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Return on Investiment ou Retorno sobre Investimento (ROI). Uma métrica presente em diferentes contextos e organizações e que não pode ser ignorada! Confira conteúdos sobre o tema!

5 passos para construir um Business Case de BPM
O aumento da popularidade do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, não é uma surpresa, uma vez que seu sucesso e valor foram comprovados por diversas organizações. Apesar disso, ter o apoio e o aceite da sua implantação pode ser mais difícil do que o esperado. Para isso, criar um Caso de Negócio de qualidade para o BPM pode fazer toda a diferença. Mas o que é um Business Case?

Business Case

O objetivo de um Business Case (ou Caso de Negócio) é capturar as intenções da criação de um novo projeto ou tarefa. Ele pode ser apresentado como um documento bem estruturado ou em uma apresentação. Ele descreve as perspectivas necessárias que envolvem o projeto, como: fatores econômicos, viabilidade financeira, análise de mercado e esforço dos colaboradores. Pontos essenciais na elaboração de um Business Case envolvem:
- Resultados históricos (quando disponível)
- Análise de Riscos e formas de evitar
- Análise de Custos x Benefícios
- Plano de Implantação
Os passos abaixo descrevem uma metodologia para o contexto de um projeto BPM que pode auxiliá-lo nessa tarefa árdua:

1) Identificar os processos a serem tratados

Definir os processos que serão incluídos no projeto é crucial, pois a escolha de processos não maduros e complexos demais podem causar dificuldades. Por isso, devem ser escolhidos os mais claros e com maior potencial de sucesso. Possíveis candidatos de escolha geralmente se repetem em diversas organizações:
- RH
- Cadastro de Clientes
- Gestão de Contratos
- Controle de Transferências
A ferramenta Fusion possui aceleradores que se especializam nessas áreas e que você pode se basear como possíveis exemplos.

2) Definir o ponto de partida (AS-IS)

Nessa etapa é estabelecido o estado atual dos processos, sendo importante entender o “porquê”, “quando” e “por quem” do trabalho atual. Portanto, o primeiro passo é delinear quem é responsável por cada aspecto do processo e como as etapas subsequentes são afetadas.

Depois dessas determinações gerais, o próximo passo é avaliar o grau que as responsabilidades se sobrepõem ou se relacionam. Caso um participante necessite a ação de outro para proceder, isso deve ficar claro e documentado. O mesmo princípio deve ser aplicado com arquivos e dados, principalmente se a disponibilidade desses afetam a performance ou bloqueiam a execução.

Para mais informações: Mapeamento de Processos: por onde começar?

3) Definir o que será considerado sucesso

Métricas e critérios são importantes para estabelecer o que tornará o projeto como bem-sucedido, uma vez que não é possível melhorar o que não pode ser medido. Garanta que as métricas não sejam somente quantitativas, como tempo e custos, mas também qualitativas:
- Maior excelência no atendimento do Cliente
- Facilidade no aprendizado do processo
- Menor recorrência de erro
- Maior produtividade dos funcionários
4) Otimização (TO-BE)

Baseando-se nos gargalos e deficiências dos processos identificados pela segunda etapa, é remodelado o processo com as melhorias possíveis. Além disso, existem outros benefícios que surgem com uma implementação BPM Suite completa:
- Automatização de tarefas
- Acesso e visibilidade de dados entre diversos departamentos
- Adaptação e iteração rápidas de processos
- Coleta sistemática de métricas
- Geração automática de Relatórios
- Controle de evidências e auditoria
Verificar se é possível incorporar esses benefícios nos processos envolvidos pode ser o diferencial para uma análise do projeto positiva. Para automatização do processo, pode-se utilizar a Calculadora de Projetos de Automatização de Processos criada pela Neomind para auxiliá-lo no cálculo de esforço necessário.

5) Definir o Retorno sobre Investimento (ROI)

É inevitável que uma das primeiras perguntas sobre um projeto seja o quanto ele custará e quando ocorrerá o retorno do valor. Para responder essa questão é utilizado o ROI que quantifica os benefícios e custos obtidos pelas etapas 1-4. Também irá correlacionar os dados adquiridos com os potenciais cortes de custos e gastos necessários.

Os custos em um projeto BPM geralmente envolvem:
- Licença de Software
- Implantação do Sistema
- Hardware e Infraestrutura
- Manutenção
- Treinamento
É importante diferenciar os custos recorrentes dos únicos.

