Autor: Rejane Gomes dos Santos

Com a Revolução industrial no início do século XIX e o advento da produção em escala nasceu a demanda pela divisão do trabalho para a especialização de tarefas com funções específicas, visando dinamizar e otimizar a produção. Neste contexto, nasceram as organizações funcionais onde a autonomia dos departamentos é fundamental para o bom funcionamento de cada silo de negócio.

Geralmente a estrutura das organizações está desenhada verticalmente. Desse modo, há uma tendência de as áreas buscarem atender às suas próprias metas e objetivos de forma ótima para o departamento, mas não necessariamente para a organização como um todo.

Como reverter esse cenário?

No gerenciamento de processos de negócio (BPM) é apresentada uma forma de visualizar os processos organizacionais que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Nesta visão mais ampla, é avaliado todo o trabalho que envolve a entrega de um produto ou serviço considerando-se todos os aspectos do processo como: tempo, custo, capacidade e qualidade.

As áreas funcionais são vistas como fornecedoras de componentes de trabalho regidos por acordos de nível de serviço, já o processo de negócio é visto como orquestrador e integrador dos componentes do processo. Assim, o BPM propõe uma administração orientada à processos que sejam aderentes às cadeias de valor da organização. Nesta filosofia, os processos são a pedra angular que estrutura a organização.

Ao adotar essa abordagem, espera-se que a empresa consiga compreender como seus processos são executados para assim viabilizar a adoção de melhorias, além de o gerenciamento permitir tomadas de decisão estratégicas e aumentar a visão sobre o negócio através das leituras de medições e indicadores sobre os processos monitorados.

O BPM promove a normatização e padronização das práticas mais eficientes, a redução dos custos operacionais por possibilitar a alocação dos recursos de forma mais eficiente e a integração entre os departamentos e sistemas – facilitando a definição de metas coesas para toda organização.

Entender a dinâmica de uma organização através da gestão por processos, identificando os gaps, gargalos e os impactos que as ações e decisões causam no todo facilita a compreensão do desempenho dos processos e seus reflexos, porém esta não é uma tarefa nada fácil. Para auxiliar, existe a consultoria de processos.

Por que contratar uma consultoria de processos?

A contratação de uma consultoria especializada pode ser uma ótima opção para ajudar a companhia na adoção de estratégias, definição dos papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar e gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança por processos.

A seguir apresentamos alguns pontos relevantes sobre a utilização de uma consultoria BPM especializada:

• Consultores dominam as áreas de conhecimento do BPM e podem contribuir aplicando as seguintes fases de uma gestão por processos na organização:
  • Modelagem de Processos: conjunto chave de habilidades e técnicas que permitem a compreensão, formalização e comunicação dos principais componentes do processo de negócio. Aqui é criada uma representação do processo de forma completa e precisa sobre seu funcionamento.
  • Análise de processos: na fase de análise é onde ocorre o entendimento do processo como ele se encontra (AS-IS), com base no modelo do processo. As informações geradas pela análise de processos se transformam em um valioso recurso para a gerência e liderança no sentido de compreender como o negócio está funcionando e auxilia na tomada de decisões.
  • Desenho de processos: o desenho trata das mudanças no processo que irão impactar no alcance das metas e estratégias organizacionais. Portanto, a fase de desenho envolve a identificação e ordenamento de funções e atividades na operação juntamente com os mecanismos e suporte, tecnologias de produção e sistemas computacionais a fim de chegar a um estado futuro (TO-BE).
  • Gerenciamento de desempenho de processos: nesta fase ocorre o monitoramento formal e planejado da execução dos processos e o acompanhamento do desempenho para apuração da eficiência e eficácia dos processos, que são geralmente em função de uma ou mais das quatro métricas fundamentais apresentadas: tempo, custo, capacidade e qualidade. Aqui o desempenho real é comparado às metas definidas para o processo. Neste momento o gestor entra em contato com a realidade sobre seus processos e sua organização.
  • Transformação de processos: na transformação são definidas várias abordagens de melhoria, redesenho e reengenharia; e mudanças de paradigmas são discutidas. Ela trata de uma evolução planejada de um processo de negócio por meio de metodologias bem definidas e habilitadas por princípios de BPM e governança adotados na organização.
  • Tecnologias de BPM: sistemas BPMS dão importantes contribuições às transformações de processos. Através destas ferramentas os processos podem ser modelados, as regras definidas, os processos podem ser simulados e automatizados. Além disso, as ferramentas BPMS permitem integração entre os diversos sistemas e departamentos da organização. Operar corretamente um BPMS é um grande diferencial de um consultor contratado.
• Na consultoria de processos o consultor traz uma nova visão sobre o negócio, especializada, isenta e com foco no resultado. O olhar dos colaboradores abre muitas possibilidades, mas também conta com algumas limitações, pois esses profissionais estão imersos na companhia e em sua rotina diária. Por mais capacitados, há certa parcialidade na visão das atividades do negócio. Assim, determinados problemas podem ser difíceis de enxergar e existem muitos hábitos cristalizados que são difíceis de abrir mão.
• Consultores são treinados para trabalhar em equipe e construir conhecimento de forma colaborativa. Dessa forma, é possível desenvolver junto à empresa soluções adaptadas às condições de cada negócio. Para fazer isso é necessário usar estratégias que conectem a sabedoria dos consultores à vivência diária dos colaboradores. Como na consultoria de processos os consultores são externos à organização, o olhar que eles lançam para a gestão de processos é separado de hábitos e vícios corporativos. Eles oferecem uma visão imparcial do negócio, ligada a uma rede de conhecimentos estratégicos sobre o mercado. Dessa forma, a realização de um diagnóstico e a elaboração de soluções tornam-se muito mais efetivas.
• Consultores trabalham com orientação à projetos. Iniciativas de melhoria de processos nada mais são do que projetos que em muitas vezes são complexos por serem projetos de mudança organizacional, com impacto na forma de trabalho e mesmo da cultura da organização. A gestão de projetos e de processos são disciplinas inter-relacionadas.

Conclusão

Na contratação de uma consultoria de processos (BPM) os profissionais são preparados para trazer um olhar focado nas áreas de conhecimento do BPM, o que contribuirá por ajudar a organização a realizar o desenho de seus processos e alcançar as metas almejadas na implantação de uma gestão por processos.

Além de tudo, uma equipe de consultoria preparada poderá ajudar a organização na implantação do sistema BPMS. Especialmente para a automação dos processos com objetivo de aumento na eficiência e eficácia dos mesmos através da visão colaborativa, aumento da rastreabilidade, precisão das informações e consequentemente melhores resultados.

Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas: