Tag: Paperless

Estar adaptado a um mundo cada vez mais digital traz benefícios e otimizações mais constantes para se chegar a uma empresa paperless. Entenda mais sobre o termo no blog da Neomind!

Superando o desafio da informação não estruturada
Ao falarmos sobre informação, é importante termos em mente a importância dela para uma organização. Comumente, ela pode ser chamada de ativo corporativo, pois a definição de um ativo na norma ISO/IEC 27002 (Código de Prática para a Gestão de Segurança da Informação) é bem sucinta: Ativo é qualquer coisa que tenha valor para a organização.

Ou seja, a informação nada mais é que um conjunto de conhecimento que trabalha em prol do funcionamento de uma entidade única. Como qualquer outro recurso corporativo, ela tem um valor financeiro — que aumenta em relação ao número de pessoas que usufruem desta informação. De forma geral, tudo o que for imprescindível na operação de uma organização, passa a ser um ativo com importância a ser estruturado e gerenciado.

O que ocorre quando as informações não são estruturadas?

Informações são consideradas não estruturadas quando não possuem um armazenamento gerenciado. Se um documento ou atividade não está centralizado em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo se tornar uma informação inválida.

Além de que, cada minuto gasto por um colaborador para recuperar ou tratar alguma informação não estruturada e não digitalizada acaba se tornando em prejuízo para a empresa, bem como em perda de vantagem competitiva.

Infelizmente muitas vezes a informação não estruturada passa despercebida ou não recebe a devida atenção no âmbito corporativo.

Como estruturar a informação?

As informações podem existir em diferentes tipos e formatos. Portanto, é responsabilidade da estrutura organizacional centralizar e gerenciar esses insumos durante todo o seu ciclo de vida, independente se for base de dados e arquivos, contratos e acordos, documentação de sistema, informações sobre pesquisa, manuais de usuário, material de treinamento, procedimentos de suporte ou operação, planos de continuidade do negócio, procedimentos de recuperação, trilhas de auditoria e informações armazenadas.

Segundo a Association for Information and Image Management (AIIM), o compartilhamento de informações auxilia o uso e a exploração do conhecimento corporativo, e a melhor maneira de lidarmos com esses ativos é coletando-os ao primeiro contato.

Ou seja, a informação deve ser digitalmente capturada e centralizada assim que ela entra no prédio de sua organização. Porém, é necessário levar em consideração que não basta apenas armazenar esses ativos, mas possibilitar também que os mesmos sejam acessados de forma rápida e eficiente, para que realmente tragam excelência e qualidade ao trabalho.

Organizações que centralizam, gerenciam e disponibilizam suas informações eletronicamente já dão um passo muito grande em relação às que ainda utilizam papéis e dependem de mecanismos humanos em seu gerenciamento.

Adeus, papel. Olá, tecnologia!

O papel ainda faz parte do dia a dia da maioria das organizações, mas essa é uma realidade que está mudando, junto aos avanços da tecnologia da informação.

Levando em conta que papéis geram custos, são suscetíveis a perda e têm um alto custo de gerenciamento (tempo), empresas têm optado cada vez mais por soluções inteligentes para estruturar informações sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

Leia mais sobre os benefícios de uma empresa paperless aqui: O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

De acordo com a AIIM, um sistema inteligente de Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros.

Com estas soluções, se torna possível:
- Padronizar processos, eliminando os fluxos manuais e facilitando os controles e aprovações;
- Facilitar o controle dos documentos, além de proporcionar uma gestão completa do ciclo da vida de cada documento;
- Fornecer indicadores em tempo real;
- Melhorar a comunicação entre os colaboradores, garantindo mais sintonia entre as equipes;
- Integrar CRMs e ERPs;
- Ser flexível para atender às individualidades do seu negócio e
- Permitir fácil modelagem de fluxo para automatizar processos.
Ficou interessado em conhecer melhor uma solução de Gestão da Informação? Faça um teste gratuito de 15 dias com o Fusion Platform e sinta na prática como uma plataforma te ajuda a superar o desafio da informação não estruturada. Se preferir, solicite uma demonstração aos nossos consultores. Conte conosco para sanar suas dúvidas!

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Para mais informações como esta, acompanhe nossos conteúdos disponíveis no Blog.

Referências: AIIM, Ostec, NSC Total
07/01/2020
Dia da árvore e os benefícios de ser uma empresa paperless

No dia 21 de setembro é comemorado o dia da Árvore no Brasil, esse dia tem como objetivo a conscientização pela preservação desse bem tão valioso. O objetivo de comemorar esta data é lembrar da importância de preservar nossas florestas e árvores. Devemos lembrar também de mudar atitudes para colaborar com a proteção do meio ambiente. Em um ambiente corporativo, algo que pode ser mudado é a cultura do uso excessivo de papel, tornando a empresa paperless.

Você sabia que, 1 árvore demora em média 15 anos para estar pronta para o corte? Apesar de uma árvore produzir 10.000 folhas de papel a4 (o que pode parecer muito) uma pessoa consome em média 20.000 folhas por ano, ou seja, 2 árvores!

O excesso de consumo de papel, afeta diretamente o meio ambiente e também ocupa um grande espaço físico nas organizações. Atualmente diversas empresas estão adotando o termo “paperless” ou sem papel”, um conceito que já conhecido em nosso blog. É o objetivo de diminuir ou até eliminar a utilização do papel e tem como foco, levar os documentos para o mundo digital, sem a necessidade do uso do papel.

