Facilidades para ver e crer. Administrar uma empresa é uma tarefa nada fácil, você bem sabe. Para ajudar nesta missão, muitas organizações costumam utilizar diferentes métodos de gestão para serem eficientes, mas o retorno acaba nem sempre sendo o esperado. Mas, e se sua empresa utilizar uma solução de gestão que permita integração total de processos, documentos e indicadoresde forma simples e eficiente?
Neste vídeo, você conhecerá melhor a solução Fusion Platform, que conecta processos, documentos e indicadores, permitindo uma gestão mais simples, organizada e rápida. Nossas soluções transformam complexas regras de negócio em fluxos de trabalho apenas com cliques e organizam documentos de forma simples e fácil, permitindo a criação de indicadores para a tomada de decisões rápidas e assertivas. Gostou? Então, assista ao vídeo para saber mais e bons negócios!
O treinamento ao cliente foi realizado entre os dias 10 e 17 de maio de 2016, proporcionando novas formas de uso da ferramenta.
Gerenciar os serviços de RH multiservice, contabilidade, sistemas, Data Cloud, entre tantos outros propostos pelo Grupo Meta exige um parceiro comprometido que entenda suas necessidades e ofereça soluções altamente produtivas no gerenciamento de processos. Por esta razão, a empresa escolheu a Neomind para fornecer a solução Fusion Platform, que integrará seus sistemas, levando mais agilidade, organização e segurança para seus negócios.
O Fusion Platform organizará nossos processos, melhorando a gestão e organizando indicadores de prazos e qualidade no atendimento ao cliente, bem como a demanda de cada serviço solicitado”, elogia Pedro Demczuk, consultor comercial.
Segundo o ministrante do treinamento da Neomind, Vander Nelson Spósito, além de saber mais sobre a ferramenta adquirida, neste encontro, o cliente aprende a gerir também todos os processos de uma forma mais eficaz, tendo como diferencial um espaço perfeito para a atualização. “As novas instalações da Neomind contam com uma Sala de Treinamento apropriada, apresentando-se de forma confortável e bem iluminada. O ambiente como um todo causou um ótimo impacto no novo cliente”, comemora Spósito.
Participantes da capacitação na Neomind em maio de 2016.
Confira depoimentos dos participantes:
O treinamento realizado com Vander Spósito trouxe bastante informações de grande importância, não apenas para a utilização do Fusion, mas também para identificar gargalos em nossos processos. Considero o consultor muito bem preparado para ministrar o treinamento. Sempre com exemplos claros e uma didática leve, tornando o assunto, que não é muitas vezes, do dia a dia de quem está sendo treinado, algo agradável de trabalhar. Estar dentro da Neomind por esses dias mostrou o grande comprometimento da equipe com a ferramenta e clientes.
Pedro Demczuk – Consultor Comercial
É um bom curso. A metodologia é simples e objetiva. Destaco a interação entre os participantes, pois é um curso muito prático e temos suporte total por parte da Neomind. Foi um grande aprendizado, um grande desafio, proporcionando a abertura de novos horizontes, nova visão, uma ferramenta eficaz de gestão de tarefas.
Adriana Hulse – Analista de Administração de Pessoal
Participar do treinamento me faz ter uma visão ainda maior sobre os processos que o Fusion nos possibilita. A ferramenta organizará nossos processos, melhorando a gestão e trazendo gestão àquilo que hoje não temos, como por exemplo indicadores de prazos e qualidade no atendimento ao cliente, bem como a demanda de cada serviço solicitado.
Cyntia Regis de Assis Pereira – Gerente de Adm. de Pessoal
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A nova versão do Neomind Fusion Platform chegou ao mercado com muitas novidades e facilidades para o seu dia a dia.
