En lo que es Gestión de Procesos (BPM), hemos visto que uno de los beneficios de la implantación de la gestión por procesos a través de una herramienta BPMS es la posibilidad de automatizar los procesos de la empresa. Pero, al final, ¿cuáles son los beneficios de automatizarlos?
En este artículo se trata de la automatización de procesos de negocio (BPA), cuáles son sus principales beneficios y cómo empezar ahora a automatizar los procesos de su empresa.
¿Qué es la automatización de procesos?
En nuestro glosario de BPM hemos visto que la Automatización de Procesos de Negocios, la traducción de Business Process Automation (BPA), consiste en la estrategia para administrar y mejorar el desempeño de una empresa a través de la optimización continua de procesos de negocio en un ciclo de modelado, y medición de rendimiento. El BPA tiene como objetivo aumentar la productividad, actuando principalmente en procesos burocráticos y repetitivos, a través de soluciones tecnológicas (softwares), a fin de reducir costos, recursos, errores, tiempo de ejecución e inversiones.
Diferencia entre Automatización de Procesos y Automación de Procesos
Aunque muchos utilizan estos dos términos para la misma cosa, Automatización y Automación tienen significados diferentes. Cuando el asunto es BPM, el término correcto es “Automatización de Procesos”, pues se refiere a mecanismos o sistemas que necesitan la acción humana para definir parámetros.
El término Automatización se refiere a mecanismos autorregulables, es decir, que realizan correcciones y mejoras sin (o casi sin) la necesidad de interferencia humana. Podemos utilizar como ejemplo los cambios de los automóviles: automático y automatizado. El cambio automático está compuesto por un mecanismo que proporciona el cambio automático de las marchas, mientras que en el automatizado el mecanismo es el mismo del cambio manual con la adición de un sistema que auxilia en el cambio de las marchas.
Beneficios de la automatización de procesos
Para entender mejor, enumeramos a continuación cinco beneficios de la automatización de procesos:
Calidad y consistencia
La automatización de procesos garantiza que todas las acciones se realizan de forma estándar, resultando en alta calidad y resultados confiables.
El BPA garantiza la consistencia de los resultados. Por ejemplo, si usted automatiza un proceso de seguimiento del área de atención a sus clientes siempre tendrá el mismo nivel de experiencia al ser contactados por su empresa.
Las garantías de calidad y consistencia, sumadas a la eficiencia y ahorro de tiempo, le permiten empezar a preocuparse por otras cuestiones, como por ejemplo desarrollar nuevas funcionalidades para un producto o servicio, sin afectar su calidad, tiempo o costo de producción.
Ahorro de tiempo
Sabemos que las actividades manuales toman tiempo y que generalmente son realizadas por seres humanos que tienden a cometer errores y obtener inconstancia en relación a la calidad. Por eso, automatizar actividades manuales permite ahorrar tiempo para ser gastado en actividades que agregan real valor al negocio, mejorando el nivel de motivación de los colaboradores y resultando en más innovación.
La automatización de los procesos permite realizar más cosas al mismo tiempo y, consecuentemente, mejorar la productividad de la empresa.
Visibilidad de las métricas
Para mantener la ventaja competitiva e incluso la evolución de los procesos (nuevas versiones) es necesario monitorear, evaluar y modificar constantemente los procesos del negocio.
Con la automatización de procesos, indiferente al tipo de proceso que su empresa optó por automatizar (ya sea del financiero, ventas, recursos humanos, TI, entre otros), es posible registrar de forma precisa métricas claves que proporcionan la información necesaria para visualizar los avances del proceso, negocio como un todo.
Reducción de costes y mejora continúa
Una vez que la automatización de procesos reduce el tiempo necesario para realizar una tarea (ya que de forma manual se realizan una a la vez en una frecuencia más lenta), por lo que reduce el esfuerzo y el costo necesario para su conclusión con éxito. La automatización le permite realizar más, con menos recursos.
Además, la automatización no sólo garantiza que los procesos funcionen de forma eficiente, pero que los errores se eliminen y que sus prácticas sean constantemente mejoradas, ya que, después del modelado de un proceso, sólo su automatización permite seguir el rendimiento del proceso a través de KPI.
Reducción del tiempo de respuesta
La automatización de los procesos permite a las empresas simplificar sus procesos de negocio. Al eliminar las actividades innecesarias y realinear las etapas de los procesos es posible optimizar el flujo de información a lo largo de los procesos de producción, servicios, pagamentos, entre otros.
Estos ajustes en los procesos mejoran el rendimiento de las operaciones y reducen el tiempo de respuesta tanto para los empleados como para los clientes.
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