Conclusão

O Gerenciamento de Processos de Negócio é focado no processo e integração com ferramentas de software e apresenta resultados comprovados. A implantação da ferramenta em uma empresa pode ser difícil, mas provar seus benefícios pode ser um desafio maior. Porém, seguindo os passos apresentados é possível criar um Business Case de sucesso para justificá-lo. Se for bem-sucedida, essa metodologia terá uma fundação estabelecida que poderá ser reutilizada para a implantação do BPM em outras áreas.

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Referências:
Oracle, Villanova University, IMS, OpenText, Navvia
22/10/2018
Qual a diferença entre Business Intelligence e Business Analytics?
É muito comum surgir a dúvida: Business Intelligence (BI) e Business Analytics (BA) são a mesma coisa? Descrevem processos opostos um ao outro? Existem muitas palavras que são lançadas por aí no mundo de BI, portanto é muito fácil confundir alguns conceitos. Para facilitar a compreensão de toda essa nomenclatura, é importante pensar a respeito dos dados estratégicos do negócio, e como estes permeiam a organização.
Sobre os dados estratégicos

A governança corporativa tem utilizado dados estratégicos com maior frequência após a Segunda Revolução Industrial, quando avanços tecnológicos começaram a ser propagados mais rapidamente. Gradualmente, foi sendo introduzido um mercado que visava o treinamento, capacitação e fornecimento de dados estratégicos para as organizações que destes necessitavam, o que foi denominado então como consultoria de negócios.

Esse mercado evoluiu em conjunto com a expansão da indústria até que, em meados de 1950, com o surgimento dos computadores comerciais, foi definido o início do Business Intelligence. Desde então, BI tem sido o termo cunhado para incorporar todas as atividades e objetivos da manipulação dos dados estratégicos de uma empresa.

Assista ao webinar que fizemos sobre o tema!

Qual a função dos sistemas de Business Intelligence?

Em termos gerais, sistemas de Business Intelligence são utilizados para manter, otimizar e simplificar operações de diversos níveis. BI aprimora e preserva a eficiência operacional e auxilia empresas a aumentar sua produtividade organizacional.

Softwares de Business Intelligence conferem muitos benefícios voltados à construção de laudos e análises de dados eficazes. É através dos mecanismos de visualização de BI (que incluem dashboards em tempo real) que gerentes e diretores podem gerar relatórios intuitivos e facilmente compreensíveis que contém dados relevantes para a tomada de decisões.

É importante destacar que as ferramentas de BI podem analisar estatísticas operacionais e financeiras, identificando setores frágeis da organização, providenciando formas para tratamento destes problemas, e, desta maneira, direcionando a companhia a tomar decisões com foco nos dados, mantendo-a constantemente informada.

Vale ressaltar também que grande parte das ferramentas de BI empregam a abordagem Online Analytical Processing (OLAP) para manipularem um volume significante de dados e executar análises complexas e multidimensionais.

E o Business Analytics?

Foi somente em 2008 que uma nova terminologia passou a ser utilizada para fins similares, graças a uma divisão mais especializada em Tecnologia da Informação de Business Intelligence: o Business Analytics.

Um software de Business Analytics consegue explorar e analisar dados históricos e atuais, utilizando-se de análises estatísticas, Data Mining e até análises quantitativas para identificar tendências de negócio passadas. Através destas tendências, o sistema utiliza os dados para construir sua modelagem preditiva, a qual pode prever e, na maioria dos casos, preparar a organização para eventos futuros que não seriam esperados sem a utilização destas ferramentas. É possível sintetizar, portanto, que Business Analytics é o processo tecnológico que utiliza análises preditivas para resolver problemas antes de suas ocorrências.

Muito parecido com o Business Intelligence, BA coleta e analisa dados, emprega análises preditivas e gera relatórios visualmente ricos em dashboards customizáveis. O objetivo destas funções é identificar e endereçar especificamente os pontos fracos da organização. Mas é aí que as similaridades terminam.

Diferenças entre Business Intelligence e Business Analytics

Enquanto são superficialmente similares, a diferença entre Business Intelligence e Business Analytics é clara:
- BI utiliza-se de dados atuais e históricos para otimizar o desempenho no presente;
- BA também se utiliza de informações acerca do histórico da companhia e do mercado, bem como do presente, no entanto a finalidade é preparar a empresa para o futuro.
Tradicionalmente, as grandes empresas têm focado na manipulação de seus dados estratégicos ao redor de Business Intelligence. Contudo, com o crescimento de plataformas analytics mais preditivas, em partes, graças ao avanço de tecnologias como Machine Learning e Inteligência Artificial, esse cenário tem sofrido algumas mudanças. Até mesmo Business Intelligence está evoluindo por si só, agregando algumas capacidades previamente exclusivas de plataformas analytics.

