Tag: Automação de Processos

Confira artigos sobre a Automação de Processos e entenda mais a importância dela nos negócios!

Por que as organizações buscam automatizar seus processos?
Oferecer um diferencial – ou algo melhor nas mesmas condições -, vem tornando-se imprescindível para muitas organizações, especialmente devido à ampla concorrência imposta pela era atual. Para isso, diversos métodos devem ser usados a fim de proporcionar o melhor aos clientes, ou até mesmo à própria empresa.

Pensando nisso é que a automatização dos processos tornou-se algo indispensável para muitas organizações. Mas, o que o assunto tem a ver com “proporcionar o melhor aos clientes”?

Para começar: o conceito de Processos de Negócios

Segundo Laudon, um Processo de Negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas. Refere-se, ainda, às maneiras únicas através das quais o trabalho, as informações e o conhecimento são coordenados em uma determinada empresa.

Organizações são compostas por coleções de processos de negócios que as mantém e permitem a geração de produtos ou serviços fornecidos a um consumidor, seja ele externo ou interno. Esses processos possuem grande importância para a construção da imagem organizacional e influenciam diretamente nos ganhos da empresa.

Em resumo, podemos dizer que:
- Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações;
- Processos de negócios devem agregar valor ao cliente ou a outros processos;
- Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output);
- Nos processos de negócios os insumos (materiais, conhecimento etc.) são transformados em resultados (produtos e serviços);
Um processo de negócio estruturado mostra o que deve ser realizado, como deve ser realizado e quem é o responsável. Assim, ele traz a sequência lógica das atividades e determina como o trabalho será feito na organização.

Existe uma classificação para os processos de negócio, que não é o foco deste artigo, mas a título de conhecimento, os mesmos são divididos em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos Gerenciais. Vale ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo.

Por que automatizar os Processos de Negócios?

Após entender o conceito de processos de negócios, podemos partir para uma exemplificação. Imagine que você esteja precisando de um celular novo e decide fazer a compra em um site. Você conclui a compra e o departamento de vendas recebe seu pedido. O mesmo é enviado para a contabilidade, para que seja confirmado o recebimento do pagamento pelo produto. Após realizada a confirmação, o departamento de estoque irá preparar seu pedido para envio. Depois de enviado, o pedido será acompanhado pelo departamento de vendas que dará o suporte necessário a você.

O que seria uma simples compra de um celular torna-se uma sequência de passos com diversas informações que devem fluir de maneira rápida, pois o cliente não deseja esperar um longo período para receber sua encomenda. A partir desse ponto entramos na automatização dos processos de negócios, pois é com ela que podemos obter controle e visibilidade entre os departamentos isolados e ter um ambiente mais coeso, eliminando barreiras.

Quando você automatiza seus processos, todas as informações que circulam entre os diversos locais são fundamentais e permitem que as atividades sejam desenvolvidas com sucesso (e sem que haja incompatibilidade de informações).

Os benefícios que a automatização pode trazer para sua organização são vários:
- Identificação de gargalos: com processos automatizados é possível identificar gargalos no momento em que ocorrem, minimizando seus impactos e acelerando o poder de reação;
- Redução de mão de obra: com automatização o sistema envia as informações de forma ágil e rápida, reduzindo e até eliminando a necessidade de reproduzir registros, atividades repetitivas, burocráticas e retrabalho;
- Atendimento mais ágil: ter um atendimento ágil torna-se um diferencial nos momentos atuais. Isso é possível com a automatização, pois no momento em que a informação é disponibilizada, a mesma já é transmitida, agilizando e otimizando o atendimento;
- Melhor qualidade de análise: obter análises completas com conteúdo de grande relevância ajuda na geração de relatórios e oferece informações estratégicas para a organização, contribuindo com o crescimento do negócio;
- Auxilia gestores: em uma organização um gestor toma inúmeras decisões que podem ser positivas ou negativas dependendo das informações que ele possui. Relacionando com o benefício anterior, ao obter uma melhor análise com as informações relevantes, a probabilidade de tomar uma decisão assertiva é muito maior.
Concentrar seus processos de negócios de forma automatizada é benéfico para todos que fazem parte ou possuem relação com a organização. Pode ser uma fonte de vantagem competitiva permitindo que a empresa inove ou execute suas ações melhor que seus competidores. Por outro lado, pode ser negativo se utilizado de forma ultrapassada, impedindo a agilidade de resposta e eficiência da empresa.

