A eficiência e produtividade que sua empresa não está atingindo, está no redesenho de processos que ainda não foi feito.
Revisar, remodelar e redesenhar os processos é uma prática muito comum em empresas que buscam otimizar recursos, reduzir custos e se adaptar às mudanças do mercado e exigências dos consumidores.
À medida que a empresa cresce ou que novos recursos são adquiridos, é preciso implementar melhorias no processo. Isso envolve uma análise detalhada das atividades para identificar gargalos e ineficiências, implementando soluções que promovem integração, agilidade e inovação.
Essencial para aprimorar os resultados e garantir o sucesso a longo prazo, saiba como redesenhar os processos em 4 passos.
4 passos para o redesenho de processos
Reavaliar os processos internos é uma prática que deve ser realizada periodicamente em busca de melhorias e otimizações.
Empresas que atuam há muitos anos podem ter fluxos de trabalho complexos e repletos de tarefas sem sentido. Redesenhar os processos permite encontrar meios muito mais eficientes de executar as tarefas diárias.
Essa ferramenta é ainda mais valiosa quando a empresa apresenta problemas de qualidade, retrabalho, desgaste das equipes, altos custos, etc.
O redesenho de processos é necessário, principalmente, quando se implementa novas soluções tecnologias ou metodologias ágeis que exigem mudanças no fluxo do processo, adaptação da equipe a novos meios produtivos ou integrar áreas.
De maneira geral, o método é bem-vindo todas as vezes que os procedimentos atuais são ineficientes, têm erros ou falhas.
Se o seu negócio tem tido alto índice de retrabalho e reclamação dos clientes, os projetos estão atrasados e os resultados em queda, é hora de pensar no redesenho de processos.
Essa pode parecer uma tarefa complexa, mas em 4 passos simples você torna sua empresa muito mais eficiente e produtiva.
1º Passo: Identificação e mapeamento dos processos atuais
Qualquer projeto de melhoria inicia com a identificação e apontamento das falhas e ineficiências. O primeiro passo do redesenho de processos é realizar uma extensa avaliação dos processos executados atualmente.
Escolha uma área ou processo que tem causado problemas, como atrasos na entrega de projetos. Então, descreva suas etapas e avalie onde estão os possíveis problemas, como gargalos ou atividades desnecessárias. A partir dessa visão será possível começar a ter insights para melhorar o fluxo em si.
Aqui é importante documentar as etapas dos processos. Para isso, considere adotar uma ferramenta de modelagem de processos, como o BPM. Seu uso garante uma visão holística de todo o fluxo de atividade, favorecendo a identificação de pontos problemáticos.
Recomendamos que inicie com processos que terão resultados expressivos em pouco tempo e que sejam mais simples. Dessa forma, os benefícios serão rapidamente sentidos e a equipe fica motivada para remodelar outros processos.
2º Passo: Redesenhar e otimizar os processos
Com os pontos falhos devidamente identificados, é hora de criar um novo meio de transformar as entradas em saídas.
Muitas vezes o processo de melhoria envolve o uso de novas ferramentas, como softwares de gestão, para automatizar processos manuais e modernizar o fluxo de atividades. Essas soluções contribuem para simplificar tarefas complexas e tornar as informações e instruções acessíveis para todos os colaboradores.
O redesenho de processos muitas vezes vem acompanhado da eliminação de tarefas e integração de atividades, tornando o processo mais simplificado.
No Fusion Platform, o redesenho é feito com foco na automatização de atividades. Assim, as rotinas dos negócios ficam ainda mais ágeis e otimizadas.
Em relação a tecnologia, é importante que a ferramenta usada seja de baixo código. Dessa forma, os usuários podem personalizá-la rapidamente conforme suas necessidades. Caso contrário, você poderá estar criando um novo problema, que é depender de um terceiro todas as vezes que precisar fazer modificações em seu processo.
Todos os tipos de mudança devem resultar em melhorias mensuráveis de eficiência e qualidade. Estipule objetivos e metas alcançáveis, e envolva as partes interessadas.
Ninguém sabe melhor como o processo acontece do que as pessoas que os executam diariamente. Por isso, é fundamental incluir essas partes no redesenho e otimização do fluxo de atividades. Eles serão partes essenciais da próxima etapa.
3º Passo testar e implementar as mudanças
Com o processo devidamente otimizado, teste as mudanças pretendidas. O ideal é que essa avaliação seja realizada em um ambiente controlado e por uma pessoa que executava o processo antigo.
É importante que as mudanças sejam analisadas de maneira criteriosa, para que, só depois, o novo processo seja implementado em larga escala na organização. Dessa forma, problemas potenciais são corrigidos e os riscos minimizados.
Nessa etapa é importante estipular um prazo e medir os resultados do redesenho, em comparação ao processo antigo.
Apenas após realizar os testes e feitas as mudanças necessárias, será possível implementar o novo processo em toda a organização.
4º Passo: Monitoramento de resultados e melhoria contínua
Mesmo que possa parecer que o redesenho de processos tenha sido finalizado com a implementação, se trata de uma ação contínua.
Para que uma empresa garanta sua eficiência e produtividade, é imprescindível que haja acompanhamento de indicadores e resultados. É sempre possível encontrar novas alternativas e meios para otimizar ainda mais os processos.
Empresas que adotam a cultura da melhoria contínua estão constantemente preocupadas e atentas aos seus resultados. Buscam meios para aumentar a produtividade adaptando-se a novas demandas e desafios.
Na Central Analytics do Fusion Platform é possível acompanhar o desempenho dos processos e avaliar o impacto das mudanças realizadas. Assim como, conferir se os objetivos traçados estão sendo alcançados ou se há áreas que já precisam de novos ajustes.
Use os dados obtidos com o monitoramento para identificar oportunidades de melhoria para redesenhar o fluxo de atividade de forma incremental, obtendo melhores resultados.
Experimente o Fusion Platform para automatizar processos e preparar sua empresa para um futuro promissor, próspero e eficiente.