O sistema ganhou aperfeiçoamentos e funcionalidades para agilizar e facilitar ainda mais a gestão de informações, otimizar o processo de tomada de decisões e melhorar os resultados do cliente. Confira algumas das principais novidades:
Gestão de usuários simplificada
Para que usuários pudessem acompanhar as atividades de outros usuários, foi desenvolvida a funcionalidade de Gestão de Usuários. O usuário gestor poderá configurar sua Central de Tarefas para visualizar as centrais dos usuários que estão sob gestão. É possível selecionar somente alguns dos usuários cadastrados para exibir a central.
Assinatura de Documentos Facilitada – FusionBOX
A tecnologia de applets não é mais suportada pelos navegadores e posteriormente será descontinuada pela Oracle. Sendo assim, foi desenvolvido o Fusion Box, para agir como meio de comunicação entre a máquina do usuário e o Fusion, papel esse que era desempenhado pela applet. Com o FusionBOX nesta versão, você poderá assinar de forma mais simples e rápida seus documentos eletronicamente.
Aplicativo de Execução de Atividades
Seu cotidiano ficará muito mais simples, assim como tarefas de fácil acesso e realização com o aplicativo Fusion Mobile. Com ele é possível iniciar processos, assumir e executar as tarefas de onde você estiver. Ao acessar o aplicativo, serão exibidas suas caixas de tarefas exatamente como foram organizadas pelo Fusion Web. E serão listados todos os processos que possui permissão para iniciar.
Mudanças e dez anos Neomind
O lançamento do novo Fusion atende ao imperativo de melhorias contínuas da Neomind, que completa dez anos em 2016. Uma equipe comprometida e motivada, que trabalha arduamente para agregar novos valores e diferencias em produtos e serviços. Só dessa forma é possível seguir transformando informações em resultados.
Os bons resultados vão além dos números, eles refletem também na satisfação do cliente, na segurança na tomada de decisões e na confiança no uso das ferramentas de gestão. Fruto de sentimento e planejamento envolvido. É assim com a Orsegups, um dos mais antigos clientes da Neomind.
Com o Fusion Platform, a Orsegups mantém seus fluxos de trabalho organizados e, integrado perfeitamente a outros sistemas internos, dando total suporte às necessidades de crescimento e de superação dos desafios da companhia.
O processo de implantação, os benefícios das soluções e as experiências dos usuários foram destacados nos depoimentos pelos gestores de TI e do Núcleo de Atendimento ao Cliente da Orsegups.
Assista ao vídeo desta parceria de sucesso:
É um reconhecimento saber que a especialista em segurança nos assegure que estamos indo no caminho certo, prontos para uma nova década de parcerias,comprometimento e inovação. Enquanto transformamos informação em resultado, o tempo vai transformando os resultados em boas histórias.
A Orsegups
Com mais de quatros décadas de atuação no mercado de prestação de serviços, a Orsegups é a maior empresa no Brasil no segmento de segurança eletrônica e líder na região Sul em terceirização de mão de obra. São cerca de 13 mil colaboradores que atendem mais de 40 mil clientes no país. A busca em aperfeiçoar as estruturas internas para alavancar o crescimento e o desempenho frente às demandas levou a empresa a escolher a Neomind.
Usar o Neomind Fusion ficará ainda mais prático na nova versão do sistema, que está chegando com suporte para dispositivos móveis, além de aplicações que vão aperfeiçoar o gerenciamento de usuários, tarefas e processos.
Gestão de usuários simplificada e assinatura de documentos, praticidade no controle das tarefas e agilidade nas consultas de processos são algumas das funcionalidades na nova versão.
Assista às novidades da nova versão do Fusion!
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Colocar dez anos de história em alguns minutos de vídeo não é tarefa fácil, mas é um pequeno reflexo dos grandes desafios transformados em inovação, aprendizado e superação ao longo de uma década de existência. Em ritmo de comemoração, o time Neomind compartilha sua história e evolução, destacando uma trajetória de sucesso que tornou a empresa um dos principais players de ECM do Brasil.
