Você sabe, informação é vital para todos os tipos de negócio. E, em um mundo cada vez mais eletrônico, migrar os documentos físicos para o digital é fundamental para a organização e produtividade de qualquer empresa. A Gestão Eletrônica de Documentos é um sistema que gerencia todo o ciclo de vida de um documento. Embora uma boa parcela das companhias procure manter uma certa organização em seus documentos, apenas uma solução tecnológica, como o Fusion Platform, é capaz de unificar as informações de maneira transparente, acessível, prática e com segurança.
Considerar a cultura da gestão eletrônica de documentos vai muito além da redução do uso do papel e do impacto ambiental, é um caminho para simplificar as atividades, melhorar o acesso à informação e aumentar a segurança dos dados, principalmente em relação a exigências tão importantes, como LGPD.
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?
Também conhecida pela sigla GED, a Gestão Eletrônica de Documentos é uma ferramenta que permite que o seu negócio consiga capturar, armazenar, gerenciar, editar, validar, acessar, arquivar e descartar documentos de maneira eficiente. Esse gerenciamento é a chave para armazenar, de forma unificada e centralizada, um grande volume de documentos digitais. Em relação aos documentos físicos ou impressos, eles são facilmente digitalizados para que se tornem um elemento eletrônico de fácil acesso. Um dos principais intuitos do GED é agilizar o trabalho diário, contribuindo para o melhor desempenho e produtividade dos colaboradores. Imagine quanto tempo um profissional gasta para, em um arquivo físico, encontrar um contrato com um fornecedor específico.
Preparamos esse material focado em como o Fusion Platform é a escolha certa para quem busca facilidade e praticidade na implementação e ampliação da gestão eletrônica de documentos. Acesse o material completo abaixo:
O setor têxtil é um componente essencial para a economia brasileira, e é referência em todo o mercado global. Devido a sua significância, a automatização de processos no setor têxtil é uma peça essencial para o crescimento das organizações.
A qualidade dos produtos fabricados no país fez com que o faturamento da cadeia têxtil chegasse a R$190 bilhões em 2021, segundo a Abit. Esse valor contribui com aproximadamente 5,7% do PIB industrial nacional.
Embora haja aumento nas exportações, e um mercado interno diversificado, há alguns desafios que precisam ser superados.
A concorrência internacional, com mão de obra mais barata, os custos de produção e, principalmente, a falta de investimento em tecnologia e inovação tornam as operações menos competitivas.
Mas, a adoção de tecnologias, como a automatização de processos no setor têxtil é capaz de melhorar a eficiência e reduzir custos. Além disso, contribui com questões relacionadas à sustentabilidade, um tema recorrente no setor.
Entenda os motivos que justificam que sua empresa invista em soluções capazes de proporcionar a automatização têxtil.
Motivos para implementar a automatização de processos no setor têxtil
Como citamos, um dos principais desafios enfrentados pela indústria têxtil é a falta de modernização em seus processos.
Os mais de 200 anos de história, justificam a existência de processos complexos, repletos de atividades repetitivas e dispensáveis. No entanto, mantê-los dessa forma é insustentável para um futuro promissor.
As Plataformas de Gestão Integrada são fundamentais para enfrentar esse e outros desafios do setor. Essa ferramenta tecnológica é capaz de automatizar os processos, documentos e indicadores unificados, em um só lugar.
A implementação da automatização de processos no setor têxtil busca modificar e implementar melhores práticas de produção, distribuição e gerenciamento.
Um dos passos para sua implementação é analisar os processos, mapeando todo o fluxo de atividade. Esse conhecimento permitirá que a companhia compreenda como sua produção é realizada. Assim como, quais atividades podem ser excluídas ou remodeladas para melhor execução.
Ademais, o mapeamento permite definir um fluxo que seja voltado para automatização têxtil, proporcionando padronização, maior desempenho e produtividade.
Ao implementar uma Plataforma de Gestão Integrada, as companhias são capazes de executar suas atividades, coletar e analisar informações sobre o negócio como um todo. Inclusive, essas informações são obtidas em tempo real e utilizadas para compreender o desempenho da execução dos processos.
A constante vigilância e busca por eficiência colabora com a melhoria contínua. Afinal, possibilita criar um modelo de gestão e produção mais enxuto, com reduzidos riscos, aumento de produtividade e competitividade.
De modo geral, a automatização de processos é capaz de reduzir custos, desperdícios, retrabalhos, minimizar falhas, aumentar a produtividade, eficiência e controle de todas as atividades realizadas no negócio.
Na prática, onde usar a automatização de processos têxtil?
