    Transformação de papel em informação digital

    Conforme a pesquisa realizada pela AIIM, apenas 37% dos entrevistados preferem o papel para manipulação, leitura e tomada de notas. Trinta e dois por cento deles dizem que são seus fornecedores que preferem informação em formato digital e 27% citam a falta de apoio gerencial sênior para eliminar o papel de seus processos.

    O papel faz parte da rotina de uma organização. Contudo, existem alguns pontos a serem observados:

    • O armazenamento de papel gera custos;
    • Os documentos em papel são mais suscetíveis de serem perdidos e
    • Gerenciar um documento em papel é custoso em termos de tempo.

    Um bom software de GED conta com a funcionalidade de captura. De modo geral, soluções de Gestão de Documentos utilizam diversas tecnologias como web semântica ou o reconhecimento de padrões sintáticos e, assim, conseguem extrair informações relevantes (palavras-chave) dos documentos digitalizados.

    Graças ao OCR (Optical Character Recognition – 20% dos entrevistados pela AIIM falaram que a tecnologia já está em uso em suas empresas para capturar dados) e BarCoding (Código de Barras) todos os documentos que passaram pela digitalização podem ser reconhecidos. Isso significa que aquelas horas desperdiçadas procurando por informações em papel ou em pastas no desktop são eliminadas.

    A explicação para isso é simples: ao ter o conteúdo disponível em uma solução que permite o reconhecimento dos dados, o acesso à informação fica muito mais fácil, sendo necessário apenas o uso de palavras-chave, por exemplo.

    Ao tentar entender o que desencadeia a transformação dos processos de captura nos negócios, a AIIM descobriu que 37% dos seus entrevistados citaram isso como exercícios de economia de custos em áreas específicas, como Contas a Pagar, enquanto 33% disseram que foi uma iniciativa para melhorar a capacidade de resposta do cliente.

    Portanto, por meio de um processo inteligente de GED é possível automatizar tarefas envolvendo a gestão documental sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

    Controle de acesso e segurança

    Uma solução de Gestão de Documentos permite que sejam atribuídas permissão de acesso a cada documento. O acesso pode ser concedido a um usuário ou a um grupo de pessoas.

    É possível, ainda, gerenciar pessoas autorizadas a interagirem com documentos por meio de criação de perfis e atribuição de permissões. A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, um software de GED permite bloquear funções como Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão e outras.

    Controle de versões, revisões e aprovações

    Com a Gestão de Documentos é possível também configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações de documentos. Desse modo, pode-se verificar quem realizou alguma alteração e quando a mesma ocorreu.

    Assinatura Digital

    Bons softwares de GED possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.

    Busca por conteúdo

    A Gestão de Documentos por meio de softwares – como o Fusion ECM – permite que documentos sejam localizados por data de elaboração e de edição, metadados, palavra-chave etc. Com isso, o tempo para buscar um documento em pastas de desktop é eliminado, pois a solução faz todo o trabalho de localização.

    Por fim…

    Ao abordar sobre Gestão de Documentos e transformação de papel em informação digital, é comum pessoas imaginarem scanners espalhados por toda a empresa. No entanto, o conceito vai muito além.

    Em outra oportunidade já abordamos sobre organizações paperless e a importância de um ambiente sem papel. Observe que os conceitos de paperless e GED têm relação, sendo que ambos significam muito mais do que simplesmente digitalizar documentos. Por isso, para finalizar, lembre-se que Gestão de Documentos significa tanto a publicação e/ou digitalização, quanto o armazenamento e o controle de acesso e segurança, mas, principalmente, o reconhecimento e a recuperação das informações que são relevantes para seu negócio.

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  • Existe convergência entre as tecnologias Blockchain e ECM?

    Existe convergência entre as tecnologias Blockchain e ECM?