O desenvolvimento de soluções e produtos, por meio do aperfeiçoamento de tecnologias e adoção de boas práticas, bem poderia ilustrar o protagonismo da Neomind. Porém, nada mais adequado à nossa filosofia do que valorizar as pessoas. Colaboradores cujos caminhos se confundem com os da própria empresa falam de suas experiências, comentam aprendizados e pontuam conquistas.
Além disso, eles projetam sua visão para os próximos dez anos da Neomind. Porque mais importante do que o já construído é o que ainda há por construir. O cenário futuro é tão desafiador quanto os primeiros anos, mas acreditamos numa equipe comprometida, engajada e motivada para superar os desafios de uma nova década.
Os resultados até aqui são frutos de atualização e crescimento contínuos. A Neomind seguirá se reinventando para manter a dianteira no mercado e oferecer sempre produtos de excelência. De olho no amanhã, começamos 2016 com vários motivos para celebrar, mas vem muito mais novidades por aí.
Assista ao nosso vídeo comemorativo!
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Recrutar colaboradores pode ser um processo demorado e burocrático quando o mesmo está desestruturado. Por um lado, temos as áreas demandantes de novos colaboradores, geralmente com expectativa de prazo curto de atendimento. Enquanto na área de Recursos Humanos, inúmeras tarefas e controles a serem realizados, com preocupação de documentos a serem coletados e testes a serem aplicados.
Temos vários pontos que justificam automatizar um Processo de Contratação. Neste artigo, vamos elencar Cincobenefícios que a automatização deste processo gera:
Controlar alçadas de aprovação
Geralmente, fluxos de contratação contam com múltiplas alçadas de aprovação. Se houver apenas uma alçada, já existe a justificativa para o controle. Agora, caso seja mais de uma, é fator chave para o bom andamento do processo.
Por meio da automação, é possível direcionar a atividade ao verdadeiro responsável, por meio de regras de negócio executadas a partir das informações preenchidas no formulário inicial do processo. Informações como unidade, superior imediato, cargo, valor de remuneração, entre outras, podem mudar o destino do processo e o responsável pela aprovação de forma automática. Portanto, o decisor recebe apenas solicitações que estão dentro do seu contexto de operação.
(Foto: Neomind/Reprodução).
Disponibilidade de acesso
Importante para as alçadas de aprovação que geralmente envolvem cargos estratégicos de alta disponibilidade e para todos os atores. Assim, é possível acessar por meio de um ambiente web, seguro e portado paratablets e smartphones todas as informações do processo. Portanto, preencher um formulário, consultar ou aprovar uma tarefa importante ou urgente, está à disposição na palma da mão.
(Foto: Neomind/Reprodução).
Rastreabilidade da operação
A qualquer momento, com uma simples consulta no histórico do processo, pode-se localizar o andamento do fluxo das atividades, com qual responsável e o prazo. Portanto, fica fácil interagir e movimentar a solicitação, bem como ser assertivo em follow up com os devidos responsáveis.
Esse ponto é importante para quem solicita, pois permite ter a visão de todo o ciclo percorrido ao responsável de execução da tarefa, permitindo assim transparência da etapa que está sendo executada.
Guarda estruturada de documentos envolvidos no processo
Por que que armazenar documentos de forma física em estruturas complexas se é possível guardar de forma automática a partir da execução e do contexto do processo?
Documentos comprobatórios dos participantes, bem como resultados de testes podem ser armazenados em pastas estruturadas, gerando um dossiê de cada colaborador. Desta forma, ao fim do processo, é possível consultar todos os documentos do colaborador em uma pasta da Gestão Documental de forma simples e rápida.
Armazenamento de documentos no Fusion (Foto: Neomind/Reprodução).
Controle de prazos
Garantir a contratação no prazo desejado é um desafio devido a diversos fatores, sendo que alguns podem até mesmo fugir ao controle da empresa como o nível e volume de candidatos. Entretanto, para os fatores internos o prazo não pode ser um entrave.