Quando falamos da automatização de processos no setor têxtil, estamos mencionando o uso de uma plataforma de ponta a ponta. Especificamente, o Fusion Platform, uma solução que, em um só lugar, gerencia processos, documentos e indicadores.
No caso específico da automatização têxtil, a ferramenta otimizar processos como:
Controle de estoque, suprimentos e materiais
A automatização de processos têxtil proporciona usar o Fusion como sistema de gestão de estoque automatizado. Assim, há maior controle de suprimentos e materiais. Também há rastreamento dos níveis de inventários, realização de pedidos de compras, constatação de falta ou excesso de insumos ou produtos, entre outros.
Ou seja, toda cadeia de suprimentos, e as atividades que envolvem recebimento, movimentação, estocagem, até as documentações são realizadas pelo sistema.
O Fusion Platform conta com o BPMS onde as solicitações de compras, por exemplo, são realizadas com formulários específicos criados para as demandas da companhia. De maneira automatizada, essas solicitações são enviadas para todos os departamentos e pessoas envolvidas.
O acesso facilitado às informações permite acompanhar e controlar toda a cadeia de suprimentos em tempo real e de qualquer lugar.
Padronização na produção e controle de qualidade
Uma das principais preocupações do setor têxtil é oferecer o mesmo padrão de qualidade em seus produtos. Indiscutivelmente a inspeção de qualidade é muito mais eficiente com a automatização, principalmente porque há padronização dos processos.
Para que a automatização de processos no setor têxtil aconteça, é necessário que as atividades sejam mapeadas. Ou seja, é feito uma espécie de desenho de como o fluxo de atividade acontece, para que seja possível implementar a melhor maneira para execução.
O processo é padronizado para que ocorra sempre da mesma maneira. Assim, há reduzidos erros e falhas, consequentemente, reduzem os custos e desperdícios do processo.
Essa prática possibilita identificar com facilidade as não conformidades. Os registros também são feitos com o Fusion, que disponibiliza recursos para criar um plano de ação que solucione os pontos identificados.
Integração com outras soluções
Possuindo integração com outros ERPs, a automatização têxtil com o Fusion unifica as informações e transforma dados em informações relevantes para a gestão. Além disso, facilita a comunicação entre as equipes, com o compartilhamento de informações de maneira eficiente e transparente.
De fato, a modernização desse setor acontece muito pelo maquinário do setor produtivo. Muitas dessas máquinas possuem sistema que indica níveis de produtividade, necessidade de manutenção, entre outros. Porém, nem sempre esses indicadores são conferidos pelos gestores.
Essas informações podem ser gerenciadas no Módulo de Gestão de Riscos, identificando as ameaças e controlando as conformidades de todo o ciclo de atividades.
O Fusion permite coletar e analisar esses dados em gráficos personalizados que permitem uma visão holística para desenvolvimento de estratégias certeiras.
Mais oportunidades para aperfeiçoar processos, documentos e indicadores com o Fusion
Com a automatização de processos no setor têxtil com o Fusion, sua empresa pode processar pedidos, gerar faturas, acompanhar envios, gerar folhas de pagamento, faturamento, admissão de funcionários, gestão de benefícios, entre outros.
Especificamente em relação aos documentos, a solução armazena, organiza e disponibiliza as informações de maneira eficiente.
Todos os arquivos são mantidos em total segurança, condizentes com as diretrizes da LGPD, com rastreabilidade e controle de acesso.
Igualmente, todas as documentações podem ser assinadas com a assinatura eletrônica nativa. Esse recurso proporciona comodidade, agilidade, e a mesma validade jurídica que métodos convencionais. E claro, uma prática muito mais sustentável.
Já em relação ao desempenho, crie dashboards de controle de indicadores e relatórios automatizados sobre cada departamento do setor. Afinal, não basta ter dados, é preciso transformá-los em informação condizente para o controle e gestão.
Invista na automatização de processos no setor têxtil e prepare sua companhia para identificar e aproveitar as oportunidades, alcançando ainda mais sucesso e crescimento.
As aquisições de software em Cloud vem aumentando cada vez. O mercado nos leva rumo a esse método por alguns motivos que veremos neste artigo, o qual aproveitaremos para desmistificar os mitos e enfatizar as verdades envolvendo o tema.
Começaremos esmiuçando a diferença entre ter um software in-house/on-premise e em Cloud – ou mais conhecido como nuvem. A diferença mais pertinente é que, como o nome sugere, in-house é “em casa”, ou seja, no servidor. Já quando em nuvem o sistema fica alocado em algum servidor fora da empresa.
