Tag: Gestão da Informação

Em um contexto globalizado e com diferentes formatos em que dados e informações se encontram, fica evidente a importância da Gestão da Informação. Confira conteúdos que mostram a importância deste gerenciamento nas empresas.

Lições do Facebook para a Gestão de Documentos e Segurança da Informação
O fundador do Facebook está na pauta dos principais jornais do mundo inteiro. Há apenas alguns dias Mark Zuckerberg rompeu o silêncio sobre um esquema de uso ilícito de dados pessoais de 50 milhões de usuários pela empresa Cambridge Analytica. De acordo com o que foi divulgado pela imprensa, a informação foi utilizada pela empresa para influenciar decisões importantes, como o referendo da separação do Reino Unido da União Europeia e as eleições norte-americanas.

Em terra tupiniquim vamos acompanhando o desenrolar dessa história, e juntamente com nosso interesse em saber o desfecho do caso Facebook e Cambridge Analytica já podemos evidenciar algumas lições especialmente sobre as ameaças à segurança da informação.

Como já comentamos em outras oportunidades no nosso blog, a informação é hoje um dos ativos mais importantes das corporações. Abordamos sobre as organizações paperless e a importância de termos um ambiente sem papel por questões de produtividade, segurança e, claro, redução de custo.

A Transformação Digital contribui para a adoção de um ambiente paperless, contudo, é importante citar que a erradicação do risco não acontece simplesmente porque uma empresa migra para o formato sem papel. Na realidade, documentos digitais apresentam muitos riscos quando não são gerenciados de maneira correta. É aí que convergimos a Gestão de Documentos com a Gestão de Riscos.

Gestão de Documentos e Gestão de Riscos

Para começo de conversa, convivemos com riscos em todas as esferas das nossas vidas. No ambiente corporativo, gerenciar riscos tem a ver com analisar os riscos da empresa para maximizar oportunidades e/ou minimizar impactos negativos.

A Gestão de Documentos trata do controle do fluxo – armazenamento, organização, recuperação, distribuição, descarte) – de documentos eletrônicos de maneira segura e eficiente para garantir que estejam acessíveis às pessoas autorizadas (como e quando for necessário).

Juntando os dois temas, vem a pergunta: quanto custa perder ou vazar um documento? Qual o risco envolvido em ter uma informação sigilosa caindo nas mãos erradas? A resposta aos questionamentos você com certeza já sabe, pois basta pensar o que seus concorrentes poderiam fazer se soubessem de antemão sobre seu novo produto, para citar um exemplo.

Por isso, quando falamos em gestão da informação temos que lembrar o quão importante é a empresa otimizar e automatizar o Gerenciamento de Documentos com um software de GED/ECM (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Para entender melhor:

Como o GED/ECM contribui para a segurança da informação?

Para que a informação da sua empresa esteja segura é preciso se atentar a alguns pontos:
- Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos permite o controle de versão: cada membro da equipe autorizado a visualizar um documento deve conseguir ver a versão mais atualizada, mas também todas as versões de revisão. Imagine o departamento jurídico de uma empresa: os profissionais da área devem conseguir ver as versões das revisões para conseguir entender o que foi mudado e se aquilo faz sentido.
- Uma solução de GED/ECM tem controle de acesso e segurança: permissões de acesso são atribuídas a cada documento, sendo que o acesso pode ser concedido a um grupo ou a um usuário.
- Uma solução de GED/ECM tem assinatura digital: documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.
Concluindo

Como a informação é o ativo mais valioso das empresas, dados e documentos gerados pelas organizações devem ser muito bem gerenciados internamente. Por isso, a Gestão de Documentos (principalmente a forma como as informações são armazenadas e acessíveis) é algo essencial para qualquer organização que se preocupe com a segurança dos seus dados. Afinal, temos certeza que nenhum negócio quer viver o caos de descobrir que suas informações mais sigilosas vazaram e ter que se colocar no lugar de Zuckerberg para explicar o motivo. Não é mesmo?

