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Tchau arquivo morto!
Quando uma empresa está nos seus primeiros anos, é normal (apesar de não indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da mão. Mas conforme o negócio vai crescendo, aumenta também a quantidade de papel e, se antes os registros podiam ser deixados até mesmo nas mesas do escritório, agora isso passa a ser impossível por questão de espaço.

Muitos desses documentos são os chamados registros ativos, que são justamente os documentos que ainda estão sendo usados ativamente por uma empresa. Geralmente, são acessados diária ou mensalmente. Referem-se aos tipos de documentos que, se estiverem impressos, localizam-se em um local de fácil acesso.

Com o passar do tempo, muitos deles passam a não serem mais usados, mas isso não significa que perderam a importância seja para a empresa, seja por questões legais.

Nas grandes organizações, esses registros podem ser um verdadeiro problema, pois o espaço para armazenar algo que não é usado constantemente pode representar um alto custo. O dilema fica maior ainda quando muitos desses documentos já podem ser descartados, mas ninguém nem se lembra disso.

A boa notícia é que com a automatização da gestão de documentos é possível dar adeus ao arquivo morto. Aprenda como neste artigo.

O que é um arquivo morto?

Todo documento que não é mais necessário nas operações diárias de uma organização, mas que deve ser mantido para fins históricos, administrativos ou legais, é conhecido por arquivo morto.

Existem alguns motivos pelos quais uma empresa precisa reter esse tipo de arquivo. São eles:
- Alguns documentos precisarão ser acessados em algum momento e, portanto, devem ser guardados;
- Alguns registros podem precisar ser mantidos permanentemente por questões legais, contábeis, fiscais etc.;
- Alguns documentos podem servir como referência para criação de um novo ou até para atualizações;
- Muitos documentos devem ser retidos até atingirem seu ciclo de vida definido no planejamento de retenção de registros.
Esses documentos – os arquivos mortos – podem apresentar uma infinidade de desafios para as nossas empresas. Quando armazenados fisicamente, os mais expressivos dos desafios são os altos custos de manutenção, o espaço para armazenamento e o tempo perdido para gerenciá-los.

Sobre a manutenção, não podemos esquecer os riscos envolvidos, como é o caso das violações de segurança de dados e problemas que podem acontecer caso a empresa passe por um desastre como incêndio e alagamento, resultando na perda dos registros.

Outra questão importante a considerar está no fato de que dentro do arquivo morto há aqueles documentos que tornaram-se inúteis e podem ser descartados. No entanto, se a empresa não tem controle desses documentos, é muito provável que eles acabem sendo armazenados por anos, ocupando um espaço que não precisaria.

Para reverter esse necessário, é preciso – desculpe a brincadeira – “matar o arquivo morto”.

Como dar um fim ao arquivo morto?

Arquivos mortos consistem em documentos e outras informações que não são mais necessárias para conduzir os negócios diariamente. Ou seja, entendemos que são aqueles registros que sua empresa precisa guardar, mas que poderão ser utilizados apenas eventualmente, ou que perderam a validade mas que continuam tomando espaço.

Confira, a seguir, o que fazer para dar um jeito nessa situação:

Digitalize os documentos

A primeira etapa é desenvolver um sistema de gerenciamento de armazenamento de arquivo morto que:
- Seja fácil de ser recuperado, isto é, caso alguém precise do documento inativo ele deve ser fácil de ser encontrado;
- Que seja descartado caso não tenha utilidade.
Para isso, todos os documentos da sua empresa devem passar por um processo de digitalização. O ideal nesse ponto é contar com uma ferramenta de ECM (sigla para Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial). Dentre outras funções, um software de ECM captura documentos e os armazena de modo seguro, mantendo-os acessíveis e organizados.

Além disso – e algo pra destacar – é que como o ECM gerencia conteúdo de modo geral, contar com ele significa não apenas ter um documento digitalizado, mas ter todo o seu conteúdo reconhecido, pois bons softwares de ECM contam com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a qual serve para reconhecer textos nos documentos digitalizados, e BarCoding (Código de Barras),

Entenda o ciclo de vida dos seus documentos

Conforme explicamos neste outro artigo, todo documento tem as seguintes fases:
1. Criação:produção de formulários e utilização de tecnologias modernas ao processo.
2. Utilização:contempla a utilização dos documentos para realizar atividades de uma organização. Aborda a gestão dos arquivos, aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e automação dos processos.
3. Arquivamento:aborda os processos de conservação e preservação dos documentos, a construção de políticas de acesso e criação de metadados.
4. Descarte:contempla a tomada de decisão a respeito da conservação do documento e a criação de programas de retenção.
Na última etapa, portanto, é que se define se o registro será eliminado ou se será arquivado, podendo ser transformado em arquivo morto.

Entenda que a decisão de quando um documento torna-se inativo e quais tipos de documentos receberão esse status, depende muito da necessidade e do documento propriamente dito. Isso nos leva ao próximo passo.

Determine quando o registro será um arquivo morto e o que fazer com ele

Você pode fazer esse controle manualmente em uma planilha, por exemplo, mas, assim como comentamos na fase de digitalização, contar com a tecnologia irá acelerar o trabalho. Após os documentos serem digitalizados e as fases terem sido entendidas, é necessário definir em que ponto um registro será considerado como arquivo morto.

Aqui destacamos outra etapa no ECM, que é a preservação do conteúdo. Nela, definem-se os cuidados a longo prazo. Em outros termos, é nesta fase que se define sobre o arquivamento, pensando sempre na proteção do conteúdo e no seu fácil acesso para o caso de alguém precisar do documento em questão.

E sempre que um documento puder ser eliminado, o próprio sistema, que está ligado a um processo, pode enviar uma notificação e um usuário responsável poderá dar um fim definitivo a ele.

Mantenha sempre uma trilha de auditoria

Basicamente, por meio da trilha de auditoria disponível em software de ECM consegue-se saber quem fez o que em um documento em todo o seu ciclo de vida. Como comentamos, um arquivo morto pode ser aquele tipo de registro que você nunca mais irá visualizar, mas pode ser algo que ocasionalmente será acessado.

Principalmente para fins legais, é muito importante que mesmo o arquivo sendo “morto” sua empresa possa garantir que tem o controle sobre suas alterações ou até mesmo sobre as revisões. Isso é inclusive fundamental para questões de compliance.

E então, chega de arquivo morto?

Se encontrar documentos é um trabalho sem fim e armazená-los requer um espaço que sua empresa não tem, já passou da hora de considerar automatizar a gestão documental da sua organização.

Caso um registro não tenha mais que ser guardado pela sua empresa, então é preciso eliminá-lo. Como fazer isso manualmente pode ser muito trabalhoso, sem contar que você corre o risco de eliminar algum documento que não podia ser descartado, a melhor maneira é contar com a tecnologia.

Neste artigo explicamos de maneira bem simples o processo de arquivamento de um documento e como um software de ECM pode ajudar (ou de GED – Gestão Eletrônica de Documentos).

Para saber mais, experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform! E se tiver qualquer dúvida, entre em contato conosco!
12/03/2020
Novas funcionalidades do Fusion Platform

Com o objetivo de aprimorar cada vez mais o Fusion, novas funções foram desenvolvidas. Confira algumas das novas funcionalidades disponíveis no Fusion (versão 3.8)!

Categorias na Central de Formulários

Agora ao cadastrar um formulário é possível relacioná-lo a uma categoria, anteriormente ela era cadastrada em Formulários > Configurar > Categorias, agora ao abrir a Central de Formulários é possível ver eles organizados conforme as suas categorias que estão dispostas na lateral esquerda da tela:

Regras de interface para campos inválidos/válidos

A regra de interface para campos que serão marcados como inválidos ou válidos, ganharam uma configuração adicional sobre a mensagem de validação que fica logo abaixo da configuração da regra:

Na configuração está “Ao verificar campos inválidos, será exibido a mensagem: Este campo está inválido.”, a parte “Este campo está inválido” pode ser alterada de acordo com a necessidade e preferência do usuário que está configurando a regra de interface.

