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Como montar um fluxograma de compras
Neste artigo veremos como modelar um fluxograma de compras no Fusion, fazendo uso da ferramenta de BPMN, lembrando que o fluxograma é totalmente adaptável. Primeiramente é necessário sabermos o que é um fluxograma, um fluxograma consiste da representação de um processo através de fórmulas e símbolos padronizados, tendo o objetivo de ter uma visão macro do processo, assim facilitando o entendimento do processo e a otimização. Existem outros tipos de modelagem que também podem ser utilizadas para o BPMN do Fusion, veja mais em Quais são os 5 tipos de mapeamento de processos mais utilizados?

Criando uma nova modelagem

O fluxograma de compras utilizado será:

Para esse artigo será utilizado da versão 3.8.6 do Fusion. Para iniciar precisamos entrar na modelagem de processo, entrando no menu de Processo (1) selecionando o submenu de Gerenciar Modelos de Processos (2) e por fim, clicando no botão Adicionar modelo (3), conforme a imagem abaixo:

Componentes

Com isso entramos no modelador do BPMN, porém antes de começarmos a fazer a modelagem é necessário saber quais são os componentes que serão utilizados. Sendo eles:
- Início: Componente que diz onde é iniciado o fluxograma.
- Atividade: As atividades são as etapas do processo elas são divididas em tipos:
  1. Atividades de usuário: Elas são as atividades padrões, nelas é possível determinar quais campos serão exibidos em tela, bem como a se são editáveis ou obrigatórios.
  2. Atividades de Script: Elas são as atividades que permitem a cópia de campo de uma atividade para outro bem como a execução de scripts personalizados.
  3. Atividades de E-mail: Elas são atividades que servem para mandar e-mails customizados para os participantes de uma Raia ou para um usuário informado em um campo.
- Decisão: Componente permite fazer o fluxo seguir um caminho baseado em uma decisão baseada nos campos das atividades anteriores a ele.
- Raia: Área do processo que determina quem pode executar as atividades que estão contidas dentro dela.
Modelando o fluxograma

Tendo esses componentes em mente, podemos começar a fazer a modelagem. Primeiro será necessário marcar a modelagem como sendo do tipo executável e dar um título, código e selecionar o e-form principal da modelagem e os gestores dela, conforme a imagem abaixo.

Após isso selecionamos a raia, dando um nome a ela e indicando os participantes, colocamos o componente de início e a atividade inicial como sendo do tipo atividade de usuário.

Com a raia inicial feita, será criada a segunda raia que lida com a aprovação do pedido de compra, decidindo por uma atividade de decisão se o pedido foi aprovado ou não. Caso não o fluxo é direcionado a uma atividade de e-mail que envia um e-mail de reprovação ao usuário que solicitou a compra. Caso sim o fluxo é direcionado a uma atividade de cópia de campos, no qual copia o usuário que autorizou a compra e envia um e-mail ao usuário solicitante que a compra foi aprovada.

Com isso feito basta clicar em Liberar, para que seja validado e liberado novo processo. Assim, terminamos a criação da modelagem do fluxograma de compras, de maneira simples e rápida devido ao BPMN do Fusion.

Conclusão

O BPMN do Fusion permite a criação de fluxogramas de uma maneira simples e rápida, mantendo uma visualização gráfica que permite melhor entendimento e conversão de um fluxograma para um modelo do BPMN. Caso tenha interesse e deseje saber mais, clique aqui!

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11/08/2020
Quais são os 5 tipos de mapeamento de processos mais utilizados?
Mapeamento de processos é uma metodologia usada a fim de identificar e sequenciar etapas de um processo, suas atividades, entradas e saídas de forma estruturada com o objetivo de buscar melhorias e otimizações.

Quando a metodologia é aplicada, nitidamente notam-se os seguintes benefícios:
- Qualidade e aumento da satisfação do cliente;
- Comunicação entre departamentos;
- Produtividade e redução dos custos;
- Aumento da visibilidade do desempenho;
- Indicadores assertivos e precisos.
Neste artigo, leia sobre os 5 tipos de mapeamento de processos mais utilizados:
1. Fluxograma
2. Fluxograma horizontal
3. Mapofluxograma
4. UML – Unified Modeling Language
5. BPMN – Business Process Model and Notation
1. Fluxograma

Fluxograma é a representação do processo através de formas e símbolos gráficos padronizados que ao sequenciá-los formam o desenho do fluxo de um processo. Tem o objetivo de facilitar o entendimento do processo por meio de informações visuais, facilitando sua análise de melhorias e otimização.

Uma forte característica do fluxograma é a utilização dos símbolos para representar as atividades e etapas do processo. Nesta imagem, vemos o que cada símbolo representa em um fluxograma.

Fonte: Fluxograma de Processo

Veja também um exemplo de fluxograma de um processo de controle de produto não conforme:

Fonte: Fluxograma de Processo

2. Fluxograma horizontal

O fluxograma horizontal é uma versão mais avançada e completa do fluxograma. Nele é possível adicionar mais detalhes para as etapas do processo. O fluxograma horizontal utiliza uma matriz, sendo que:
- A etapas do processo são indicadas no eixo horizontal e
- Os responsáveis por executar a atividade são indicados no eixo vertical.
Na imagem abaixo representamos um fluxograma horizontal com suas unidades, etapas e atividades:

3. Mapofluxograma

O mapofluxograma é representado através de um layout da linha de produção de uma fábrica que apresenta o trajeto de um produto, material, formulário ou pessoa em uma linha de produção. É como se fosse a união do fluxograma que vimos anteriormente, com o layout da linha de produção em questão.