Além do módulo para Gestão de Documentos (ECM), no Fusion Platform contamos com um acelerador (processo pronto adotado) voltado a Gestão de Riscos Sobre a Segurança da Informação. Nele, é possível mapear e registrar cada situação de risco à segurança da informação da organização, bem como definir ações, probabilidades e impactos. Ele permite ainda um acompanhamento frequente dos riscos, suas ações e dos resultados obtidos. Experimente agora mesmo nossa solução ou solicite uma demonstração para saber mais!
02/04/2018
Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)
Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

Leia também: As diferenças entre ERP e BPM

A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPs de mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários necessitam de um grande esforço e as áreas de TI dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.

Com a proliferação do uso da tecnologia, em especial dos smartphones e tablets, os usuários começaram a exigir soluções mais rápidas, simples e que ofereçam aos seus usuários experiências de uso cada vez mais apuradas. Por consequência, questionamentos começaram a surgir:
- Por que os sistemas da empresa não atendem às necessidades da minha área?
- Por que os sistemas são tão complicados, limitados e diferentes da minha realidade?
- Porque meu ERP atende a apenas uma parte do meu processo prático de trabalho?
- Por que é tão difícil, demorado e caro incluir novas funcionalidades?
- Como treinar os usuários em todas as telas para que eles possam preenchê-las corretamente? Como solicitar a ele apenas o que realmente interessa ao negócio?
- Ter um ERP por si só não torna a empresa verdadeiramente integrada, por que esta dependência do fornecedor do pacote?
- Porque é tão difícil gerar informações relevantes a partir dos dados disponíveis em meu ERP?
Entendendo os motivos dos conflitos com ERPs

As perguntas acima representam exatamente a realidade da maioria das empresas atualmente do mercado e abaixo apontamos alguns motivos:
- Os sistemas de gestão tradicional possuem regras de negócio rígidas e de difícil parametrização;
- ERPs possuem telas complexas e em que sua maioria trazem e solicitam informações que não são necessárias ao negócio;
- Os usuários individualmente preenchem telas e não conseguem perceber o todo;
- Os processos transacionais normalmente são espalhados em uma visão segmentada por função e não sobre a unidade de trabalho
- A informação tem que ser puxada, com necessidade de acessar uma tela ou relatório;
- Pessoas e a empresa devem se adequar ao sistema, e não o contrário;
- Muita dificuldade de conhecer o próximo responsável e quais são os próximos passos.
- Falta de gestão das pendências e dos trabalhos em aberto
- Engloba apenas uma parte do processo de negócio, não permitindo a gestão de toda cadeia de valor
A resposta a grande parte destas dificuldades práticas está na adoção da disciplina e de sistemas de BPM, o qual vem conquistando espaço porque agiliza as tarefas, reduz custos, engloba o processo como um tudo, permite efetiva gestão sobre a cadeia de valor, auxilia a tomada de decisão e é focado em facilitar e orquestrar os processos da organização, seus documentos e na geração de informação tática e estratégica.

Principais características de um BPM

O BPM executa tarefas com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho. Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.

Além disso deve permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia. Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos.

Outras características incluem:
- Desenhar o fluxo e integrar com formulários de negócios;
- Automação de processos de negócio que são gerados a partir de gatihos de documentos;
- Regras de negócio são configuráveis;
- Formulários dinâmicos são utilizados para personalizar as informações em cada etapa dos processos;
- Eliminação de redundância de dados;
- Ponto focal único, com integração de dados de diferentes sistemas de forma transparente para o usuário final, sem necessidade de múltiplos logins e senhas;
- As pessoas são comunicadas de suas tarefas e têm prazos para executá-las.
A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada. Portanto, eles devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente o seu componente mais essencial: os processos estão em todos os lugares.

Por isso, para potencializar o seu sistema de gestão, considere a solução Fusion Platform da Neomind, uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Documentos (ECM), BPM (Workflow), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.

Veja na prática como funciona o BPM:

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21/03/2018