Propriedades extra no BPM Studio

A nova funcionalidade do BPM Studio vem com a intenção de auxiliar na documentação dos modelos de processo, servindo como um complemento sobre os elementos do processo ou do processo como um todo, que estão além das propriedades padrões dos componentes em questão. A nova funcionalidade pode ser acessada tanto no menu superior, quanto no menu lateral, sendo a opção do menu superior para adicionar uma nova propriedade extra, e no menu lateral o preenchimento da mesma:

Para adicionar uma propriedade extra, basta clicar no botão do menu superior e irá abrir a caixa de propriedades extras:

Em novo campo, abre a configuração da propriedade extra que pode ser aplicada em qualquer componente do processo ou no processo como um todo.

Adicionada uma nova propriedade extra, ela ficará disponível no menu lateral:

Essa propriedade extra será exibida na documentação do processo quando ele for exportado, colaborando com a rotina do usuário ao compreender o objetivo da atividade e/ou como preencher aquele determinado campo da atividade.

Histórico de edições de usuário

Dentro do perfil do usuário agora é possível visualizar seu histórico de alterações sobre configurações. Tais alterações ficam listadas com os parâmetros de: Usuário (exibirá o nome do usuário que realizou a alteração), Data (exibirá a data de alteração em formato reduzido juntamente com a hora), IP (exibirá o IP da máquina utilizada para realização da alteração), Campo (refere-se ao campo que foi alterado ou habilitado), Valor Anterior (neste exibirá os valores antigos após sofrerem edições, ou seja se o campo passar de desabilitado para habilitado, essa coluna ficará sem valor) e Novo Valor (exibirá o valor atual do campo, ou caso seja desabilitado ou removido haverá uma informação a respeito).

Quer saber tudo que o Fusion Platform pode fazer por sua empresa? Entre em contato conosco, temos uma equipe especializada para tirar todas suas dúvidas.

Ainda não conhece o Fusion Platform? Experimente esta última versão gratuitamente por 15 dias!

05/02/2020
Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?
Um software de Gestão de Documentos permite que os documentos de uma empresa sejam organizados graças a uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas. É por meio da gestão documental que a empresa ganha em produtividade e diminui os custos.

E quem é que não quer uma organização mais produtiva e lucrativa? Apesar de a resposta ser óbvia, infelizmente nem todas as empresas consideram as despesas em que incorrem diariamente devido o tempo e o esforço desperdiçados na localização e controle de documentos .

Como sabemos que você quer uma história diferente para sua organização, conheça a importância da gestão de documentos.

Para começar: o que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?

A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.

Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.

Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.

E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.

Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.

O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?

Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem em ECM têm a possibilidade de:
- Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
- Rastrear as alterações nas documentações;
- Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
- Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
- Melhorar a publicação e entrega dos processos.
Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais.

Uma empresa que utiliza ECM reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, também citamos no início deste artigo o ganho de produtividade.

Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documento. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real para a empresa.

Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. O ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).

Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.

Para completar, toda informação armazenada no software de ECM é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.

Mas, como funciona uma ferramenta para gestão de documentos?

Com o objetivo de que você entenda como é possível que tudo isso aconteça, vamos à uma explicação simplificada.

Em primeiro lugar, é preciso capturar o documento para que o usuário possa encontrá-lo quando precisar. Um bom sistema de ECM permite capturar documentos físicos, e-mails, relatórios e outros.

No entanto, a captura, por si só, não serve de muita coisa. É aí que, uma vez capturado, o documento é indexado para que possa ser facilmente localizado (afinal, a importância da gestão de documentos também está no ganho de tempo em localizá-los, certo?).