    Um dos assuntos que mais tem estado em destaque ultimamente na mídia ou em eventos que abordam as tecnologias disruptivas, certamente são as tais criptomoedas. Nesse sentido, as mais famosas no momento são os Bitcoins, sobre os quais praticamente todos já ouviram falar.

    (mais…)
  • Atividades não documentadas: não deixe a informalidade tomar conta da sua rotina

    Atividades não documentadas: não deixe a informalidade tomar conta da sua rotina

    A produtividade é um fator muito importante na rotina de trabalho. Não é à toa que estamos cercados de artigos, vídeos e livros sobre como gerenciar o tempo de maneira produtiva. A conhecida Gestão do Tempo nunca foi tão abordada quanto hoje em dia.

    Muitas vezes, justamente por estarmos em busca da produtividade, acabamos deixando de lado fatores que são muito importantes, acreditando que o desempenho será maior. Isso acontece pois entendemos que, de certa forma, esses fatores acabam consumindo nosso tempo precioso. E assim, acabamos optando erroneamente por uma opção mais simples.

    Um dos fatores que acaba ficando de fora é a existência de atividades não documentadas, o que faz com que a empresa não atue com formalidade nas documentações.

    Mas, o que significa formalidade?

    Segundo o Dicionário Priberam, formalidade seria “Condição necessária para certos atos ou documentos se poderem executar ou serem válidos“. Com base nesse conceito, trocar a formalidade pela informalidade no ambiente de trabalho parece ser algo um pouco trabalhoso, concorda?.

    Um dos grandes problemas da comunicação informal está na falta do controle que um gestor tem sobre as atividades executadas. Se uma atividade não está centralizada em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo vir a ser uma informação inválida. Em outras palavras: atividades não documentadas são sinônimos de informalidade.

    Como resolver problemas de atividades não documentadas?

    Qualquer mudança durante a realização de uma atividade pode ocasionar em um grande problema no final, principalmente se essa mudança ocorrer de forma informal, ou seja, não for validada e aprovada. Para resolver problemas envolvendo atividades não documentadas, podemos seguir algumas ações.

    Uma delas é possibilitar que todas as atividades sejam encontradas e acessadas facilmente. Para isso, elas precisam estar bem identificadas e, nesse caso, uma boa nomeação do documento e a data são informações essenciais a serem disponibilizadas.

    É indispensável que a descrição da atividade seja clara, pois quem executá-la precisa entender tudo o que foi pedido, saber o prazo para realização e até mesmo a ordem de execução das atividades. Apesar de parecer algo simples, essas informações podem economizar minutos, ou, às vezes, até mesmo horas preciosas no dia de um colaborador. Portanto, se pensarmos em um número grande de colaboradores, atividades não documentadas representarão perda de dinheiro para a empresa.

    Exemplos de documentação de atividades

    A documentação de atividades é válida para qualquer ação que ocorra em uma empresa:

    • Solicitações de compras,
    • Solicitações de viagens,
    • Autorizações específicas para realização de alguma atividade (um evento por exemplo),
    • Autorização de acesso a determinadas áreas e setores da empresa (muito útil quando um terceiro precisa realizar algum serviço, como consertar o alarme por exemplo),
    • Entre outras.

    Perceba que a formalidade tem um foco muito claro de controlar atividades da empresa por meio do gerenciamento da documentação da empresa. Em outras palavras: formalidade representa atuar para eliminar atividades não documentadas.

    Como a Neomind eliminou a informalidade e aprimorou a documentação das atividades de seus times?

    Para exemplificar, utilizarei como exemplo o time de Inovação da Neomind. De forma geral, essa é a equipe que atua diretamente no desenvolvimento de novas funcionalidades e na melhoria de módulos já existentes no Fusion Platform, mantendo o produto sempre atualizado conforme as necessidades do mercado e, principalmente, conforme a constante atualização das tecnologias.

    Com o Fusion GED é possível fazer a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos. Seguindo com o exemplo da equipe de Inovação, utilizamos o Fusion GED para fazer toda a gestão das especificações de funcionalidades geradas.

