Tag: Inovação

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  • Machine Learning: o que a tecnologia tem a ver com ECM?

    Machine Learning: o que a tecnologia tem a ver com ECM?

    O Machine Learning é uma área das Ciências da Computação, oriunda de estudos sobre inteligência artificial. Em 1959, Arthur Samuel definiu Machine Learning (aprendizado de máquina) como o “campo de estudo que dá aos computadores a habilidade de aprender sem serem explicitamente programados”.

    Sendo assim, Machine Learning (ML) tem a ver basicamente com desenvolver algoritmos que coletam dados, aprendem com eles e realizam algum tipo de predição. Exemplos disso seriam:

    • Categorização de mensagens como SPAM em um sistema de e-mails;
    • Reconhecimento de rostos no Facebook;
    • Sugestão de compras da Amazon, entre muitos outros.

    Desta forma, o algoritmo inteligente é treinado com uma grande base histórica, tendo como resultado a habilidade de poder realizar determinada tarefa. A seguir detalhamos melhor.

    Um pouco mais sobre Machine Learning

    Apesar de o Machine Learning existir há muito tempo, ele ganha novo impulso nos dias atuais, especialmente por quatro fatores:

    1. Aumento do poder computacional (e redução de seu custo);
    2. Surgimento das GPUs que tornam o processamento paralelo muito mais barato;
    3. Redução de custo de armazenamento e
    4. Aumento de bases de informação (estamos falando de Big Data) que são a grande matéria-prima para o Machine Learning.

    Assim, as tarefas de Machine Learning geralmente são classificadas em 3 categorias mais amplas, conforme abaixo:

    • Aprendizado supervisionado: o algoritmo é alimentado com inputs e outputs desejados. Com isso ele aprende a “fórmula” para chegar ao output desejado.
    • Aprendizado não supervisionado: mais generalista, ou seja, nenhum tipo de classificação é feito nos dados, cabendo ao algoritmo explorá-los e detectar padrões. Por exemplo, ele pode determinar e agrupar dados de clientes com perfis semelhantes em sistemas de e-commerce.
    • Aprendizado por reforço: o programa interage com um ambiente dinâmico para cumprir com um objetivo (exemplo: levar um carro do ponto A ao ponto B). Durante o processo é fornecido feedback referente ao que foi executado corretamente e o que foi realizado de forma errada, fazendo o algoritmo se aperfeiçoar.

    Segundo um artigo publicado recentemente no site CIOa hora das empresas adotarem iniciativas de Inteligência Artificial e Machine Learning é agora. Organizações que não conseguirem adotar ML para seus processos produtivos e comerciais correm o risco de ficarem atrás de concorrentes mais ágeis na próxima década.

    Para dar os primeiros passos na utilização do Machine Learning, recomenda-se começar sem inicialmente pensar em resolver todos os problemas, mas sim com pequenas experiências. Além disso, não esqueça de dar aos dados os tratamentos que merecem, entendendo que eles são um ativo valiosíssimo para sua organização.

    Machine Learning e ECM

    Hoje, uma das características mais interessantes do uso de ECM é transformar em informação estruturada dados importantes do processo de trabalho de uma empresa. Ao termos processos mapeados dentro de uma ferramenta de ECM conseguimos controlar e extrair diversas informações como: dados, valores, prazos, tempo gasto, quantidade de tarefas e outras informações que antes estavam perdidas no dia a dia, mas que passam a estar devidamente estruturadas dentro de uma base de dados.

    Este tipo de informação é justamente o que precisamos para podermos aplicar técnicas de Machine Learning como:

    • Detectar perfis de comportamento;
    • Analisar dados e encontrar padrões;
    • Detectar gargalos em processos e que tipo de entradas e saídas fazem ele ser mais performático.

    Acredita-se, com isso, que o ML pode ser um complemento importante para o ECM, pois além da análise humana que fazemos em relatórios de processos e indicadores de BI, podemos desenvolver algoritmos para analisar esta informação, tanto de maneira generalista (detectando gargalo de processos, por exemplo) como de uma maneira mais focada nos processos de negócio da empresa.