Essencialmente, a indexação é um jeito de classificar um documento. O usuário adiciona termos aos metadados do documento (como número do pedido ou número do cliente) e são eles (os termos) que facilitarão a localização. Ainda, em um software para gestão documental é possível dar as devidas permissões de acesso a cada um dos documentos.

Todo documento capturado e indexado é armazenado em um repositório central, o que facilitará o acesso e garantirá a segurança do arquivo. Adicionalmente, sistemas de gerenciamento de documentos devem possibilitar a recuperação e distribuição de documentos para garantir que eles sejam utilizados e compartilhados caso haja permissão para tal.

Destacamos que essa recuperação deve ser rápida e fácil; caso contrário, será totalmente inútil. Bons softwares de gestão documental oferecem recursos de pesquisa por palavra-chave (isso é possível graças à indexação que comentamos).

Outro fator essencial para qualquer sistema de gerenciamento de documentos é a distribuição dos mesmos. É assim que um usuário conseguirá enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários.

E, claro, em um software de ECM é possível arquivar ou até mesmo deletar um documento.

Bom, mas para fechar com chave de ouro e você compreender bem a importância da gestão de documentos, falta um item que não podemos esquecer:

Automação de processos e fluxos de trabalho

A distribuição de documentos é apenas a ponta do iceberg em um ECM. Sistemas de gestão documental que trazem resultados possuem a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho.

Para isso, basta que o usuário configure um processo. Por exemplo, a área comercial recebe uma fatura. Pelo processo, essa fatura será enviada para o contas a pagar. Caso o sistema detecte um problema, uma notificação será enviada. Do contrário, a fatura será paga e o iniciador do processo receberá um aviso de processo concluído.

Isso mostra um dos maiores benefícios da gestão de documentos: você não precisa mais perseguir todos os documentos em um processo de aprovação. O sistema faz todo o trabalho para você.

Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?

Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:
E caso tenha alguma dúvida, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! E se este artigo foi útil, compartilhe-o em suas redes.
14/01/2020
6 sinais de que sua empresa precisa de ECM

Se você é leitor do nosso blog já deve ter visto por aqui alguns conteúdos sobre ECM (do inglês Enterprise Content Managament, ou na tradução: Gestão do Conteúdo Empresarial). Em caso afirmativo, já deve estar familiarizado com o conceito, mas daremos uma rápida refrescada na sua memória.

De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Muitas empresas precisam de ECM e nem se deram conta ainda. Outras, acham que o ECM morreu. Há ainda aqueles gestores que têm dúvidas se um software de Gestão do Conteúdo Empresarial realmente é a melhor opção.

Se você se enquadra nesses casos, então pegue seu café, sente-se confortavelmente em sua cadeira e conheça os principais sinais indicativos de que uma empresa precisa de ECM.

Sua empresa precisa de ECM quando…

Antes de começar, tenha em mente que são vários os motivos pelos quais uma empresa precisa de ECM. Existem também diversos casos particulares, mas aqui neste artigo daremos um apanhado geral em algumas situações bem comuns que vemos por aí. Vamos lá?

1 – …documentos estão desorganizados e espalhados

Documentos estão na sua mesa, na gaveta do colega, dentro de arquivos físicos, enfim….em todo lugar. Especialmente para áreas administrativas, como RH, isso pode ser um problema e tanto.

O que acontece se você não achar o contrato de um fornecedor? Ou um pedido de venda? Ou, ainda: o que ocorre se você achar, mas ter que revirar a empresa inteira para conseguir? Isso pode ser banal, mas quando lidamos com documentos em papel, se formos somar o tempo gasto procurando-os, com certeza ficaremos preocupados e veremos o quanto deixamos de ser produtivos.

Sem contar no custo envolvido para armazenar documentos físicos, pois a manutenção manual de registros é cara. Entre custos com espaço de armazenamento, suprimentos e manutenção de equipamentos, e aqueles que envolvem mão de obra e tempo perdido, sua organização pode estar gastando muito dinheiro sem nem perceber. Um sistema de ECM eficaz pode praticamente eliminar esses custos.