Concluindo

Para encerrar: por que as organizações buscam automatizar seus processos de negócios? Porque a partir da automatização o acesso às informações fica mais ágil e fácil. Com isso, essas empresas obtém diversos benefícios que ajudam em seu crescimento e fazem com que se destaquem com relação à concorrência.

A automatização ajuda, também, no controle do fluxo das atividades da organização, na administração das tarefas cotidianas, na gestão das tomadas de decisões e na realização de planejamento estratégico, pois para tal se faz necessário ter confiabilidade das informações (e isso, como vimos, é proporcionado pela automatização de processos).
06/12/2018
Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS
Com a proximidade de datas de alto apelo comercial, como Black Friday, o próprio dia das crianças, que já passou, bem como o início de campanhas de impacto em massa para as vendas de final de ano, um dos problemas operacionais que impactam de forma negativa as cadeias de suprimentos das empresas é o alto volume de devoluções gerado, tanto nos modelos B2C quanto no B2B. Isso acaba resultando em custos que poderiam ser evitados, desgastes de imagem junto aos clientes, falta de controle, entre outros.

Nestes processos de devolução o volume de empresas, pessoas e até sistemas de software envolvidos é alto. A dificuldade de viabilizar uma gestão efetiva para toda essa cadeia – e ainda mantê-la de forma transparente ao seu cliente ou fornecedor – é de extrema complexidade, especialmente porque existem inúmeros problemas que podem ocorrer em pontos como: fabricação do produto, qualidade, embalagem, transporte, distribuição no ponto de venda etc.

Como melhorar processos de devolução de mercadorias?

Este é um típico cenário de negócio em que uma solução de BPMS que contemple toda a cadeia envolvida nestas devoluções seja essencial para integrar os envolvidos e realizar a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Importante destacar que nesta cadeia temos que contemplar o cliente (pessoas físicas ou jurídicas), transportadoras, indústria e áreas afins responsáveis pelo produto como Customer Success, Almoxarifado, Fiscal, Qualidade, Logística, Jurídico, entre outras possíveis.

Dentre os objetivos do BPMS nos processos de devolução de mercadorias estão: encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazer benefícios diretos à operação e realizar a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

Benefícios do BPMS nos processos de devolução de mercadorias

Sob a lupa dos benefícios, podemos citar várias situações que o BPMS pode ajudar a resolver, como:
1. Reincorporação dos itens devolvidos por motivos menores ao estoque disponível;
2. Controle efetivo de descartes de itens e gestão de suas causas;
3. Controle financeiro efetivo sobre liquidações, créditos e débitos sobre todos os envolvidos (Duplicatas, Notas de Crédito e Débito, títulos diversos etc.);
4. Creditar quem deve ser creditado e debitar quem deve ser debitado;
5. Identificação de pontos falhos;
6. Ganho operacional sobre o tempo de funcionários, transportadores e clientes;
7. Controle de descartes geradores de sinistro e seu efetivo controle pelo jurídico;
8. Controle de responsabilidade do transportador;
9. Alto acoplamento com os sistemas internos de controle de produção, faturamento e transportes (ERP, TMS etc.);
10. Integração total com contas a pagar e a receber;
11. Transparência e visibilidade de todo o fluxo de valor;
12. Jornada do cliente e dos envolvidos bem definida;
13. Menor esforço operacional com a aplicação de automações/integrações;
14. Informações qualitativas e quantitativas disponíveis.
Resumindo

Ao avaliar todo este cenário é possível afirmar que o grande apelo de trabalhar com processos de devolução de mercadorias sob a ótica do BPMS é a junção do controle com a previsibilidade.

Em pleno 2018, ainda é muito comum, principalmente quando analisamos o ambiente de negócios que as empresas, indústrias, transportadores e seus clientes estão inseridos, vermos o macro cenário de nosso país com estradas ruins, segurança jurídica fraca, problemas de ética e intempéries das mais variadas possíveis que colidem diretamente com a necessidade de se ter um ambiente de negócios saudável e previsível.