E para lembrar desse importante dia para o meio ambiente, separamos abaixo alguns artigos para quem quer ser paperless.

Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel

Este artigo aborda de maneira geral o ambiente empresarial sem papel, apontando quais setores da empresa serão beneficiados com a gestão digital desses documentos, como processos administrativos, financeiros e de recursos humanos.

Leia aqui.

O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

Neste artigo podemos entender quais os benefícios de um ambiente paperless além de entender o passo a passo para alcançar a mudança necessária.

Conheça aqui.

O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

Para sua empresa se tornar Paperless é necessário utilizar um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) centralizando todos os documentos em um só lugar, facilitando a consulta, digitalização, publicação e segurança jurídica dos documentos. Este artigo explica de que forma a Gestão de Documentos auxilia nos processos da sua empresa.

Saiba mais aqui.

24/09/2019
Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC
Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?

Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.

Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.

O que você irá ler:
- O que deverá ser convertido para o meio digital?;
- Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
- Benefícios que vão além do acervo acadêmico.
Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?

Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.

São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.

Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.

Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.

Como se adequar às exigências e critérios da portaria

O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

E quais os critérios que a solução deve atender?
- Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
- contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
- método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
- utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Além do acervo acadêmico

Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.

Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.

Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.

Na prática, como o Fusion pode colaborar:
- Registro de candidatos de forma on-line
Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;
- Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência
A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;
- Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações
Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;
- Informações armazenadas de forma segura
Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.
- Disponibilidade via mobile das informações em nosso app
Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.

Concluindo

Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.

A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!

Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.

Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.

Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
BPM: crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;

ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;

Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;

Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;

Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;

Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.

Experimente agora mesmo por 15 dias grátis! Ou, se preferir, converse com um de nossos consultores.

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Referências:
ABMES, Decreto Nº 9.235, ECM Meeting, Neomind, SIGA
12/11/2018
Glossário de ECM e GED: conheça os termos mais utilizados
Quando ouvimos falar em ECM e/ou GED, conhecidos mundialmente por Gestão de Conteúdo Empresarial e Gestão Eletrônica de Documentos respectivamente, é comum nos depararmos com termos que muitas vezes não conhecemos, afinal, como todo segmento de negócio tem seu vocabulário específico, na Gestão de Conteúdo isso não é diferente.

Para ajudá-lo a desvendar o universo do ECM e do GED elaboramos um glossário contendo os principais termos dos dois temas e alguns específicos que utilizamos no Fusion Platform. Confira, então, nosso Glossário de ECM e GED.

<< A >>

Assinatura Digital: refere-se ao método de autenticação de informação digital, tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma versão em papel do documento que necessita ser assinado.

Assinatura Eletrônica: refere-se a qualquer mecanismo eletrônico, não necessariamente criptográfico, para identificar alguém, seja por meio de escaneamento de uma assinatura, identificação por uma impressão digital ou uma simples escrita do nome completo para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.

Association for Information and Image Management (AIIM): entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.

Autenticidade: credibilidade de um arquivo enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser realmente o que ele diz ser. É também a garantia de que ele está livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

Autoridade Certificadora (AC): organização que emite certificados digitais obedecendo as práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Neste post falamos um pouco sobre isso.

<< B >>

Base de dados: repositório de informação que armazena um conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, administrados geralmente por um sistema gerenciador de banco de dados (do inglês Data Base Management System).

Business Process Management (BPM): solução que busca otimizar o gerenciamento de processos de negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios com foco no potencial dos resultados das empresas por intermédio da melhoria contínua dos processos de negócio.

Business to Business (B2B): processo estruturado que visa a troca de informações entre parceiros comerciais por meio de redes privadas ou da Internet, com o objetivo de criar e transformar as relações de negócios.

Business to Consumer (B2C): transação comercial efetiva entre a empresa produtora, vendedora ou prestadora de um serviço e o consumidor final, muitas vezes através de uma plataforma de E-Commerce.

<< C >>

Certificação digital: atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. O “reconhecimento” é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

Certificado digital: conjunto de dados gerados por uma autoridade certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

Controle de versão (Versionamento): procedimentos para identificar alterações e as sequências de diferentes versões de um documento.

Criptografia: conjunto de técnicas estudadas e desenvolvidas para proteger uma informação, seja um arquivo, documento, imagem, mensagem ou qualquer outro dado, de modo que apenas o emissor, receptor ou usuários autorizados consigam compreendê-las.

Customer Relationship Management (CRM): conjunto de ferramentas para gerenciar o relacionamento entre empresa e consumidor, buscando um aumento significativo nas vendas, rastreamento de informações de clientes, criação de relatórios sobre esses dados, entre outros.

<< D >>

Data Warehouse: repositório de dados digitais utilizado para armazenar informações relativas a uma empresa, criando e organizando relatórios através de históricos que podem ser utilizados posteriormente para mineração de dados.

Document Management (DM): gerenciamento de documentos é a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações, autoria, revisão, controle de versão, datas, segurança, buscas inteligentes, check-in e check-out de documentos, controle de cópias, entre outros.

<< E >>

Enterprise Content Management (ECM): conjunto de tecnologias utilizadas para gestão do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Para saber mais, leia este artigo.