Ok, você pode dizer: “mas meus documentos estão todos escaneados e disponibilizados em pastas compartilhadas no computador”. Se esse for o seu caso, a situação melhorou um pouco, porque pelo menos você já entende da importância de ser uma empresa paperless.

No entanto, como fica a organização? Com o ECM, todos os seus documentos são organizados. Não há necessidade de se preocupar com convenções de nomes diferentes entre os funcionários ou com o preenchimento incorreto de um documento.

2 – …há dificuldade em encontrar os documentos certos

Este é um sinal bem evidente de que sua empresa precisa de ECM, e para explicar, temos uma pergunta: o que acontece se você necessita de um documento específico que traz uma informação em especial?

Caso possua um sistema de ECM, você não precisará pegar documento por documento para procurar tal informação. Basta apenas entrar na solução, pesquisar um termo (ou uma data, um autor etc.) que o sistema faz todo o trabalho e encontra o que você procura em questão de segundos.

3 – …qualquer desastre pode significar perda de informação

Está certo que não queremos pensar nisso, mas o que aconteceria se hoje alguns documentos da sua empresa fossem roubados? Ou se houvesse algum desastre (um incêndio, por exemplo)?

Mais uma vez, não é algo que nos preocupamos (e claro que também não desejamos), mas se sua organização tem gestão de riscos, a proteção da informação é algo que não deve ficar de fora (e caso não faça gestão de riscos, é hora de implantá-la na sua empresa!) .

Tenha em mente que com um sistema de recuperação de desastres em vigor a probabilidade de que você possa continuar os negócios normalmente aumenta, mesmo após um eventual problema. Isso porque com um ECM suas informações estão protegidas.

4 – … não há controle sobre quem acessou quais documentos

Parece até um contrassenso falar sobre segurança da informação em uma época em que discutimos tanto sobre isso. No entanto, um dos sinais de que uma empresa precisa de ECM é quando ela não tem controle de acesso sobre seus documentos.

Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial permite que o autor do documento atribua permissões para ele, como: permissão de quem pode acessá-lo, alterá-lo, imprimir, entre outras.

Isso sem contar que é comum vermos organizações armazenarem informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada. Ou – acredite – na área de trabalho de um colaborador.

Sem um local central para armazenar essas informações, como gerenciar com eficiência a distribuição de informação para funcionários novos e existentes? Como fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram (ou não)?

Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo resolvem todos esses problemas. Bons softwares possuem funções que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários e quem acessou o quê. A dica aqui é investir em um ECM que inclua fluxo de trabalho facilmente configurável que notifique automaticamente os funcionários – e outras partes interessadas – quando uma ação precisa ser realizada em um documento.

Isso nos leva a um outro ponto:

5 – …é difícil identificar em que etapa do processo um documento se encontra

Está aí um outro motivo de que sua empresa precisa de ECM para ontem: imagine que tenha sido criado um contrato para um cliente. Existe todo um processo que deve ser respeitado, o qual inicia na criação do documento e encerra com a assinatura do cliente.

Imagine que, por algum motivo, o documento está esquecido na gaveta de alguém. O que você faz? Cria um novo contrato?

Principalmente se o ECM tem integração total com um BPM (Gestão de Processos) é possível criar fluxos específicos para qualquer evento a ser realizado sobre um documento. Além disso, com uma ferramenta de Gestão do Conteúdo Empresarial o usuário consegue identificar com quem o documento se encontra, em que etapa do processo está e se há alguma atividade em atraso (como por exemplo, assinatura do contrato).

6 – …está com dificuldade em garantir conformidade

Toda organização tem algum padrão de conformidade que deve manter, que pode ser em nível interno, estadual ou federal. A implementação de um ECM com recursos de segurança, como controle de acesso e trilhas de auditoria, ajuda as empresas a garantir que estejam em total conformidade e permite evitar multas e penalidades severas.

