Tag: Padronização de processos

Como melhorar os processos de RH da sua empresa

Uma gestão efetiva de RH vai muito além de recrutar novos colaboradores. Os profissionais dessa área também precisam estar preparados para lidar com uma variedade de rotinas, incluindo integração, treinamento, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho, entre outros. O que aconteceu durante muito tempo foi que, o excesso de burocracia nessas rotinas ocupava muito tempo e impedia a atenção a questões mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional. Diante desse cenário percebeu-se a necessidade de criar estratégias de otimização dos processos de RH, fazendo com que o trabalho nas diversas frentes fosse administrado de maneira mais objetiva e rendesse melhores resultados. Para que isso seja possível, é fundamental saber reconhecer e compreender quais são os principais processos e identificar onde existem oportunidades para melhorias.

Mas como fazer isso? Como otimizar processos e impulsionar a produtividade de uma equipe de RH? Abaixo listamos algumas ações para implementar a melhoria de processos e ter mais eficiência na gestão de pessoas da sua empresa!

Mapeie os processos de RH

Admissão e desligamento de um colaborador, solicitação de viagem e requisição pessoal são alguns dos processos que ao serem mapeados, se tornam um grande aliado da área de RH. Uma vez decidido quais processos devem ser mapeados, certifique-se de entender o motivo da sua existência, qual é sua função dentro da empresa e o seu grau de importância. A próxima etapa é coletar as informações sobre eles. Entrevistar os colaboradores envolvidos, coletar documentos, formulários, templates, e tabelas podem ajudar muito a compreender melhor como o fluxo de trabalho funciona e onde estão os principais gargalos. Com esta base, é possível criar uma representação fiel do processo em questão, permitindo sua mensuração e estabelecendo uma busca por melhorias.

Envolva a equipe

Manter a sinergia na equipe é indispensável para alavancar a produtividade da empresa como um todo, já que pessoas engajadas desenvolvem uma postura mais cooperativa, empenhada e disposta. Por isso é importante estabelecer uma cultura de comunicação. Garanta sempre que todos entendam sua função dentro de um processo, desde aqueles que lidam com o processo diariamente até aqueles que são afetados por ele. Se todos enxergarem como essas melhorias vão afetar seu trabalho, se torna muito mais fácil. Para isso, se comunique de maneira clara e dê o exemplo!

Invista em tecnologia

A grande maioria das empresas ainda traz práticas antigas ligadas a área de RH. Processos lentos, burocráticos e complexos que demandam tempo e comprometem a agilidade da equipe. A automatização é a solução mais rápida para aumentar a produtividade e transformar etapas que antes eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos dinâmicos e organizados. O mercado oferece várias opções de ferramentas e soluções para as empresas que desejam investir em Gestão de Processos (BPM). Uma delas é o Fusion Platform da Neomind, que permite gerenciar todas as tarefas que englobam as principais atividades de RH, desde envio de documentos e contratos até aprovações necessárias.

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Monitore os resultados

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que a otimização deve ser um processo contínuo. Faça um panorama anterior à implementação dos novos processos e um posterior. Compare os indicadores dentro do setor periodicamente, verificando o que ainda pode ser aprimorado e o que está funcionando perfeitamente. Com o monitoramento regular, você mantém todos focados nos resultados e pode agir proativamente avaliando a eficiência dos processos em tempo real.

Mudanças sempre aparentam ser desafiantes no início. Porém, com o modo correto de aplicá-las nas práticas do RH da sua empresa, podem se tornar um diferencial, o ponto mais forte que a companhia possui.

Então, agora que você já sabe que mudanças podem trazer benefícios diversos, é o momento de analisar quais processos carecem de melhorias, pesquisar o que pode ser implementado e, enfim, trazer soluções mais efetivas.

Leia mais: CTPS Digital e a tecnologia nos processos de admissão.

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12/05/2020
Como funciona a padronização de processos?
Com o alto fluxo de informações que se tem atualmente, é normal que o excesso de informações cause problemas. Por esse, e por outros motivos, torna-se útil realizar a virtualização e padronização de processos.

Sendo assim, se você tem problema com o gargalo de informações nos processos em sua empresa, esse artigo será útil para ajudá-lo a corrigir ou diminuir esse contratempo.

O que é padronização de processos?

É a padronização de atividades e regras de determinado processo com o intuito de organizar, formalizar e desenvolver um modelo para ser seguido. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho.

Essa técnica já foi utilizada no passado por Henry Ford e foi bem-sucedida, tornando a Ford Motor Company a pioneira em produção em massa de grandes volumes de automóveis à baixo custo. Então, por que não conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Abaixo, detalharemos alguns benefícios, como funciona e como implementar a padronização de processos.

Benefícios da padronização de processos

Os principais benefícios obtidos com a padronização dos processos são:
- Por existir uma padronização, um modelo de como uma tarefa ou procedimento deve ser realizado dentro do processo, ela auxilia todas as áreas e setores da empresa, aumentando a velocidade e qualidade do trabalho que é realizado, além de facilitar os treinamentos de novos colaboradores.
- Ampla visualização de quem participa do processo, o qual também contém a informação do que deve ser executado em cada etapa e o histórico do que foi executado.
- Otimização do tempo gasto com processos manuais, aumentando o desempenho dos setores envolvidos, reduzindo as falhas e custos que são gerados por erros, uso de papel e perda de documentos.
Ou seja, há fácil compreensão, visualização, gestão de atividades e processos executados, além da agilidade em identificar erros durante e após execução. A padronização também reduz todo o retrabalho para quando é necessário adicionar alguma alteração no processo, otimiza o tempo gasto na execução das atividades, e oferece um melhor controle com o histórico do que é gerado, de quando e como foi executado. Além desses benefícios, aumenta o desempenho do processo e o resultado é algo eficiente e enxuto.