Extensible Markup Language (XML): linguagem de marcação que tem um padrão simples para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. Enquanto o HTML é uma linguagem de marcação para organizar e formatar um website, o XML segue o mesmo conceito, mas para padronizar uma sequência de dados com o objetivo de organizar, separar o conteúdo e integrá-lo com outras linguagens.

<< F >>

Forms Processing: processamento de formulários é a tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e o OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

<< I >>

Indexação: definição de atributos específicos de um documento, possibilitando uma maior eficiência e agilidade no gerenciamento e no controle das informações, identificando a tipologia documental e criando e aplicando um plano de classificação.

Intelligent Character Recognition (ICR): o reconhecimento inteligente de caracteres é uma forma avançada do OCR. Inclui a capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.

<< K >>

Knowledge Management: a Gestão do Conhecimento é o nome dado ao conjunto de tecnologias e processos que somam seus métodos e ferramentas de software, permitindo assim identificar os conhecimentos e apoiar a criação, a transferência e a aplicação dos conhecimentos na empresa.

<< M >>

Marca d’água digital: marca que serve para distinguir um arquivo digital alterado de sua versão original, utilizando técnicas que consistem em inserir no arquivo uma “mensagem” que pode estar oculta ou não. As marcas d’água imprimem no mapa de bits de um arquivo um desenho complexo que pode estar visível ou invisível, e que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algorítmo e de uma chave protegida.

<< O >>

Optical Character Recognition (OCR): tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Por meio do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. Para saber mais, confira este post.

<< P >>

Public Key Infrastructure (PKI): sistema de recursos, políticas, e serviços que suportam a utilização de criptografia de chave pública para autenticar as partes envolvidas na transação.

<< S >>

Supply Chain Management (SCM): sistema de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos no qual as organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores em uma rede de organizações interligadas. Seu maior objetivo é o de poder ajudar empresas a alcançarem melhores padrões de competitividade.

<< W >>

Web Content Management (WCM): sistema que integra todos os componentes necessários para o total controle da informação, como acesso e publicação.

Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web.

Workflow (Fluxo de trabalho): sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noção de processos e permitindo que eles possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras.

Quer saber mais?

Com o Glossário de ECM e GED em mãos, esperamos que seja mais fácil para você entender o linguajar do universo da Gestão de Conteúdo Empresarial. Caso queira conhecer mais sobre o tema, acesse nossos artigos:
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo. Assista!

E agora conte para nós: o que você achou deste post? Esperamos que ele tenha sido útil para você. Deixe um comentário contando o que achou e fique à vontade para compartilhar o Glossário de ECM e GED com seus colegas. Até a próxima!

Referências:
GED, Dartmouth, AIIM

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11/10/2018
Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

É só ouvir a palavra “auditoria” que muitos já têm dor de cabeça e perdem até boas noites de sono. As semanas que antecedem uma auditoria geralmente são acompanhadas por muito estresse, com pessoas de várias áreas envolvidas para colocarem ordem na casa.

Esse “caos” instalado não é para menos, pois a função dos auditores é a de checar se as práticas adotadas pela empresa estão em conformidade com regulamentos. Para isso, eles inspecionam relatórios financeiros, sistemas e processos a fim de verificar se a organização segue os procedimentos corretos. É também função do auditor destacar as discrepâncias entre políticas e procedimentos, ou seja, o que a empresa deve fazer contra o que está realmente fazendo.

Imagine, então, se algum documento “some” durante o dia de uma auditoria, ou se determinada documentação não está armazenada corretamente e de maneira segura para cumprir com regulamentações. Não precisamos descrever o problema disso, não é mesmo?

Uma auditoria pode ser estressante – e muito demorada – caso os documentos da sua organização não estejam organizados e a apenas alguns clique de acesso. Felizmente, com a ferramenta certa é possível evitar que todo esse estresse se instale na sua empresa. Para saber mais, confira a relação entre Gestão de Documento e auditoria (e compliance) e organize seu negócio.

Como Gestão de Documentos e auditoria se complementam?

Organizações que adotam processos manuais para gerenciar documentos, os têm espalhados em gavetas, fichários, arquivos etc. Em um primeiro momento, o processo manual de armazenamento da documentação parece simples e fácil, pois não requer muito esforço, certo?

Bom, mas o problema todo se multiplica quando a falta de procedimentos padronizados de armazenamento de documentos se espalha entre seus colaboradores. Os funcionários costumam criar seus próprios sistemas de arquivamento com base no que eles acreditam que vá facilitar o trabalho a curto prazo. Experimente analisar computadores e contas de e-mail de duas pessoas e provavelmente você encontrará estruturas de arquivos diferentes.

Quando isso ocorre, o resultado são inúmeras ilhas de informações, desconectadas entre si, mas que podem conter informações relevantes para a auditoria. É aí que entra um sistema para Gestão de Documentos, conhecido por Enterprise Content Management, ou ECM, pois: Gestão de Documentos e auditoria se complementam uma vez que a primeira adota as práticas para gerenciamento de documentos, otimização de processos de negócios e fornecimentos de ações de conformidade que facilitarão o processo de auditoria.

Entendendo melhor a relação entre Gestão de Documentos e auditoria

Um sistema de ECM, ou Gestão de Documentos, permite a criação, a captura, o armazenamento, a entrega e o gerenciamento dos documentos essenciais ao negócio. Com um software de Enterprise Content Management todos os documentos e dados de uma empresa passam a ser armazenados eletronicamente em um repositório central, permitindo a localização e a recuperação de arquivos em segundos.