Além disso, bons sistemas de ECM permitem assinatura eletrônica de documentos com certificados no padrão ICP-BRASIL e liberação em formato PDF/A.

Para fechar: os sinais de que sua empresa precisa de ECM chamaram sua atenção?

Caso você tenha identificado sua empresa nos itens acima, temos dois convites. O primeiro é para acessar o nosso checklist para ter certeza de que está na hora de investir em ECM.

O segundo é para você entender melhor sobre os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo:

E caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queria saber mais sobre ECM, acesse nosso site e entre em contato conosco. Para mais conteúdo como este, não deixe também de acessar o blog da Neomind.

19/12/2019
De que forma uma plataforma de GED pode ajudar sua empresa?

A sociedade atual está em constante desenvolvimento tecnológico e, com isso, as empresas tentam se adequar para não ficarem ultrapassadas no mercado de trabalho. Tais tecnologias podem ser exemplificadas com o Gerenciamento de Processos de Negócio – também conhecido como BPM – ou até mesmo com a Gestão Documental – ou GED. É este último (plataforma de GED) que iremos expor neste artigo.

Então, se sua empresa está na dúvida se deve ou não implantar uma Gestão Documental, este post poderá lhe trazer uma nova perspectiva.

O que é GED?

Primeiramente vamos lhe explicar o que é GED. O acrônimo GED é associado às palavras Gestão Documental, ou Gestão de Documentos. Trata-se da forma, método, ou procedimento de organizar, de forma eletrônica, toda a papelada que uma empresa gera ou produz.

Para fazer isso, existem muitos softwares que oferecem essa funcionalidade, e o nosso Fusion Platform é um deles. Neste módulo, sua empresa será capaz de armazenar seus documentos já digitalizados anteriormente e disponibilizá-los no desktop, notebook, tablet ou celular de seu cliente ou de seus funcionários.

Quais as vantagens de uma plataforma de GED?

Então vem a pergunta: para que eu vou ter o trabalho de digitalizar um documento e colocá-lo em um software? Ou, ainda: meu documento é confidencial, como fica?

A plataforma de GED do Fusion oferece controle de permissionamento, no qual será capaz de definir quais são as pessoas aptas a trabalharem com determinado documento e quais as ações que elas poderão realizar no mesmo, tal como remover, editar, inativar, fazer download ou visualizar.

Além disso, você poderá organizar seus documentos em categorias e em pastas, facilitando a localização de seus arquivos. Se ainda você desejar ter um feedback do usuário final que irá utilizar o documento eletrônico, temos um dashboard, no qual o usuário poderá fazer algum comentário ou até mesmo dar “like” no evento. E ainda, você terá um contador de usuários que visualizaram seu documento.

Outra vantagem de ter uma plataforma de GED em sua empresa é a de tornar um processo burocrático de aprovação de algum documento, em algo rápido e simples, pois é possível criar um fluxo de versionamento digital, onde cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa que decidirá as ações necessárias ao documento.

Como o documento está em meio eletrônico, é fácil visualizar o histórico das ações realizadas nele, tais como o horário em que o usuário autor – ou qualquer pessoa que tenha permissão -, modificou o documento, ou até mesmo consultar o usuário que realizou as revisões ou a aprovação.

Utilizando a Gestão Documental você ainda pode beneficiar a infraestrutura de sua empresa, principalmente se necessita aproveitar melhor o espaço físico disponível, pois todos os seus documentos podem ser colocados em um único computador. E fazendo isso, você também diminui o tempo que seus funcionários perdem para movimentar os documentos para alguma utilização, tanto internamente quanto externamente (pois desta forma cada um poderá acessá-lo remotamente de seu aparelho eletrônico).

A centralização da informação irá poupar tempo e recursos de sua organização, proporcionando, assim, uma empresa de reconhecimento e qualidade no mercado de trabalho atual.

Conclusão

Se ainda não está convencido em aderir à plataforma de GED e tem curiosidade em saber mais sobre esse módulo do Fusion Platform, acesse esse link e teste gratuitamente durante 15 dias como seria implantar essa gestão em sua empresa.

