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Confira publicações em nosso blog novidades e releases do Fusion Platform e conheça um pouco mais sobre a Neomind, empresa referência em soluções de Gestão.

Prefeitura do Rio investe em ferramenta para agilizar processos

Para que um contribuinte pudesse legalizar algum evento na cidade do Rio de Janeiro eram necessários, aproximadamente, 79 documentos nos mais diversos órgãos envolvidos e praticamente quatro longas etapas, da solicitação à aprovação. Para piorar o cenário, muitas vezes o documento que um órgão solicitava era o mesmo que outro pedia, culminando em um alto índice de redundância desnecessária.

Na Secretaria Municipal de Esporte e Lazer, por exemplo, eram pedidos 35 documentos, acarretando em um volume aproximado de 50 folhas para cada processo administrativo. Se fossem realizados 20 eventos esportivos ao mês, esse montante dispararia para 1.000 folhas.

Com a revisão da legislação, essa medida para desburocratização criou uma nova regra de negócio e um novo fluxo de processo. Isso refletiu em uma substancial diminuição na quantidade de documentos necessários para realização de um evento: 16, sendo 2 anexados ao sistema, 6 declarações e 4 gerados diretamente pelo sistema, tudo em ambiente online.

Segundo a coordenadora do Escritório de Gerenciamento de Projetos e Metas da Prefeitura do RJ, Magda Mumic Lisboa, o empreendedor encontrava muitos obstáculos causados, principalmente, pelo excesso de burocracia para obtenção de um alvará.

Ao fim de 2014, com apoio da verba do Programa Nacional de Apoio à modernização Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros (PNAFM), a Neomind foi contratada para desenvolver o primeiro sistema de licenciamento online, direcionado aos eventos da cidade. A solução sistêmica de um workflow, até então uma novidade na Prefeitura da cidade, também foi a primeira experiência desse porte envolvendo diversos atores a colaborarem “via web” para que um processo fosse encaminhado e finalizado.

Workflow desenvolvido pela Neomind (Foto: Reprodução).

Graças à medida, atualmente há mais transparência e também acesso aos dados com uma camada de Business Inteligence, permitindo tomadas de decisão a curto médio e a longo prazo. No dia 9 de outubro, por meio do decreto nº 40709, o prefeito do Rio de Janeiro, Eduardo Paes, tornou possível a operacionalização do sistema oficialmente, ao considerar que a criação de um ambiente virtual para reunir todos os documentos necessários, não só proporciona maior eficiência, mas, também, diminui significamente os gastos com recursos humanos e materiais.

Carioca Digital: operacionalização da solução via ambiente virtual (Foto: Reprodução).

A desburocratização do processo de concessão de alvarás é fundamental para o desenvolvimento econômico da cidade, uma vez que simplifica a obtenção de um dos principais documentos para a abertura de novos negócios e empreendimentos. É, assim, um passo essencial para a melhoria da atratividade do ambiente de negócios no Rio de Janeiro. O Brasil, como um todo, luta atualmente por desburocratizar a abertura de novos negócios e, com isso, melhorar o posicionamento em rankings internacionais como o “Doing Business”.

Recentemente, recebemos um prêmio internacional neste caso de sucesso. Confira!

17/11/2015
Neomind e Liotécnica: crescimento em gestão de processos com o Fusion Platform
Fundada em 1964, a Liotécnica é uma empresa 100% brasileira de médio a grande porte e conta com aproximadamente 800 funcionários. A companhia é especializada em oferecer as melhores soluções em ingredientes e produtos usando tecnologias de secagem de alimentos para preservar o que a natureza tem de melhor. Com espírito inovador, ela foi pioneira no processo de liofilização, tornando-se referência no segmento e parceira de grandes nomes do setor como Nestlé e Pepsico. Durante esse tempo muita coisa mudou, exceto o compromisso com a qualidade e o constante investimento em novas tecnologias.

Atualmente, a Liotécnica possui três unidades fabris, todas situadas na cidade de Embu, no estado de São Paulo, além da unidade em Jaboatão da Serra, Pernambuco, localizada estrategicamente para a distribuição de seus produtos no Norte do país.