Como funciona a padronização de processos?

Para entender melhor, confira o passo a passo:
1. Definir o objetivo: tudo começa com base nos objetivos. Pense bem quais setores estarão envolvidos e o que deseja padronizar, pois se você não sabe o porquê está padronizando determinado setor, é preciso rever suas ações antes de executá-las. Somente assim conseguirá reduzir esforço e custos futuros.
2. Definir o motivo: sabendo o que você quer padronizar, é necessário entender por qual motivo os líderes usam tantas variações de um mesmo processo e como a padronização deles o tornará mais produtivo e eficiente.
3. Mapear o processo: com essas informações coletadas é feito todo um mapeamento de processos, no qual deve ser registrado todos os objetos, etapas, decisões, entradas e saídas que o processo deve tomar. Você poderá utilizar o BPM, o qual facilitará o mapeamento desse processo e, mais tarde, a gestão do mesmo. Quanto mais enxuto, melhor será o resultado. Que tal se aprofundar mais no assunto? Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização.
4. Investir em capacitação: por fim, invista na capacitação de colaboradores, para se ter uma referência na gestão de mudança e ter quem possa organizar os processos, minimizando riscos e impactos que podem surgir.
É difícil implementar a padronização de processo em minha empresa?

Não, basta saber o quê e o porquê você precisa padronizar determinado processo, pois a parte mais “difícil” da implementação é entender como e porque funcionam os processos de sua empresa. Mesmo sendo algo feito diariamente de modo simplório, pode se tornar algo muito complicado na hora de ser entendido ou representado para as outras pessoas.

Se esse ponto se tornar algo complexo, existem soluções que podem auxiliar, como a consultoria de processos. Essa solução pode ser contratada por uma empresa terceirizada que já tem conhecimento e experiência em definir e documentar processos. Ou seja, você poupará tempo e terá a certeza de que sua padronização está seguindo o caminho ideal para chegar ao seu objetivo.

Conclusão

A padronização de processos facilita e automatiza a realização de tarefas, trazendo muitos benefícios à sua empresa. Assim como o fácil manuseio e entendimento, o BPM (gestão de processos) está diretamente ligado a outras gestões, como o GED, onde é feita a gestão dos documentos.

Se este post conseguiu despertar seu interesse e você quer saber mais sobre esse assunto, no início do ano passado nós postamos um artigo detalhadíssimo sobre a padronização de processos. Caso o assunte lhe interesse, não deixe de ler: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça sobre Padronização de Processos.

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27/02/2020
Mapeamento dos processos: menos custos e mais eficiência
Qualquer administração nas empresas tem como objetivo a otimização de seus recursos, inovação e criatividade, sem descuidar da qualidade no atendimento ao cliente. Seguindo este raciocínio, o mapeamento e a otimização dos processos está ganhando muita importância, seja para empresas de menor porte ou de grande porte.

Entendendo a relevância do tema, já publicamos alguns artigos sobre o assunto em nosso blog. Neste post, resolvemos complementar a discussão. Confira!

Importância do mapeamento dos processos

É por meio dos processos que as empresas gerenciam suas atividades e atingem seus objetivos. O mapeamento destes processos, feito de forma ágil e eficaz, só facilita a compreensão do funcionamento das empresas.

Demonstra, de forma gráfica e descritiva, o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos. Consequentemente, isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.

Além disso, para as empresas o mapeamento dos processos traz os seguintes ganhos:
- Padronização de atividades envolvendo pessoas, documentos e informações;
- Redução de retrabalhos;
- Otimização do fluxo de informações;
- Melhorias na visão das tarefas e responsabilidades dos funcionários;
- Implantação da Cultura de “INOVAÇÃO”.
Pontos importantes para o mapeamento dos processos nas empresas

Neste artigo, apresentamos como ocorre a modelagem de processos na prática, e neste outro mostramos como começar o mapeamento. Aqui, elencamos alguns pontos importantes a serem levadas em consideração:
- Saber observar e medir as ações executadas por seus funcionários em todos os setores da empresa.
- Seguir a ideia de tentar simplificar os processos existentes e consequentemente reduzir o tempo das atividades. Nesta etapa a motivação e engajamento dos funcionários é fundamental.
- Desenhar os fluxogramas dos processos e suas atividades, incluindo aí relações internas e externas.
- Realizar a avaliação deste mapeamento (resultado) e fazer as medidas corretivas visando a melhoria do mesmo. Nesta etapa funcionários são importantes fornecendo sugestões de “aperfeiçoamento”.
Para o mapeamento dos processos, algumas perguntas devem ser levantadas:
- Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
- Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
- Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
- Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
- Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?
Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para ter-se a qualidade do produto final.

Para mais conteúdos como esse, recomendamos os posts abaixo:
03/10/2019

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