Uma vez que a empresa conta com um sistema de Gestão de Documentos bem implementado, todos os seus colaboradores passam a armazenar documentos de uma única maneira e em um mesmo local. Uma ferramenta de ECM permite também que documentos sejam marcados com metadados. Assim, é possível identificá-los como relevantes para diferentes tipos de auditorias. Percebe como isso agiliza e facilita o trabalho de uma auditor (e reduz consideravelmente o estresse para seu negócio)?

Uma empresa que adota as práticas da Gestão de Documentos garante organização no fluxo de trabalho, controle de acesso e segurança, controle de versões, revisões e aprovações, transformação de papel em informação digital, assinatura digital e a busca facilitada por conteúdo.

Para ficar ainda mais clara a relação entre Gestão de Documentos e auditoria, veja a seguir:

Pontos importantes da Gestão de Documentos na Auditoria

Abaixo elencamos alguns dos pontos que uma solução de ECM atua para facilitar o processo de auditoria:

#01 – Segurança do Documento

Quando Gestão de Documentos e auditoria caminham de mãos dadas, temos a certeza de que informações confidenciais são armazenadas com segurança (algo que auditores estão de olho). Uma solução de ECM possibilita a definição de permissões de acesso, assegurando que os documentos corretos sejam tratados pelas pessoas certas.

#02 – Trilha de auditoria

Uma boa solução de Gestão de Documentos permite aos auditores verificarem quais usuários acessaram determinadas informações, quando foram feitas atualizações nos documentos e outros detalhes. Trilhas de auditoria fornecem informações detalhadas para os auditores, proporcionando visibilidade dos processos e ajudando a comprovar a conformidade.

#03 – Acesso à documentação necessária

Ao invés de ter que vasculhar arquivos, gavetas de escrivaninhas, caixas de entrada de e-mail e outros locais onde a documentação pode ser armazenada, uma solução de ECM permite que documentos sejam acessados de forma rápida e segura em um repositório central.

Este é um ponto importante no que diz respeito ao tempo de preparação para uma auditoria, pois o mesmo é reduzido consideravelmente quando os documentos são capturados e armazenados em um único repositório de documentos digitais.

#04 – Compliance

Normas e regulamentos dos mais variados setores sofrem alterações constantemente. Quando isso ocorre, a empresa deve cumpri-los com rapidez e sem complicações que resultem em perda de tempo e dinheiro. A relação entre Gestão de Documentos e auditoria ocorre porque, ao ter uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos, os auditores poderão ver que sua empresa preocupa-se em atualizar rapidamente seus procedimentos para permanecer em conformidade.

Concluindo

A melhor maneira de encontrar informações é garantir que elas estejam armazenadas de forma criteriosa, em um local de fácil acesso e localizável a qualquer hora. Isso é possível com uma solução para gerenciamento de documentos.

Gestão de Documentos e auditoria devem andar juntos justamente porque ao ter a certeza de que as informações de sua empresa estão criteriosamente guardadas (e em segurança) – respeitando um processo padronizado e garantindo compliance com normas e regulamentos – os auditores terão acesso aos documentos que precisam sem que isso seja causa de estresse para a organização inteira.

Como você pode ver, as auditorias não precisam ser uma experiência estressante. Para isso, sua empresa deve contar com os recursos de uma solução de Gestão de Documentos para gerenciar documentos e dados com eficiência. Para saber mais sobre o assunto, convidamos você a assistir ao webinar sobre os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos..

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02/10/2018
O que é Assinatura Digital? Explicamos tudo para você!
Além de lento, o processo tradicional de assinatura de documentos em papéis pode se tornar um obstáculo nos dias atuais. Felizmente, temos diversas ferramentas computacionais que podem facilitar esse procedimento, o que significa que gradativamente as operações em papel estão sendo abolidas (aliás, já falamos aqui no blog sobre a era paperless).

Por exemplo: imagine que sua empresa deseja vender os serviços para outra organização, mas elas estão em locais diferentes. A diferença entre fechar ou perder um grande negócio sem desperdiçar dias apenas para colher assinaturas em um contrato é essencial. Do mesmo modo, não há explicação para perder produtividade com consecutivos reconhecimentos de firma para os documentos da corporação.

A fim de evitar desgastes como perda de tempo e dinheiro, e para obter segurança, agilidade, armazenamento e monitoramento surgiram meios efetivos para validar documentos. Dentre elas, uma das mais avançadas é a Assinatura Digital.

Afinal, o que é a Assinatura Digital?

Para entendermos o conceito é necessário sabermos um pouco sobre Assinatura Eletrônica, que é um termo bastante amplo e envolve todos os tipos de mecanismos para identificação que usam os meios eletrônicos como validação. Um exemplo clássico seria a assinatura no corpo do e-mail, realizada diretamente no servidor de e-mail ou por meio do upload de uma imagem. A assinatura de e-mail é considerada como uma assinatura eletrônica, mas não digital.

A Assinatura Digital é um tipo mais avançado e seguro de assinatura eletrônica. Elas conseguem cumprir condições legais e legítimas mais rigorosas, oferecendo os mais elevados níveis de confiança sobre a identidade de cada assinatura. Desta maneira, quando um documento é assinado digitalmente, as credenciais do signatário são associadas diretamente ao documento com criptografia segura.