Neste ambiente tão antagônico, quanto mais previsível, controlado, sistêmico e automático forem os controles existentes – principalmente sobre aqueles processos geradores de custo operacional, como são os processos de devolução de mercadorias -, mais a cadeia envolvida na jornada tem a ganhar.

Conheça o Fusion Platform, uma ferramenta completa de gestão de processos, documentos e indicadores, e que pode auxiliar o seu negócio a fazer o gerenciamento de custos operacionais!

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15/10/2018
5 benefícios da Automatização de Processos

Em O que é Gestão de Processos (BPM), vimos que um dos benefícios da implantação da gestão por processos através de uma ferramenta BPMS é a possibilidade de automatizar os processos da empresa. Mas afinal, quais são os benefícios de automatizá-los?

Confira neste artigo o que é a automatização de processos de negócio (BPA), quais são seus principais benefícios e como começar agora mesmo a automatizar os processos da sua empresa.

Assista também ao webinar sobre os benefícios da automatização de processos!

O que é Automatização de Processos?

Em nosso glossário de BPM vimos que a Automatização de Processos de Negócios, tradução de Business Process Automation (BPA), consiste na estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de uma empresa através da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo de modelagem, execução e medição de desempenho. O BPA tem como objetivo aumentar a produtividade, atuando principalmente em processos burocráticos e repetitivos, através de soluções tecnológicas (softwares), a fim de reduzir custos, recursos, erros, tempo de execução e investimentos.

Diferença entre Automatização de Processos e Automação de Processos

Embora muitos utilizem estes dois termos para a mesma coisa, Automação e Automatização possuem significados diferentes. Quando o assunto é BPM, o termo correto é “Automatização de Processos”, pois se refere a mecanismos ou sistemas que necessitam da ação humana para definir parâmetros.

Já o termo Automação se refere a mecanismos autorreguláveis, ou seja, que realizam correções e melhorias sem (ou quase sem) a necessidade de interferência humana. Podemos utilizar como exemplo os câmbios dos automóveis: automático e automatizado. O câmbio automático é composto por um mecanismo que providencia a troca automática das marchas, enquanto que no automatizado o mecanismo é o mesmo do câmbio manual com a adição de um sistema que auxilia na troca das marchas.

Benefícios da Automatização de Processos

Para entender melhor, listamos abaixo cinco benefícios da automatização de processos:

Qualidade e consistência
A automatização de processos garante que todas as ações sejam realizadas de forma padrão, resultando em alta qualidade e resultados confiáveis.

O BPA garante ainda a consistência dos resultados. Por exemplo, se você automatiza um processo de follow-up da área de atendimento seus clientes terão sempre o mesmo nível de experiência ao serem contatados pela sua empresa.

As garantias de qualidade e consistência, somadas a eficiência e economia de tempo permitem que você comece a se preocupar com outras questões, como por exemplo desenvolver novas funcionalidades para um produto ou serviço, sem afetar sua qualidade, tempo ou custo de produção.

Economia de tempo

Sabemos que atividades manuais tomam tempo e que geralmente são realizadas por seres humanos que tendem a cometer erros e obter inconstância em relação à qualidade. Por isso, automatizar atividades manuais permite economizar tempo para ser despendido em atividades que adicionam real valor ao negócio, melhorando o nível de motivação dos colaboradores e resultando em mais inovação.

A automatização dos processos permite realizar mais coisas ao mesmo tempo e, consequentemente, melhorar a produtividade da empresa.

Visibilidade das métricas

Para manter a vantagem competitiva e até mesmo evolução dos processos (novas versões) é preciso monitorar, avaliar e modificar constantemente os processos do negócio.

Com a automatização de processos, indiferente do tipo de processo que sua empresa optou por automatizar (seja do financeiro, vendas, recursos humanos, TI, entre outros), é possível registrar de forma precisa métricas chaves que fornecem informações necessárias para visualizar os avanços do negócio como um todo.

