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Autor: Rodrigo Abrantes

  • Indicadores: ajudam ou atrapalham?

    Indicadores: ajudam ou atrapalham?

    Segundo Peter Drucker, “o que pode ser medido, pode ser melhorado”. Muitos empresários seguem esta frase para tomada de decisões dentro de suas empresas, utilizando indicadores.

    Periodicamente nossos gerentes nos solicitam indicadores para analisar o desempenho de suas equipes e verificar se as mesmas estão no caminho correto frente à estratégia planejada. No momento destas análises é que surgem ações de correções conforme o que foi alinhado.

    O problema é que geralmente as organizações acumulam uma grande quantidade de indicadores que não trazem benefícios. Para entender melhor, confira este artigo. Boa leitura!

    Os indicadores de desempenho de processos

    Podemos dividir os indicadores, mais especificamente os de “desempenho de processos”, em 4 tipos principais:

    • Estratégicos: relativos aos fatores críticos de sucesso e à visão da empresa.
    • Produtividade: relação entre os recursos consumidos e às saídas do processo.
    • Qualidade: verificam se o cliente do processo está recebendo o valor que espera.
    • Capacidade: mostram quantas saídas o processo entrega em determinado período de tempo.

    Existem várias vantagens em ter indicadores de desempenho de processos, como por exemplo:

    • Fornecer dados e informações de cada etapa dos processos.
    • Embasar as tomadas de decisão dos gestores.
    • Aumentar a eficiência dos processos.
    • Facilitar a divulgação de resultados para os clientes externos e internos.
    • Mensurar de forma tangível os resultados da empresa.

    Para se beneficiar destas vantagens é necessário que o gestor enxergue quais são as mais estratégicas para o seu negócio. É fundamental evitarmos o excesso de indicadores, pois, muitas vezes a ansiedade de querer “monitorar” todas as operações acaba dificultando a análise e, consequentemente, interferindo diretamente nas tomadas de decisões.

    Qual seria, então, a quantidade ideal de indicadores dentro de uma empresa? Isso cada gestor terá que avaliar, analisando seu processo e realizando os testes necessários para então chegar a uma quantidade ideal.

    Minimamente, se faz necessário ter um indicador que lhe informe dados confiáveis sobre a eficiência dos processos que estão em execução.

    Como devemos criar nossos indicadores?

    A primeira ação para criar um indicador é identificar o que se deseja “medir”. Para isso, tem-se que estar totalmente familiarizado com os processos ou as informações que serão analisados.

    A segunda ação é relacionar o indicador frente aos processos que estão diretamente ligados à sua gestão, pois assim o que precisa ser medido e monitorado poderá ser priorizado.

    A terceira ação é medir os indicadores com periocidade, porque caso seja necessária alguma ação corretiva com relação às informações apresentadas no indicador, pode-se vincular planos de ações para as correções necessárias.

    Concluindo

    Indicadores ajudam no monitoramento de ações dentro das empresas. Porém, é preciso saber a quantidade correta e necessária de indicadores, para assim não “perder” tempo com informações não relevantes para monitoramento.

    Caso você se interesse pelo assunto, leia também o post: KPIs: o que são e como defini-los para utilizá-los na gestão da sua empresa?

  • Mapeamento dos processos: menos custos e mais eficiência

    Mapeamento dos processos: menos custos e mais eficiência

    Qualquer administração nas empresas tem como objetivo a otimização de seus recursos, inovação e criatividade, sem descuidar da qualidade no atendimento ao cliente. Seguindo este raciocínio, o mapeamento e a otimização dos processos está ganhando muita importância, seja para empresas de menor porte ou de grande porte.

    Entendendo a relevância do tema, já publicamos alguns artigos sobre o assunto em nosso blog. Neste post, resolvemos complementar a discussão. Confira!

    Importância do mapeamento dos processos

    É por meio dos processos que as empresas gerenciam suas atividades e atingem seus objetivos. O mapeamento destes processos, feito de forma ágil e eficaz, só facilita a compreensão do funcionamento das empresas.

    Demonstra, de forma gráfica e descritiva, o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos. Consequentemente, isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.

    Além disso, para as empresas o mapeamento dos processos traz os seguintes ganhos:

    Pontos importantes para o mapeamento dos processos nas empresas

    Neste artigo, apresentamos como ocorre a modelagem de processos na prática, e neste outro mostramos como começar o mapeamento. Aqui, elencamos alguns pontos importantes a serem levadas em consideração:

    • Saber observar e medir as ações executadas por seus funcionários em todos os setores da empresa.
    • Seguir a ideia de tentar simplificar os processos existentes e consequentemente reduzir o tempo das atividades. Nesta etapa a motivação e engajamento dos funcionários é fundamental.
    • Desenhar os fluxogramas dos processos e suas atividades, incluindo aí relações internas e externas.
    • Realizar a avaliação deste mapeamento (resultado) e fazer as medidas corretivas visando a melhoria do mesmo. Nesta etapa funcionários são importantes fornecendo sugestões de “aperfeiçoamento”.