Em muitos países, as Assinaturas Digitais têm o mesmo significado legal que as formas mais tradicionais de documentos assinados. No Brasil, a Assinatura Digital foi viabilizada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que em seu artigo primeiro, estabeleceu o seguinte:

Art. 1º. Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Por que são seguras?

A Assinatura Digital é baseada em criptografia de chave pública, também conhecida como criptografia assimétrica. Emprega algoritmos complexos de chaves públicas como o RSA, onde se pode gerar duas chaves que estão ligadas matematicamente: uma privada e a outra pública.

Para criar uma assinatura digital, o software de assinatura cria um hash (exemplos: MD5, SHA-1, SHA-256) unidirecional dos dados eletrônicos a serem assinados. A chave privada é então utilizada para criptografar o hash. Por sua vez, o hash criptografado juntamente com outras informações, como o algoritmo do hash, é a Assinatura Digital.

Para aumentar a proteção, cada assinatura digital é associada a uma chave pública emitida por uma Autoridade de Certificação (AC) licenciada. Para assinar digitalmente um documento é necessário possuir um Certificado Digital contendo a chave pública, com validade de expiração variando de acordo com a necessidade de cada negócio.

Fonte: Search Security

Confuso?

Explicando em termos simples, a chave privada é para a geração da Assinatura e identificação do Autor. Juntamente no arquivo assinado acompanha a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

Qual é a garantia da Assinatura Digital?

Uma Assinatura Digital apresenta inúmeras vantagens para o seu usuário, como por exemplo:
- Autenticidade: a pessoa assinante é confirmada como tal;
- Integridade: por ser invalidado caso seja efetuado qualquer alteração, garante que o conteúdo não foi adulterado;
- Não Rejeição: as informações são geradas de acordo com a identidade do signatário, ou seja, não existe a possibilidade de negar qualquer associação com o conteúdo assinado;
- Reconhecimento de Firma: é possível assinar arquivos conhecidos como: PDF, Word, Excel, PowerPoint, os quais recebem carimbo de data/hora por um servidor seguro, e podem conter a validade de um reconhecimento de firma.
Como adquiro uma Assinatura Digital?

Primeiro será necessário adquirir um certificado digital, o qual pode ser de pessoa física ou pessoa jurídica. Os valores podem variar bastante. Há uma lista completa no site da ICP e a solicitação e pagamento pode ser feita online, com uma etapa apenas presencial, na qual será necessária a assinatura de documentos, cadastro de senha e outras partes burocráticas.

Após adquirir o certificado você deve escolher o meio pelo qual será armazenada e realizada a confirmação do certificado, como por exemplo: Chave Eletrônica, Cartão Inteligente (necessário uma leitora) ou Token.

Entre estes tipos para armazenamento do Certificado existem os modelos A1 e o A3. A principal diferença entre eles é que:
- O tipo A1 é um Certificado Digital armazenado em um computador ou pen drive;
- O modelo A3 oferece mais segurança, pois é armazenado em uma mídia com chip na forma de um token usb ou SmarCard com segurança criptográfica.
Ambos os tipos garantem autenticidade de uma pessoa física/jurídica no meio eletrônico.

Então, como fazer uma Assinatura Digital?

Agora que sabemos a importância de uma Assinatura Digital, vamos apresentar um passo a passo para assinarmos digitalmente um documento PDF:
- Acesse o leitor de PDF (o mais comum é o Adobe Reader);
- Navegue até o Menu “Ferramentas”;
- Selecione a opção “Certificados” e escolha o documento PDF desejado;
- Clique sobre a opção “Assinar Digitalmente”;
- Selecione a área que será impressa a assinatura no documento em questão;
- Escolha o ID digital e insira a senha cadastrada;
- Pronto, documento assinado.
Assinatura Digital x GED

É possível também efetuar uma Assinatura Digital em outros formatos de documentos, ou até mesmo de forma estruturada por meio do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Utilizando o Fusion Platform, por exemplo, podemos organizar vários documentos de forma digital e assinar digitalmente aqueles que serão salvos na própria aplicação com as validações citadas acima.

Confira outros benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste webinar que produzimos para você:

Conclusão

Não há dúvidas de que as Assinaturas Digitais oferecem segurança, facilidade e são amplamente usadas para fornecer provas de autenticidade, integridade de dados e não repúdio de comunicações e transações realizadas na Internet.

Referências:
Acrobat, Digital Security, ITI, Search Security
17/09/2018
Como a Gestão por Processos (BPM) torna assertiva a tomada de decisão dentro das empresas

O dia a dia das empresas não é fácil. Diariamente, processos precisam ser executados, decisões devem ser tomadas, e atividades gerenciadas. Em meio a uma rotina acelerada com a transformação digital, a organização e documentação de processos tem ganhado cada vez mais relevância ao longo dos anos, mostrando a necessidade de mudanças para se obter reais resultados, e assim chegar ao crescimento.

É muito comum, ao termos a percepção de problemas de processos em um negócio, partirmos diretamente para a ação: desenhá-los, documentá-los e torná-los públicos para dar ciência da forma de trabalho. Porém, na prática, essa missão não é tão simples como o planejado.

Mesmo com todo o processo documentado, tê-lo no papel não é garantia de que na prática ele será cumprido, pois, geralmente o que é apontado no “off-line” não revela o que realmente está acontecendo na prática. Problemas como ter essa garantia e a medição por meio de indicadores da eficiência de processos são muito comuns, e podem acabar atrapalhando na tomada de decisão.