    A Neomind, como provedora de soluções de BPM, ECM, Analytics, entre outras, enxerga hoje a Inteligência Artificial e o Machine Learning como evoluções importantes. Por isso, nosso time de Inovação já realiza estudos para incorporar funcionalidades com algoritmos que aumentem a eficiência nos processos de trabalho de nossos clientes..

    Quem sabe, em um futuro mais próximo do que imaginamos, já seremos capazes de recebermos recomendações e sugestões de melhoria sobre nossos Workflows, totalmente automatizada por algoritmos inteligentes? Seria bastante interessante não é mesmo?

    O que achou do conteúdo? Deixe um comentário com a sua opinião! Esperamos que ele tenha agregado ainda mais seus conhecimentos. Além disso, não esqueça: acompanhe nosso blog para ficar por dentro de novas publicações!

    Referências

    Ciência e Dados, Wikipedia, Medium, CIO.


  • Como utilizar ITIL, Scrum e Kanban no Help Desk

    Como utilizar ITIL, Scrum e Kanban no Help Desk

    Que tal avaliar se os objetivos para a área de Help Desk estão sendo atingidos, de planejar novos desafios e de reavaliar os processos e metodologias? Se nessa avaliação você perceber que nem todas as ações da área estão tendo sucesso, será que isso não significa que seu processo precisa ser melhorado? Será que hoje ele acompanha todas as atividades do seu dia a dia e evita os desperdícios? Ou talvez o acompanhamento da evolução das atividades é que não esteja sendo eficaz?

    Os times de Help Desk têm a dinamicidade como maior característica. As requisições chegam a todo instante por diferentes frentes (telefone, e-mail, chat, chamados etc.), as prioridades mudam todos os dias e a cada nova versão do produto e novo cliente, recomeça o ciclo de atendimento. Então, como organizar e acompanhar essa rotina, garantir atendimentos dentro do prazo e um cliente satisfeito? Para dar conta desse desafio, mostrarei uma prática que utilizamos aqui na Neomind: a combinação das metodologias ITIL, Scrum e Kanban.

    O ITIL para organizar a fila de atendimento

    ITIL é um conjunto de boas práticas para gerenciamento de Serviços de TI. Uma das suas etapas, a Operação de Serviços, coordena os processos e suas respectivas atividades necessárias para a entrega dos serviços ao cliente. Essa entrega se baseia em um SLA (Service Level Agreement, ou Nível de Serviço Acordado), ou seja, os serviços de TI são garantidos conforme acordos estabelecidos com o cliente. Por exemplo, se um servidor fica fora do ar e é acordado com o cliente que o serviço será restabelecido em, no máximo, duas horas, este tipo de incidente tem um SLA de 2 horas.

    Dentre os processos tratados pela Operação de Serviços, o Gerenciamento de Incidentes é o que se aplica aos times de Help Desk. Aqui o foco está em solucionar e restaurar a operação normal de um serviço o mais rápido possível e com o menor impacto ao negócio do cliente. À lista de atividades, incluímos:

    • Restaurar uma base de dados,
    • Colocar um servidor novamente no ar,
    • Aplicar uma correção em um sistema,
    • Atualizar um aplicativo ou
    • Solucionar os problemas de um software que impedem o usuário de prosseguir com as suas atividades no Sistema.

    Com os diferentes tipos de atendimento, com o volume de chamados aguardando e com as prioridades que podem mudar a qualquer momento, definir um prazo padrão para cada tipo de incidente nos auxilia na organização diária da fila de atendimentos. Os incidentes são classificados em quatro criticidades (crítico, alto, médio e baixo) e cada qual possui seu SLA, ou prazo padrão, definido.

    Assim, cada chamado que chega possui uma previsão de atendimento e a ordem da fila pode ser ajustada para atender a estes níveis de serviço já acordados. Mas então, com os prazos padrões definidos e a ordem de atendimento estabelecida, como acompanhar o andamento das atividades e garantir a comunicação das prioridades? Para nos ajudar nesta questão, nos apoiamos no Scrum e no Kanban.

    Utilizando o Scrum

    O Scrum é um método de gerenciamento de projetos que tem o objetivo de garantir agilidade e otimizar a performance dos times, pois seu foco está na comunicação e na interação da equipe. Pelo modelo Scrum, os projetos são divididos em ciclos (chamados de Sprints) que duram até 4 semanas.