    Sempre que uma nova funcionalidade do Fusion é desenvolvida, ela precisa passar por algumas etapas. São realizadas várias reuniões, feitas diversas análises e estudos de viabilidade para então chegarmos na geração da especificação. Nessa especificação, criada pelo time de User Experience (UX), são detalhadas todas as regras de negócio da funcionalidade e é também definida toda a parte visual das telas.

    Como a especificação é um dos principais documentos utilizados no nosso dia a dia, ela é publicada no GED, seguindo para o fluxo e aprovação dos gestores. Nesse processo podem acontecer reprovações de algum requisito ou até mesmo do visual. Se esse for o caso, o documento retorna para o time de UX, o qual fará as devidas avaliações e correções.

    Após a correção, o documento vai novamente para aprovação dos gestores e segue dois caminhos:

    • Sendo aprovada, a especificação é liberada para o time de Inovação para então darmos início ao desenvolvimento da funcionalidade.
    • Se por algum motivo for necessário realizar algum ajuste visual ou nas regras de negócio, a especificação passa por todo o processo até ser liberada novamente.

    Perceba que o importante é garantir que todos estejam cientes das alterações e que o documento esteja armazenado em um local seguro, onde todos os envolvidos possuem acesso.

    Assim que o desenvolvimento da funcionalidade é finalizado, o time de Quality (QA) é acionado. Ele é responsável por testar todas as regras de negócio e, junto com a equipe de UX, certificar-se de que o visual está correspondente ao que foi projetado. Para isso, mais uma vez a especificação é consultada dentro do GED e os testes são realizados com base no documento que está publicado.

    Ter o documento disponibilizado em um único lugar reduz o problema de que os envolvidos no projeto possam estar trabalhando com uma versão desatualizada da especificação, facilita a busca e garante que o documento não será esquecido ou até mesmo perdido. Se dois meses ou 10 anos depois que a funcionalidade foi finalizada alguém precisar de alguma informação referente ao requisito, esse documento ainda estará disponível.

    Com a utilização do Fusion GED para fazer o gerenciamento dos documentos, evitamos o desperdício de papel, que pode ser rasurado facilmente (sobre o assunto, recomendo a leitura do artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel).

    Concluindo

    A documentação das atividades é essencial nas organizações, por isso, devemos tomar cuidado com a informalidade e evitar os possíveis atalhos que em um primeiro momento podem encurtar o caminho, mas que no final podem dobrar o percurso.

    As informações da atividade são essenciais e devem ser preenchidas para facilitar a busca e o entendimento dos executores. É importante avaliar uma ferramenta para fazer a gestão desses documentos e que se encaixe nas necessidades do seu negócio, além de verificar qual a melhor forma de utilizá-la no seu time ou na sua empresa, garantindo que ela funcione de maneira eficaz e atinja os objetivos estabelecidos.

    Todavia, lembre-se que apenas a escolha da ferramenta não salvará sua vida e a do seu time. É necessário aplicar mudanças na cultura dos colaboradores para que se habituem a eliminar atividades não documentadas e deixar de lado a informalidade que abordei neste artigo. Todo esse processo pode se tornar um pouco burocrático, mas acredito que você concordará comigo que somente assim conseguiremos reduzir os erros e evitar possíveis transtornos.

    Não esqueça: fique por dentro de nossos conteúdos e acompanhe o Blog da Neomind. Ou, ainda, deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você.

    documentação de processos

    Referências
    Priberam, Unifac, 1doc

  • O ECM morreu? Tudo sobre a nova era do Enterprise Content Management

    O ECM morreu? Tudo sobre a nova era do Enterprise Content Management

    “ECM is now dead” (ECM está morto). A frase não precisaria estar em negrito para chamar sua atenção. O fim do que conhecemos por Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Empresarial) foi decretado pelo Gartner em 2016. De acordo com a empresa, morre o ECM e nasce o termo Content Services (em português, Serviços de Conteúdo).

