Autor: Juan Carlos C. de Souza

O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

A gestão de processos mostra informações relevantes de como os processos são executados. Assim, fornece informações para realizar melhorias constantes e faz co m que processos possam ser gerenciados. 

Além disso, possibilita uma melhor tomada de decisão e visão do negócio. Essas são algumas das características do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

BPM, o que é?

O BPM se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos.

Com isso, o intuito deste tipo de solução é alcançar os objetivos das empresas, independentemente do tamanho – pequeno, médio ou grande porte.

Neste sentido, as metas são mais facilmente atingidas por meio da otimização na gestão e controle de métodos. Assim, a gestão de processo usa técnicas e ferramentas para analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar os processos. 

Desta forma, a empresa é percebida como um organismo macro, onde as atividades dos setores estão interligadas.

Assim, entre as principais vantagens que podemos mencionar em usar o BPM está a melhora significativa dos processos. 

De fato, permite que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças. Principalmente, considerando a adaptação se comparada às empresas que possuem foco funcional.

O que envolve a Gestão de Processos (BPM)?

A gestão de processos possibilita que as ações sejam organizadas e sistemáticas para que sejam executadas sempre da melhor maneira possível. Neste sentido, o BPM envolve:

• Organizar os processos em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
• Corrigir e melhorar processos antes da automação;
• Padronizar processos em toda a empresa para que possam ser facilmente entendidos e gerenciados. Proporcionando reduzir erros e riscos;
• Habilitar a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
• Melhorar os processos existentes, em vez de criar novos.

Observe que a Gestão de Processos não deve ser uma ação única. Muito além disso, deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar o fluxo de processos.

As etapas que podem ser reconhecidas no BPM são:

• Analisar;
• Modelar;
• Implementar;
• Monitorar;
• Gerir;
• Automatizar.

Quais os benefícios ao utilizar o BPM?

De fato, aderir ao BPM possibilita que as organizações tenham inúmeros benefícios. Além de promover melhoria contínua e acompanhamento das atividades.

Entre os benefícios obtidos quando o BPM é implantado com eficácia, estão:

• Aumento da transparência: Aumento da transparência: com a adesão do BPM, todos os colaboradores têm ciência de como devem executar os processos. É empregado a cultura de “empurrar”  (ao invés de puxar). Assim, permite que a realização das atividades seja feita com mais eficiência e rastreabilidade do negócio; 
• Controle de performance: o BPM permite definir indicadores de desempenho. Fazendo com que a visualização do avanço da empresa em relação aos processos seja facilitada. Desta forma, melhora-se o controle sobre a qualidade;
• Mais produtividade: ao eliminar as barreiras de entendimento o fluxo de trabalho é facilitado. Isso faz com que ocorra o aumento da produtividade da equipe;
• Aumento de agilidade e eficiência: com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa ficam ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado. Isso ocorre porque uma ferramenta de gestão de processos permite automatizar os processos. Desta forma, elimina a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho. Além disso, a informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz eficiência à equipe de trabalho. E, consequentemente, uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.
• Menos custos: conforme os processos se tornam mais eficientes, os resultados positivos são mais frequentes. Como se reduz erros, retrabalho e tempo ocioso, há redução dos custos operacionais.

E o que é BPMS? Por que automatizar com BPMS?

No momento em que a Gestão de Processos estiver amadurecida em uma organização, pode-se partir para o próximo passo: a automação. 

Assim, nesta fase é necessário usar uma ferramenta de gestão de processos que possibilita aplicações conhecidas como BPMS (em inglês Business Process Management System e em português Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio).

Neste sentido, BPMS é uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.

Uma grande vantagem da automatização é o cumprimento exato do processo. Ou seja, a execução é realizada da maneira que foi estipulado, acabando com a possibilidade de desacordo com as regras de negócios. 

No entanto, a automação não se limita simplesmente à execução das atividades automáticas por computadores. Mas, também, com a participação de diferentes usuários relacionados, como os colaboradores, clientes e parceiros. 

Assim, há economia no tempo de execução, diminuindo os problemas de distância e permitindo realizar tarefas de diversos locais.

Outro motivo para a automatização é a gestão dos indicadores apontados pelo BPMS. De fato, esses indicadores permitem saber, por exemplo, o tempo total que um processo está levando. Ou, qualquer interferência que tenha resultado em alguma paralisação parcial.

Um BPMS pode incluir os seguintes itens:

• Desenho dos fluxos;
• Automatização de workflow;
• Regras de negócio;
• Indicadores;
• Monitoramento em tempo real
• ECM – Enterprise Content Management (Gestão de Documentos Eletrônicos)

A partir desses itens, um BPMS consegue emitir grandes informações devido ao controle que obtém. Assim, auxilia os gestores a realizar o acompanhamento dos processos em tempo real. 

Desta forma, a noção desses processos em execução permite ajustes rápidos quando necessários, resultando em agilidade e reduções de custos.

Contudo, a verdade é que seu objetivo é bem maior que isso e envolve proporcionar uma melhora significativa em todos os setores. O que incluem e privilegia as áreas operacionais e financeiras. 

Assim, quando a gestão de processos é implantada com eficácia são obtidos grandes benefícios. Como mencionado, dentre eles, a transparência nos processos, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.

Da mesma forma, vale lembrar que um BPMS não visa a substituição de sistemas. Ao invés disso,  fornece um ambiente de integração de sistemas de informação. 

Neste sentido, define o fluxo de execução, regras, eventos e outras especificações necessárias à operação e gerenciamento de processos de negócio.

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Ou, escreva um comentário contando para nós como acontecem os processos dentro da sua empresa.

Caso queira se aprofundar sobre a gestão de processos, confira o nosso guia completo sobre BPM.

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