E como o Business Process Management (BPM) é protagonista nessa missão?

Atualmente, no mercado, diferentes soluções se propõem a oferecer recursos para documentar os processos das empresas. Entretanto, é com o Business Process Management System (BPMS) que a diferença realmente acontece na gestão.

Os BPMS são soluções que permitem projetar, implementar e melhorar processos. Além disso, se preciso, é possível nele remodelar o processo e implantar a gestão de mudança dependendo da necessidade exigida quantas vezes forem necessárias.

Assim, cada empresa tem acompanhamento em tempo real, garantindo que o previsto previamente no papel aconteça na prática, permitindo também a integração e automatização dos processos.

Mas não é qualquer software BPMS que automatiza processos.

No Fusion Platform, a automatização é protagonista. Toda informação planejada, seja no papel, ou diretamente na solução, é automatizada, adaptando-se às
necessidades de alterações e implantando a gestão de mudança conforme a necessidade exigida, o que facilita a tomada de decisão.

Outra característica do uso do BPMS é que após a execução de todas as atividades necessárias e com o processo consolidado, torna-se possível identificar gargalos e estruturar as KPIs (Key Perfomance Indicators), fatores que auxiliam e influenciam nas escolhas de gestores, CEOs, gerentes e colaboradores em geral.

Dados de diferentes fontes: o Business Analytics como auxílio na decisão

Dentro do contexto de Business Intelligence, que você provavelmente já conhece, e com a presença de métricas para auxiliar nas empresas, temos o Business Analytics: um conjunto de funções que permite, além de extrair informações de processos (BPMS), convergir com informações de outras soluções, ou até mesmo das famosas planilhas de Excel.

Por exemplo: imagine um contexto em que nos últimos cinco dias do mês o realizado está 30% abaixo do previsto para o faturamento. A partir dessa percepção, a solução que conta com o Business Analytics permite iniciar um processo de plano de ação, ou, enviar uma notificação ao gestor da atividade e fazer com que o responsável fique ciente da atividade a tempo hábil de providenciar as medidas necessárias.

Neste cenário existe também outra figura importante, ao qual denominamos BAM (Business Activity Monitoring). O monitoramento de atividades de negócios (BAM) consiste no gerenciamento de processos de negócios (BPM) por meio de software, com o objetivo de fornecer relatórios abrangentes e cumulativos sobre o negócio.

O processo de BAM engloba operações, análises, transações e outras informações de atividade eletrônica em tempo real, que são transformadas em relatórios eletrônicos. Relatórios estes que são enviados aos gerentes de negócios em tempo real para que estes avaliem a produtividade dos negócios e assim auxiliar na tomada de decisão.

Contar com a informação estruturada e centralizada se tornou hoje em dia essencial caso o seu negócio deseja ter tomadas de decisões transparentes e assertivas, e seguir em um contexto cada vez mais competitivo.

Assista ao vídeo e veja como podemos auxiliar nessa missão:

Recentemente, o Fusion Platform passou a contar com mais um recurso que agrega ainda mais nosso BPMS, o módulo de Metas & Estratégia. Com ele, atividades como a mencionada acima, são facilmente executadas e monitoradas em uma interface única, onde são centralizadas todas as metas do negócio, indiferente da metodologia utilizada pela empresa: BSC, PDCA, GPD, KPI, OKR, entre outras. Experimente gratuitamente por 15 dias!

Fonte:
Techopedia

08/06/2018
Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless
Como sua empresa lida com a informação que chega até ela, seja digital ou não? De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), a melhor maneira de lidarmos com os dados é capturando-os no primeiro ponto de contato. Em outras palavras, a informação deve ser digitalmente capturada assim que ela entra no prédio da sua organização.
- O que é Gestão Eletrônica de Documentos?
- Por que realizar a Gestão de Documentos?
Um relatório divulgado pela AIIM (Improving Business Operations in 2017: Capturing Vital Content) afirma que a correspondência digital de 88% dos entrevistados pela associação está aumentando, enquanto 60% dizem que a correspondência em papel está diminuindo. Quando o assunto é faturas, 64% dizem que suas faturas de papel estão reduzindo, enquanto que, para 69% há um aumento no número de faturas digitais.

O que isso significa exatamente? Em termos gerais podemos dizer que estamos caminhando para uma cultura empresarial sem papel (a era paperless que abordamos neste artigo). Todavia, se existe uma preferência por documentos em formato digital, precisamos pensar em um fluxo de trabalho que lida desde a concepção até o armazenamento desses documentos. É aí que entramos no campo da Gestão de Documentos (Gestão Eletrônica de Documentos – GED).

O conteúdo deste artigo também está disponível em vídeo. Assista!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

Do inglês EDM (Electronic Document Management), a Gestão Eletrônica de Documentos (ou GED) trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos por meio de softwares (como o Fusion Platform). Graças a uma solução de GED/ECM, os usuários de uma empresa podem não apenas criar um documento ou capturar uma cópia impressa em formato eletrônico, mas também armazenar, editar, processar, imprimir e gerenciar documentos em formato de imagem, vídeo, áudio e texto.

Por que realizar a Gestão de Documentos?

