Inovação, implementação e impacto. Esses foram os critérios que nosso case da Prefeitura do Rio de Janeiro cumpriu com êxito, garantindo-nos a premiação no WfMC Global Awards for Excellence in BPM (Prêmios Globais de Excelência em Gestão de Processos de Negócios).
A premiação é reconhecida como a mais renomada da indústria de BPM. O anúncio, realizado no dia 12 de dezembro de 2017, nos deu ainda mais visibilidade no cenário internacional de soluções para Business Process Management.
Nosso case concorreu com outros divulgados por desenvolvedores de softwares de diversos países. Todos foram avaliados por um painel global de especialistas reconhecidos como os mais respeitados da indústria de BPM (mais informações aqui).
O que avaliaram os juízes?
A avaliação dos juízes levou em consideração como o Fusion Platform contribuiu para a inovação da Prefeitura do RJ, qual impacto a instituição teve e como se deu o processo de implementação.
Sobre a inovação, foi avaliado como nossa tecnologia BPM conseguiu resolver, de maneira inovadora, problemas singulares. Implementação criativa e bem-sucedida de conceitos avançados de BPM e o nível de integração com outras tecnologias e sistemas legados foram outros itens levados em consideração.
Ainda relacionado à inovação, os especialistas avaliaram o grau de complexidade no processo de negócios e arquitetura de TI subjacente. Outro quesito levado em consideração foi a metodologia que utilizamos para implementação de BPM e/ou workflow (BPM CoE, Project Team etc.) utilizada. Tamanho, escopo, qualidade do processo de gestão de mudanças e escala de implementação (por exemplo, tamanho, geografia, processos entre empresas) também foram avaliados.
Além disso, comprovamos, em termos quantificáveis, o impacto e a extensão das melhorias de produtividade. Economia de custos e aumento de receitas, bem como melhorias no atendimento ao cliente, entraram na lista dos critérios que cumprimos.
Para ser vencedor, comprovamos que nosso software de BPM exerceu importância estratégica para a missão da organização e que o mesmo trouxe melhora no posicionamento da instituição. Os juízes também avaliaram como o sistema de BPM mudou a cultura dentro da organização e qual foi a metodologia utilizada para alcançar essa mudança.
Para comprovar que atendemos a todos os requisitos, apresentamos os benefícios vislumbrados atualmente pela Prefeitura do Rio de Janeiro após a implementação do Fusion Platform.
O que comprovou nosso case de BPM?
Para entender o contexto, ao fim de 2014, com apoio da verba do Programa Nacional de Apoio à modernização Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros (PNAFM), a Neomind foi contratada para desenvolver o primeiro sistema de licenciamento online. A solução sistêmica de um workflow, até então uma novidade na Prefeitura do RJ, também foi a primeira experiência desse porte envolvendo diversos atores a colaborarem via web para que um processo fosse encaminhado e finalizado.
O processo iniciou em 2014 e, graças ao Fusion Platform, hoje 45% dos alvarás são emitidos em 30 minutos e 72% das consultas prévias de alvarás são respondidas automaticamente (e sem a necessidade de interação humana). Além disso, com um processo 100% online, foram economizadas em torno de 1.230.000 folhas de papel (cerca de 3 cristos redentores) e eliminou-se o custo de armazenagem com novos processos físicos, pessoal para autuação, ordenamento, localização e controle em geral.
Ainda sobre economia de custos e redução de tempo, os 19 escritórios de inspetorias regionais passaram para nove. Com relação ao aumento de receita, como o Fusion Platform facilitou o processo de licenciamento, muitos empreendedores saíram da formalidade. Isso fez com que houvesse um aumento de 25% de arrecadação sobre as taxas de alvarás comparando o ano de 2016, quando se deu a implantação do sistema, para o ano de 2015.
Já no que tange às melhorias de qualidade, a implantação do sistema tornou possível a extração de indicadores para melhoria contínua dos processos. Com a adoção do Sistema de Gerenciamento de Atividades Econômicas para decisão automática sobre as consultas prévias, foi possível padronizar as respostas e oferecer uma ferramenta automatizada, aliada ao workflow, para o cidadão consultar as possibilidades de seu negócio. Tudo de forma online, automática e padronizada.
Portanto, podemos dizer que o Fusion Platform tem um papel essencial para melhorar a atratividade da abertura de novos negócios e empreendimento no Rio de Janeiro, ajudando a desburocratizar o processo.
Assista ao vídeo com os resultados do projeto:
Destaque na imprensa brasileira
A agilização de processos de alvarás na Prefeitura do Rio de Janeiro também rendeu repercussão nacional. O jornal O Estado de São Paulo e o portal Baguete publicaram sobre o premiado case.
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