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Sabia que com um RFP é muito mais fácil escolher o melhor fornecedor para a sua empresa?
Nos dias atuais, é muito comum ver as empresas desenvolvendo e realizando a implementação de um novo projeto.
Essa tarefa pode ser muito desafiadora, pois envolve diversas fases diferentes. Um exemplo são as compras de insumos necessários para a realização deste projeto.
Entretanto, existe uma forma de tornar esse processo mais fácil, utilizando uma RFP. Este documento proporciona uma prática muito mais eficiente. Podendo evitar diversos transtornos durante as negociações e aquisições.
O que é RFP?
O RFP (Request for Proposal) ou em português, Pedido de Proposta, tem o intuito de auxiliar as empresas na padronização das negociações com fornecedores.
Trata-se de um documento formal, usado para descrever informações sobre a empresa em geral. Também inclui informações importantes referente a produtos e serviços a serem obtidos de fornecedores externos.
Com este documento se estabelece os requisitos específicos que o fornecedor precisa atender ao responder à oferta. Além disso, a empresa contratante precisa descrever como irá analisar e avaliar os fornecedores.
A criação e desenvolvimento de um RFP pode se tornar um processo minucioso e demorado. Entretanto, é muito importante para a realização de compras e também para contratos de fornecimento contínuos.
Benefícios de utilizar RFP
Dentre alguns benefícios da utilização do RFP empresa, há alguns princípios, como:
- Fornecer uma descrição minuciosa, tornando os fornecedores capazes de responder com cotações mais competitivas e abrangentes em termos de qualidade e preço;
- A padronização das propostas torna mais fácil a análise e comparação;
- Aponta com clareza todos os benefícios e também os riscos envolvidos, filtrando os fornecedores que vão se candidatar ao contrato.
Como elaborar um RFP?
A elaboração desse documento pode diferir de empresa para empresa. Afinal, cada uma tem suas individualidades e necessidades. Mas, precisa informar a situação do negócio, o planejamento para este projeto, a seleção, e expectativas para o futuro.
De forma resumida, um RFP precisa conter:
- Objetivo do projeto;
- Histórico da empresa e resumo do projeto;
- Exigências e especificações;
- Termos e condições;
- Descrição do responsável pelo projeto;
- Critérios de seleção;
- Como fornecedores devem responder;
- Cronograma e formas de pagamento.
Entretanto, se o intuito for trazer resultados eficazes, alguns pontos devem ser seguidos ao criar um RFP empresa:
Envolva as pessoas corretas
Na hora da elaboração do RFP, é importante envolver as pessoas corretas. Afinal, elas poderão esclarecer exatamente o que buscam num produto ou novo serviço.
A ideia de colocar uma pessoa que realmente vivencia, que sabe quais são as necessidades e dificuldades. Assim, além de útil, o desenvolvimento desse documento se torna mais objetivo e assertivo.
Detalhe as necessidades
É muito importante descrever com detalhes a necessidade que a empresa possui referente àquele novo produto ou serviço.
Ou seja, explicar minuciosamente o sistema e também a interface, o que precisamente está se buscando e qual montante será investido.
Descreva como o projeto será realizado
Detalhe as informações sobre como o trabalho deverá ser feito no projeto, o serviço ou resultado que se quer obter, o período de elaboração e as responsabilidades de cada parte.
Além disso, explique o modelo de gestão e a confidencialidade. Inclusive, dados sobre o orçamento e formas de pagamento são temas que devem estar definidos de forma muito clara no RFP.
Confidencialidade
Cláusulas de confidencialidade são importantes para garantir que informações sobre a operação não sejam disseminadas.
Neste sentido, é uma medida que protege ambas as partes, solicitante e fornecedor. Assegurando que os valores e serviços praticados estarão sob o mais completo sigilo.
Revisão da RFP
Importante que, antes da sua publicação, uma revisão minuciosa ocorra em todo o RFP empresa.
Desta forma, esta revisão deve ser feita preferencialmente por pessoas especializadas na área. Assim, tem-se a certeza de que a proposta está bem clara, definida e compreensível.
Nomeie um responsável
É interessante nomear uma pessoa como responsável por enviar a resposta ao fornecedor.
Essa estratégia minimiza problemas, pois, designa e unifica a comunicação em uma única pessoa. Desta forma, garante-se a consistência das informações, independentemente do fornecedor.
Essa estruturação de RFP empresa é um passo importante na padronização de processos. Afinal, proporciona que o seu negócio seja visto com mais seriedade e organização.
Além disso, torna a rotina organizacional mais estruturada e o desenvolvimento de projeto terá mais solidez. Neste sentido, como consequência, traz resultados diretos para a empresa.
RFP e a tecnologia
Como você pode perceber, para elaborar uma RFP é necessário a coleta de diversas informações. Principalmente para delimitar necessidades e exigências.
Neste sentido, quem utiliza uma ferramenta BPMS tem mais agilidade ao elaborar RFP empresa. Os requisitos podem ser facilmente encontrados, uma vez que as informações estão todas centralizadas.
Outra questão é que com o BPMS é possível controlar prazos de resposta, e até contratos que estão vencendo e precisam ser renovados.
Além do mais, a metodologia BPM permite que haja clareza de comunicação. Ou seja, as partes interessadas no projeto podem descrever o que necessita para facilitar o entendimento da área de negociação.
Ademais, ferramentas low-code proporcionam personalizar templates para que a elaboração de RFP siga um padrão interno. Ou seja, independentemente do setor solicitante, existe uma padronização de informações e requisitos para a elaboração da proposta.
O Fusion Platform da Neomind é uma solução low-code, com interface amigável e intuitiva para automatizar a gestão de processos, documentos e indicadores.
Além disso, é totalmente colaborativa e se adapta às suas necessidades, tornando o negócio paperless e centralizando toda a gestão de documentos. Estes fatores são essenciais para quem precisa buscar informações para elaborar um RFP.
Para saber na prática os diferenciais que uma plataforma BPMS pode fazer pelo seu negócio, experimente gratuitamente o Fusion Platform por 15 dias.
Ficou com dúvida? Podemos esclarecer se você escrever nos comentários. Ou, solicite o auxílio de um especialista.
A sua empresa usa RFP para as suas negociações? Escreva a sua experiência aqui nos comentários. Ou então, nos conte como faz para solicitar propostas sem um RFP.