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25/06/2018
Quer saber que retorno terá com BPM? Acesse a Calculadora ROI!
As empresas somente investem em melhorias de processos quando percebem que as demandas são legalmente mandatórias ou financeiramente interessantes. Especialmente na visão dos executivos, investimento em melhorias de processo só devem ocorrer se existir uma motivação real que comprove que o investimento terá retornos financeiros. E isso faz todo sentido, afinal, qual empresa não visa à redução de custos e ao aumento nos lucros?

Assim, o entendimento do ROI (Return on Investment, ou em português Retorno sobre Investimento), busca uma visão holística da relação entre o que foi investido (gasto) e dos ganhos e benefícios gerados ao longo do tempo.

BPM e o cálculo de ROI

Um BPM (Business Process Management) também é conhecido como Workflow na sua forma mais ampla, com total Gestão de Processos. Ele permite a execução e o monitoramento de um conjunto de tarefas, ações, regras e padrões sequenciados funcionalmente para realizar um objetivo.

Durante a elaboração de um BPM algumas questões devem ser levantadas no entendimento do seu valor e importância para a empresa, como por exemplo:
- Qual o valor de atender o cliente com excelência?
- Qual a importância de executar e comunicar tarefas com regras claras e de forma rápida, minimizando erros?
- Como conhecer os pontos fortes, fracos e gargalos das atividades executadas?
Ao levantar essas informações, devem ser consideradas tanto as variáveis tangíveis quanto as intangíveis para o cálculo de ROI:
- Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
- Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
- Aumento na velocidade do processo;
- Eficiência e confiabilidade dos processos;
- Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
- Aumento da produtividade.
Observe que não existe receita única ou fórmula matemática que agrupe todas as variáveis mapeadas e associadas ao BPM, pois seus benefícios são multidimensionais. Em muitos casos, as empresas até conseguem perceber o valor de um processo executado com excelência, mas algumas não estão interessadas em investir porque desconhecem o ROI.

Como calcular o ROI de uma solução de BPM?

Para resolver esse problema, a Neomind desenvolveu uma calculadora que permite a empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A Calculadora ROI leva em consideração variáveis determinantes para o ROI (as quais foram citadas neste artigo). Para acessá-la gratuitamente, clique no banner abaixo. Assista também ao nosso webinar sobre Como calcular ROI na implantação do BPM e usufrua ao máximo da calculadora:
02/10/2017
Implantação de Processos – Como acertar o alvo e garantir o melhor ROI possível?

No dia a dia das organizações, a avaliação do desempenho de um investimento, mais conhecido pelo termo em inglês Return on Investiment (ROI), é uma métrica que não pode ser ignorada. Em tempos de crise, esta avaliação se torna ainda mais importante, pois as margens para erros devem ser ainda menores, principalmente quando tratamos de investimentos destinados à implantação de processos que sustentem a Governança Corporativa.

Neste contexto, as organizações devem focar em processos que estejam alinhados aos objetivos estratégicos e que tragam um diferencial competitivo frente à concorrência. É preciso focar em uma melhor taxa de retorno e estar atento a não selecionar processos que tenham apenas um fim em si mesmo, cientes de que o que não traz retorno gera custos.

Mas, como equacionar a eficácia na identificação destes processos primordiais dentre tantas outras necessidades?

Primeiramente, devemos estar fundamentados pela Cadeia de Valor, conceito apresentado por Michel Porter, em 1985. Este conceito foca na análise de atividades específicas por meio das quais as organizações geram valor e vantagem competitiva, determinando os custos e afetando os lucros.

Por meio da estruturação hierárquica dos processos com a Cadeia de Valor, aliada à Arquitetura de Processos, identificaremos como os objetivos estratégicos da organização estão conectados aos trabalhos realizados pelos colaboradores e como estes podem ser otimizados, representando assim, menos custos e mais valor agregado.

A Arquitetura de Processos é um fator decisivo no mapeamento dos processos de negócio da organização. Isso porque, ela especifica de maneira ampla a estrutura geral de um sistema de processos. Assim, a visão consolidada que a Arquitetura de Processos proporciona permitirá ao gestor definir uma agenda de mudanças, priorizando os processos mais relevantes.

Para a implementação destes processos, uma ferramenta de ECM será ideal para ter um ambiente que possibilite ciclos de desenvolvimento mais curtos, com fases bem definidas, em um programa que paute pela constante medição dos resultados e da melhoria continua, garantindo assim, o melhor ROI possível.

Experimente o Fusion Platform da Neomind, uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Processos (BPM), a Gestão de Documentos (ECM), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.

11/08/2015

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