A imagem a seguir mostra um exemplo de mapofluxograma em um processo de produção de panelas:

4. UML – Unified Modeling Language

UML é a padronização de um conjunto de diagramas com o principal objetivo de estruturar e descrever qualquer tipo de sistema, partindo do princípio dos diagramas. Aplicando a UML na modelagem de processos conseguimos acompanhar o desenvolvimento do processo ao longo do tempo.

Na UML versão 2.2 existem quatorze tipos de diagramas divididos em duas categorias: os diagramas estruturais e os diagramas comportamentais:
- Os diagramas estruturais são utilizados para visualizar, especificar, construir e documentar os aspectos estáticos de um sistema.
- Os diagramas comportamentais são utilizados para fazer a representação de estruturas de classes de negócio, interfaces, classes de controle e outros sistemas.
A imagem abaixo mostra a estrutura dos diagramas UML:

Fonte: UML

5. BPMN – Business Process Model and Notation

Antigamente os profissionais trabalhavam com diferentes notações e ferramentas de modelagem de processos distintas (algumas delas vimos no decorrer deste artigo). Com o tempo isso começou a se tornar improdutivo para as empresas, usuários e clientes. Com essas dificuldades aparecendo, surgiram ideias para padronizar a linguagem de modelagem de processos de negócio e então, assim nasceu o BPMN.

Mas afinal de contas, o que é BPMN?

De maneira resumida, o BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação criada para padronizar a modelagem de processos de negócio. Trata-se de uma notação que ilustra a modelagem de maneira mais simples, completa e precisa.

Assim como em fluxogramas, o BPMN também usa uma simbologia padrão para seu diagrama. De acordo com o BPM CBOK versão 3.0, “símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência”.

A simbologia do BPMN consiste em quatro grupos:
1. Raias: são elementos usados para agrupar tarefas de um processo que são desempenhadas por um ator.
2. Artefatos: são utilizados para fornecer informações de texto adicionais sobre o processo.
3. Componentes de fluxo: são os símbolos das atividades, eventos, entradas e saídas do processo.
4. Componentes de conexão: são as linhas que conectam as atividades e componentes do fluxo.
A imagem abaixo exemplifica um diagrama BPMN de um processo de solicitação de demanda desenvolvido na ferramenta Fusion.

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Conclusão

Independentemente de qual tipo de mapeamento de processo a sua empresa opte por utilizar, é preciso que haja um gerenciamento estratégico dos processos para que sua organização consiga desenvolver processos bem estruturados, sistematizados e em perfeito funcionamento.

A falta de gestão de processos em uma empresa pode ser prejudicial para os negócios, principalmente quando não há padrão e nem controle de tarefas. Inevitavelmente acontecerá falhas de comunicação entre os departamentos, resultando em inúmeros danos à corporação e colaboradores.

Para evitar esses danos gerados pela falta de gestão da qualidade e informação, é recomendado utilizar ferramentas BPMN, como por exemplo, a ferramenta Fusion Platform. Com a ferramenta Fusion é possível automatizar seus processos garantido a gestão da qualidade e, consequentemente, resultando no sucesso do seu negócio.

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18/02/2020
Mapeamento dos processos: menos custos e mais eficiência
Qualquer administração nas empresas tem como objetivo a otimização de seus recursos, inovação e criatividade, sem descuidar da qualidade no atendimento ao cliente. Seguindo este raciocínio, o mapeamento e a otimização dos processos está ganhando muita importância, seja para empresas de menor porte ou de grande porte.

Entendendo a relevância do tema, já publicamos alguns artigos sobre o assunto em nosso blog. Neste post, resolvemos complementar a discussão. Confira!

Importância do mapeamento dos processos

É por meio dos processos que as empresas gerenciam suas atividades e atingem seus objetivos. O mapeamento destes processos, feito de forma ágil e eficaz, só facilita a compreensão do funcionamento das empresas.

Demonstra, de forma gráfica e descritiva, o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos. Consequentemente, isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.

Além disso, para as empresas o mapeamento dos processos traz os seguintes ganhos:
- Padronização de atividades envolvendo pessoas, documentos e informações;
- Redução de retrabalhos;
- Otimização do fluxo de informações;
- Melhorias na visão das tarefas e responsabilidades dos funcionários;
- Implantação da Cultura de “INOVAÇÃO”.
Pontos importantes para o mapeamento dos processos nas empresas

Neste artigo, apresentamos como ocorre a modelagem de processos na prática, e neste outro mostramos como começar o mapeamento. Aqui, elencamos alguns pontos importantes a serem levadas em consideração:
- Saber observar e medir as ações executadas por seus funcionários em todos os setores da empresa.
- Seguir a ideia de tentar simplificar os processos existentes e consequentemente reduzir o tempo das atividades. Nesta etapa a motivação e engajamento dos funcionários é fundamental.
- Desenhar os fluxogramas dos processos e suas atividades, incluindo aí relações internas e externas.
- Realizar a avaliação deste mapeamento (resultado) e fazer as medidas corretivas visando a melhoria do mesmo. Nesta etapa funcionários são importantes fornecendo sugestões de “aperfeiçoamento”.
Para o mapeamento dos processos, algumas perguntas devem ser levantadas:
- Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
- Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
- Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
- Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
- Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?
Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para ter-se a qualidade do produto final.

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03/10/2019

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