10/12/2019
Como implantar um sistema de GED na sua empresa?
Quantos documentos estão sobre a sua mesa agora? E na gaveta? Na sua empresa são inúmeras as pastas que guardam os mais variados tipos de documentos? Já pensou no custo que toda essa papelada gera, ou no quanto procurar um documento manualmente pode baixar a sua produtividade ou até mesmo atrasar seus prazos? E se um documento confidencial cair nas mãos de uma pessoa sem autorização para vê-lo? Como cobrir as brechas de falhas que documentos impressos podem deixar?

Pode até ser que você já tenha pensado nessas questões, mas “como mudar algo que vem sendo feito da mesma maneira há tempos”? Você pode não acreditar, mas essa é uma dúvida normal. Por isso, já adianto: “Calma! Tem solução (e ela está na Gestão Eletrônica de Documentos)”.

A Gestão Eletrônica de Documentos (ou simplesmente GED) é, como BPM e Analytics, um dos módulos disponíveis no Fusion Platform. Apesar de o GED não ser a mais popular das ferramentas (por parecer difícil implantar, talvez?), possui funcionalidades fundamentais para quem espera diminuir custos, organizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, entre muitos outros benefícios que serão listados nas próximas seções deste artigo.

O que é o GED e como ele pode contribuir para a minha organização?

O GED trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos, garantindo funcionalidades como: criar, armazenar, editar, processar, imprimir e executar ações sobre documentos em formatos de imagem, vídeo, áudio e texto. Além dessas funções de gerenciamento, ainda é possível organizar, recuperar, distribuir e descartar documentos, de forma eficaz e segura, garantindo que estes estarão disponíveis no momento correto para as pessoas com as devidas autorizações de acesso.

Implantar um sistema de GED significa transformar a organização em uma empresa Paperless (sem papel). A princípio, isso pode parecer um bicho de sete cabeças, mas respire aliviado, não é! No entanto, é uma tarefa que vai exigir dedicação e colaboração de todos.

Para motivar a empresa a implantar um sistema de GED é bom avaliar quais serão os benefícios:
- Organização Paperless: transformação de papel para informação digital;
- Processo menos custoso;
- Empresa amiga do meio ambiente;
- Controle de acesso de documentos promovendo maior segurança;
- Organização do fluxo de trabalho resultando em eficiência e produtividade;
- Controle de versões, revisões e aprovações;
- Assinatura Digital com certificados no padrão ICP-Brasil;
- Busca por conteúdos e palavras-chaves dentro do documento.
Agora, sabendo quais são os benefícios da transformação digital, vem a pergunta: Quais são as ferramentas utilizados para resultar em tais benefícios?
- Coordenação de edição simultânea para garantir que as alterações no documento realizadas por uma determinada pessoa não substituam as de outra pessoa, sendo Check-In para sinalizar documentos disponíveis para edição e Check Out para mostrar os documentos indisponíveis por já estarem sendo editados.
- Controle de versão, salvando diferentes versões do documento, cada qual com as suas informações de alterações e responsáveis pelas mesmas, possibilitando que sejam restauradas conforme necessário.
- Controle de Acesso e Segurança, possibilitando que as permissões de acesso sejam atribuídas a cada novo documento para usuários, papéis ou grupos.
- Assinaturas digitais com certificados no padrão ICP-Brasil em documentos eletrônicos
Ok, já sabemos os benefícios e suas ferramentas. Chegou a hora de conhecermos quais os passos para implantar um sistema de GED no ambiente empresarial.