Um software para Gestão de Documentos traz benefícios como:
- Organização do fluxo de trabalho
- Transformação de papel em informação digital
- Controle de acesso e segurança
- Controle de versões, revisões e aprovações
- Assinatura Digital
- Busca por conteúdo
Veja em exemplos:

Organização do fluxo de trabalho

Soluções de GED desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

Transformação de papel em informação digital

Conforme a pesquisa realizada pela AIIM, apenas 37% dos entrevistados preferem o papel para manipulação, leitura e tomada de notas. Trinta e dois por cento deles dizem que são seus fornecedores que preferem informação em formato digital e 27% citam a falta de apoio gerencial sênior para eliminar o papel de seus processos.

O papel faz parte da rotina de uma organização. Contudo, existem alguns pontos a serem observados:
- O armazenamento de papel gera custos;
- Os documentos em papel são mais suscetíveis de serem perdidos e
- Gerenciar um documento em papel é custoso em termos de tempo.
Um bom software de GED conta com a funcionalidade de captura. De modo geral, soluções de Gestão de Documentos utilizam diversas tecnologias como web semântica ou o reconhecimento de padrões sintáticos e, assim, conseguem extrair informações relevantes (palavras-chave) dos documentos digitalizados.

Graças ao OCR (Optical Character Recognition – 20% dos entrevistados pela AIIM falaram que a tecnologia já está em uso em suas empresas para capturar dados) e BarCoding (Código de Barras) todos os documentos que passaram pela digitalização podem ser reconhecidos. Isso significa que aquelas horas desperdiçadas procurando por informações em papel ou em pastas no desktop são eliminadas.

A explicação para isso é simples: ao ter o conteúdo disponível em uma solução que permite o reconhecimento dos dados, o acesso à informação fica muito mais fácil, sendo necessário apenas o uso de palavras-chave, por exemplo.

Ao tentar entender o que desencadeia a transformação dos processos de captura nos negócios, a AIIM descobriu que 37% dos seus entrevistados citaram isso como exercícios de economia de custos em áreas específicas, como Contas a Pagar, enquanto 33% disseram que foi uma iniciativa para melhorar a capacidade de resposta do cliente.

Portanto, por meio de um processo inteligente de GED é possível automatizar tarefas envolvendo a gestão documental sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

Controle de acesso e segurança

Uma solução de Gestão de Documentos permite que sejam atribuídas permissão de acesso a cada documento. O acesso pode ser concedido a um usuário ou a um grupo de pessoas.

É possível, ainda, gerenciar pessoas autorizadas a interagirem com documentos por meio de criação de perfis e atribuição de permissões. A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, um software de GED permite bloquear funções como Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão e outras.

Controle de versões, revisões e aprovações

Com a Gestão de Documentos é possível também configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações de documentos. Desse modo, pode-se verificar quem realizou alguma alteração e quando a mesma ocorreu.

Assinatura Digital

Bons softwares de GED possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.

Busca por conteúdo

A Gestão de Documentos por meio de softwares – como o Fusion ECM – permite que documentos sejam localizados por data de elaboração e de edição, metadados, palavra-chave etc. Com isso, o tempo para buscar um documento em pastas de desktop é eliminado, pois a solução faz todo o trabalho de localização.

Por fim…

Ao abordar sobre Gestão de Documentos e transformação de papel em informação digital, é comum pessoas imaginarem scanners espalhados por toda a empresa. No entanto, o conceito vai muito além.

Em outra oportunidade já abordamos sobre organizações paperless e a importância de um ambiente sem papel. Observe que os conceitos de paperless e GED têm relação, sendo que ambos significam muito mais do que simplesmente digitalizar documentos. Por isso, para finalizar, lembre-se que Gestão de Documentos significa tanto a publicação e/ou digitalização, quanto o armazenamento e o controle de acesso e segurança, mas, principalmente, o reconhecimento e a recuperação das informações que são relevantes para seu negócio.

Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você e, em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.
23/01/2018
Atividades não documentadas: não deixe a informalidade tomar conta da sua rotina
A produtividade é um fator muito importante na rotina de trabalho. Não é à toa que estamos cercados de artigos, vídeos e livros sobre como gerenciar o tempo de maneira produtiva. A conhecida Gestão do Tempo nunca foi tão abordada quanto hoje em dia.

Muitas vezes, justamente por estarmos em busca da produtividade, acabamos deixando de lado fatores que são muito importantes, acreditando que o desempenho será maior. Isso acontece pois entendemos que, de certa forma, esses fatores acabam consumindo nosso tempo precioso. E assim, acabamos optando erroneamente por uma opção mais simples.

Um dos fatores que acaba ficando de fora é a existência de atividades não documentadas, o que faz com que a empresa não atue com formalidade nas documentações.

Mas, o que significa formalidade?

Segundo o Dicionário Priberam, formalidade seria “Condição necessária para certos atos ou documentos se poderem executar ou serem válidos“. Com base nesse conceito, trocar a formalidade pela informalidade no ambiente de trabalho parece ser algo um pouco trabalhoso, concorda?.

Um dos grandes problemas da comunicação informal está na falta do controle que um gestor tem sobre as atividades executadas. Se uma atividade não está centralizada em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo vir a ser uma informação inválida. Em outras palavras: atividades não documentadas são sinônimos de informalidade.

Como resolver problemas de atividades não documentadas?

Qualquer mudança durante a realização de uma atividade pode ocasionar em um grande problema no final, principalmente se essa mudança ocorrer de forma informal, ou seja, não for validada e aprovada. Para resolver problemas envolvendo atividades não documentadas, podemos seguir algumas ações.