Redução de custos e melhoria contínua
Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para realizar uma tarefa (visto que de forma manual elas são realizadas uma por vez, em uma frequência mais lenta), ela consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para sua conclusão com sucesso. A automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

Além disso, a automatização não só garante que os processos funcionem de forma eficiente, mas que erros sejam eliminados e que suas práticas sejam constantemente aprimoradas, uma vez que, após a modelagem de um processo, apenas sua automatização permite acompanhar o desempenho do processo através de KPIs.

Redução do tempo de resposta

A automatização dos processos permite que as empresas simplifiquem seus processos de negócio. Ao eliminar as atividades desnecessárias e realinhar as etapas dos processos é possível otimizar o fluxo de informações ao longo dos processos de produção, serviços, pagamentos, entre outros.
Esses ajustes nos processos melhoram o desempenho das operações e reduzem o tempo de resposta, tanto para os colaboradores quanto para clientes.

Que tal começar agora mesmo?

Com o Fusion Platform é possível automatizar processos com facilidade, sem necessidade de programação. Nossa solução conta com diversos fluxos prontos, como por exemplo o Acelerador de Gestão de Viagem, que facilita a gestão corporativa, desde o momento da solicitação, adiantamento de valores, preparativos e prestação de contas até o ressarcimento das despesas para o profissional ou para a empresa.

Experimente agora nossa solução!

Referências

Soliditech, Techopedia, Galirows, Infopedia

27/02/2018
O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital

O século 21 é marcado pelas constantes inovações tecnológicas. A Natura, empresa brasileira de cosméticos, é referência no Brasil quando o assunto é gestão por processos e inovação. Em 2007, para que continuasse crescendo financeiramente, a companhia optou por transformar o seu modelo de gestão e cultura organizacional.

A gestão passou a ser por processos, permitindo que a responsabilidade sobre os resultados da empresa fosse distribuída entre os donos dos processos. Essa transformação permitiu que a Natura crescesse 5,6% nos nove primeiros meses. Houve aumento também de 49% na sua participação no mercado por meio das consultoras que, por sua vez, constataram uma redução de 46,2% no número de entregas erradas.

Assim como nessa história, podemos lembrar vários outros casos de transformação que revolucionaram os negócios das empresas. Exemplo disso, em 2016 a equipe da Williams de Fórmula 1 deteve o recorde de pitstop mais rápido com Felipe Massa em 1.89 segundo. Em 1950, o pitstop era realizado em aproximadamente 1 minuto. Analisando de forma análoga, como é possível transformar processos e melhorar resultados?

Para responder a essa pergunta, precisamos primeiramente conhecer quais são os tipos de transformação de processo. O livro CBOK, da ABPMP, diz: a transformação de processos apresenta uma amplitude de impacto que inclui melhoria contínua, redesenho, reengenharia e mudança de paradigmas.

Dentro das nossas organizações e até mesmo impulsionados pelo Lean Manufacturing, SIX Sigma e TQM (Total Quality Management), temos por tendência transformar os processos olhando pelo prisma da melhoria contínua. Essa é uma estratégia que de fato gera resultado e os impactos proporcionados pela mudança são menores, por isso fica muito mais fácil de aplicar e obter a aderência dos envolvidos. Porém, muitas vezes o processo, da forma como foi desenhado, já não atende mais a evolução do negócio e nem mesmo a melhoria contínua gerará resultados sensíveis.

O redesenho se apresenta como uma solução para essas situações, pois repensa o negócio de ponta a ponta e mantém seus conceitos fundamentais. O que torna necessário avançarmos e estudarmos a necessidade da reengenharia.

Leia também: BPM – Padronizando e fluindo o processo ponta a ponta
A reengenharia causa impactos em todos os níveis do negócio, inclusive transformando radicalmente a forma como as áreas funcionais devem trabalhar. Essas duas formas de transformação, redesenho e reengenharia, comprometem-se com a mudança do processo e causam pequenos impactos no produto ou serviço oferecido, ou seja, mesmo após a reengenharia de um processo automotivo, ainda teremos um carro como resultado do processo. Talvez em um menor tempo, eliminando desperdícios, causando menores impactos ambientais e melhorando o resultado financeiro da empresa, mas a relação final com o cliente ainda será pela compra do carro.