    O Gartner não é o único “pai” do fim do termo ECM. A AIIM (Association for Information and Image Management) publicou um estudo intitulado “The New Wave” (A Nova Onda), no qual apresenta o IIM – Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação).

    Apesar de serem dois termos diferentes, existe algo que já conseguimos perceber com essa história toda: o mercado de Gestão de Informações está sendo definido de maneira mais ampla, especialmente face à evolução das tecnologias.

    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    Quer saber mais sobre o Enterprise Content Management (ECM)? Assista!

    Mas por que essa discussão surgiu?

    De acordo com a AIIM, a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estão rapidamente sinalizando o fim da era ECM. Muitas organizações já estão trabalhando com as melhores práticas e normas para fazerem a transição para uma era dominada pelas tecnologias Mobile, Analytics, Cloud e Collaborative (MACC).

    Adicionalmente, temos o crescimento explosivo em volume e variedade de dados, além dos avanços das tecnologias de:

    • Artificial Intelligence (AI),
    • Intelligent Capture (IC),
    • Machine Learning,
    • Natural Language,
    • Analytics,
    • Robotic Process Automation (RPA).

    Somada a essas tecnologias, há uma força de trabalho cada vez mais móvel e conectada, a qual ampliou as fronteiras do mercado de ECM. Em outras palavras, fez com que o Enterprise Content Management se redefinisse e alcançasse um novo estágio em sua evolução.

    Então, o ECM continua vivo?

    O ECM como um conceito, estratégia ou conjunto de métodos definidos para gerenciar o ciclo de vida do conteúdo está mais vivo do que nunca. O que está em discussão, especialmente em outros países, é que o termo não corresponde aos desafios que uma solução de gestão de conteúdo precisa enfrentar para estar alinhada com os avanços de tecnologias e mudanças no mercado de TI.

    Sabe aquela história de “onde há fumaça, há fogo”. Gartner e AIIM são duas entidades de peso e, se ambas entraram na discussão, é porque precisamos refletir em como nossas soluções para Gerenciamento de Conteúdo podem evoluir para atender a uma demanda que já não faz parte da ficção.

    A visão da Neomind sobre o assunto

    O surgimento do ECM baseou-se principalmente na revolução de alguns segmentos que tinham como grande diferencial a organização de atividades que produziam papel. É o caso do setor bancário que possuía uma alta necessidade de processar um grande volume de cheques.

    O mundo está mudando rapidamente e hoje as relações são cada vez mais digitais. Para citar um exemplo, se antes usávamos o cheque para não andar com dinheiro em espécie, agora passamos a usar os cartões eletrônicos para não precisar utilizar o cheque.

    O que não mudou é a necessidade de preservar informação e organizar processos. Logo, se antigamente a dificuldade era verificar se um colaborador tinha no chão de fábrica uma norma impressa a sua disposição, a necessidade atual tem sido cada vez mais a de saber se ele consumiu aquele conteúdo e se o conhecimento é acessível a todos a qualquer hora e qualquer lugar.

    Nós, da Neomind, acreditamos que o ECM, além das mudanças naturais de siglas (algo comum na área da TI), cada vez mais ganhará novas roupagens sociais no campo sistêmico. Isso para fazer com que a forma pesada de trabalho orientada a transações seja simplificada pela era dos comentários, hashtags, curtidas e compartilhamentos.

    Que papel esperamos de uma solução de gerenciamento de conteúdo?

    Enterprise Content Management, Intelligent Information Management ou Content Services. Independente do termo que se utilize, essa é a pergunta que devemos fazer para que possamos participar da discussão e melhorarmos a aplicabilidade de uma solução que trate do gerenciamento de conteúdo e informação.