    Para o mapeamento dos processos, algumas perguntas devem ser levantadas:

    • Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
    • Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
    • Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
    • Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
    • Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?

    Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para ter-se a qualidade do produto final.

    Para mais conteúdos como esse, recomendamos os posts abaixo:

  • A importância da Tecnologia da Informação (TI) nas empresas

    A importância da Tecnologia da Informação (TI) nas empresas

    Algumas palavras de “ordem” hoje nas empresas são: agilidade, eficiência e experiência do seu usuário (UX). Todos os adjetivos citados só conseguirão ser alcançados quando as organizações tiverem uma alocação inteligente de recursos frente aos seus processos. Em outras palavras: quando tiverem o entendimento correto do setor de Tecnologia da Informação (TI), gerando aí uma maior produtividade das suas equipes e reduzindo o tempo de respostas aos seus clientes.

    Todos os dias surgem novas demandas dentro das empresas que, por sua vez, precisam se estruturar para oferecer o que o mercado está pedindo. Isso é ditado pelo processo digital, o qual depende totalmente do setor de TI, seja para inovações tecnológicas ou para suas logísticas.

    Nesse cenário, soluções ECM são de suma importância para o gerenciamento e total rastreabilidade dos processos. Entenda alguns aspectos importantes nesse meio empresarial contemporâneo.

    Pontos sobre Tecnologia da Informação e processos

    1. Para atender a esta nova necessidade, as empresas têm precisado adaptar seus processos, tornando-os mais ágeis, com fluxos automatizados e comunicação fluida entre departamentos e com os clientes e fornecedores. A solução que poderá apoiar de forma assertiva essa necessidade é uma Solução ECM, a qual é “modelada” conforme o negócio de cada cliente, independente do segmento de mercado em que atua. O atendimento dessas necessidades se faz através do setor de Tecnologia da Informação.
    2. Redução de desperdícios. Talvez esse seja o maior impacto que o setor de TI possui nas empresas. Uma vez atingido esse objetivo, a Tecnologia da Informação conseguirá eliminar gargalos em processos, simplificará seus fluxos (Workflow/BPM), reduzirá falhas e tempo de respostas aos seus clientes, unificará suas bases de dados (plataforma ECM) e, consequentemente, reduzirá os custos da organização.
    3. Tecnologia da Informação não é mais apenas um centro de custo, mas sim um setor que sustenta o negócio. Hoje já é muito comum escutar em empresas que visito afirmações do tipo, “TI é o nosso setor estratégico de negócio”. Esse é um conceito que tende a se estender para os mais variados segmentos de mercado.
    4. O papel do Gestor de TI é muito importante, pois, sem ele tudo pode ser colocado a perder. O mesmo exerce uma função primordial nas empresas, uma vez que é de sua responsabilidade propor novos métodos e ferramentas para sustentar processos operacionais e de gestão nas organizações. É ele que assume a responsabilidade de entender como funcionam os processos dentro da empresa para, então, apresentar soluções tecnológicas que atendam todo o levantamento realizado com relação aos processos analisados.
    5. Nessa nova cultura empresarial o setor de Tecnologia da Informação tem que ser “acolhido” e potencializado por parte de sua diretoria, pois, o empreendimento é feito de pessoas, e, sem elas, por mais que os processos estejam automatizados (Workflow/BPM) o negócio não irá “caminhar”. O capital humano estando confortável frente às tecnologias que estão surgindo, trará retornos positivos as empresas e não ameaças que hoje existem no dia a dia.
    6. Qualquer gestor que desejar “dar” uma entrega diferente, seja simples ou complexa, terá o envolvimento do setor de Tecnologia da Informação. Portanto, o sucesso de uma empresa (negócio) e uma área de TI eficiente são indissociáveis, um não consegue seguir sem o outro.

    Concluindo

    Todas as ambições de negócios dentro das empresas só conseguirão ser alcançadas se houver aprimoramento da gestão e otimização dos processos (ECM), ou seja, os objetivos só serão atingidos por meio de soluções tecnológicas. As ações estão acontecendo num curto intervalo de tempo e empresas e seus recursos humanos precisam se remodelar a todo momento. Resumindo tudo que foi apresentado, a relevância do setor de TI nas empresas é inquestionável.

    Para entender um pouco melhor como uma solução poderá atender sua necessidade de negócio, visite a página da Neomind e conheça um pouco mais da Solução Fusion Platform.


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