Autor: Elemar Negri

Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?
Uma pergunta que sempre carrego comigo é: Por que a grande maioria dos gestores ainda não conhece ou não possui uma gestão efetiva por processos? Para começar nossa análise, proponho outra pergunta: Qual é a missão de um gestor? É senso comum que todos os gestores devem promover resultados em suas equipes e buscar quatro pilares básicos:
- Atender seus clientes com excelência;
- Executar as atividades com maior rapidez;
- Assertividade na execução;
- Reduzir custos.
Como os gestores agem para conquistar esses resultados mínimos?

É fácil perceber que a maioria dos gestores está focada no dia a dia das ações gerenciais, levando seus colaboradores a resolverem problemas urgentes e importantes naquele momento. Assim, entram em um círculo vicioso e não têm nem tempo para inovações, nem para buscar por melhores soluções.

Muitos gestores só lembram de inovar na semana do planejamento estratégico. Como resultado, a bolha faz com que as pessoas se acomodem em suas posições e acabem contabilizando ganhos e diferenciais temporários.

Mas, onde está a verdadeira solução? Como diria Falconi, a solução é buscar o “óbvio”. Esse óbvio, no meu ponto de vista, está em entender e executar todas as tarefas de forma excelente, atribuindo responsabilidades e sempre norteando os envolvidos com regras pré-estabelecidas e controladas automaticamente, com o mínimo de intervenção humana.

Exemplos de utilização da informação a partir da sua origem

Além de vender, um vendedor deve disponibilizar a proposta comercial assinada. Se o cliente for novo, o vendedor ainda deve obter o CNPJ, contrato social e demais documentos – além de já promover o pré-cadastro, a área de contratos e faturamento – e, então, receberá a informação original.

Um recrutador que atua na seleção para contratação de um novo colaborador, ao disponibilizar em um sistema os documentos dos melhores candidatos e suas informações básicas, auxilia o gestor responsável pela contratação a avaliar a melhor a escolha com muito mais eficiência e eficácia.

O processo* somente pode caminhar para a próxima fase após o executor responsável informar todos os dados e anexar todos os documentos necessários. Um princípio simples e que gera resultados.

*Processo: (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Fonte: Wikipédia

Como chegamos neste patamar de automação?

Para isso, temos alguns passos a seguir:
1. Devemos definir qual é a missão e quais são os objetivos do seu time ou área, e o que esse grupo de pessoas efetivamente deverá entregar para os clientes e/ou para as outras áreas da empresa.
2. Mapear, modelar e definir as regras do que deve ser feito para atingir os resultados esperados, independentemente de como o processo é executado hoje. Mapear um processo parece uma tarefa simples, mas não é!
  Trata-se do momento crítico de sucesso, pois é quando as pessoas conhecedoras do processo devem se reunir para definir todas as situações possíveis. Ao reunir os integrantes da equipe deve-se detalhar cada atividade.
  Neste momento será fácil perceber que existem muitas regras e situações não contempladas no processo original, ou que ficam à mercê do bom entendimento do executor. De fato, são estas as situações que geram estresse no dia a dia, passando desapercebidas, e são elas as principais causas de riscos e desgastes de relacionamentos. Pela minha experiência esta é a fase de maiores dificuldades e é primordial para a efetiva conquista de um novo patamar de gestão automatizada.
3. Considerando que você concluiu a fase 2 com sucesso, a atividade agora é automatizar o processo com uma solução de BPM e GED. Com a gestão efetiva de processos (BPM) os gestores podem conquistar processos eficientes e garantir a notoriedade para sua equipe.
Quer saber mais?

No início citei os quatro pilares básicos que gestores buscam (atender seus clientes com excelência; executar as atividades com maior rapidez; assertividade na execução e redução de custos). Para alcançar esses resultados, acredito que gestores devem garantir que suas equipes tenham as ferramentas necessárias para alavancarem a produtividade, o que nos leva, inevitavelmente, à questão da automação.

Para se aprofundar mais no que foi tratado neste artigo, deixo algumas sugestões de leitura:
27/11/2018
Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)
Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

Leia também: As diferenças entre ERP e BPM

A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPs de mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários necessitam de um grande esforço e as áreas de TI dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.

Com a proliferação do uso da tecnologia, em especial dos smartphones e tablets, os usuários começaram a exigir soluções mais rápidas, simples e que ofereçam aos seus usuários experiências de uso cada vez mais apuradas. Por consequência, questionamentos começaram a surgir:
- Por que os sistemas da empresa não atendem às necessidades da minha área?
- Por que os sistemas são tão complicados, limitados e diferentes da minha realidade?
- Porque meu ERP atende a apenas uma parte do meu processo prático de trabalho?
- Por que é tão difícil, demorado e caro incluir novas funcionalidades?
- Como treinar os usuários em todas as telas para que eles possam preenchê-las corretamente? Como solicitar a ele apenas o que realmente interessa ao negócio?
- Ter um ERP por si só não torna a empresa verdadeiramente integrada, por que esta dependência do fornecedor do pacote?
- Porque é tão difícil gerar informações relevantes a partir dos dados disponíveis em meu ERP?
Entendendo os motivos dos conflitos com ERPs

As perguntas acima representam exatamente a realidade da maioria das empresas atualmente do mercado e abaixo apontamos alguns motivos:
- Os sistemas de gestão tradicional possuem regras de negócio rígidas e de difícil parametrização;
- ERPs possuem telas complexas e em que sua maioria trazem e solicitam informações que não são necessárias ao negócio;
- Os usuários individualmente preenchem telas e não conseguem perceber o todo;
- Os processos transacionais normalmente são espalhados em uma visão segmentada por função e não sobre a unidade de trabalho
- A informação tem que ser puxada, com necessidade de acessar uma tela ou relatório;
- Pessoas e a empresa devem se adequar ao sistema, e não o contrário;
- Muita dificuldade de conhecer o próximo responsável e quais são os próximos passos.
- Falta de gestão das pendências e dos trabalhos em aberto
- Engloba apenas uma parte do processo de negócio, não permitindo a gestão de toda cadeia de valor
A resposta a grande parte destas dificuldades práticas está na adoção da disciplina e de sistemas de BPM, o qual vem conquistando espaço porque agiliza as tarefas, reduz custos, engloba o processo como um tudo, permite efetiva gestão sobre a cadeia de valor, auxilia a tomada de decisão e é focado em facilitar e orquestrar os processos da organização, seus documentos e na geração de informação tática e estratégica.

Principais características de um BPM

O BPM executa tarefas com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho. Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.

Além disso deve permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia. Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos.

Outras características incluem:
- Desenhar o fluxo e integrar com formulários de negócios;
- Automação de processos de negócio que são gerados a partir de gatihos de documentos;
- Regras de negócio são configuráveis;
- Formulários dinâmicos são utilizados para personalizar as informações em cada etapa dos processos;
- Eliminação de redundância de dados;
- Ponto focal único, com integração de dados de diferentes sistemas de forma transparente para o usuário final, sem necessidade de múltiplos logins e senhas;
- As pessoas são comunicadas de suas tarefas e têm prazos para executá-las.
A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada. Portanto, eles devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente o seu componente mais essencial: os processos estão em todos os lugares.

Por isso, para potencializar o seu sistema de gestão, considere a solução Fusion Platform da Neomind, uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Documentos (ECM), BPM (Workflow), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.

Veja na prática como funciona o BPM:

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21/03/2018
Quer saber que retorno terá com BPM? Acesse a Calculadora ROI!
As empresas somente investem em melhorias de processos quando percebem que as demandas são legalmente mandatórias ou financeiramente interessantes. Especialmente na visão dos executivos, investimento em melhorias de processo só devem ocorrer se existir uma motivação real que comprove que o investimento terá retornos financeiros. E isso faz todo sentido, afinal, qual empresa não visa à redução de custos e ao aumento nos lucros?

Assim, o entendimento do ROI (Return on Investment, ou em português Retorno sobre Investimento), busca uma visão holística da relação entre o que foi investido (gasto) e dos ganhos e benefícios gerados ao longo do tempo.

BPM e o cálculo de ROI

Um BPM (Business Process Management) também é conhecido como Workflow na sua forma mais ampla, com total Gestão de Processos. Ele permite a execução e o monitoramento de um conjunto de tarefas, ações, regras e padrões sequenciados funcionalmente para realizar um objetivo.

Durante a elaboração de um BPM algumas questões devem ser levantadas no entendimento do seu valor e importância para a empresa, como por exemplo:
- Qual o valor de atender o cliente com excelência?
- Qual a importância de executar e comunicar tarefas com regras claras e de forma rápida, minimizando erros?
- Como conhecer os pontos fortes, fracos e gargalos das atividades executadas?
Ao levantar essas informações, devem ser consideradas tanto as variáveis tangíveis quanto as intangíveis para o cálculo de ROI:
- Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
- Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
- Aumento na velocidade do processo;
- Eficiência e confiabilidade dos processos;
- Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
- Aumento da produtividade.
Observe que não existe receita única ou fórmula matemática que agrupe todas as variáveis mapeadas e associadas ao BPM, pois seus benefícios são multidimensionais. Em muitos casos, as empresas até conseguem perceber o valor de um processo executado com excelência, mas algumas não estão interessadas em investir porque desconhecem o ROI.

Como calcular o ROI de uma solução de BPM?

Para resolver esse problema, a Neomind desenvolveu uma calculadora que permite a empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A Calculadora ROI leva em consideração variáveis determinantes para o ROI (as quais foram citadas neste artigo). Para acessá-la gratuitamente, clique no banner abaixo. Assista também ao nosso webinar sobre Como calcular ROI na implantação do BPM e usufrua ao máximo da calculadora:
02/10/2017

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