EPEDA: passo a passo para implantar um sistema de GED

A fim de auxiliar você e sua empresa a implantar um sistema de GED e tornar essa transformação um processo mais simples e descomplicado, explicamos o passo a passo EPEDA (acrônimo para Encoraje, Planeje, Estabeleça prazos, Descarte documentos, Automatize):
1. Encoraje: motive todos os seus colaboradores a respeito da implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (acreditamos que os benefícios citados anteriormente serão ótimos argumentos!). Assim todos estarão orientados, inclinados e preparados para a transformação digital.
2. Planeje: muitas tarefas e análises importantes chegarão com o GED. Elas devem ser feitas com cuidado e atenção, por isso, sugerimos um planejamento de atividades. Somente assim você vai conseguir definir quanto tempo levará para ser a mais nova empresa em ambiente paperless, além de conseguir garantir que o seu objetivo não se perca.
3. Estabeleça prazos: Juntamente com o planejamento, estão os prazos. Defina datas a respeito da digitalização de documentos. No início será um grande volume de documentos que serão digitalizados, por isso, nessa etapa cabe uma avaliação do que realmente deve passar pela digitalização.
Cada departamento poderá classificar os documentos de duas formas: aqueles que podem ser descartados sem serem digitalizados, e os que devem ser armazenados digitalmente. Isso exigirá uma demanda de esforço maior (claro que isso pode variar de empresa para empresa, pois é sobre quanto a sua empresa utiliza documentos em papel). Mesmo assim, não desista!
1. Descarte documentos: mas só depois de um período de 30 e 90 dias, dessa maneira você garante um tipo de backup caso ocorra algum erro de digitalização durante o passo 3. Após esse período, a sua confiança no gerenciamento de documentos eletrônicos vai estar fortalecida e você se sentirá bem mais confortável para se desfazer da papelada toda!
2. Automatize: depois de reduzir bruscamente (ou até mesmo eliminar) os documentos físicos em sua empresa, é preciso:
- Organizá-los em sua Central de Documentos: o processo de publicação de documentos conta com a etapa de tipos de documentos, que ocorre anteriormente à publicação do documento. Nela são definidos campos para aquele padrão de documento. Por exemplo, suponha que estão sendo digitalizados os cadastros de clientes junto de um contrato de serviço. Em Tipo de Documento será cadastrado então o “Cadastro de Clientes”. Nele você informará os campos necessários para identificar cada um e no campo arquivo irá inserir o documento de contrato digitalizado.
Na etapa seguinte, já na central de documentos você poderá então publicar um documento com esse tipo, inserindo as informações necessárias e anexando o documento que foi digitalizado. Então repetirá essa ação até cadastrar todos os documentos.

A organização de documentos conta ainda com pastas e subpastas armazenadas na central de documentos, além de permissões de acesso que podem ser configuradas tanto nas pastas quanto nos próprios documentos.
- Automatizar processos: anteriormente, como era feito um cadastro e contrato de cliente na sua empresa? Qual setor iniciava esse cadastro? Passava por aprovação de determinados colaboradores? Quem possui acesso a estas informações? Pense em todas as possibilidades sobre um processo que gera ou compõe um documento. Pensou? Perceba que um simples documento possui um fluxo de acontecimentos, sendo que cada um possui suas particularidades sobre permissões e disponibilidade para cada usuário. Por exemplo, quem poderá visualizar, editar, excluir um documento?
Em geral, a automatização permite a publicação e controle de documentos de maneira mais segura e precisa, além de possuir a vantagem de concentrar esse volume de documentos em um só lugar.

Concluindo

Muitas pessoas ainda sentem mais segurança em ter o documento impresso, justamente por ser algo palpável. Mas ao analisar os benefícios de custos, produtividade, eficiência, segurança e praticidade, o GED se torna uma ferramenta essencial na gestão do seu negócio.

De primeira impressão, implantar um sistema de GED pode gerar dúvidas em empresas com grande volume de documentos. Por esse motivo, dar o pontapé inicial e, principalmente, seguir nesse processo poder ser trabalhoso.

Para isso, é preciso encorajamento. Todos os colaboradores, engajados e orientados, devem vestir a camisa do ambiente Paperless, seguindo o passo a passo para fazer a implantação de forma eficiente e organizada.
01/10/2019

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