Por meio da automação, é possível definir prazos para cada fase do processo, permitindo a identificação visual das atividades que estão no prazo (verde), em atenção (amarelas) e atrasadas (vermelhas), bem como relatórios e indicadores de eficiência por área e colaboradores, como naimagem a seguir:
Automatizar um processo proporciona ganhos a todos os envolvidos, dos solicitantes até os gestores. Quando se tem um processo estruturado e automatizado a melhoria contínua pode, de fato, ocorrer de forma simples e eficiente.
Assista e saiba mais:
Por isso, para uma gestão mais eficiente, conheça nossas soluções, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer atender e demonstrar mais desta e de outras soluções.
Para que um contribuinte pudesse legalizar algum evento na cidade do Rio de Janeiro eram necessários, aproximadamente, 79 documentos nos mais diversos órgãos envolvidos e praticamente quatro longas etapas, da solicitação à aprovação. Para piorar o cenário, muitas vezes o documento que um órgão solicitava era o mesmo que outro pedia, culminando em um alto índice de redundância desnecessária.
Na Secretaria Municipal de Esporte e Lazer, por exemplo, eram pedidos 35 documentos, acarretando em um volume aproximado de 50 folhas para cada processo administrativo. Se fossem realizados 20 eventos esportivos ao mês, esse montante dispararia para 1.000 folhas.
Com a revisão da legislação, essa medida para desburocratização criou uma nova regra de negócio e um novo fluxo de processo. Isso refletiu em uma substancial diminuição na quantidade de documentos necessários para realização de um evento: 16, sendo 2 anexados ao sistema, 6 declarações e 4 gerados diretamente pelo sistema, tudo em ambiente online.
Segundo a coordenadora do Escritório de Gerenciamento de Projetos e Metas da Prefeitura do RJ, Magda Mumic Lisboa, o empreendedor encontrava muitos obstáculos causados, principalmente, pelo excesso de burocracia para obtenção de um alvará.
Ao fim de 2014, com apoio da verba do Programa Nacional de Apoio à modernização Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros (PNAFM), a Neomind foi contratada para desenvolver o primeiro sistema de licenciamento online, direcionado aos eventos da cidade. A solução sistêmica de um workflow, até então uma novidade na Prefeitura da cidade, também foi a primeira experiência desse porte envolvendo diversos atores a colaborarem “via web” para que um processo fosse encaminhado e finalizado.
Workflow desenvolvido pela Neomind (Foto: Reprodução).
Graças à medida, atualmente há mais transparência e também acesso aos dados com uma camada de Business Inteligence, permitindo tomadas de decisão a curto médio e a longo prazo. No dia 9 de outubro, por meio do decreto nº 40709, o prefeito do Rio de Janeiro, Eduardo Paes, tornou possível a operacionalização do sistema oficialmente, ao considerar que a criação de um ambiente virtual para reunir todos os documentos necessários, não só proporciona maior eficiência, mas, também, diminui significamente os gastos com recursos humanos e materiais.
Carioca Digital: operacionalização da solução via ambiente virtual (Foto: Reprodução).
A desburocratização do processo de concessão de alvarás é fundamental para o desenvolvimento econômico da cidade, uma vez que simplifica a obtenção de um dos principais documentos para a abertura de novos negócios e empreendimentos. É, assim, um passo essencial para a melhoria da atratividade do ambiente de negócios no Rio de Janeiro. O Brasil, como um todo, luta atualmente por desburocratizar a abertura de novos negócios e, com isso, melhorar o posicionamento em rankings internacionais como o “Doing Business”.
Recentemente, recebemos um prêmio internacional neste caso de sucesso. Confira!