Pode-se pensar que essas três formas de transformação de processos de negócio seriam suficientes para a sobrevivência de uma empresa frente ao mercado competitivo. Mas muitas vezes a única saída é a mudança de paradigmas. Ainda analisando o exemplo da indústria automotiva, podemos chegar a conclusão de que uma pessoa compra um carro com o objetivo final de se locomover de um destino ao outro. Mediante essa necessidade, a fábrica oferece para seu cliente uma solução: o carro. O que aconteceria com o mercado automobilístico se a Fiat deixasse de vender carros como produto e os alugasse como forma de serviço? Nesse modelo, o cliente pagaria um valor fixo mensal que lhe daria direito a um carro completo, com todos os itens de segurança e os principais acessórios tecnológicos. Para o cliente, isso mudaria a forma de consumo do produto dessa marca, e para a empresa seria necessário repensar completamente sua visão, missão e valores.

Isso aconteceu com a indústria de mobilidade telefônica com a chegada dos smartphones, com a indústria da música e filme depois do surgimento do Itunes e da Netflix, e também com o serviço de transporte através do Uber. A verdade é que a mudança de paradigmas impacta primeiramente nos costumes e crenças do cliente e, consequentemente, em toda a dinâmica de consumo do mercado. Leia mais aqui!

Por fim, fica evidente que pela facilidade de implantação e pelos impactos causados que o mercado adote primeiramente a melhoria contínua como principal ferramenta de transformação de processos. Entretanto, no século que vivemos, precisamos inverter essa ordem, analisando primeiramente a viabilidade da mudança de paradigma, seguindo para reengenharia, redesenho e, finalmente, a melhoria contínua.

Se a sua empresa não for capaz de mudar o comportamento do mercado, outras certamente serão e você será obrigado a correr atrás do prejuízo. Experimente o Fusion Platform por 15 dias e veja como a otimização da Gestão da sua empresa pode trazer mais resultados ao seu negócio.

Referências
BPM CBOK 3º Edição, Revista Exame, Globo.com

19/07/2017
Confira as novidades do Fusion 3.2.3.10

Já está disponível a versão 3.2.3.10 do Fusion Platform. Agora a versão mobile do Fusion conta com suporte para três idiomas, um tour de ajuda ao usuário, além de novos recursos e funcionalidades. Confira abaixo o que preparamos para você nessa nova versão:

Utilização de campo lista no Fusion Mobile

Nessa nova versão do Fusion Mobile, é possível adicionar registros em campos do tipo e-form lista. Agora, quando temos um campo do tipo e-form, e queremos adicionar registros já existentes no mesmo, basta clicar em ações – > adicionar. Assim, você será redirecionado para a tela com os registros já existentes para que o usuário possa selecionar as opções que deseja. Após selecionar, basta clicar em adicionar e os itens adicionados serão inseridos no campo. Também por meio desse botão, o usuário poderá criar novos registros e não apenas selecionar registros já existentes, portanto ao clicar em novo, será redirecionado para a tela de criação de um novo registro.

Tour Guiado

Agora quando o usuário entra no aplicativo pela primeira vez, possui o auxílio de um tour informando as atividades disponíveis no aplicativo, após entrar no sistema através do aplicativo caso o usuário queira ter acesso novamente ao tour basta clicar no menu superior esquerdo e entrar na opção Ajuda, ao clicar na mesma o aplicativo e redirecionado para o tour novamente. Ou seja, o usuário poderá visualizar as telas de ajuda quantas vezes forem necessária.

Mobile em 3 Idiomas

Agora é possível utilizar o aplicativo em três idiomas, são eles: Português, Inglês e Espanhol. Para alterar o idioma do Fusion, basta editar o perfil do usuário, via Fusion Web e na opção Configurações realizar a alteração do idioma, então ao entrar no sistema através do aplicativo o idioma já vai estar conforme o que foi selecionado.

Aproveite agora todas as novidades que trouxemos na nova versão do Fusion!