    Como você pode imaginar, a discussão é ampla. Fique à vontade para deixar sua opinião e compartilhar este artigo. Quanto mais pessoas falarem sobre este assunto, mais todos nós sairemos ganhando. Afinal, se o termo ECM chegou ao fim de sua vida, o conceito continua vivo e é cada vez mais importante para empresas de todos os portes e segmentos.

    E já que o assunto tem a ver com novas eras para o ECM, queremos deixar aqui a sugestão de leitura do artigo 5 tendências essenciais do BPM para a transformação digital em 2018.

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  • Como a gestão de processos e documentos facilita a adesão à ISO 9001:2015

    Como a gestão de processos e documentos facilita a adesão à ISO 9001:2015

    A ISO 9001:2015 é uma norma de padronização para um determinado produto ou serviço, ou seja, são princípios e procedimentos a serem adotados por uma organização, seja ela grande ou pequena, para atingir um determinado nível de qualidade no produto ou serviço ao qual ela se propõe a oferecer.

    Você certamente já ouviu a frase “Não é assim uma Brastemp”? Esta frase reflete exatamente o que a ISO 9001:2015 busca garantir, foco no cliente por meio da qualidade.

    A obtenção da ISO 9001:2015 ocorre em duas etapas, a preparação e a certificação. Inicialmente a organização irá implementar todos os requisitos necessários a obtenção da certificação, o que pode levar de seis meses a dois anos, este tempo depende diretamente do tamanho da organização e do nível de maturidade em que ela se encontra. Estando preparada, a empresa candidata deve solicitar a certificação que será realizada por terceiros. Desta forma ao final de uma auditoria externa o auditor poderá emitir ou não a recomendação da certificação ou manutenção desta (para o caso de empresas já certificadas).


    Para o processo de obtenção e manutenção da certificação, é essencial para a empresa candidata contar com uma solução de ECM (Enterprise Content Management). Soluções de ECM se propõem a estruturar conteúdos e documentos relacionados a processos organizacionais, com foco na captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e distribuição, através dos módulos BPM (Business Process Management), GED/DM (Document Management), BPA/BI (Business Process Analysis /Business Inteligence), Portal e Capturing. A estruturação inerente a implementação da disciplina de ECM fomentará o atendimento aos princípios fundamentais da ISO 9001:2015, que são:

    Princípios da ISO 9001
    • Foco no Cliente: O mais importante dos princípios, fundamenta o atendimento as necessidades do cliente. A obtenção deste fundamento será potencializada por processos e procedimento bem definidos de controle e garantia da qualidade, uma ótima alternativa é a utilização de aceleradores que disponibilizem processos já consolidados e que representem o uso das melhores práticas da disciplina de qualidade através do ECM;
    • Liderança: Definição clara dos papéis e suas responsabilidades dentro da organização, a atribuição de papeis e responsabilidades em atividades de processos de negócio serão tratados em todos os módulos de uma ferramenta de ECM;
    • Envolvimento: Engajamentos de todas as pessoas da organização. Além dos fatores culturais que são fundamentais, um ponto essencial para a organização promover o engajamento dos envolvidos nos processos é a existência de um ferramental adequado para tratar a informação de forma colaborativa e amigável, os recursos dos módulos BPM, GED, BPA/BI e Portal no ECM promovem a colaboração entre os envolvidos de maneira clara e objetiva;
    • Abordagem por processo: Entender os processos, suas atividades e como elas se relacionam traz como resultado a redução do erro humano, desperdícios e retrabalhos. Nos dias atuais, com o crescente volume de informações geradas e tratadas nas organizações, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, é uma tarefa praticamente impossível implantar uma abordagem por processos sem o apoio de uma solução de BPM;
    • Tomada de decisão baseada em fatos: Ter a certeza de que as decisões são baseadas na análise e avaliações de fatos, através da base histórica gerada pelos demais módulos do ECM, ferramentas de BPA/BI são fundamentais para o embasamento na tomada de decisões;
    • Melhoria Contínua – Organizações de sucesso tem em comum a busca continua pela melhoria em seus processos e procedimentos, como sustentação para a melhoria continua é fundamental um ferramental que ampare de forma simples e pratica a evolução dos processos com base nas informações históricas disponíveis;
    • Gestão de relacionamento: Eliminar problemas de comunicação, principalmente entre terceiros (parceiros, fornecedores e clientes). O uso de portais em conjunto com uma abordagem de gestão por processos é essencial para integrar terceiros, dando segurança, agilidade e dinamismo na troca de informações.