A empresa tinha em seu setor interno, mais especificamente nos setores financeiro e comercial, uma solução de ECM e BPM, antes de conhecer a Neomind. No entanto, o sistema que eles tinham não apresentava muita possibilidade de evolução, além de gerar um alto custo. Devido ao grande degrau de dependência com o fornecedor, o prazo de implementação era muito extenso e o nível de complexidade técnica da ferramenta era muito alto.

Em 2012, por meio de uma indicação interna do setor de TI, a Liotécnica conheceu a ferramenta Fusion Platform. Com isso, a Neomind redesenhou todo o fluxo de processos e trouxe a possibilidade de obter novas formas de gerenciamento trazendo assim um papel estratégico principalmente pela diversidade nos fluxos e aumento das possibilidades para a Liotécnica. A escolha se deu devido a solução em atender aos critérios de seleção da empresa:
- Fácil integração com os sistemas já existentes, e com os que possivelmente serão adquiridos pela organização;
- Fácil para implantar e usar;
- Business Process Management (Workflow/BPM) funcional;
- Que seja fácil de expandir para outras áreas dentro da organização;
- Suporte direto do desenvolvedor;
- Uma ótima gestão de processos.
Com esse novo organograma de trabalho, o negócio ganhou vários benefícios nas áreas comercial e financeira, obtendo grandes evoluções na agilidade e otimização dos processos.

“Eles [Neomind] melhoraram a visão diferenciada de governança corporativa e logo ao implementar o processo na tesouraria, já fizeram também o processo de cadastros externos na parte comercial da Liotécnica”, elogia o coordenador financeiro da empresa, Carlos Issamu.

Entre as melhorias realizadas, a empresa está com um novo processo de expansão interno do Fusion Platform. O objetivo é a extensão das suas funcionalidades a novos setores. “Este novo projeto ainda está em concepção, porém existe muita expectativa por parte do responsável financeiro da Liotécnica”, conta.

Confira alguns dados da implementação da nossa solução na Liotécnica:
- Processos em funcionamento e ativos:
  - Cadastro de Clientes/Fornecedores com média de 200 soluções mensais;
  - Fluxo de autorização financeira com média de 1000 solicitações mensais.
- Tempo decorrido do início do projeto fluxo até entrar em produção:
  - Ferramenta anterior: 2 anos
  - Fusion Platform: Menos de 6 meses
- Tempo médio de solicitação do fluxo:
  - Ferramenta anterior: 12 minutos
  - Fusion Platform: 4 minutos
Atualmente, com o volume aproximado de 1.200 solicitações mensais, cerca de 100 pessoas estão envolvidas diretamente com o Fusion Platform e isso tem contribuído muito para a equipe. “Qualidade do serviço, segurança de processos. Total confiança. Temos um processo bem desenhado, com transparência, o que nos deixa cada vez mais empenhados em firmar mais parcerias internamente com a Neomind”, destaca Issamu.

Ainda na visão do coordenador, a Liotécnica não consegue mais se ver em um processo manual sem automação. E é com essa confiança, fruto da parceria iniciada em 2012, que a Neomind e Liotécnica fazem um bom trabalho em conjunto ao utilizar o Fusion Platform, expandindo assim seus processos e governanças de trabalho.

Descubra as potencialidades que a Neomind pode trazer à sua empresa por meio da gestão de processos, documentos e outras funcionalidades. Conheça o Fusion!
09/11/2015
BPM – Padronizando e fluindo o processo ponta a ponta

Gerenciar uma empresa por meio de processos exige ter um ecossistema que converse e passe a informação adiante com segurança e rapidez. Nossas organizações estão cada vez mais complexas do ponto de vista da quantidade de sistemas envolvidos nestes processos. Temos sistemas especialistas para todo tipo de atividade e para todos os tamanhos de negócio, porém, com uma grande quantidade de softwares, geramos alguns gargalos na fluidez de informações ponta a ponta dentro da organização.

Nosso objetivo é atender o cliente ao fim de cada processo existente, seja interno ou externo, ou mesmo quando falamos de um produto ou serviço. Portanto, todo o processo deve ser pensado a partir do objetivo final, buscando atingi-lo com qualidade e rapidez, a fim de proporcionar a melhor experiência de quem vai consumir o resultado do ciclo gerenciado.