    Para acompanhar a evolução destas Sprints, o time envolvido realiza reuniões diárias (as Daily Meetings) de 15 minutos, para que todos se contextualizem e estejam sincronizados quanto ao status das atividades do projeto e das dificuldades sendo enfrentadas. Basicamente, a reunião deve verificar com cada membro da equipe:

    • O que foi feito ontem?
    • O que será feito hoje?
    • Há algo impedindo o andamento das atividades?

    Para o time de Help Desk, Sprints de 4 semanas não são aplicáveis, já que a cada dia a fila de atendimentos se renova. Contudo, a forma de acompanhamento da evolução das atividades por reunião diária é bastante eficaz. Para isso, a reunião feita todos os dias e no mesmo horário e local deve garantir o foco no que é realmente importante, comunicar de forma clara o que está acontecendo, as mudanças de prioridade e as novas necessidades, além de buscar fortalecer o senso de equipe.

    Nossa recomendação para a Daily Meeting é evitar os desperdícios e assim ter a devida eficiência nesse momento de gestão. Para isso, alguns pontos são essenciais:

    • Frequência da reunião: a reunião deve ser realizada todos os dias e no mesmo horário. A pontualidade deve ser regra para todos.
    • Tempo de reunião: é importante que a reunião dure, no máximo, 15 minutos. Por isso, cuidado com as interrupções e com as distrações – a reunião deve ser “tech free” e assuntos externos podem aguardar o fim da reunião.
    • Participação: todo o time deve participar da reunião, sempre – inclusive aqueles que trabalham remotamente.
    • Foco: o time deve estar preparado para a reunião e ter de forma sucinta e clara as respostas para o foco da reunião: o que eu fiz, o que eu vou fazer e o que me impede. O objetivo não é entrar em detalhes, pois estes podem ser resolvidos particularmente, mas sim manter o time a par da evolução de todas as atividades.

    A ordem de atendimento está definida, os prazos estabelecidos e o acompanhamento está sendo realizado. Então, para que isso seja visual e a gestão seja fácil, o Kanban é uma das opções.

    O Kanban e a visualização do dia a dia

    Kanban nada mais é do que uma metodologia para a melhora do desempenho e para a redução de desperdícios. No contexto de software, busca eliminar as atividades que não agregam valor à equipe, com foco na comunicação em tempo real e na transparência das atividades.

    Para isso, no Kanban as atividades ficam visualmente disponíveis em um quadro, a fim de que todos os membros da equipe possam acompanhar o status de cada trabalho a todo momento. O quadro de Kanban é dividido em três status das atividades:

    • Aguardando,
    • Em Andamento e cada atividade passa por estes três status e o objetivo é ter o maior número de tarefas como “Realizado”, conforme o planejamento estabelecido.

    Geralmente, os quadros de Kanban envolvem o uso de post-its para identificação das tarefas. Aqui na Neomind utilizamos um quadro digital, acessível para toda a empresa. Em nossa adaptação, cada analista possui seu Kanban, é responsável por movimentar suas atividades entre os diferentes status e tem autonomia para priorizar os itens que já estão planejados.

    Desse modo, em nossas Daily Meetings fica visualmente mais fácil identificar e planejar os espaços para atendimentos das urgências, além de permitir reorganizar a fila de atendimento entre a própria equipe e tornar o atendimento mais dinâmico.

    Conclusão

    Planejar e gerenciar os atendimentos de um Help Desk pode ser desafiador, com todas as mudanças de prioridade e urgências que podem surgir. Por isso, organizar os atendimentos de forma visual, para que cada analista conheça suas atividades diariamente e possa perceber com clareza as mudanças efetuadas, torna a rotina mais clara e o time mais autônomo e, consequentemente, mais responsivo.

    O modelo que você usar pode ser um pouco diferente, com reunião diária ou semanal, com sprints definidas, com ou sem Kanban, mas se o princípio for seguido, o resultado deve ser um acompanhamento eficaz das atividades, das metas ou OKRs e até a melhor colaboração dentro da empresa. A agilidade está em foco e as metodologias estão aí disponíveis para serem adaptadas e auxiliarem nas melhorias de processos.


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