Fundada em 1964, a Liotécnica é uma empresa 100% brasileira de médio a grande porte e conta com aproximadamente 800 funcionários. A companhia é especializada em oferecer as melhores soluções em ingredientes e produtos usando tecnologias de secagem de alimentos para preservar o que a natureza tem de melhor. Com espírito inovador, ela foi pioneira no processo de liofilização, tornando-se referência no segmento e parceira de grandes nomes do setor como Nestlé e Pepsico. Durante esse tempo muita coisa mudou, exceto o compromisso com a qualidade e o constante investimento em novas tecnologias.
Atualmente, a Liotécnicapossui três unidades fabris, todas situadas na cidade de Embu, no estado de São Paulo, além da unidade em Jaboatão da Serra, Pernambuco, localizada estrategicamente para a distribuição de seus produtos no Norte do país.
A empresa tinha em seu setor interno, mais especificamente nos setores financeiro e comercial, uma solução deECM e BPM, antes de conhecer a Neomind. No entanto, o sistema que eles tinham não apresentava muita possibilidade de evolução, além de gerar um alto custo. Devido ao grande degrau de dependência com o fornecedor, o prazo de implementação era muito extenso e o nível de complexidade técnica da ferramenta era muito alto.
Em 2012, por meio de uma indicação interna do setor de TI, a Liotécnica conheceu a ferramenta Fusion Platform. Com isso, a Neomind redesenhou todo o fluxo de processos e trouxe a possibilidade de obter novas formas de gerenciamento trazendo assim um papel estratégico principalmente pela diversidade nos fluxos e aumento das possibilidades para a Liotécnica. A escolha se deu devido a solução em atender aos critérios de seleção da empresa:
Fácil integração com os sistemas já existentes, e com os que possivelmente serão adquiridos pela organização;
Fácil para implantar e usar;
Business Process Management (Workflow/BPM) funcional;
Que seja fácil de expandir para outras áreas dentro da organização;
Suporte direto do desenvolvedor;
Uma ótima gestão de processos.
Com esse novo organograma de trabalho, o negócio ganhou vários benefícios nas áreas comercial e financeira, obtendo grandes evoluções na agilidade e otimização dos processos.
“Eles [Neomind] melhoraram a visão diferenciada de governança corporativa e logo ao implementar o processo na tesouraria, já fizeram também o processo de cadastros externos na parte comercial da Liotécnica”, elogia o coordenador financeiro da empresa, Carlos Issamu.
Entre as melhorias realizadas, a empresa está com um novo processo de expansão interno do Fusion Platform. O objetivo é a extensão das suas funcionalidades a novos setores. “Este novo projeto ainda está em concepção, porém existe muita expectativa por parte do responsável financeiro da Liotécnica”, conta.
Confira alguns dados da implementação da nossa solução na Liotécnica:
Processos em funcionamento e ativos:
Cadastro de Clientes/Fornecedores com média de 200 soluções mensais;
Fluxo de autorização financeira com média de 1000 solicitações mensais.
Tempo decorrido do início do projeto fluxo até entrar em produção:
Ferramenta anterior: 2 anos
Fusion Platform: Menos de 6 meses
Tempo médio de solicitação do fluxo:
Ferramenta anterior: 12 minutos
Fusion Platform: 4 minutos
Atualmente, com o volume aproximado de 1.200 solicitações mensais, cerca de 100 pessoas estão envolvidas diretamente com o Fusion Platform e isso tem contribuído muito para a equipe. “Qualidade do serviço, segurança de processos. Total confiança. Temos um processo bem desenhado, com transparência, o que nos deixa cada vez mais empenhados em firmar mais parcerias internamente com a Neomind”, destaca Issamu.
Ainda na visão do coordenador, a Liotécnica não consegue mais se ver em um processo manual sem automação. E é com essa confiança, fruto da parceria iniciada em 2012, que a Neomind e Liotécnica fazem um bom trabalho em conjunto ao utilizar o Fusion Platform, expandindo assim seus processos e governanças de trabalho.
Descubra as potencialidades que a Neomind pode trazer à sua empresa por meio da gestão de processos, documentos e outras funcionalidades.Conheça o Fusion!