Nisso, o BPM é a chave para a automatização de processos de todos os tipos e tamanhos. Obteremos grandes benefícios, tanto para os processos acessórios à atividade principal, bem como para os que atuam no centro da cadeia de valor.

Ainda não sabe o que é BPM? Confira nosso e-book com tudo sobre o Business Process Management!

Em ambientes mais complexos, com vários pontos de entrada e saída de informações e atuando em processos ponta a ponta, o BPM agrega ainda mais valor, tornando-se peça fundamental. O fato de contar com uma plataforma que pode trafegar um processo que abstrai as complexidades de buscar ou levar a informação a outros sistemas envolvidos, muda completamente o ambiente organizacional.

Por que fazer um profissional acessar vários sistemas se é possível ter o acesso a toda as informações necessárias somente em uma única e eficiente solução?

São ganhos em segurança de acesso, consistência dos dados apresentados, experiência de uso dos profissionais envolvidos, indicadores precisos de todo o ciclo de negócio, identificação de gargalos e na possibilidade de conseguir fazer de fato a melhoria contínua do processo, diminuindo o tempo de execução de cada atividade e focando principalmente no custo global do processo como um todo.

Todos estes fatores combinados já justificam financeiramente o investimento realizado. Finalmente, o beneficiado de toda essa padronização é o cliente. Torna-se imensurável o valor que se agrega ao entregar um produto ou serviço ao cliente em menos tempo, com fluidez e qualidade.

Portanto, o BPM deve ser o ponto de atenção e investimento para todas as organizações. Esta tecnologia transforma os negócios comprovadamente e gera um retorno muito rápido.

A Neomind tem a plataforma completa para proporcionar esta experiência de forma simples e estruturada. Conheça mais do Fusion Platform e comprove os grandes diferenciais de nossa solução.

01/10/2015
O conflito do Ativo Político x Ativo Público como desafio na gestão de processos no contexto governamental

As dificuldades em se conseguir efetivar um ambiente organizacional real e efetivo de evolução em processos, melhoria contínua e alta produtividade é um grande desafio para qualquer organização, de qualquer tamanho e de qualquer mercado.

Seja para empresas públicas, privadas ou de economia mista, as dificuldades são inúmeras: resistência das áreas de negócio pelo fato de normalmente estar associado com uma quebra de paradigma interno, por poder trazer junto adoção de soluções sistêmicas que geram uma visibilidade maior de gestão e com facilitadores para identificar gargalos, problemas sobre o fluxo de valor que a operação demanda, questões culturais, pessoais, políticas, entre outros tantos motivos que podem ser citados e que surgem durante uma caminhada como essas.

A maioria destas dificuldades existentes normalmente encontram nas metodologias de mercado uma forma estruturada de serem tratadas ou endereçadas. Entretanto, existe, principalmente nas organizações públicas e autarquias, um outro grande obstáculo que age na maioria das vezes de forma silenciosa e muito poderosa a partir das cabeças dos gestores acostumados ao modelo “velha guarda”.

Esse obstáculo é muito utilizado desde os anos 80 com o processo de democratização em nosso país, em que o contato direto com seu público, seus potenciais eleitores, influências locais ou regionais são fontes de onde emanam o poder destes representantes e onde um grande dilema se faz presente para que melhorias efetivas e novos processos surjam e sejam implantados, para que novos patamares no serviço público sejam atingidos.

Neste contexto, vem à tona um grande dilema a este modelo político atual em relação aos novos tempos que estamos vivendo: até onde o ativo político engessa ou deveria engessar e gerar inércia sobre as iniciativas de evolução sob o ponto de vista de operação e gestão dentro destas organizações públicas?

Como tudo em nossas vidas, qualquer evolução apenas é possível a partir de uma mudança de atitude de quem tem a capacidade de fazer mudar ou onde o próprio ambiente venha a influenciar ou forçar diretamente as pessoas a seguir este caminho, que mais cedo ou mais tarde será sem volta.

Como o ativo político na realidade de nosso país via de regra é em sua maioria colocado à frente dos interesses da população como um todo, é necessário criarmos um modelo de gestão pública que permeie as premiações e o reconhecimento através de mérito, proporcional aos resultados obtidos com o trabalho e com uma atitude pró-ativa junto a toda cadeia de valor existente nos mais variados serviços vinculados ao nosso governo e em todas as esferas, seja ela municipal, estadual ou federal.

Ao ler a afirmação acima, isso pode soar um pouco utópico, mas, felizmente, já existem iniciativas sob esta ótica que estão gerando bons resultados para o governo e, principalmente, para que a nossa sociedade seja mais competitiva, mais humana e mais ágil em suas ações e atendimento do povo.

Por fim, o grande desafio é que, enquanto sociedade, comecemos a enxergar e cobrar que este tipo de atitude e comportamento dentro da gestão pública não seja mais aceito, que consigamos imprimir uma mudança cultural que permeie toda a sociedade, evitando que pessoas com perfil profissional limitado e centralizador consigam se perpetuar no Poder e em cargos menores.

Além disso, que possamos viabilizar a criação de um ambiente que a sua própria natureza expurgue este mal entranhado na carreira pública brasileira. Isso deve começar pelo simples ato de escolhermos adequadamente nossos representantes no momento do voto e, a partir daí, participar ativamente fiscalizando e cobrando as ações e os resultados que cada representante público deverá entregar ao seu povo, com processos claros, ágeis, gerenciados, sem burocracia e transparentes.

Acompanhe novos conteúdos da Neomind:

01/09/2015
A melhora da produtividade na Sercompe Business Technology com Neomind

Com atuação desde 1987, a Sercompe Business Technology é uma empresa de soluções para infraestrutura tecnológica e tem o propósito de sanar as necessidades tecnológicas de clientes em todo território nacional, principalmente na região sul do país e no Estado de São Paulo. Atualmente tem 65 colaboradores e relação com mais de 2 mil empresas, que atuam com eles direta e indiretamente.

O diretor da Sercompe Business Technology, Rafael Reimer, conta que, no setor interno, a empresa tinha grande dificuldade em formalizar seus processos, impactando na lentidão e ineficiência de alguns setores, além de diminuir a produtividade, onerando vários custos.

Um dos processos com grande problema era o de reembolso das viagens realizadas. Como seus colaboradores precisam viajar frequentemente, era necessário documentar e repassar um relatório dos gastos de maneira manual. Este processo implicava em um tempo elevado e grandes desgastes com a burocracia exigida.

Com este cenário, Rafael disse que a Sercompe decidiu implementar uma nova forma de controlar e melhorar seu fluxo de processos. E entre as soluções estudadas, eles buscavam uma que obtivesse Workflow e GED, sem muitos módulos e ferramentas desnecessárias. Foi aí que receberam a indicação da Neomind.

Quando conheceram a solução do Fusion Platform que a Neomind oferecia, gostaram do que viram: uma solução que parecia fácil de utilizar, tanto para a criação dos desenhos de fluxos de processos, quanto para o usuário final. Além disso, a ferramenta contava com a possibilidade de customização e modelos de workflow já pré-existentes, facilitando a implementação de seus novos processos.

O resultado da parceria Neomind e Sercompe gerou agilidade:

1. Reembolso de despesas de viagens corporativas

2. Solicitação de viagens corporativas

3. Publicação de documentos na relação com os clientes

Os resultados dessa parceria ainda estão gerando frutos, pois em agosto/2015 serão implementados outros dois novos processos:

1. Implementação de processos de gestão de projetos, que terá grande impacto no fluxo das informações dos projetos vigentes, automatizando o workflow e o envio de relatórios para seus clientes, com controle de apontamentos, controle financeiro e gerencial;

2. Implementação do módulo de entradas de ordem. Este módulo está em fase de finalização e serve para automatizar o processo de fechamento de negócios e transações comerciais, facilitando a administração, gerenciamento dos recursos e stakeholders para cada cliente/projeto.

Hoje, os colaboradores não têm mais problemas de espaço e localização para fazer seus relatórios. Com isso, a Sercompe ganhou tempo, economia em seus recursos, agilidade no dia a dia, produtividade e principalmente qualidade de seus serviços prestados. Entre seus números, a Sercompe já gerenciou um total de 300 solicitações de hospedagem/passagens aéreas, implementando mais de 2000 relatórios de despesas de viagens e tendo um total de mais de 840 solicitações de propostas já realizadas.

Faça a melhoria dos processos igual à Sercompe e traga satisfação e resultados positivos para seus colaboradores. Conheça o Fusion!

19/08/2015
Fique por dentro: Novidades do Fusion Platform 3.2
“Facilidades ao usuário em primeiro lugar”. Esta tem sido a abordagem diferenciada da mais completa solução de ECM brasileira, agora mais moderna e usual.

A Neomind apresenta a mais nova versão desta solução, com novos recursos, que incluem entre todas as suas funcionalidades, a nova central de tarefas, o motor de busca, a administração de fluxos e o importador e exportador de processos, e muito mais.

Conheça as novidades do Fusion 3.2:

1. Central de Tarefas

Esta central foi concebida para ser o único ponto de contato dos usuários com seus processos workflow, evitando a necessidade de navegação em vários menus para executar suas atividades. Entre seus principais recursos, temos:
- Caixa de entrada: por meio da caixa de entrada, o usuário está apto para receber as pendências de todos os fluxos de trabalho ao qual participa.
- Controle de caixas: é possível organizar suas questões em caixas de forma dinâmica e ilimitada. Assim como as pastas nos sistemas de arquivos, as caixas permitem uma melhor organização para o usuário.
- Marcadores: a melhor forma de classificar as pendências de forma rápida e visual.
- Resumos: com o resumo é possível associar os principais campos do formulário, para que o usuário consiga visualizá-los antes mesmo de abrir as atividades e pendências.
- Regras: através das regras é possível que o gestor ou o próprio usuário crie movimentações automáticas de suas pendências para caixas apropriadas, bem como aplicar os marcadores de classificação.
- Busca indexada: com as informações relevantes dos processos e campos de formulário indexadas, é possível que o usuário encontre suas pendências, sem que se faça necessário a utilização de filtros por campos.
- Pool: com os pools estruturados em caixas, é fácil monitorar novas atividades disponibilizadas e assumi-las de forma rápida.
- Caixa de Saída: sabe quando você avança uma atividade e percebe que esqueceu ou preencheu algo errado, mas agora não tem mais o que fazer pois o próximo usuário já recebeu a pendência? Com a caixa de saída é possível retomar as atividades até que o próximo participante do processo leia ou execute a atividade encaminhada.
2. Histórico Social

Com o histórico social, é possível acompanhar a total movimentação dos processos workflow no formato de time-lin, visualizando as atividades disponíveis dos usuários, a execução de integração entre os sistemas, os fluxos de decisão, os caminhos, além dos tempos e prazos utilizados na execução dos fluxos.

3. Motor de Busca

Com o novo motor de busca você pode criar suas rotinas de consulta de processos da forma que melhor entender, sem limites. Caso não saiba por qual campo pesquisar, é possível procurar por informações relevantes indexadas de forma rápida.

4. Administração de Processos

Cada vez mais as estratégias de processos são requisitadas em um ambiente corporativo. A nova administração de processos permite a criação de estruturas multiempresas, multiáreas e multicategorias que trazem uma gestão de segurança, tanto para criação, edição, visualização e execução dos processos.

5. Gerador de Documentação

O novo gerador de documentação mantém a documentação viva e atualizada, automatizando os processos e deixando a documentação sempre atualizada. Em tempos de auditoria, sua empresa não terá mais problemas em manter compatível o que está no papel com o que acontece na prática nos diversos processos de seu negócio.

6. Importador e Exportador

Automatizar processos requer diversos artefatos, como fluxos, sub-fluxos, regras de negócio, formulários, segurança de usuário, modelos de e-mail, documentos, serviços de integração, etc. Com o novo importador e exportador de processos, você exporta e importa fluxos, mantendo compatibilidade de versão e segurança entre os ambientes de produção, desenvolvimento e homologação.

7. Gestor de Perfil de Usuário

Em um ambiente social, manter as informações do usuário atualizadas é muito importante. Com uma interface totalmente remodelada, ficou ainda mais fácil obter todas as informações pessoais, preferências do sistema e segurança atualizados. Conheça mais sobre o Fusion e adote em sua empresa!
05/08/2015
Pessoas, processos e soluções

Grandes desafios têm surgido às empresas para manter-se em um mercado cada dia mais competitivo. As mudanças são rápidas e muitas vezes acontecem de forma imprevisível. Em alguns casos, as soluções encontradas são muito simples frente a problemas complexos. Observamos que são implantados pacotes de software padrão que apresentam poucas alternativas de mudança e são dependentes dos fornecedores da tecnologia e não da estratégia da empresa.

Segundo os grandes autores da atualidade, vemos que apesar da complexidade e confusão do mundo real dos processos, esta gestão de processos nos negócios já não é uma questão opcional: é uma missão crítica necessária.

Um estudo feito em uma empresa de manufatura, em que nunca ninguém tinha analisado o tempo decorrido desde o pedido do cliente até a entrega, cada departamento (vendas, verificação de crédito, transporte e assim por diante) sentiu que havia otimizado seu próprio desempenho, mas na verdade todo o processo era muito demorado e complicado.

Por exemplo, para se plantar uma árvore existem 3 papéis com funções distintas:
1- O responsável por cavar o buraco.
2- O responsável por jogar a semente.
3- O responsável por tapar o buraco.

Se cada um fizer sua função corretamente o objetivo final, que é o plantio das árvores, é cumprido. Agora, observemos esse processo na ótica de uma gestão departamental: o responsável por cavar o buraco reporta ao seu superior que naquele dia cavou todos os buracos que lhe foi delegado, o funcionário é elogiado por cumprir suas metas e volta feliz para casa. Mas se o responsável por plantar a semente não cumpriu com seu trabalho, todo o processo foi em vão, causou desperdícios e não gerou valor algum para o cliente. Por isso, a comunicação e a integração entre as áreas são tão importantes.

No momento de analisar o processo, nem sempre tudo que conseguimos ver é realmente tudo o que foi exposto. É importante ter uma visão do todo ao invés de somente uma determinada tarefa ou função. Precisamos ter essa visão de vários pontos de vista diferentes para chegar mais perto dos detalhes e entender algo que não seria notado normalmente.

Um passo importante a ser dado nessa reflexão é reconhecer os desperdícios. As ferramentas inadequadas, formulários burocráticos, informações inúteis, barreiras departamentais que acabam formando barreiras de comunicação, esperas entre as atividades, perda de informações, são alguns tipos de atividades que não agregam benefícios para o processo e devem ser revistos em sua gestão.

Para minimizar o efeito do desperdício, temos que trabalhar para ter ligações cada vez mais fortes entre as pessoas, pois elas são parte fundamental deste processo. A padronização do trabalho deve ser realizada com o propósito de conhecer e transmitir de forma clara as instruções e requisitos do processo e ter em mente que o que não agrega valor, gera custo.

Vemos que as organizações poderiam se beneficiar em redesenhar, se não todos, mas pelo menos os processos mais críticos. No entanto, a quantidade de esforço que isso envolve cria limitações práticas, sendo interessante definir alguns processos-chave para os esforços iniciais. Para isso ocorrer, devemos observar que processo já existente esteja estabilizado, tornando-se previsível e facilitando sua análise e melhoria.

O grande desafio das organizações para alcançar o sucesso da implantação dessa metodologia se deve boa parte a uma significativa mudança cultural, envolvendo gestores e como são aplicados os métodos de trabalho e os sistemas de gestão. Diante desse cenário é preciso inovar, deixar de lado uma gestão baseada em funções e departamentos e começar a enxergar a empresa como um todo, através de uma visão por processos, para se diferenciar da concorrência, reduzir custos e obter lucro.

Leia também: Transformando processos nas organizações do século XXI
É fundamental o apoio dos líderes nessa estratégia, pois eles têm o papel de plantar essa filosofia em seus apoiadores, afinal, como dizem Smith e Fingar, “bons processos não fazem vencedores, vencedores fazem bons processos”, portanto toda a equipe deve se empenhar para a melhoria do processo.

Para adoção desse modelo em uma empresa, talvez seja necessário começar de maneira simplificada, já que uma noção mais abstrata de um processo como um modelo muitas vezes é um grande salto, a chave é esconder a complexidade e focar em um tópico especifico. Desta forma torna-se mais fácil a compreensão dos conceitos e da ampla adoção da gestão por processos de negócio juntamente com um sistema de ECM viabilizando resultados esperados de forma sustentável e a longo prazo.

A Gestão por Processos é uma ideia atraente e muito importante. As pessoas e empresas que podem dominar os processos estarão bem equipados para ter sucesso na nova década e do novo século. Então, esteja preparado com uma boa gestão de processos em sua empresa e tenha o diferencial para sair na frente neste grande mercado competitivo!

Referências
Business Process Management (BPM): The Third Wave; The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign; The Real Problem with ECM (hint: it isn’t the platform); Enterprise Content Management in Three Easy Questions; BPM: a mesma sigla não pode explicar conceitos e aplicações diferentes; Gart Capote – BPM Para Todos. A Terceira Onda: Bpm.

28/07/2015
Ambiente atual TIC e a dificuldade do próximo passo sob o aspecto da realidade econômica atual
Na vida pessoal ou profissional, tomar uma grande decisão não é fácil, principalmente quando o contexto aponta para um ambiente tecnológico corporativo de certa estabilidade, onde os sistemas atuais estão em pleno funcionamento. Atualmente, o ERP está implantado em todas os departamentos da organização e os times de sustentação e inovação já conseguem endereçar as demandas com agilidade e qualidade, perguntas quanto a futuro surgem com força:
- Qual o próximo passo?
- Onde e no que investir?
- Como tomar a melhor decisão?
- E o momento que o mercado nos apresenta?
Obviamente, para essas perguntas, não existe uma única resposta ou uma verdade absoluta, mas uma boa análise e conhecimento sobre o seu ecossistema corporativo, associados a benchmarks e conhecimento técnico podem e devem ajudar a respondê-las.

Sistemas tradicionais, normalmente, trazem uma visão matricial e isso traz como característica principal, na maioria dos casos, uma operação isolada nos departamentos, sem consolidação, com grandes dificuldades de colaboração e esforço na busca de informação. Se esta é a sua realidade, certamente é o momento de abrir horizontes e passar a pensar nos problemas que este modelo traz, nos limites impostos em uma operação que não tem uma visão da jornada que os conteúdos tomam dentro do mundo corporativo.

Entre os caminhos que os sistemas tradicionais não conseguem chegar, temos o gerenciamento de informações não estruturados, ciclos de informações, visão funcional de processos, integração, entre outros, convergindo com os desafios que o momento econômico nos traz.

Nesse contexto, uma destas tecnologias que hoje se encontram em destaque no mercado certamente é o ECM (Gerenciamento Corporativo de Conteúdo). Atualmente, a AIIM (Association for Information and Image Management) realiza uma pesquisa de mercado chamada Industry Watch, que traz os seguintes resultados:

(Fonte: AIIM Industry Watch).

Observe que o comportamento representa exatamente o momento econômico e de mercado que estamos vivendo. O movimento apontado é a mudança de foco em 2014, sobre a principal variável utilizada para a tomada de decisão, sob a ótica do ECM, focada em compliance e risco, e neste ano de 2015 passou a ser baseada mais forte sobre custo e eficiência.

Podemos, inclusive, afirmar que esta característica hoje é a realidade do mercado e tem balizado, juntamente com as variáveis técnicas, todas as decisões estratégicas e de investimento para a continuidade dos negócios.

Após tudo isso, devemos retornar às perguntas iniciais. A possível resposta para nossas primeiras questões é usar CONVERGÊNCIA entre todas as variáveis, focando nas necessidades internas.

Devemos avaliar onde na operação demanda de uma visão sistêmica mais consolidada, que represente alto custo, ou, que a sua falta de eficiência, represente risco operacional, com as corretas justificativas, para ter o melhor payback possível. Desta forma, no pior dos cenários, mesmo quando eventualmente ainda tudo der errado, a exposição financeira e o risco serão controlados, onde certamente apenas o ganho com maturidade terá justificado o investimento realizado.

