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Autor: Natacha Simon Hoffmann

  • Checklist: está na hora de investir em ECM?

    Checklist: está na hora de investir em ECM?

    Imagine o seguinte: você encontrou gargalos no processamento ou no armazenamento de informações. Para piorar, sua empresa possui um grande número de documentos impressos que estão se transformando em uma grande bola de neve. Como colocar ordem no caos? Para qual solução recorrer?

    Quando se adquire uma solução ECM os custos de impressão, envio e armazenamento são eliminados através da captura digital, que proporciona o acesso instantâneo aos conteúdos e processos a partir de qualquer lugar. Isso faz com que a grande bola de neve de informações dê lugar a um processo ágil e produtivo para a sua organização.

    Até aqui você conseguiu entender o que uma empresa pode ganhar ao investir em ECM. Mas e aquelas que ainda não perceberam os benefícios da solução, que outros problemas enfrentam?

    Segundo João Penha Lopes (CEO da CleverTime Consulting), podemos levantar alguns pontos que respondem a essa pergunta. Caso sua organização faça parte do grupo que não sabe se está na hora de investir em ECM, resolvemos dar uma mãozinha.

    Abaixo elencamos alguns problemas enfrentados por muitas empresas. Marque aqueles que fazem parte do dia a dia do seu negócio:


    ( ) Custos com armazenamento de papel considerados excessivos.
    O quanto a sua empresa vem gastando com armazenamento e gerência de documentos?


    ( ) Dificuldade para encontrar documentos.
    Quanto tempo os colaboradores da sua empresa perdem quando precisam encontrar um documento? Quanto tempo é perdido refazendo documentos que não foram encontrados?


    ( ) Desconhecimento da existência de documentos relacionados a um determinado assunto.
    Como são controlados os assuntos e documentos a eles relacionados?


    ( ) Degradação ou perda de documentos.
    Já ocorreram casos de extravio de documentos dentro da sua empresa?


    ( ) Falta de informação sobre qual etapa de processo o documento se encontra.
    Dentro de um processo, como é feito o controle de etapas em que o documento está? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?


    ( ) Lentidão nos processos de aprovação de documentos.
    Quanto tempo um documento leva para ser aprovado, ou até mesmo, chegar nas mãos dos aprovadores?


    ( ) Lentidão na resposta a clientes.
    Como seus clientes sentem-se com relação ao tempo de resposta da sua empresa?


    ( ) Necessidade de “ir ao escritório” para processar documentos pendentes.
    Qual é o nível de facilidade de seus colaboradores ao acesso de documentos e processos?


    ( ) Constatação de documentos restritos sendo acessados por pessoas que não tem permissão.
    Qual é a facilidade de obter acesso a documentos restritos? Como a sua empresa restringe documentos hoje? Existem controles de acesso, versões, revisões e aprovações destes documentos?


    ( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
    Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?


    ( ) Grande número de colaboradores destinados a lidar com processamento de documentos.
    Qual é a porcentagem de colaboradores da sua empresa destinada ao processamento de documentos? Quantos destes poderiam ser designados a outras funções, caso o gerenciamento desses documentos fosse realizado por uma solução ECM?

    Está na hora de investir em ECM?

    Você se identificou e marcou algum dos itens acima? Então, é ideal que sua empresa invista em uma solução ECM a fim de agilizar e facilitar a gestão de documentos e processos, organizando as informações espalhadas e tornando processos simples mais produtivos.

    Caso você queira saber um pouco mais sobre os benefícios do investimento em uma solução ECM, consulte nosso artigo Motivos para investir em ECM.


  • Você sabe o que é a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

    Você sabe o que é a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

    Crescimento explosivo de dados, captura inteligente de dados, avanço da inteligência artificial (Machine Learning e processamento de linguagem natural (PLN)), Analytics, Internet das Coisas (IoT), Automação de Processos Robóticos (RPA) e força de trabalho cada vez mais móvel e conectada.

    Diante de tantas novas tecnologias, as fronteiras do mercado de ECM foram ampliadas. Tornando-se necessário um novo estágio do Enterprise Content Management, que acompanhe o crescimento e a variedade de dados.

    Você já deve saber que a Gestão da Informação auxilia de diferentes formas uma organização com redução de custos, agilidade em processos, entre tantos outros benefícios. Mas você conhece a diferença entre Gestão da Informação (Information Management) e a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

    Primeiro, o que é Gestão da Informação (Information Management)?

    Gestão da Informação, ou em inglês Information Management, nada mais é que a coleta e gerenciamento de informações, assim como a distribuição das mesmas para um ou mais públicos-alvo.

    A AIIM está de acordo com esta definição e complementa que a estrutura organizacional deve ser capaz de gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida da informação, independentemente da origem ou formato (dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, negócios sociais, vídeo, etc.) para entrega via dispositivos desktop e mobile.

    E o que significa Gestão Inteligente de Informação (Intelligent Information Management)?

    A Gestão Inteligente de Informação é um conjunto de processos que tem como finalidade organizar, gerenciar e entender todos os tipos de dados, incluindo a integração de descoberta de dispositivos IP, compartilhamento de dados, banco de dados de infraestrutura, eventos e alarmes, integração de terceiros, patches automatizados e aplicativos.

    O Gerenciamento Inteligente de Informações tenta entender melhor todos os tipos de dados. E precisamos considerar como gerenciar nossas informações de maneira mais inteligente.

    Os usuários precisam fazer muito mais do que apenas capturar documentos e informações, precisam absorver essas informações e transformá-las o mais rápido possível em processos de negócio, padronizando e automatizando-os. Além de desenvolver políticas para descartar informações sem valor de negócio.

    Sendo assim, quando falamos em “Inteligente”, significa que nem todo processo empresarial é um processo gigantesco, com milhões de documentos. Eles podem ser simples, mas ricos em informações. E automatizá-los é uma pré-condição para fazer acontecer a transformação digital em um negócio.

    Entretanto, é importante lembrar que os requisitos de gerenciamento de informações variam de acordo com cada processo e aplicação.

    Intelligent Information Management Roadmap

    Segundo a AIIM, a forma com que o ECM é descrito não se trata de uma estrutura ruim, mas a forma com que o ECM passou a ser visto é. Portanto, a melhor classificação aplicável é a Gestão Inteligente da Informação (IIM).

    Anteriormente, a gestão de dados e a gestão de conteúdos eram consideradas coisas diferentes. Mas na visão da Gestão Inteligente de Dados, essa distinção não seria ideal, pois os problemas que afetam os clientes necessitam de ambas competências para serem resolvidas.

    Concluindo

    O autor, palestrante e Chief Evangelist da AIIM, John Mancini, afirma que uma empresa precisa de ferramentas de gerenciamento de informações que sejam:
    1) Fáceis de usar;
    2) Utilizáveis sem muito envolvimento de TI;
    3) e fáceis de integrar em seus processos do dia a dia.

    E com a IIM sendo uma tendência, que pode ou não ser aceita pelo mercado, o que sabemos é que o crescimento potencial de dados gera a necessidade de uma organização mais eficiente dessas informações.

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    Referência:
    AIIM


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