    Sem sombra de dúvida uma solução de ECM através do uso das melhores práticas da disciplina, apoiará a empresa candidata a certificação ISO 9001:2015 em todos os princípios que fundamentam o processo, com o uso de ferramental e metodologia adequada a organização estará apta a atuar em uma abordagem estruturada com foco na melhoria continua potencializando a sua eficácia no atendimento ao cliente e consequentemente melhorando os seus resultados internos.

    Após a obtenção da certificação ISO 9001:2015, manter e maximizar a qualidade atingida é o próximo passo. Processos, fornecedores, pessoas, requisitos, clientes, valores, tudo isso muda com muita frequência. Por isso é necessário estar atento e buscar melhorar aquilo que já está bom. Engajamento das pessoas, fortes lideranças, decisões efetivas, clientes satisfeitos, melhoria contínua, são mantras que deverão estar presentes no dia a dia e na cultura da empresa para manutenção da certificação.


    Referências

    ABNT, BPMi, AIIM, Neomind


  • As mudanças no mercado de TI: sua empresa está preparada?

    As mudanças no mercado de TI: sua empresa está preparada?

    Na era em que vivemos, ter a informação à disposição em qualquer hora e em qualquer lugar passa a ser fator chave de sucesso. Em 60 segundos, muita coisa pode acontecer. Neste exato minuto em que você lê este texto, por exemplo, 204 milhões de e-mails são enviados, 1.300 novos usuários se conectam a dispositivos mobile e 2 milhões de pesquisas estão sendo feitas no Google.

    A maior facilidade em produzir e receber informações impacta diretamente no mundo corporativo, exigindo que as organizações mudem a forma de se relacionar com os públicos externos e internos. Porém, grande parte das organizações continuam trabalhando da mesma forma de sempre, utilizando modelos matriciais e conservadores ainda que o mercado caminhe para modelos de gestão simples e participativos, o que as leva a fazer uma escolha: continuar assim e correr o risco de não sair do lugar ou adaptar-se à nova era e se destacar com importantes diferenciais competitivos?

    Esse novo cenário chega a ser assustador às vezes. Mas a boa notícia é que gerenciar esse grande fluxo de informação é totalmente possível, e o que muitas vezes é visto como problema, pode ser o grande diferencial para prover resultados ainda melhores do que os de costume.

    Entre as mudanças na Tecnologia da Informação, nesta nova era, está a substituição da complexidade pela simplicidade técnica, a agilidade nos processos e o comportamento em relação a dispositivos móveis, que mudaram o perfil social da grande população – se antes relevar estes fatores era um diferencial, agora é um requisito básico.

    O perfil profissional também mudou. Hoje, executivos devem ter consciência sobre o uso da tecnologia para agregar valor ao negócio, além de traçar estratégias com foco na aplicação de habilidades técnicas em contextos de negócios.

    E se hoje o volume de dados virtuais já é intenso, quem dirá em 2020. Segundo a EMC, até o fim desta década o número de informações armazenadas em computadores, servidores, smartphones e tablets seja pelo menos seis vezes maior.

    Leia também: Vantagens gerais e específicas do Big Data: mostramos tudo aqui!

    Ferramentas de Gestão da Informação são especializadas na gestão de conteúdos e processos corporativos. Elas chegaram com tudo para ajudar as empresas na difícil tarefa de organizá-los e relacioná-los de forma direta a negócio. E aí, sua empresa está engajada para esse boom de informações?

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