Mas quais são as diferenças entre ter um BPM no próprio servidor ou na nuvem? A mais significativa delas é em relação ao espaço e ao visual, pois é necessário ter um servidor na organização que ocupará espaço.
Apesar de hoje prezarmos muito pela otimização de espaço, há algumas desvantagens em ter um servidor fora da empresa. Uma delas é a internet. Por exemplo, o serviço de internet que você recebe em sua organização peca por instabilidade? É lenta? Em caso afirmativo, isso pode ser um empecilho para acessar os dados que você necessita ter diariamente.
E para que possamos continuar com a discussão, a seguir elencaremos alguns mitos e verdades sobre BPM na nuvem.
Ter software na nuvem é menos seguro?
Mito: A segurança de um sistema na nuvem pode ser muito mais robusta do que se pensa. A infraestrutura é muito mais sólida, o apoio técnico através de um suporte é ágil e preciso ( focado no problema em questão), e há a realização de manutenção periódica, seja ela preventiva ou corretiva.
Ter um BPM na nuvem é mais caro?
Depende. Não é que seja necessariamente mais caro ter uma solução em BPM na nuvem, pois se você optar por um servidor em Cloud não terá custos com infraestrutura de armazenamento. Ou seja, não precisará pensar em disco rígido e memória, muito menos se preocupar com a bagunça dos cabos entrelaçados que podem ser uma dor de cabeça nas eventuais manutenções.
Outro ponto a considerar é que, quando hospedado em nuvem, desde o suporte até o gerenciamento desses servidores ficam totalmente com a fornecedora. Por mais que se pague pela manutenção dos servidores juntamente com o aluguel, cabe validar quanto será utilizado futuramente e prever, mesmo que seja brevemente, os gastos em ter um servidor totalmente em Cloud.
Quando contratado BPM em nuvem, ao finalizar o contrato os dados são perdidos?
Verdade. Mas não se assuste, pois são realizados backups periódicos que impedem que se percam informações pertinentes ao que estava armazenado no servidor em Cloud. Mas ao se finalizar o contrato, os dados e acessos são encerrados, perdendo assim os dados que lá estavam.
Ao contratar um BPM na nuvem, não terei todas as funcionalidades que a ferramenta possui se a contratação for on-premise?
Mito. Muitas empresas limitam o acesso da ferramenta quando se trata de Cloud para que assim não se crie uma instabilidade, tornando lento o ambiente e gerando desconforto na utilização nesse modo de contratação.
Mas, quando se trata de Fusion Platform o acesso é igual a qualquer outra contratação, ou seja, o usuário terá acesso a todos os módulos que dispomos na contratação on-premise.
Dentre estes mitos e verdades, fica a pergunta: Utilizar BPM em nuvem ou local?
Cada empresa tem suas particularidades culturais, dessa maneira optando em ter sistemas locais ou em nuvem. Se formos comparar as formas de contratações, cabe levantar alguns itens extremamente importantes, tais como:
Quando serviço local: tenho espaço adequado para que meu servidor não tenha problemas de aquecimento, cabeamentos e manuseio? Como farei a manutenção deste servidor? Terei recurso para realizar manutenções preventivas em meu servidor?
Quando serviço em nuvem: meu fornecedor de internet é adequado para entregar um serviço que não tenha oscilações ou instabilidade em navegação? Qual a segurança que a nuvem possui para com meus dados? Quais custos adicionais eu terei após a contratação, caso necessite de mais espaço de armazenamento (normalmente há essa necessidade)?
Em um contexto geral, a empresa tem muitas variáveis para analisar em escolher o método de contratação avaliando item a item desde a disponibilidade de espaço, custos associados a terceiros (relativos a fornecimento de energia, internet e segurança digital ou física), manutenções preventivas, entre outras.
Atualmente o Fusion possui vários modelos de comercialização, e por isso podemos auxiliá-los e até mesmo esclarecer melhores os pontos apresentados neste artigo. Entre em contato e agende uma apresentação.
Ter um comercial estruturado de maneira simples, é fácil. Como? Mapeando seus processos comerciais com um BPM (Gestão de Processos) através de um fluxograma para automatizações de suas atividades.
Para entender melhor, neste artigo apresento a importância do mapeamento para obter os melhores resultados.
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos trata de identificar todas as atividades que o colaborador executa dentro do processo em um fluxograma. Com isso, é possível ter um controle geral visível das ações a serem executadas, seja para acompanhamento de como funciona o processo ou para treinamento de novos colaboradores.