As novas funcionalidades mobile estarão disponíveis para usuários que estiverem com o ambiente atualizado 3.2.3.10. Está com dúvidas sobre as ferramentas e instalação? Disponibilizamos no Portal do Cliente, na aba Downloads, informações mais detalhadas, além da lista de correções e passos de instalação. Basta acessar o site da Neomind, fazer o login, clicar em Downloads e selecionar o arquivo do release 3.2.3.10. Você pode também instalar ou atualizar seu app na Google Play ou na App Store.

22/05/2017
[eBook] Erros comuns na adesão da gestão por processos e como evitá-los
Na hora de implantar gestão orientada a processo de negócio, temos como objetivos aumentar a produtividade, otimizar o tempo, identificar gargalos, não é mesmo? Porém, durante a adesão do BPM, é comum cometermos alguns equívocos que vão atrasar a automatização e prejudicar todo o processo. Entre eles, estão alguns exemplos que devem ser evitados durante este ciclo:
- Envolver apenas a área de TI na escolha da solução de BPM
- Não pensar no AS-IS para chegar no TO-BE
- Praticar excessos
Para saber como contornar estes e outros erros comuns, acesse o material abaixo que aborda os 7 pecados na adesão da gestão por processos, que ficam no caminho do sucesso do seu negócio.

Identificar a mudança é questionar o resultado o tempo inteiro. Para isso, você precisa de uma solução que lhe ajude nessa dura missão. Mais do que isso, você precisa olhar para essa solução como sua parceira na mudança e não como a principal vilã para colocar em prática os novos modelos. Escolha soluções flexíveis e que em poucos cliques permitam tornar realidade as evoluções do seu negócio. Quer saber como? Converse com um de nossos consultores.
03/05/2017
[eBook] Como modelar processos de forma rápida e fácil com BPMN

O mundo dos negócios é dinâmico e requer planejamento. Por isso, a gestão de processos é parte essencial para monitorar o andamento das tarefas, gerando análise e alteração dos fluxos baseados em dados reais e não suposições.

Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes” (HAMMER e CHAMPY, 1994)

O BPMN (Business Process Modeling Notation) consiste em uma notação gráfica padrão da OMG que descreve a lógica dos passos de um processo de negócio. Essa notação tem sido especialmente desenhada para coordenar a sequência dos processos e as mensagens que fluem entre os participantes das diferentes atividades.

Sabemos que a modelagem de processos é imprescindível para o seu negócio, diante disto, o BPMN garante um total suporte ao gerenciamento de processos, definindo graficamente todo o fluxo e deixando uma notação mais intuitiva. Quer saber como o BPMN melhora o padrão de modelagem no seu negócio? Baixe nosso Ebook “Business Process Model and Notation ─ Um guia básico de BPMN”, e aprenda:

– Os conceitos de Processo e BPMN

– Por que é importante modelar com BPMN

– Os tipos de diagramas de processo de negócio (BPD)

– Os elementos de um BPD

E veja na prática suas aplicações e formatos mostrados em exemplos.

Acesse nosso material e comece agora mesmo a modelar seus processos!

A médio e longo prazo, uma empresa gerida por processos, otimiza tempo, reduz custos, encontra facilidade nas tomadas de decisão e torna-se ágil em encontrar e eliminar gargalos prejudiciais.

Quer aplicar essas técnicas em sua empresa? Saiba como ser mais assertivo na hora de gerenciar os processos em sua organização. Conheça o Fusion Platform, uma ferramenta que permite automatizar os processos de negócios, e obter resultados com muita mais facilidade e garantia de sucesso. Você pode, ainda, falar com um de nossos consultores.

17/02/2017
Como mudar a gestão da sua empresa em 2 minutos

Facilidades para ver e crer. Administrar uma empresa é uma tarefa nada fácil, você bem sabe. Para ajudar nesta missão, muitas organizações costumam utilizar diferentes métodos de gestão para serem eficientes, mas o retorno acaba nem sempre sendo o esperado. Mas, e se sua empresa utilizar uma solução de gestão que permita integração total de processos, documentos e indicadores de forma simples e eficiente?