Uma delas é possibilitar que todas as atividades sejam encontradas e acessadas facilmente. Para isso, elas precisam estar bem identificadas e, nesse caso, uma boa nomeação do documento e a data são informações essenciais a serem disponibilizadas.

É indispensável que a descrição da atividade seja clara, pois quem executá-la precisa entender tudo o que foi pedido, saber o prazo para realização e até mesmo a ordem de execução das atividades. Apesar de parecer algo simples, essas informações podem economizar minutos, ou, às vezes, até mesmo horas preciosas no dia de um colaborador. Portanto, se pensarmos em um número grande de colaboradores, atividades não documentadas representarão perda de dinheiro para a empresa.

Exemplos de documentação de atividades

A documentação de atividades é válida para qualquer ação que ocorra em uma empresa:
- Solicitações de compras,
- Solicitações de viagens,
- Autorizações específicas para realização de alguma atividade (um evento por exemplo),
- Autorização de acesso a determinadas áreas e setores da empresa (muito útil quando um terceiro precisa realizar algum serviço, como consertar o alarme por exemplo),
- Entre outras.
Perceba que a formalidade tem um foco muito claro de controlar atividades da empresa por meio do gerenciamento da documentação da empresa. Em outras palavras: formalidade representa atuar para eliminar atividades não documentadas.

Como a Neomind eliminou a informalidade e aprimorou a documentação das atividades de seus times?

Para exemplificar, utilizarei como exemplo o time de Inovação da Neomind. De forma geral, essa é a equipe que atua diretamente no desenvolvimento de novas funcionalidades e na melhoria de módulos já existentes no Fusion Platform, mantendo o produto sempre atualizado conforme as necessidades do mercado e, principalmente, conforme a constante atualização das tecnologias.

Com o Fusion GED é possível fazer a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos. Seguindo com o exemplo da equipe de Inovação, utilizamos o Fusion GED para fazer toda a gestão das especificações de funcionalidades geradas.

Sempre que uma nova funcionalidade do Fusion é desenvolvida, ela precisa passar por algumas etapas. São realizadas várias reuniões, feitas diversas análises e estudos de viabilidade para então chegarmos na geração da especificação. Nessa especificação, criada pelo time de User Experience (UX), são detalhadas todas as regras de negócio da funcionalidade e é também definida toda a parte visual das telas.

Como a especificação é um dos principais documentos utilizados no nosso dia a dia, ela é publicada no GED, seguindo para o fluxo e aprovação dos gestores. Nesse processo podem acontecer reprovações de algum requisito ou até mesmo do visual. Se esse for o caso, o documento retorna para o time de UX, o qual fará as devidas avaliações e correções.

Após a correção, o documento vai novamente para aprovação dos gestores e segue dois caminhos:
- Sendo aprovada, a especificação é liberada para o time de Inovação para então darmos início ao desenvolvimento da funcionalidade.
- Se por algum motivo for necessário realizar algum ajuste visual ou nas regras de negócio, a especificação passa por todo o processo até ser liberada novamente.
Perceba que o importante é garantir que todos estejam cientes das alterações e que o documento esteja armazenado em um local seguro, onde todos os envolvidos possuem acesso.

Assim que o desenvolvimento da funcionalidade é finalizado, o time de Quality (QA) é acionado. Ele é responsável por testar todas as regras de negócio e, junto com a equipe de UX, certificar-se de que o visual está correspondente ao que foi projetado. Para isso, mais uma vez a especificação é consultada dentro do GED e os testes são realizados com base no documento que está publicado.

Ter o documento disponibilizado em um único lugar reduz o problema de que os envolvidos no projeto possam estar trabalhando com uma versão desatualizada da especificação, facilita a busca e garante que o documento não será esquecido ou até mesmo perdido. Se dois meses ou 10 anos depois que a funcionalidade foi finalizada alguém precisar de alguma informação referente ao requisito, esse documento ainda estará disponível.

Com a utilização do Fusion GED para fazer o gerenciamento dos documentos, evitamos o desperdício de papel, que pode ser rasurado facilmente (sobre o assunto, recomendo a leitura do artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel).

Concluindo

A documentação das atividades é essencial nas organizações, por isso, devemos tomar cuidado com a informalidade e evitar os possíveis atalhos que em um primeiro momento podem encurtar o caminho, mas que no final podem dobrar o percurso.

As informações da atividade são essenciais e devem ser preenchidas para facilitar a busca e o entendimento dos executores. É importante avaliar uma ferramenta para fazer a gestão desses documentos e que se encaixe nas necessidades do seu negócio, além de verificar qual a melhor forma de utilizá-la no seu time ou na sua empresa, garantindo que ela funcione de maneira eficaz e atinja os objetivos estabelecidos.

Todavia, lembre-se que apenas a escolha da ferramenta não salvará sua vida e a do seu time. É necessário aplicar mudanças na cultura dos colaboradores para que se habituem a eliminar atividades não documentadas e deixar de lado a informalidade que abordei neste artigo. Todo esse processo pode se tornar um pouco burocrático, mas acredito que você concordará comigo que somente assim conseguiremos reduzir os erros e evitar possíveis transtornos.

Não esqueça: fique por dentro de nossos conteúdos e acompanhe o Blog da Neomind. Ou, ainda, deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você.

Referências
Priberam, Unifac, 1doc
20/09/2017

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