Para ler mais conteúdos relacionados ao tema aqui em nosso blog, acesse Inovação & Tecnologia.
15/07/2015
Gestão de Processos: Crise? Implante a cultura de Empurrar e não a de Puxar Processos
Crise. Esta palavra está em evidência atualmente e tem afetado organizações de forma direta ou indireta. Há ajustes de todos os tipos em andamento para adequação ao novo cenário macroeconômico. Entretanto, como em todo tempo de ajuste, há oportunidades únicas de reflexão do modelo de hoje, a fim de corrigir os desvios que se acentuam em momentos como o atual.

Em tempo de bonança, as ineficiências e os desperdícios são pouco notados e o resultado positivo acaba por mascará-los. Porém, quando precisamos nos readequar frente a um cenário de recessão, cada transpiração a mais faz a diferença e temos a oportunidade de tratar estes pontos com a atenção e importância devidas. Os que aproveitam este momento com o objetivo de corrigir desvios se tornam mais eficientes e chegam ao fim deste ciclo mais fortes e prontos para um crescimento com solidez.

A automação de processos corporativos é ponto-chave para tornar organizações mais eficientes e competitivas. Isso porque processos desestruturados são focos de ineficiência dentro de uma empresa. A atuação sobre estas características reduz custos operacionais e financeiros e pode gerar ganhos extraordinários mesmo em momento de “crise”.

Por exemplo:
- Quanto pode representar para uma organização, em retorno financeiro, enviar uma cotação a um cliente com sete dias de prazo ao invés de 14?
- Quantos negócios a mais podem ser fechados pelo simples fator de tempo de resposta?
- Qual é o custo na imagem de uma empresa pela demora em atender a uma reclamação de cliente?
- Qual é o preço a ser pago por uma decisão tomada sobre um documento desatualizado ou a falta de um indicador de negócio?
Um jeito interessante de entender os ganhos proporcionados com a automatização de processos é fazendo um paralelo com dois conceitos que surgiram na cadeia logística das empresas de manufatura. Trata-se de “Empurrar” ou “Puxar” a produção.

Havia um padrão na indústria que se utilizava do conceito de “Empurrar”. Este conceito se caracteriza pela produção de um produto baseado em uma demanda prevista, sem levar em conta a demanda real. Portanto, empurra-se a produção até o estoque, esperando-se que o mercado venha a consumir estes produtos.

Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão precisou ser competitivo como nação manufatureira, mas o modelo vigente de produção implicava em altos custos de estoques e uso dos recursos de forma ineficiente. Por conta disso, o Japão inovou com o conceito de “Puxar” a produção conforme a demanda real. Nasceu, nesta ocasião, o sistema just in time.

No cenário industrial, o modelo de “Puxar” se mostrou muito mais aderente e competitivo. Contudo, quando o assunto são processos nas organizações, o modelo de “Puxar” gera ineficiência e atrasos. Neste contexto, é preciso substituir a cultura de ter que “Puxar” o processo para andar, pois perde-se muito tempo localizando pessoas, documentos, formulários e indicadores para uma tomada de decisão. Quando não há um processo estruturado, perde-se o histórico e a cada execução podem haver desvios que impedem a continuidade do negócio.

Leia também: BPM – Padronizando e fluindo o processo ponta a ponta

Por meio da automação de um processo utilizando o conceito de “Empurrar”, as informações necessárias para cada atividade estão em um único ponto de acesso, com todo o histórico e rastreabilidade do negócio. Portanto, a cada etapa concluída o processo é “Empurrado” para o próximo executor, baseado nas regras de negócio estabelecidas. Isso fará com que o processo se torne mais eficiente e proporcione uma mudança de cultura nas pessoas e, consequentemente, nas organizações.

A cada ciclo de execução, com todo o histórico da operação e indicadores, é possível calibrar o fluxo para que se torne cada vez mais ágil e aderente ao negócio, gerenciado em cada processo.

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Por isso, ao invés de “Puxar” a crise para dentro das empresas, é preciso “Empurrá-la” para longe por meio de processos estruturados automatizados.

A Neomind
Somos referência em soluções tecnológicas para a Gestão da Informação. Desde 2006, oferecemos soluções voltadas à Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM/GED), Indicadores (Analytics), Capturas (Capture), Social & Portal e Metas & Estratégia (BSC) para organizações de diferentes segmentos do mercado.

Conheça nossas soluções e como elas podem ajudar a “empurrar” os gargalos da operação na sua organização.
01/07/2015

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