Todos sabemos o que necessitamos realizar em nosso dia a dia, mas não de forma estruturada. Com o mapeamento teremos um processo realmente eficiente de maneira enxuta, com atividades que agregam valor e geram resultados. Após realizar o levantamento dos processos, os mesmos, de forma automatizada, se tornam processos dinâmicos resultando em melhorias contínuas.
Sabemos que nossos processos mudam rotineiramente. Por exemplo, se hoje desenvolvemos as atividades de um jeito, amanhã podemos identificar uma forma mais fácil e objetiva de realizar os mesmos processos. Sendo assim, é indispensável ter um BPM que permita fazer essas alterações sem dificuldades até mesmo para agilizar as alterações necessárias, evitando ao máximo uma demora nessas melhorias.
Qual a importância de mapear os processos da área comercial?
Muitas empresas passam por inúmeras restruturações de equipes, softwares, estratégias, entre outros. Todavia, acabam esquecendo-se de estruturar seus próprios processos, que para os dias de hoje são fundamentais para obter os resultados desejados.
O mapeamento no setor comercial tem o objetivo de padronizar as atividades dentro de um processo, determinando a ordem das etapas a serem executadas de forma que o processo seja realmente efetivo, definir cadências, estabelecer níveis hierárquicos de aprovações e de visualizações por tipo de permissões e restrições de acesso, evitar o retrabalho das atividades ou preenchimento dos formulários, trazendo, desse modo, mais assertividade operacional e eliminando gargalos que consomem um tempo crucial para a execução do processo.
A seguir, elenco os problemas que o setor comercial possui para que possamos verificar quais benefícios a área terá com processos bem definido. São eles:
Falta de padronização das etapas a serem concluídas dentro do processo comercial, seja de elaboração de proposta ou contrato (cada um atua com um modelo) ou até mesmo na forma de ter o engajamento do lead/cliente;
Acúmulo de atividades desnecessárias, impactando diretamente no comprometimento da entrega dos resultados e fazendo com que os colaboradores da área percam tempo com atividades que não agregam valor ao processo;
Falta de cadência para manter o contato com o cliente, faltando o respaldo das informações solicitadas pelo cliente, perca de prazo para evoluir nas tratativas;
Descontrole do nível de hierarquia, resultando na falta de quem deve executar tal tarefa dentro de suas responsabilidades e cuidar da segurança de informações, não permitindo que usuários sem permissões tenham acesso ao conteúdo restrito que não seja de sua alçada;
Pular etapas fundamentais para evitar desperdício de tempo, não tendo estabelecido uma forma padrão de contato, e assim não conseguindo levantar informações importantes para o andamento das tratativas;
Atividades repetitivas, sendo elas atividades de alta recorrência de retrabalho ou até mesmo na execução de atividades maçantes que poderiam ser automatizadas para evitar o gasto de energia ineficaz que não agrega valor ao processo.
Com as seguintes dificuldades apresentadas, vem a pergunta:
Quais os benefícios que podemos adquirir com o mapeamento do processo comercial?
Acompanhe a seguir:
Padronização dos processos definindo de forma prática onde o processo se inicia, onde ele discorre na coleta de informações e onde finaliza. Assim, a área terá um processo padrão usado de forma clara e objetiva por todos os colaboradores;
Identificar os gargalos prejudiciais para a evolução das vendas, dentre elas formas de contatos morosos e que demoram o retorno do resultado, atividades que podem ser automatizadas com prazos bem definidos e identificar os gargalos para obter ações assertivas;
Histórico sempre alinhado com os contatos realizados anteriormente e sendo possível o acesso a qualquer momento;
Controle das atividades a serem executadas pelos colaboradores, identificando facilmente com quem está determinada atividade e o prazo restante a ser executado;
Aumento natural da produtividade, trazendo agilidade ao processo a ser executado de forma simples, revertendo a maior efetividade para os resultados;
Performance qualitativa e não quantitativa, buscando o melhor resultado com menos burocracia e mais assertividade.
Concluindo
O mapeamento é fundamental para definir os processos em modelos de fluxogramas, onde visualmente se tem a facilidade de identificação das atividades a serem desenvolvidas. Isso facilita não só a execução das atividades, mas também os repasses de como funciona o processo como um todo para novos colaboradores.
O tema é principalmente importante para a área comercial, pois o que não se mede, não se controla.
Ficou interessado em ter uma solução de gestão de processos para realizar seus mapeamentos de fluxos do seu comercial? Podemos auxiliar em vários problemas recorrentes, como: requisitar cadastro de cliente, gestão de oportunidades (desde a prospecção até o fechamento da venda), elaboração de contratos, solicitação de comissionamento, solicitação de viagens, reembolso, entre outros.
