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Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?
Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.
Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.
O que você irá ler:
- O que deverá ser convertido para o meio digital?;
- Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
- Benefícios que vão além do acervo acadêmico.
Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?
Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.
São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.
Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.
Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.
Como se adequar às exigências e critérios da portaria
O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
E quais os critérios que a solução deve atender?
- Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
- contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
- método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
- utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Além do acervo acadêmico
Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.
Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.
Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.
Na prática, como o Fusion pode colaborar:
- Registro de candidatos de forma on-line
Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;
- Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência
A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;
- Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações
Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;
- Informações armazenadas de forma segura
Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.
- Disponibilidade via mobile das informações em nosso app
Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.
Concluindo
Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.
A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!
Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.
Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.
Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
BPM: crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;
ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;
Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;
Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;
Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;
Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.
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Referências:
ABMES, Decreto Nº 9.235, ECM Meeting, Neomind, SIGA