Neste vídeo, você conhecerá melhor a solução Fusion Platform, que conecta processos, documentos e indicadores, permitindo uma gestão mais simples, organizada e rápida. Nossas soluções transformam complexas regras de negócio em fluxos de trabalho apenas com cliques e organizam documentos de forma simples e fácil, permitindo a criação de indicadores para a tomada de decisões rápidas e assertivas. Gostou? Então, assista ao vídeo para saber mais e bons negócios!

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30/05/2016
Por que automatizar um processo de contratação de colaboradores?
Recrutar colaboradores pode ser um processo demorado e burocrático quando o mesmo está desestruturado. Por um lado, temos as áreas demandantes de novos colaboradores, geralmente com expectativa de prazo curto de atendimento. Enquanto na área de Recursos Humanos, inúmeras tarefas e controles a serem realizados, com preocupação de documentos a serem coletados e testes a serem aplicados.

Temos vários pontos que justificam automatizar um Processo de Contratação. Neste artigo, vamos elencar Cinco benefícios que a automatização deste processo gera:
1. Controlar alçadas de aprovação
Geralmente, fluxos de contratação contam com múltiplas alçadas de aprovação. Se houver apenas uma alçada, já existe a justificativa para o controle. Agora, caso seja mais de uma, é fator chave para o bom andamento do processo.

Por meio da automação, é possível direcionar a atividade ao verdadeiro responsável, por meio de regras de negócio executadas a partir das informações preenchidas no formulário inicial do processo. Informações como unidade, superior imediato, cargo, valor de remuneração, entre outras, podem mudar o destino do processo e o responsável pela aprovação de forma automática. Portanto, o decisor recebe apenas solicitações que estão dentro do seu contexto de operação.

(Foto: Neomind/Reprodução).
1. Disponibilidade de acesso
Importante para as alçadas de aprovação que geralmente envolvem cargos estratégicos de alta disponibilidade e para todos os atores. Assim, é possível acessar por meio de um ambiente web, seguro e portado para tablets e smartphones todas as informações do processo. Portanto, preencher um formulário, consultar ou aprovar uma tarefa importante ou urgente, está à disposição na palma da mão.

(Foto: Neomind/Reprodução).
1. Rastreabilidade da operação
A qualquer momento, com uma simples consulta no histórico do processo, pode-se localizar o andamento do fluxo das atividades, com qual responsável e o prazo. Portanto, fica fácil interagir e movimentar a solicitação, bem como ser assertivo em follow up com os devidos responsáveis.

Esse ponto é importante para quem solicita, pois permite ter a visão de todo o ciclo percorrido ao responsável de execução da tarefa, permitindo assim transparência da etapa que está sendo executada.
1. Guarda estruturada de documentos envolvidos no processo
Por que que armazenar documentos de forma física em estruturas complexas se é possível guardar de forma automática a partir da execução e do contexto do processo?

Documentos comprobatórios dos participantes, bem como resultados de testes podem ser armazenados em pastas estruturadas, gerando um dossiê de cada colaborador. Desta forma, ao fim do processo, é possível consultar todos os documentos do colaborador em uma pasta da Gestão Documental de forma simples e rápida.

Armazenamento de documentos no Fusion (Foto: Neomind/Reprodução).
1. Controle de prazos
Garantir a contratação no prazo desejado é um desafio devido a diversos fatores, sendo que alguns podem até mesmo fugir ao controle da empresa como o nível e volume de candidatos. Entretanto, para os fatores internos o prazo não pode ser um entrave.

Por meio da automação, é possível definir prazos para cada fase do processo, permitindo a identificação visual das atividades que estão no prazo (verde), em atenção (amarelas) e atrasadas (vermelhas), bem como relatórios e indicadores de eficiência por área e colaboradores, como na imagem a seguir:

Automatizar um processo proporciona ganhos a todos os envolvidos, dos solicitantes até os gestores. Quando se tem um processo estruturado e automatizado a melhoria contínua pode, de fato, ocorrer de forma simples e eficiente.

Assista e saiba mais:

Por isso, para uma gestão mais eficiente, conheça nossas soluções, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer atender e demonstrar mais desta e de outras soluções.
07/01/2016

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